南京市工程造价咨询业务档案管理手册

工程造价咨询档案管理办法为健全公司管理制度，规范档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《中国注册会计师独立审计准则》、《工程造价咨询单位行为准则》、《造价工程师职业道德行为准则》等法规规定，结合公司实际，特制定本管理办法：一、业务档案的管理1、业务档案包括本所依法执业所形成的基建审核报告档案、管理咨询报告档案、财务会计档案等业务档案。

２、业务档案的范围，凡在实施基建审核和管理咨询等业务项目的过程中取得，记录和反映与业务项目的结论或意见相关的文字和非文字材料，均应列入业务档案的范围，予以立卷归档。

３、各类业务档案的内容，应达到国家相关执业规范的要求，并按照完整、精炼、科学的原则，由各业务项目负责人或由其指定的人员，对所形成的工作底稿及时整理、装订，确保案结卷成。

４、业务档案的立卷方法，原则上以业务项目为主体，一个项目立成一卷(或若干分卷)，不得混合立卷，并编制档案目录，注明页码，编号项目名称、立卷日期等，并由立卷人签章，以示负责。

５、立卷后的业务档案每年向档案室移交两次，即上半年的业务档案于当年８月底前移交完毕；下半年的业务档案于次年４月底前移交完毕。

６、移交档案室的业务档案，应按规定填制《业务档案归档验收程序表》，并保证手续完备，相关经手人对各自的签字行为负责；暂未移交档案室的业务档案，存放在业务部门，并由相关项目负责人对其负责。

７、公司人员调阅业务档案，必须办理书面借阅手续，经公司领导批准后方可调阅，档案管理员须作好登记工作。

8、业务档案的保存期限，按财政部门和行业部门的规定执行。

保存期满确需销毁的业务档案，应分业务项目造具清单，经质检部门审核后，由总经理批准销毁。

9、业务档案管理人员，必须忠于职守，认真负责，妥善保存，注意防火、防水、防潮、防霉、防蛀、防鼠，确保档案完整无损，管理人员调动工作，必须认真办理移交手续；由公司领导负责监交。

二、财务会计档案管理1、会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

前言为了加强行业的咨询档案管理和自律管理，规范工程造价咨询业务档案的收集、归并及保管，提高工程造价咨询业务档案的质量，依据中国建设工程造价管理协会、江苏省工程造价管理总站、江苏省工程造价管理协会的有关法律、法规和规范性文件，南京市工程造价管理处组织有关单位编制了《南京市工程造价咨询业务档案管理手册》（以下简称本手册）。

本手册结合当前江苏省工程造价咨询企业信用评价要求编制。

本手册的出台将进一步规范南京市工程造价咨询企业业务档案的管理，促进咨询企业技术水平和综合实力的提高。

本手册的主要内容包括：档案立卷规则、规范性文件、工程造价咨询质量标准（概要）三部分。

本手册由南京市工程造价管理协会主编，江苏捷宏工程咨询有限责任公司、江苏金永诚建设投资管理咨询有限公司、江苏天宏华信工程投资管理咨询有限公司、江苏苏亚金诚工程管理咨询有限公司参编。

本手册由南京市工程造价管理协会负责解释，欢迎各单位在实际工作中，及时将相关补充和修改意见反馈到南京市工程造价管理协会。

南京市工程造价管理协会2014年10月工程造价咨询档案立卷规则工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。

工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。

1．立卷的原则1．1 遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；1．2 正确分析和鉴别文件材料的保存价值；1．3 按委托项目分别立卷；1．4 卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；1．5 卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。

2．归档材料归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。

2．1 咨询成果报告主要内容和排列：2．1．1 咨询报告书正本原件(含附件)；附件：（1）编制说明（报告书正文已涵盖则不再单列）；（2）根据咨询类型提供工程造价估算书、概算书、预算书、工程量清单、标底或招标控制价、建设工程结算书等。

