互赢机电K3ERP系统初始化数据上线方1.0

互赢机电金蝶K/3 ERP项目系统实施文档互赢机电K3 ERP初始化数据上线方案文档作者：曹金城创建日期：2011-6-17确认日期：2011-6-17当前版本：V1.0互赢机电金蝶K/3 ERP项目目录一、互赢机电系统初始化整体方案_____ 3二、初始化数据准备小组及责任人_____ 4三、初始化动态数据准备清单_________ 4四．准备计划及预案 _________________ 51、各业务模块准备计划_________________________________________________________________ 52、预案及风险说明_____________________________________________________________________ 6五．供应链、生产初始数据准备说明___ 61、初始库存___________________________________________________________________________ 62、初始暂估入库单_____________________________________________________________________ 73、初始未核销销售出库单_______________________________________________________________ 74、初始未完结采购订单、销售订单_______________________________________________________ 75、初始未完结生产任务单_______________________________________________________________ 7六．总账初始数据准备说明___________ 7初始科目余额__________________________________________________________________________ 7七．应收款管理初始数据准备说明_____ 8互赢机电金蝶K/3 ERP项目2、初始应收票据_______________________________________________________________________ 8八．应付款管理初始数据准备说明_____ 81、初始增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单_______________________________________ 82、初始应付票据_______________________________________________________________________ 9十．初始对账说明 ___________________ 91、总账与供应链对账___________________________________________________________________ 92、总账与应收款管理对账______________________________________________________________ 103、总账与应付款管理对账______________________________________________________________ 10附：EXCEL文件引入注意事项 _______ 10一、互赢机电系统初始化整体方案准备：1.成立各项初始化数据整理小组。

2.初始化数据内容LIST。

3.确定各项初始化数据的整理人员。

4.初始化准备培训讲解(工作范围、工作方法、工作重难点、工作注意点)。

5.输出初始数据准备计划。

整理：1.整理有效数据，保障账实相符及数据格式。

互赢机电金蝶K/3 ERP项目3.财务数据（应收、应付、总账）4.库存数量及金额。

5.未完结的单据（销售、采购、生产、委外）。

引入：1.EXCEL 引入（初始库存）。

2.账科目余额。

3.手工录入未完结单据及未核销数据（销售、采购、生产、委外）。

4.总账对账。

二、初始化数据准备小组及责任人三、初始化动态数据准备清单各系统模块启用前必须完成的资料如下表：互赢机电金蝶K/3 ERP 项目四．准备计划及预案1、各业务模块准备计划互赢机电金蝶K/3 ERP项目2、预案及风险说明以上数据必须准备，如果不能按时准备到位，将需要延后系统上线。

如果数据准备的不够准确，将为带来以下影响：2.1，初始库存数据不准确影响供应链库存信息：账实不符，业务开展时出/入库单将不能正常在系统出单；影响存货核算金额：数量不准确，将不能正确反映存货金额；2.2，未完结单据数据不准确导致后续不断的手工补录单据，容易导致工作量堆积，影响系统上线后的正常业务开展。

2.3，财务方面数据不准确导致后续的手工调账频繁。

五．供应链、生产初始数据准备说明1、初始库存1、可以手工录入，也可以从EXCEL格式文件引入。

2、考虑批次、库龄、保质期或计价方法为先进先出/后进先出的，则不同批次、入库日期、采购/生产日期的库存则需要分开条目录入。

物料按序列号管理的，同时必须在“初始序列号录入”中录入初始库存各物料的序列号。

3、如果初始化期间不是所在年份的首期，以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据，需录入年初数量和金额以及初始化期间之前已发生的当年累计数量和金额。

4、为了简化初始未完结生产任务单、初始未完结委外加工单、初始未核销委外加工出库单、成本管理初始化等数据录入，生产部门在制材料、加工商的在制材料可以在账面上退回到一临时实仓（实际上并不互赢机电金蝶K/3 ERP项目加工出库单》、《初始未完结生产任务单、委外加工单》、《初始在制品成本余额》中所述。

5、虚仓的初始库存不能直接录入，注意待引入的EXCEL格式文件中不能包含虚仓的库存。

虚仓的初始库存，在初始化期间当期以手工录入虚仓入库单、收料通知单或采购检验申请单、受托加工材料入库单等的方式入库，即视同初始化期间期初无库存、当期发生新入库业务。

