公司会议管理规定范文

公司会议管理规定范文

1目的

为了规范公司会议管理，明确公司会议的申请、审批及组织管理要求制定本规定。

2范围

本规定适用于公司机关各部门、所属单位的各类会议(含视频会议)。

3术语和定义

无

4职责

4.1办公室(党委办公室)(以下简称办公室

4.1.1是公司会议的归口管理部门;

4.1.2负责对机关各部门年度会议计划及会议费用预算的统计汇总，并组织向领导报批;

4.1.3负责对各部门上报会议申请中有关会议执行的标准、召开会议的地点、发生费用等内容的初核;

4.1.4负责牵头组织公司一类会议的召开;

4.1.5协助各会议主办部门组织召开二类会议;

4.2生产运行处

4.2.1是视频会议系统的技术管理部门;

4.2.2负责视频会议设备管理、维护、保养;根据会议要求调试设备，与各分会场保持联系，进行会前点名

4.2.3负责监测和疏导各条广域网信道的流量，确保影像、音响、网络正常;

4.2.4负责组织设备管理人员技术培训，为公司各级视频会议管

理提供技术支持。

4.3财务处

4.4所属各单位

4.4.1负责本单位会议的组织召开。

4.4.2负责本单位各类会议(含视频会议)系统的管理、使用、维护。5管理内容

5.1会议分类

会议实行分类管理，根据会议性质和重要程度，确定参会人员和会期。

5.1.1一类会议

5.1.1.2参会人员视会议内容决定，一般为公司领导，机关部门

负责人、各所属单位领导、机关和基层一定比例员工代表，会期由

公司领导根据实际情况确定，原则不超过2天。

5.1.2二类会议

5.1.2.1二类会议为以公司名义召开的年度专业会议，主要包括：年度HSE委员会工作会议、宣传工作会议、纪检监察工作会议等。

5.1.2.2参会人员一般为主管领导、机关相关部门领导、所属单

位有关领导以及与此业务相关机关和基层的人员。会期原则不超过

1天。

5.1.3三类会议

三类会议为公司领导根据工作需要召集的会议，主要包括：公司领导办公会、生产经营例会以及机关部门根据工作需要召开的业务

会议。

5.1.4受政府部门、集团公司、股份公司委托承办的会议，经公司领导批准，由公司承办的会议，按一类会议管理，由公司所属单位承办的会议，视情况按二类或三类会议管理。

5.1.5视频会议根据会议性质和重要程度分类，并按类别执行。

5.1.6所有会议的要求均执行附录A《会议要求》。

5.2会议计划管理

5.2.2办公室进行分类统计汇总，报公司主要领导审批后执行。

5.3会议审批管理

5.3.1会议召开前10个工作日，由主办单位提出会议申请，填写《会议费用审批单》，并附会议代表名额分配表，主办单位负责人负责审核会议是否需要召开(会议议程)、会议主要内容和参会人员范围等;

5.3.3办公室负责初核会议执行的标准、召开会议的地点、发生费用等;

5.3.4二类会议公司分管领导负责审批;一类会议由公司主要领导负责审批。

5.3.5在办公楼内召开的各项日常、临时性会议，不列入年度会议计划。各部门需在会议召开前一周提出申请，报办公室，由办公室统一安排。申请使用同一会议室时，以先申请为准。会议当天会议召集单位应安排专人到场，负责会场桌卡摆放、联系与会单位，并做好会议的召集和组织工作。

5.4会议组织

5.4.1会议组织分工

5.4.1.2二类会议由各主办部门牵头组织，办公室协助配合;

5.4.1.3三类会议原则由各主办部门自行组织。

5.4.2会议资料管理

5.4.2.1各类会议材料的准备，办公室负责公司主要领导讲话等

材料统一整理印制发放，其他专业类材料由各部门自行整理、印制、发放。会议指南及会议汇报材料建议采用统一格式。会议办公用品

由办公室统一购置，其费用进入当次会议费。

5.4.2.2会议资料归档应包括会议申请、会议通知、会议指南、

会议签到表、会议材料、会议声像资料的纸质及电子版。承办部门

留存会议声像资料作为归档会议资料的一部分，一类及需要专业摄

像的会议由办公室负责声像资料的采集。会后承办部门需填制会议

存档文件交接单，与各项会议资料一并提交办公室档案室。

5.5会议费用

5.5.1会议费用预算包括会议费和需由主办单位统一支付的参会

人员住宿费。

5.5.2会议费包括接送站、餐饮、场租、会标、印刷等除住宿以

外的所有费用，主办单位不再另行收取会议费、资料费等其他费用。

5.5.3会议费标准和参会人员住宿费用标准按照公司《五项费用

管理规定》执行。

5.5.4会议结束后，主办单位凭《会议费用审批单》及有效票据

到财务处核销会议费用，财务处按审批的最终确认数核销支出。

5.5.5会议费预算指标的下达及调整执行公司《预算管理程序》。

6流程

暂无

7相关文件

7.1相关的公司体系文件

7.1.1《五项费用管理规定》

7.1.2《预算管理程序》

8记录

8.1会议费用审批单

附录

附录A会议要求

附录A

会议要求

一、各类会议的召开应坚持务实、节约、从简的原则，讲求实效，不安排与会议无关的活动。会议文件和材料除特殊需要外，采用普

通纸张黑白印刷，不发放各种参考材料、宣传材料及纪念品等。会

场安排布置简洁大方，讲求实用。

二、各类会议应当严格控制参会人员范围，不得随意延长会期，不得擅自提高会议标准、超计划开支。禁止将会议费用摊派和转嫁。

三、会议要贯彻精简的原则，会议内容可以合并的提倡一次召开，尽量采用视频会议形式。同时严格按年度计划和预算安排会议和费

用支出，避免无计划和无预算先开会的现象。

四、各类会议必须按照HSE规定、保密纪律和宣传报道要求做好相关安排。

六、视频会议要求

1、建立视频会议终端的单位，要指定专人负责视频会议设备管理，并保证人员相对稳定。若人员发生变动，须及时与信息中心联系。

2、与会单位接到视频会议通知后，应及时通知设备管理人员，

严格按照规定时间打开视频会议设备，做好会前调试及会场的各项

准备工作，确保线路、设备处于良好运行状态，使影像、声音达到

最佳效果，会场灯光、环境符合公司对视频会议会场环境的要求。

3、视频会议会前调试及会议期间，各级技术管理部门要有专人

在会场值守，及时协调处理各类技术问题;未经许可不得擅自接入其

它会场;点名前安静等待，非特殊情况不得抢呼，更不得向会场中播