第一章总则第一条为规范造价咨询业务档案管理，保障造价咨询业务档案的完整、准确、安全，提高造价咨询业务质量，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程造价咨询规范》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有造价咨询业务档案的管理工作。

第三条本制度所称造价咨询业务档案，是指造价咨询企业在开展业务过程中形成的具有查考和保存价值的各类文件、资料。

第二章档案管理原则第四条造价咨询业务档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映造价咨询业务的全过程，不得伪造、篡改。

（二）完整性原则：档案应包括造价咨询业务的所有环节，确保档案的完整性。

（三）准确性原则：档案内容应准确无误，确保档案的真实性和有效性。

（四）安全性原则：加强档案保管，确保档案实体和信息安全。

第三章档案收集与整理第五条造价咨询业务档案的收集应包括以下内容：（一）项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸等原始资料；（二）造价咨询业务合同、委托书、任务书等；（三）造价咨询过程中形成的各类计算书、分析报告、建议书等；（四）造价咨询成果文件，如概算、预算、结算等；（五）造价咨询过程中的沟通记录、会议纪要等。

第六条造价咨询业务档案的整理应按照以下要求进行：（一）按照时间顺序排列，便于查阅；（二）按照项目类别、档案类型等进行分类，便于管理和利用；（三）对档案进行编号，建立档案目录。

第四章档案保管与利用第七条造价咨询业务档案的保管应遵循以下要求：（一）按照档案的保管期限，分别采取纸质档案和电子档案的方式进行保管；（二）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；（三）实行档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和用途。

第八条造价咨询业务档案的利用应遵循以下要求：（一）严格按照档案的保管期限和借阅制度，提供档案查阅服务；（二）对档案的利用情况进行登记，确保档案的完整性和安全性；（三）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取保密措施。

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一、总则第一条为加强工程造价业务档案管理，确保档案的完整、准确、规范、系统，提高工程造价咨询服务质量，根据《工程造价咨询企业管理办法》、《建设工程造价咨询规范》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有工程造价咨询业务活动，包括但不限于项目咨询、设计概算、施工图预算、招标控制价、投标报价、工程结算等。

第三条本制度旨在规范工程造价业务档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的科学性、规范性和有效性。

二、档案管理职责第四条我单位成立档案管理小组，负责工程造价业务档案的管理工作。

档案管理小组成员包括：档案管理员、业务负责人、质量负责人等。

第五条档案管理员负责具体实施档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等。

第六条业务负责人和质量负责人负责监督档案管理工作的执行，确保档案质量符合要求。

三、档案管理内容第七条工程造价业务档案主要包括以下内容：1. 项目委托书、合同等相关文件；2. 工程量清单、施工图预算、招标控制价、投标报价、工程结算等文件；3. 工程变更、签证、索赔等文件；4. 相关会议纪要、讨论记录等；5. 其他与工程造价业务相关的文件。

第八条档案收集应当及时、完整，确保档案的原始性和真实性。

四、档案管理流程第九条档案收集1. 业务人员在开展工程造价咨询业务过程中，应将相关文件及时收集整理；2. 档案管理员负责对收集到的档案进行初步审查，确保档案的完整性和准确性。

第十条档案整理1. 档案管理员按照档案分类标准对档案进行分类、编号；2. 对整理好的档案进行登记，建立档案目录。

第十一条档案归档1. 业务完成后，档案管理员将整理好的档案归档；2. 档案归档时，应确保档案的完整性和准确性。

第十二条档案保管1. 档案管理员负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整；2. 档案保管应按照国家档案管理规定执行。

