档案管理学基础课件

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。

档案管理基础知识及操作实务
和合文化出品
第一部分 档案管理基础知识
一、基本概念 1. 企 业 档 案 。 企 业 档案是指企业在日 常工作中从事企业 管理、生产、经营、 销售、经济核算及 科学研究等活动中 直接形成有保存价 值的真实记录 。 主 要包括文字、图表、 音像等。
第一部分 档案管理的基础知识
管理类档案归档范围 Nhomakorabea
法律及公证事务中形成的文件材料 审计方面形成的材料 各种年度报表 党、团、工会会费收据 反映本企业活动的媒体报道等 职工、党员花名册 经营决策方面形成的材料（包括发展规划，实施计划，方案等） 物资管理方面形成的材料 产品销售方面形成的材料 本单位管理程序文件（各种规章制度，技术标准，技术规范等） 各种合同，协议（除项目以外的） 企业整顿，认证，达标等活动的呈报，审批材料及合格证，资 质证书等；证书应作为实物档案进行整理保管 质量管理、安全生产、环境保护等材料 其他有保存价值的收发文。
材料一般按课题立项、方案论证、研究实验、 总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用 等阶段组卷、排列。
第一章 基本概念
4.会计文件材料的整理
会计档案分为凭证、账薄、财务报告和其他
四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结 合时间组卷;账薄一般一本一卷;财务报告中的 年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一 卷。
第一章 基本概念
2.设备仪器文件材料整理。
设备仪器档案按设备台(套)集中，按归档顺序
编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一 般可按立项审批与采购、设备仪器开箱验收、 设备仪器安装调试、设备仪器运行维护等组 卷、排列。
第一章 基本概念
3.科研文件材料整理。

16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种 情况，包括缺损、销毁等。
17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示， 为内部。
精选课件
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文书档案管理
八、归档文件装盒
盒内材料的排列顺序（自上至下）：
归档文件目录
归档文件
备考表
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1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题
（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。
1.全宗号：各单位代号。
2.年度：指归档文件文件的形成年度（如 2002，2003），要求写全。
3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其 代号或是年限。
4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三 位，前用0补齐，如001、089。
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5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填 写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。
精选课件
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四、文书档案管理
一、整理依据
《归档文件整理
规则》（DA/T22-
2000），2000年12月6
日国家档案局发布，
自2001年1月1日起施
行。
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文书档案管理
2.归档范围与不归档范围
按照国家档案局第8号 令《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》 执行，该《规定》于2006年 12月18日公布，自公布之日 起施行。
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文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
精选课件
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文书档案管理
二、保管期限

范体系等。
电子文件管理系统设计与实施
系统设计原则
包括整体性原则、开放性原则、 安全性原则、易用性原则等。
系统功能设计
包括电子文件收集、整理、鉴定、 保管、利用等功能模块的设计。
系统实施步骤
包括系统规划、系统分析、系统设 计、系统实施、系统维护等阶段， 每个阶段都需要进行详细计划和严 格管理。
07 法律法规与职业 道德教育
VS
网络检索
通过网络技术和通信技术，实现远程档案 信息的检索和利用。使用技巧包括了解网 络检索原理、掌握网络检索语言和工具、 注意网络安全和保密。
档案开发利用策略探讨
档案编研
通过对档案信息的分析、研究和编纂，形成具有特定主题和价值的编研成果，为学术研究 和社会服务提供支持。策略包括选题策划、素材收集与整理、编纂加工与审核等。
档案鉴定原则及方法
• 发展性原则：用发展的眼光看待档案价值，预测 档案对未来社会的影响。
档案鉴定原则及方法
直接鉴定法
直接审查档案内容，根据 档案内容判断其价值。
间接鉴定法
通过分析档案的形成背景 、相关文件等因素，间接 推断档案价值。
比较鉴定法
将档案与同类档案进行比 较，通过比较判断其价值 高低。
05
对于特殊类型的档案，需要采用专门的保管措施和设备， 以确保档案的长期保存和有效利用。
06
对于数字化档案，需要加强网络安全管理，防止黑客攻击 和数据泄露等风险。同时，定期备份数据，确保数据安全 。
04 档案检索与利用
传统检索工具介绍及使用技巧
档案目录
档案目录是记录档案内容和形式特征的检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。使用 技巧包括熟悉目录结构、掌握检索语言和了解档案分类体系。

