文书档案案卷格式

按《文书档案案卷格式》立卷的优越性
耿士芳;赵建国
【期刊名称】《档案工作》
【年(卷),期】1989(000)003
【摘要】国家档案局1988年正式印发了国家技术监督局批准的《文书档案案卷格式》。

这无疑是在文书档案案卷格式上的一次改革,同时标志着档案工作朝标准化方向迈出了新的一步。

我省文书档案案卷格式标准化的试点工作是从1988年开始的。

当我们接到《文书档案案卷格式(报批稿)》(以下简称《格式》)后,根据《格式》的要求,并结合我省的实际情况,在省人民银行进行了《格式》
【总页数】2页(P24-25)
【作者】耿士芳;赵建国
【作者单位】不详;不详
【正文语种】中文
【中图分类】G272
【相关文献】
1.『文书档案案卷格式』的问题与建议 [J], 张玉英;祝振宇
2.有关《文书档案案卷格式》的几个问题 [J], 朱煜
3.中华人民共和国国家标准文书档案案卷格式 [J],
4.《文书档案案卷格式》有关问题答疑 [J], 李炬
5.谈谈在推行文书档案案卷格式中应亟待解决的问题 [J], 杨义琳
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各门类档案‎档号格式定‎义为规范档案‎目录数据库‎的建设工作‎，现将各门类‎档案的档号‎格式统一如‎下：1、文书档案：传统组卷方‎法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方‎法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“目录号”的档案，档号格式均‎应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均‎应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对‎应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

婚姻登记档‎案按照年度‎—婚姻登记性‎质分为四类‎：1、结婚登记类‎2、撤销婚姻类‎3、离婚登记类‎4、补发婚姻登‎记证类注：1、人民法院宣‎告婚姻无效‎或者撤销婚‎姻的判决书‎副本归入撤‎销婚姻类档‎案。

2、婚姻无效或‎者撤销婚姻‎的，应当在当事‎人原婚姻登‎记档案的《结婚登记审‎查处理表》的“备注”栏中注明有‎关情况及相‎应的撤销婚‎姻类档案的‎档号。

一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）1、本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类、木类、纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行。

2、固定架、密集架、案卷柜每层搁板承重应≥40KG。

3、常用柜类的顶板、正面板、侧面板、底板钢板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，轨道厚度≥1.5mm。

6、钢板的剪裁、弯折、机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕。

7、所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的结合面必须磨平。

8、表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净。

9、面板、侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油、锈斑和积水。

10、装具表面应平滑且不得有凹凸现象。

11、漆膜厚薄应均匀，无起毛、垂流、划伤、疙瘩、皱纹等影响外观的缺陷。

二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。

卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置30、40或50mm 的规格。

盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。

卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)。

卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm。

档案见证历史。

近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。

这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。

1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。

它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。

新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。

它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。

它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。

新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。

卷宗封面是烟草专卖局在查处案件结案后将案件材料立卷时所做的封皮。

这份文书是根据办案的实际需要制定的，反映了案件的主要情况。

制作时，应注意以下问题：1、“卷宗编号”是指该份卷宗在办案单位所办案件中的顺序号。

如安徽省烟草专卖局2009年度处理的第9起行政处罚案件，则编号为“2009年度皖烟第9号”。

安徽省合肥市烟草专卖局２００9年度处理的第９起行政处罚案件，则编号为“２００9年度合烟第９号”。

2、“案由”是指查处案件的违法行为名称。

3、“当事人”应写明所有当事人的姓名或名称。

4、“立案日期”应填写卷宗“立案报告表”中领导批准立案的日期。

5、“结案日期”应填写卷宗“结案报告表”中领导批准结案的日期。

6、“审批人”应填写卷宗中“行政处罚决定书”的批准人。

本卷宗连面带底共计页，附证物袋。

卷宗目录是烟草专卖局处理案件完毕后将案件材料装订成卷时所作的有关卷宗内材料顺序的提示检索文书。

卷宗的装订顺序为：(1)卷宗封面（2）卷宗目录（3）行政措施通知书或者行政处罚决定书（4）送达回证（5）其余文书按照办案时间顺序排列。

制作时，应注意以下问题：1、“文件名称”栏应填写清楚具体文件的名称。

2、“页次”栏是指该份文书在整个卷宗中的页码或起止页码。

如《行政处罚决定书》的起止页码为“第1～2页”。

卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写，页码之间应盖骑缝章。

烟草专卖局责令整顿通知书（）烟整[ ]第号：经查，你（单位）于年月日因，违反了的规定，依据的规定，责令你（单位）自收到本通知之日起至年月日暂停烟草专卖业务，进行整顿，并于年月日前将整顿情况书面报告我局。