第十三条档案利用1. 档案管理员负责档案的查阅、借阅工作；2. 查阅、借阅档案时，应确保档案的保密性和安全性。

工程造价咨询档案管理制度一、总则为规范和加强工程造价咨询档案管理工作，提高档案工作效率和服务质量，制定本管理制度。

二、档案管理的基本原则1. 依法管理：严格依照国家有关法律法规和标准，做到合法、合规管理档案。

2. 统一管理：确保档案管理工作的集中统一、一体化。

3. 安全保密：保护档案的安全和机密性，避免档案泄露、被篡改等安全事件。

4. 实用性原则：档案管理制度要具有实用性，方便使用、查阅和存储。

5. 完整性原则：保证档案的完整性和真实性，不得随意删除、涂改档案内容。

6. 咨询性原则：档案管理要有咨询性，为相关人员提供及时准确的档案资料。

三、档案管理的组织体系1. 建立档案管理工作部门：设立档案管理部门，负责全面统一管理档案工作。

2. 设立档案管理岗位：明确各级档案管理员职责，确保各项档案工作有序进行。

3. 制定档案管理规章制度：建立健全档案管理规章制度，规范档案管理工作。

4. 建立档案管理网络：建立档案管理信息网络，实现电子化管理和存储档案。

四、档案管理的基本内容1. 档案的建立和归档：确保各项工程造价咨询活动有档案备案，并按照规定进行归档。

2. 档案的整理和编目：对档案进行整理和编目工作，确保档案内容清晰准确。

3. 档案的借阅和查阅：建立档案借阅和查阅制度，方便相关人员进行查询。

4. 档案的保存和销毁：对档案进行分类保存，适时对无用档案进行销毁处理。

5. 档案的电子化管理：建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。

六、档案管理的具体工作措施1. 建立档案管理流程：制定档案管理流程，确保档案工作有序进行。

2. 加强档案管理培训：对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。

3. 定期组织档案保管：定期组织对档案进行审查和保管工作，保证档案的完整性。

4. 建立档案管理考核机制：建立档案管理考核机制，对各项档案管理工作进行评估。

五、档案管理的监督与评估1. 加强档案管理的监督：加强对档案管理工作的监督，确保档案管理工作的规范。

造价咨询业务档案管理制度为了加强企业管理，建立公开、公正、公平的竞争环境，根据公司情况，制定本制度。

一、领取业务报告号1、由出报告人在市场部业务报告领用本上进行登记。

2、领用报告不能重号：一个报告对应一个报告文号。

3、如有空号应注明原因，并由部门经理以上人员签字确认。

二、业务档案的组成“谁主审、谁经手、谁来整理”的原则。

项目负责人负责底稿的收集、整理并保证底稿质量。

（一）卷内目录1、将业务档案按卷内目录要求的顺序排列。

2、业务档案每页要编写页码，并填写在卷内目录中相应位置。

3、卷内目录中（注：★为必填项）。

4、应放在每卷首页。

（二）项目任务书将项目任务书中的每一项详细填写。

（三）业务约定书业务约定书原件交与市场部存档（在存档同时在登记本上存档人处签字），复印件装订档案中。

（四）三级复核表1、三级复核表的签发签字人为对应分管的部门副总（或分公司总经理）或杨晓霞。

所有出具的报告都应有对应的前述人员的亲笔签名。

2、三级复核表应填全联系人、联系电话、联系人地址、报告号。

（五）复核修改记录表如报告有修改，应参照三级复核表的规定签字，方可盖章。

（六）正式报告1、正式报告应用A4好纸打印。

2、定案表应为原件，盖章要齐全。

（七）咨询业务原报资料委托方提供资料复印件，图纸除外。

（八）业务类工作底稿业务类工作底稿包括现场勘查记录、审核（评审）工作记录、工程量计算底稿、全过程审核会议记录、全过程审核材料价格询价依据及结果、全过程审核的往来函件、全过程审核各阶段审核情况、咨询意见等，详见附件1。

（九）综合类工作底稿1、委托方提供的资料清单委托方的文件资料签收清单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。

2、归还给委托方的文件资料签收单归还给委托方的文件资料签收单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。

