(项目管理)XD项目文件管理规定
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THIS DOCUMENT IS THE PROPERTY OF CHINA ENGINEERING SCIENCE AND TECHNOLOGY CO.,LTD. UNAUTHORIZEDDISCLOSURE TO ANY THIRD PARTY OR DUPLICATION IS NOT PERMITTED东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目目录1目的 (1)2编制依据及适用范围 (1)3项目概况 (1)4职责 (1)5项目文件分类及要求 (2)6项目管理文件处理流程、分类及编号 (4)7施工报验文件处理流程和要求 (6)8设备/材料报验文件处理流程及要求 (8)9交工技术文件分类与编号 (11)10合规性及验证性文件的收集与整理要求 (11)11常用文件格式 (11)1 目的为规范南充化学工业园污水处理厂项目文件管理工作，确保项目执行过程中文件管理工作有序、可控，特制定本规定。
2 编制依据及适用范围2.1编制依据2.1.1与发包人签订的总承包合同（合同号：）。
2.1.2《总承包项目文件管理规定》（ECEC•DM203B08-2013）。
2.1.3《初步设计开工报告》及其相关附件。
2.2适用范围本规定适用于承包人在南充化学工业园污水处理厂项目建设全过程中，形成的具有保存价值的各种文件、图表、来往函件／传真、照片、录像等文件资料。
设计（内部）条件、设计成品等工程设计文件按设计承包商公司质量体系文件执行，不适用本规定。
3 项目概况项目名称：南充化学工业园污水处理厂项目项目简称：南充污水处理厂项目项目代号：201314建设地点：中国四川省南充市南充化学工业园区4 职责4.1项目经理是总承包项目文件管理的领导者，负责组织、协调和监督总承包项目文件管理工作，以及全部对外文件的批准及签发工作。
4.2文控工程师负责组织编制《项目文件管理统一规定》、《施工报验文件管理规定》、《设备/材料报验管理规定》以及相关文控管理策划文件；负责指导、检查、培训公司本部项目秘书、现场项目秘书/资料管理员的工作；配合施工经理，组织竣工技术文件的整编、审查和移交；对项目文件管理的规范化、标准化和模板化负责；负责工程总承包文控管理制度和业务建设等。
4.3项目秘书/资料管理员是总承包项目文件集中统一管理的主要执行者。
负责落实和执行《项目文件管理统一规定》、《施工报验文件管理规定》、《交工技术文件整理办法》等文件要求；负责项目管理文件的收发、整理和保管；负责施工报验文件和设备/材料报验文件的传递、整理和保管；负责总承包商所承担的竣工资料的整编、装订和移交；协助施工经理编制竣工资料组卷方案；负责整理项目档案（含项目实施前期，在公司本部形成的各类管理文件）向公司档案室移交。
4.4施工经理负责施工报验文件的完整性和准确性；负责组织编制《交工技术文件整理办法》；指导项目秘书/资料管理员对交工技术文件进行整编和组卷；负责组织完成工程档案资料的整理、审查、归档和移交。
4.5采购经理负责设备/材料报验文件的完整性和准确性；指导项目秘书/资料管理员对其进行整理和组卷；在项目完工后将重要采购文件移交归档。
4.6设计、控制、质量、安全、开车等经理，负责组织和协调各岗位的输入和输出文件评审，对输出文件质量负责，并将本专业重要文件于项目完工后移交归档。
4.7专业工程师负责检查、签批本专业施工报验和设备/材料报验文件，并对文件输入/输出质量及其完整性、准确性负责。
4.8公司档案室负责接收项目档案（含电子版及音像资料），办理接收手续，并对接收后的项目档案进行系统存放，以备查阅和利用。
5 项目文件分类及要求5.1项目文件分类结构5.2项目文件管理总体要求5.2.1明确并建立文控管理标准化模式。
具体包括文控人员及办公设施的配置、文件柜/夹的设立与统一、表格式样、编码及书写要求、文件处理和传递流程、文件的处理、签批及用印、文件的过程控制与中间验收、文件的整编与移交等；5.2.2做好项目各个阶段文件管理与控制的策划、组织、实施及检查工作，为项目管理各环节的顺利运行提供支撑和平台；5.2.3实行集中统一管理。
所有项目文件的接收、传递、整理、保管、移交等管理环节均应由项目文档管理部门/岗位实行集中统一管理；5.2.4建立收发台帐。
文件接收/发放须登记，并建立台帐。
邮寄、传真及电子邮件文件，要电话确认或回执，保证文件到位；5.2.5处理及传递。
由项目秘书/资料管理员附来文处理单，交施工/项目经理确定处理责任主体，并在规定的期限内，处理签批完毕后予以传递。
对外传递的重要文件，由项目秘书/资料管理员扫描成PDF版，发原编制人、相关岗位及项目经理；5.2.6整理与编目。
处理完毕及报验返回的文件，在确认有效性及符合性后，应进行及时整理与编目，存放于相应文件夹，同时编制卷内文件目录；5.2.7保管与保密。
项目文件应集中存放，统一保管，现场应设资料室，配备文件柜、文件夹等装具设施，并同时做好文件的保密、防盗、防火、防水等安全管理；5.2.8借阅与利用。
借阅须登记，重要文件的借阅须办理借阅手续，由项目经理等负责人签批；5.2.9输入与输出把关。
做好文件输入与输出有效性与符合性确认，杜绝不合格文件进入流转渠道，避免后期文件返工；5.2.10归档与移交。
