采购管理制度与工作流程

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采购管理制度与工作流程

一、目的:为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。二、适用范围:适用于本公司采购管理。三、内容:1、总则为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算

采购流程图如下图所示:

采购需求产品采购部采购计划审批

寻找供应商

总经理/财务

总监寻价、比价、议价

采购洽谈

合同的签订

财务部确认付款条件及帐期

总经理审批

建立供应商资料

下单

董事长审批

验收不合格

交货验收

验收合格

退货

入仓

财务结算

1)采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2)供应商的选择和考核:供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3)询价、比价、议价。4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。7)财务结算:货物入库后,财务结算3、申请商品采购流程图采购部审批(有合同)

提出需求

销售部

采购订购

采购部审批(无合同)

总经理/财务审批

1)销售部提出采购需求,2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;3)审批通过后,由采购主管下单。4、申请付款流程图

根据供应商帐期限

采购

采购人对账

采购部审批

总经理/财务部审批

财务部付款

1)2)3)4)

采购商品入仓后,做应付款计划计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;采购部审批到期应付款总经理批准付款

5、商品到货验收流程

仓管打入库单

成本会计审核入库单

进仓

1)2)

仓库根据供应商送货单验收产品验收后打入库单