6、注意待引入的EXCEL格式文件中不能包含虚拟件、规划类、特征类等不允许存在于库存的物料。

2、初始暂估入库单将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应付账款的外购材料入库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的暂估入库单”中手工录入。

可以按原始的材料入库单逐单录入，也可以分供应商、物料统计后汇总录入。

这里录入的数据将作为初始化结束以后采购发票开具和材料成本暂估补差的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。

3、初始未核销销售出库单将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应收账款的销售出库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的未核销销售出库单”中手工录入。

可以按原始的产品出库单逐单录入，也可以分客户、物料统计后汇总录入。

这里录入的数据将作为初始化结束以后销售发票开具和销售成本确认的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。

4、初始未完结采购订单、销售订单将初始未完结的订单当作初始化期间当期的新订单手工录入即可，其中新订单数量只录入未完结数量而非原订单数量。

注意采购订单的未完结数量包括虽已收货但未正式入库的在检材料数量，销售订单的未完结数量则不需考虑所交产品是否处于客户在检状态中。

例如：某采购订单原订单数量为1000，初始化期间之前期间已交货400，其中200在检，则将未交货入库数800录入为初始化期间当期的新订单。

5、初始未完结生产任务单将初始未完结的生产任务单当作初始化期间当期的新的生产任务单手工录入即可，其中生产任务单计划数量只录入未完结数量而非原生产任务单计划数量。

例如：某生产任务单原计划生产数量为1000，初始化期间之前期间已入库400，则将未交货入库数600录入为初始化期间当期的新生产任务单计划数量。

六．总账初始数据准备说明初始科目余额库存存货类：如果供应链模块已存在期初数据，则可以执行“系统设置－初始化－仓存管理－初始数据录入”的“对账＋传递”功能引入。

互赢机电金蝶K/3 ERP项目收款管理－初始应收单据查询”的“转余额”功能引入。

应付账款、预付账款类：如果应付款管理模块已存在期初数据，则可以执行“系统设置－初始化－应付款管理－初始应付单据查询”的“转余额”功能引入。

固定资产原值、累计折旧类：如果固定资产管理模块已存在期初数据，则可以执行“财务会计－固定资产管理－业务处理－新增卡片”序时薄的“将初始数据传送总账”功能引入。

现金类、银行存款类、应收票据类、应付票据类、暂估应付账款类、（分期）发出商品类、委托代销商品类、生产成本类、委托加工物资类等其它科目余额需要手工录入。

如果初始化期间不是所在年份的首期，以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据，则需录入初始化期间之前已发生的相关当年累计值。

七．应收款管理初始数据准备说明1、初始增值税发票、普通发票、其他应收单、预收单1、初始化数据精细程度不同，录入方式也不相同，说明如下表：2、为了使账目更为清晰明了，建议应收款管理模块只针对客户核算，客户的其他应付款以红字的其他应收款方式处理，供应商、部门、职员以及自定义核算项目等的其它应收款则在总账中核算。

2、初始应收票据1、初始应收票据需要手工录入。

2、收到的支票（尤其是远期支票）可以变通按应收票据的方式管理。

八．应付款管理初始数据准备说明1、初始增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单1、初始化数据精细程度不同，录入方式也不相同，说明如下表：互赢机电金蝶K/3 ERP项目2、为了使账目更为清晰明了，建议应付款管理模块只针对供应商核算，供应商的其他应收款以红字的其他应付款方式处理，客户、部门、职员以及自定义核算项目等的其它应付款则在总账中核算。

2、初始应付票据1、初始应付票据需要手工录入。

2、开出的支票（尤其是远期支票）可以变通按应付票据的方式管理。

十．初始对账说明总账科目余额与各业务模块对账时，如果总账科目下挂核算项目，则必须根据核算项目明细余额来与各业务模块对账。

1、总账与供应链对账总账的库存类存货科目（如“原材料”、“半成品”、“产成品”、“库存商品”、“低值易耗品”等）余额与初始库存相应分类的累计金额必须相等。

如果有存货按计划成本法核算，则总账的存货成本差异类科目（如“材料成本差异”等）余额与初始库存的累计差异金额必须相等。

可以使用“供应链－存货核算－期末处理－期末关账－对账”功能来对账。

如果总账的原材料存货科目下另设采购暂估入库类存货科目（如“原材料－材料暂估”等），则其余额与初始暂估外购入库单的累计金额必须相等。