项目完工后，施工经理负责组织各施工分包商，将验收合格的交工技术文件，向业主进行移交，办理交工技术文件移交证书。
同时对有保存和利用价值的项目管理文件，按统一要求进行整理和组卷，与一套完整的交工技术文件一并向公司档案室进行移交；5.2.11旧版及暂存文件的处理。
列出清单，做好标识，集中存放，待项目结束，经项目经理批准后予以处理或销毁；5.2.12做好声像文件的形成、积累、收集和整编。
具体包括开/竣工仪式、开工前的场貌、建成后的厂容厂貌、领导视察、隐蔽工程、重要施工过程、质量处理等。
6 项目管理文件处理流程、分类及编号6.1处理流程发文必须编号，收文无需另行编号；发文数量少的文种都归入“综合类”，发文数量多的文种单独编号；编号力求简洁实用，文件种类根据实际需要自行增减。
6.3采购文件分类与编号采购文件分类与编号由承包人统一编制。
采购文件包括请购单、询价函、合同书。
6.3.1编号格式项目代号－费用类别码/组码－采购包号－文件类别码－流水号（从001开始）6.3.2编号代码（1）项目代号：201314（2）费用类别码/组码直接材料（设备）————D1直接材料（散装材料）——D2直接材料相关服务费用——D3采购分包合同费用————D4（3）采购包号详见后续发布的采购组包方案。
（4）文件类别码询价函————I请购单————R合同书————P（5）流水号流水号按采购包号进行流水编码，从001开始。
例如：一个板式换热器采购包（包号：C2001）对应的编号分别为：请购单：201314－D1―C2001―R003询价函：201314－D1―C2001―I003合同书：201314－D1―C2001―P0036.4传真编号6.4.1编号格式：201314－发件人／收件人－F－流水号（本部）201314－发件人／收件人－XC－F－流水号（现场）项目代号可以省略。
6.4.2编号代码：发件人代码：ECEC，收件人代码：暂略。
7 施工报验文件处理流程和要求7.1施工报验文件处理流程7.2施工报验文件要求除执行5.2条相关规定外，施工报验文件尚需执行以下要求。
1）现场开工后，编制、发布《施工报验文件管理规定》，明确验收标准规范、表格式样、文件分类、编号、份数、编报时间、同步性管理等具体要求；2）报验时间要求。
上道工序完工后必须及时报验，不得拖延，否则不能进行下道工序施工，并将报验文件的同步性纳入工程形象进度中；3）份数要求。
报验文件份数一般要求4份，其中监理留存1份，总包暂存1份（中交后返施工单位），另2份（含原件）返给施工单位做交工文件。
具体份数可根据合同、业主和监理要求，以及交工文件份数来确定；4）编号。
报验文件分类与编号由总承包商统一编制，各施工单位据此编号，编号需体现专业和主项属性。
业主有明确要求的，也可按照业主统一规定执行；5）对有效性等标识要求。
施工报验文件应由责任人本人签署，严禁代签，不得使用艺术性签名，且应根据规范要求及文件类别予以用印；6）对原件的要求。
施工报验文件必须有一套原件，且用铅笔注明。
产品质量证明文件是复印件应加盖供货商/经销商红章，且注明原件存放何处；第三方检验检测报告需要提供原件归档；7）阶段性检查和整编要求。
重要的分部工程、单位工程、土建结束以及中交完成后，施工分包商应整理并提供相应资料供总承包商及相关方审查、确认。
7.3施工报验文件分类与编号施工报验文件分类与编号由总承包商统一编制，各施工单位据此编号，文件编号力求简明，必须体现专业和主项属性，文件编号可根据实际需要适当调整。
施工报验文件分类与编号2、在进场材料报验中，若该材料为通用，不好区分具体的使用工段，则编号可为：施工单位代码-类别-专业-顺序号。
8 设备/材料报验文件处理流程及要求8.1设备/材料报验文件处理流程注：此设备/材料报验流程是专指总承包商采购部分，施工单位材料报验，详见第7条相关要求。
8.2设备/材料报验文件要求8.2.1时间：设备开箱检验收，资料整理齐全后及时报验，随机资料不全由现场采购人员向供货商予以催要；8.2.2份数：具体份数根据业主和监理要求，及交工文件份数确定；8.2.3内容：包括开箱检验记录/进场验收记录以及产品质量证明文件等，具体内容及要求，可事先与监理协商；8.2.4编号：文件编号由项目秘书编写，需体现专业和设备/材料代码，按专业分类存放及保管；8.2.5登记、编目及借阅利用等按文件管理总规定相关要求执行。
8.3设备/材料报验文件的分类与编号文件编号由项目秘书编写，文件编号力求简明，必须体现专业和设备材料代码。
8.4设备和材料分类设备和材料分类表9 交工技术文件分类与编号详见另行发布的《交工技术文件整理组卷规定》。
10 许可及验证性文件的收集与整理要求为了提高总承包项目工程资料的附加值和利用效益，为公司生产、管理、经营和基础技术开发服务，在项目实施、收尾、性能考核、竣工验收以及生产阶段，由项目经理组织相关人员，做好以下文件的收集和整理。
10.1项目开工符合性文件：项目立项批复、专项审查报告、施工许可证、各类备案资料、装置/单元工程开工报告；10.2过程验收性文件：分项、分部、单位工程验收记录、土建工程验收/预验收记录、中间交接报告、试车合格证书、投料合格证书、性能考核合格证书、工程交接证书、交工技术文件移交证书；10.3压力容器、压力管道及其他特种设备的过程检验、检测文件；10.4项目专项及最终验收文件：消防、安全、环保、职业健康、档案等专项验收报告、最终竣工报告/工程接收证书等。
