会务服务方案

会务服务方案

会务服务方案

会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。我们公司在过去三年的实际服务中，结合我们的经验和行政办事中心及会议大厦的实际情况，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。我们搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各司其职的会务服务模式，为各单位提供包括会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务在内的综合会务服务。行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。

一、人员配置及素质要求

会务管理服务机构设置方案

一)总的原则

因事设岗，精干、高效的原则。

二)会务管理服务机构设置方案

1、管理组织架构

管理组织架构图：

2、组织架构图说明

1)物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。

2)物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。

3)客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。

4)大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。 5)信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施；收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。

6)会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。

三、会议服务人员配备

一)人员配置原则

因事设岗与精干高效的原则。

二)会议服务管理人员配备图：

行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人(主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人)

服务人员配置人数：

三)人员配备说明

客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。客户服务部下设三个操作部门，分别是三个楼栋大堂经理、信息处理中心以及会议服务中心。该部门人员编制为60人。由此形成以部门主管总协调，以各楼栋大堂经理相辅助，以信息处理中心后台支持，以会议服务中心为前台服务的会议服务新格局。

践中积累了丰富的经验，能够根据客户的需求提供个性化的全天候服务，确保客户的满意度和忠诚度。

3、信息化管理

在信息处理中心，我们配备了专业的信息处理人员，负责全盘信息处理和跟进，确保信息的及时准确。同时，我们将建立信息反馈机制，及时收集、汇总、反馈和跟进各类服务信息，并编制每日服务通知和每周服务汇报，以便客户及时了解服务情况和问题解决情况。

4、清洁管理 我们专设清洁管理人员，负责会议大厦内外的清洁服务。根据清洁管理人员配备情况一览表，我们配备了丰富的清洁管理人员，确保会议大厦内外的清洁服务质量。同时，我们将建立清洁服务质量监督机制，定期进行清洁服务质量检查和评估，以确保清洁服务质量的稳定和持续提升。

5、优势整合

我们将会议服务中心和清洁管理人员进行优势整合，以更加专业的技能为客户提供优质服务。会议服务中心专司各种类型的会议现场服务和办公室内清洁服务，确保会议现场和办公室内的整洁和舒适。清洁管理人员负责会议大厦内外的清洁服务，确保会议大厦内外的整洁和卫生。我们将通过优势整合，实现资源共享和服务优化，为客户提供更加专业、全面、优质的服务。

要求：

通过专业培训，我们能够具备识别领导和来宾身份的基本判断能力和技巧。我们还能掌握与会领导的个人惯、基本的性格爱好及工作要求，以使我们的服务更加得体、舒适，进退有余。我们可以在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。

我们在长期的政府物业服务时间中，能够理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性。我们可以在不规律的服务要求中寻找服务的规律，以此适应和提供相应的配套服务。全天候立体式作业就是一个基本要求，所有会务服务人员和其他服务人员都要求像一只训练有素的纪律部队，各专业互相配合，招之即来，来之能战，时刻准备着。

由于机关会议具有保密性质，物业工作人员特别是会务服务人员必须具备良好的职业道德和保密意识。因此，我们在管理中实行“授权和保密管理”制度。在人员招聘时，我们实行了基本的从业资格和过往工作经历的基本调查。同时，对重要岗位实行担保制度，并须由员工户口所在地公安机关出具“无犯罪记录证明”文件，确保员工的素质能符合要求。我们还将加强对交接人员的管理。对能接触一定政府机密信息的会务服务人员，实行“授权上岗和保密教育”制度。我们将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通，了解对会议要求的各项信息并坚决执行。

由于会务服务的重要性，必须确保会议进行的顺畅。因此，我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认（确认会议安排是否调整），环境主管提前一小时进行二级检查与确认（对一级确认、工作安排及准备情况进行确认），服务热线提前半小时进行检查确认（核实前两级确认，并对相关部门的协调配合情况进行确认）。实行三级会务检查与确认制度，可有效杜绝漏洞和疏忽，确保会务服务取得良好的效果。

会务工作的管理要求如下：

1.负责领导办公室的服务工作；

2.负责区领导、机关各类会务的安排和服务，并及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况；

3.负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；

4.根据会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，并采取相应的服务措施；

5.负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；

6.负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行； 7.日常会务工作。对于小型会议的会务工作，我们将根据会议的规模和要求，制定相应的服务计划，以确保会议的顺利进行。

1、会议室服务员的工作

为了做好会议室服务员的工作，服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，并提前30分钟到岗。到岗后，服务员需要首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，如果发现异常，需要及时向主管领导报告。此外，服务员还需要仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻)。会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。会议快结束时，服务员需要在会议室门外站好准备欢送参会人员。会议结束后，服务员需要及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗等。

2、中、大型及重要会议的会务工作

对于中、大型及重要会议，客户服务部需要作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报。客户服务部根据会议需要，提前一天准备好横幅并作好相关协调工作。提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场(会议室)。服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，并提前1小时到岗。仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的惯，以便做好个性化服务。若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻)。会务部部长必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。会议快结束时，服务员需要在会议室门外站好准备欢送参会人员。

After the meeting。promptly clean the tea cups and the

conference room。and turn off the lights。equipment。air ning。doors。and windows.

During the meeting。the Safety Management Department

should XXX with the Security Department of the Office Affairs

XXX emergency。there should be service personnel on-site for

guidance.

IV。Administrative Service Center Meeting Service Process

1.Purpose

XXX of the Administrative Service Center in their meeting

service work。clarify the responsibilities of each internal n。and

standardize the XXX.

2.Scope Applicable to the meeting services of the Administrative

Service Center.

3.Responsibilities

3.1 XXX.

3.2 XXX.

3.3 Customer Service Center:

A。XXX out the "Administrative Center Meeting Service n

Form" to be handed over to the head of the XXX of the service

process.

B。The center leader needs to report the n n of the meeting

room for the next two days to the XXX the Office Affairs Bureau

(currently Mr。Ye Minjie of the Administrative Affairs n) by

email or copy before the end of each day.

C。Contact and XXX water use (water use needs to fill out

the "Meeting Procurement n Form" in advance and hand it to the

property service center XXX procurement)。flower use。XXX.

D。After the meeting。make the "Administrative Center