烟草专卖局（印章）年月日责令整顿通知书是烟草专卖局依法责令当事人对违法行为进行整顿的通知性文书。

制作时，应注意以下问题：1、应填写清楚自然人的姓名、法人及其他组织的全称。

2、违法事实要填清具体违法时间、内容，写清依据的法律、法规或规章名称、条款项目序数。

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。

2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简炼、明确。

2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

各种档案盒主要装具的国家行业标准（DA/T6-92DA/T22-2000 DB37/T181-93 GB/T9705-88）时间： 2013年05月02日(浏览：1631)各种档案盒主要装具的国家行业标准一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类木类纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行2固定架密集架案卷柜每层搁板承重应40KG3常用柜类的顶板正面板侧面板底板钢板厚度1.0mm，隔板背板厚度0.8，轨道厚度1.5mm6钢板的剪裁弯折机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕7所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑平整，露出的结合面必须磨平8表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净9面板侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油锈斑和积水10装具表面应平滑且不得有凹凸现象11漆膜厚薄应均匀，无起毛垂流划伤疙瘩皱纹等影响外观的缺陷二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm封底尺寸同封面尺寸封底三边(上下翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度用于成卷装订的卷皮，上下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置3040或50mm的规格盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm卷内备考表外形尺寸均同卷内目录文书档案案卷格式监制：在卷皮封底下部应印上由×××档案局监制字样三、归档文件整理规则（归档文件整理规则DA/T22-2000，中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施）档案盒封面应标明全宗名称档案盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm等四、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000，发布时间19920720，公布形式：中华人民共和国国家标准）科技档案卷皮规格和制成材料：卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为102030405060mm六种卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸本标准推荐使用无酸卷皮卷内表格的规格和制成材料质量：卷内目录卷内备考表规格为：297mm×210mm或260mm×185mm卷内目录卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作案卷脊背标签的规格和质量：案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（2030405060）mm案卷脊背标签宜采用150g白色书写纸制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上五、工业企业档案案卷格式（DB37/T181-93，发布时间19920720公布形式：山东省地方标准）卷皮可采用硬卷皮软卷皮卷盒卷夹四种形式硬卷皮格式：前封面封底尺寸采用280mm×210mm封底三边要有70mm宽的折叠纸舌脊背厚度尺寸为101520mm三种前封面封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌硬卷皮使用250克牛皮纸制作软卷皮格式：前封面封底尺寸采用270mm×195mm封底翻口处有70mm宽的折叠纸舌软卷皮使用150克牛皮纸制作卷盒格式：卷盒上下表面尺寸采用305mm×220mm厚度尺寸为122030405060mm六种卷盒使用250克牛皮纸双裱压制案卷封面印制在卷皮卷盒的正表面上，尺寸与卷皮卷盒的前封面相同案卷脊背式样及制成材料：硬卷皮卷夹案卷脊背项目印制在卷皮脊背上卷盒案卷脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，尺寸为305mm×12（2030405060）mm卷盒脊背使用150克白色书写纸制作卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（260mm×185mm）或国际标准A4型（297mm×210mm）卷内文件目录使用70克以上白色书写纸制作软卷皮备考表印制在封三上，其外形尺寸及制成材料均同卷内文件目录六、会计档案案卷格式会计档案案卷格式，包括案卷盒卷内备考表会计档案案卷目录会计档案移交清单会计档案销毁清单格式卷盒外形尺寸：封面尺寸采用230mm×125mm，其厚度可根据需要设置为30mm40mm或50mm 的规格硬卷皮封面和封底其封面和封底采用280mm×210mm的规格报表卷内文件目录备考表格式项目同文书档案卷内文件目录备考表，其纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格脊卷标签同卷盒卷脊标签会计账簿的案卷格式：订本账簿维持原装原封，须在原硬账簿夹封面上加贴规定封面，活页账应加装成册，再加贴规定封面，其纸幅面尺寸采用120mm×80mm的规格卷脊标签同硬卷皮卷脊标签,在离卷脊底边20mm处粘贴会计档案案卷目录形式：会计档案案卷目录封面用纸幅面尺寸用265mm×190mm的规格会计档案案卷目录用纸幅尺寸与会计档案案卷目录封面尺寸相同会计档案移交清单格式：会计档案移交清单用纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格七、DA/T24-2000无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板为卷筒纸，卷筒宽度为1600mm或按订货合同；宽度偏差不超过±5mm卷筒直径为850mm±50mm无酸档案卷皮纸卷盒纸的技术指标及试验方法应符合规定外观：纸及纸板表面应平整光洁纤维组织均匀，不允许有褶子裂口洞眼透帘分层起毛等影响使用的纸病挂面的无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板尘埃或斑痕指标应符合规定卷筒两端面应平整，弓形不超过15mm，锯齿形不超过5mm每卷筒断头不允许超过3个，断头处用胶带对接粘牢并做明显标记。

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。

2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简炼、明确。

2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。