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4、归档手续
• 文书部门或业务部门向档案部门移交档案 时，交接双方应根据档案交接文据清点核 对，确认无误后，履行签字手续。
• 交接文据一般一式两份，一份由档案室保 存，一份由文书部门或业务部门保存。
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• 第三节 档案馆的收集
• 一、档案馆档案的来源 • 二、档案馆的收集范围 • 三、档案馆对现行机关档案的收集 • （一）接收要求 • （二）接收期限和范围 • 四、机构改革与档案馆的档案收集(P41) • 五、档案交接文据
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三、档案的编号
（一）《档号编制规则》介绍
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（二）《归档文件整理规则》中的档号
1.编号项目
2.编号的位置
（1）归档章的项目和格式
（2）归档章的位置
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《档号编制规则》
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《档号编制规则》 （DA/T13-94） 档号的结构分为三种： 第一种：“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、 页（张）号”，该结构适用于行政事业单位的 档案；第二种：“全宗号—类别号—案卷号— 件、页（张）号”，该结构适用于工业企业档 案； 第三种：“类别号—项目号—案卷号—件、页 （张）号”，该结构适用于科技档案 。
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（一）档案室对档案的排列
• 1.卷内文件的排列。 • 卷内文件排列时，一般按事由结合时间、重要 程度等排列，对于会议文件、统计报表等成套性 文件则可以集中排列。 • 2.案卷或卷盒的排列 案卷或卷盒在排列时，一般应以全宗为单位， 先按档案的不同门类、载体分别排列，然后再在 同一门类、载体内按分类方案进行排列。

采用该分类法应注意：
1.类别设置力求尽可能符合全宗的实际情况
2.归类应有规可循

• 按档案内容分
1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、 对外往来函、会议记录类、管理制度类
2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、 内部发文类、报告计划类
3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、 生产资料类、行业资料类、客户资料类
（三）企业档案管理
• 企业档案的管理通常按照职能部门划分， 以部门为单位进行分管。行政（办公室） 部门负有指导和监督各部门档案管理的 责任；
档案管理基础知识
目录 Content
01.
什么是档案
02.
档案种类
03.
档案管理
04.
企业档案管理
05.
档案大致分类
06.
感谢篇
为什么要做档案？
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经 营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步 发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重 要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项 基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套 适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案 体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公 司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险 起到一定的必备作用。
1 从化 从府 市人 [2005] 民政 号 府
2
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
注
2005 5 -0602
（八）填写备考表
备考表：即盒内文件情况说明表。主要用于填写 本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 • 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 • 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员

• 3。有机联系原则：即根据文件间的有机联系进 行管理。（档案是由文件有条件地转化而来的 。）
• 4。便于保管利用原则：即为了保管和利用的方 便，对一些档案进行灵活管理的原则。
二、我国档案工作的原则
• （一）统一领导、分级管理 • （二）维护档案完整与安全 • （三）便于社会各方面利用
基本 原则
最基本的 要求
无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!
•
5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。
•
6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。
一、档案管理的内容
（一）档案管理的含义 • 档案管理也称档案工作
或档案管理工作，就是 用科学的原则和方法管 理档案，为党和国家的 各项工作服务。
2009．10
3
（二）档案工作的基本内容(广义) 包括档案资源
管理以及档案
档案事业管理
科研、教育、 宣传、法制、
外事等工作
档案资源管理
包括档案实 体管理和档 案信息管理
•
11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。
•
12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。
•
13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发

.
3
企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务Байду номын сангаас设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
.
4
一、建立档案工作体制 企业应建立有分管档案工作领导、各部门和项目负责
人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档 案人员为基础的档案管理工作网络。
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一册（本）为一件。
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3、组卷
（1）、以件为单位整理的档案（归档文件整理）。
以件为单位进行整理就是按照文件材料形成 和处理的基本单位进行整理。比如：一份文件材 料，一张图纸，一本表册等均为一件。
党群工作、行政管理、经营管理、生产技术 管理等文件材料按照国家档案局发布的《归档文 件整理规则》的规定按件整理归档。
保管的质量要求。
② 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企
业的业务活动。
③ 要加强收集工作的调查。
（2）、科技档案收集工作的要求
① 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。
② 要遵循科技档案的自然形成规律。
③ 要保证科技档案的完整、准确。
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3、收集工作的方法
（1）、管理性档案的收集方法
（2）、科技档案的收集方法
•
• 7. 成立公司档案鉴定销毁机构。对到期档 案及时进行鉴定并按要求填写销毁清册。
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• 8. 按时认真填写规范的档案统计年报，建 • 立档案管理基本情况统计台账(包括档案数 • 量、机构、人员、库房、设备、利用、鉴 • 定销毁、统计)（档案专兼职人员情况，包 • 括学历、职称、培训情况等）。

2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。
3、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合。
（三）档案的形式：
从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁 带、磁盘、光盘等。
从表达方式基本三种：文字、图像、声音；
3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。
复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。
1.2档案的定义及其涵义
一、档案的定义
列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”
下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。 “属”加“种差”方法对其从形 式上进行综述就是：通过揭示概念最邻近的“属”概念和“种差”来明确概念内 涵的逻辑方法。 采用这种方法，可以给档案下一个定义：
C、在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补
• 简而言之，档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产品。 二者本 质不同、社会功能不同、特点也不同
• 二、档案与情报
• 1、情报的本质属性 • A、情报的根本属性之一是知识。 • B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。
C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。 • 2、两者的比较
（一）档案的来源 从形成者看来源：Ａ、机构 Ｂ、组织 Ｃ、个人
（二）档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三：
1、办理完毕的文件才能成为档案 情况有三： （1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 （2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。 （3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。