3、成果文件交付登记表成果文件交付登记表，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。

4、委托单位评价表委托评价表原件交与行政部单独存档，复印件装订在业务档案中。

造价咨询机构档案管理方案介绍本文档旨在提供一份关于造价咨询机构档案管理的方案。

造价咨询机构档案的有效管理对于提高工作效率和保护信息安全至关重要。

为此，我们制定了以下方案，以确保档案的组织和管理满足最佳实践和法规要求。

目标- 实现造价咨询机构档案的高效组织、存储和检索。

- 保护档案的安全性和机密性，防止未经授权的访问和使用。

- 提高工作效率，减少档案管理的时间和人力成本。

档案分类和整理1. 将档案按照项目、客户或其他有关主题进行分类。

每个分类应具有清晰的定义和范围。

2. 为每个项目或客户创建独立的文件夹或目录。

在文件夹中使用明确的命名规则，以便快速识别和访问所需的档案。

3. 对档案进行定期清理和整理，确保无关或过时的文件得到及时归档或销毁。

档案存储和备份1. 选择适当的存储介质，如硬盘、云存储或服务器。

确保存储介质具有足够的容量和稳定性，以满足档案的需求。

2. 建立定期备份机制，确保档案数据的安全性和可恢复性。

备份应储存在不同的地理位置以防止数据丢失。

3. 对档案存储和备份进行加密和访问控制，以防止未经授权的访问和数据泄露。

档案检索和访问控制1. 建立一个档案索引或目录，记录档案的基本信息和存储位置。

索引应易于搜索和更新。

2. 实施适当的访问控制措施，限制档案的访问权限。

根据工作职责和需求，授权合适的人员访问特定的档案。

3. 对敏感或机密的档案实施额外的安全措施，如文件加密或仅供授权人员访问。

档案保管期限和销毁1. 根据相关法律法规和内部政策，确定档案的保管期限。

保留时间应根据档案的重要性和法律要求进行合理评估。

2. 当档案保管期限结束时，进行及时的销毁或归档处理。

确保销毁过程符合环保和数据安全的要求。

培训和沟通1. 为员工提供有关档案管理的培训和指导，确保他们了解档案管理的最佳实践和政策要求。

2. 定期与员工进行沟通，解答他们在档案管理方面的疑问并收集反馈意见。

3. 更新档案管理方案和政策，以适应变化的业务需求和法规要求。

第一章总则第一条为规范造价咨询机构档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机构实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本机构所有造价咨询项目的档案管理工作。

第三条本机构档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容必须真实、准确、完整，不得篡改、伪造；（二）完整性：档案应全面反映造价咨询项目全过程，确保档案的完整性；（三）安全性：采取有效措施，确保档案实体和信息安全；（四）利用性：档案应便于查阅、利用，提高档案服务效能。

第二章档案分类与归档第四条造价咨询机构档案分为以下类别：（一）项目档案：包括造价咨询项目合同、项目资料、计算书、审核报告、验收报告等；（二）业务档案：包括人员培训资料、资质证书、业务合同、业务记录等；（三）行政档案：包括机构设置、人事管理、财务管理、会议记录等。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档及时：造价咨询项目完成后，应及时将档案材料整理归档；（二）分类有序：按照档案类别和项目阶段，对档案进行分类、编号；（三）整理规范：档案材料应按照统一格式进行整理，确保档案整洁、规范；（四）手续完备：归档档案需填写归档登记表，经相关人员签字确认。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）存放条件：档案存放环境应保持干燥、通风，温度控制在15℃-25℃之间，相对湿度控制在40%-60%之间；（二）安全措施：采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全；（三）定期检查：定期对档案进行清点、检查，确保档案完整、安全。

第七条档案利用应遵循以下要求：（一）查阅权限：查阅档案需经机构负责人批准，并填写查阅登记表；（二）保密要求：涉及国家秘密、商业秘密的档案，需按照相关规定进行保密；（三）借阅手续：借阅档案需填写借阅登记表，并按规定期限归还；（四）利用效果：档案利用应注重提高档案服务效能，为机构发展提供有力支持。

第四章责任与奖惩第八条机构负责人对本机构档案管理工作负总责，各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任。