文件归档清单WORD

文件归档验收表格
文件归档是指将一定时间内公司所产生、收集并积累的与公司相关的文件、记录、材料等进行整理、归纳、保存并备查的工作。

文件归档的目的是确保公司日常工作的顺利进行，并保证信息的安全和准确性。

以下是文件归档验收表格，旨在帮助公司管理人员确定文件归档是否符合要求和标准。

以上验收表格很好地规范了文件归档的要求，并确保文件归档符合管理标准。

公司在进行文件归档时，应按照上述验收标准进行核查，并进行必要的更正和完善。

这样可以保证公司文件归档的健康有序、有效高效。

行政文件归档清单实用范本一、文件基本信息
文件名称：
文件编号：
文件类型：
发文单位：
发文日期：
主题词：
二、文件摘要
文件内容简述：
三、文件正文
（此处按照具体文件内容进行描述，可分为多个小节。

）四、附件清单
附件名称：
附件数量：
附件描述：
五、归档信息
归档人员：
归档位置：
六、文件复用情况
是否可以复用：
复用次数：
具体使用部门/人员：
七、文件处置情况
文件处置方式：
处置日期：
具体处置部门/人员：
八、备考事项
（此处列出与文件相关的备考事项，如需进一步处理、注意事项等）九、备注
（如有其他需要补充说明的事项，可在此处添加备注）
十、审核意见
审核人：
十一、批准意见
批准人：
批准日期：
以上为行政文件归档清单的实用范本，可根据具体的行政文件内容进行适当的增减或调整，以满足归档需要。

档案管理中电子文件的归档方式【摘要】电子文件归档在档案管理中起着至关重要的作用，对于提高效率和保障质量至关重要。

本文首先介绍了电子文件归档的重要性和特点，然后详细说明了按文件类型、时间顺序、部门或项目、关键词、权限设置等不同归档方式，以帮助读者更好地理解如何选择适合自己的归档方式。

本文强调了合理选择归档方式对于提高档案管理效率和质量的重要性，并呼吁相关管理者加强对档案管理的重视，提高管理水平和标准化程度，以更好地保护和管理电子文件。

通过合理归档电子文件，可以更好地保护信息安全，提高管理效率，提升档案管理质量，为企业的发展和运营提供更有力的支持。

【关键词】电子文件归档，档案管理，文件类型，时间顺序，部门，项目，关键词，权限设置，效率，质量1. 引言1.1 电子文件归档的重要性电子文件归档是档案管理中非常重要的一个环节，它对于组织的信息管理、业务流程和决策效率起着至关重要的作用。

电子文件归档可以帮助组织实现信息的有序存储和快速检索，避免了传统纸质文件管理中容易出现的文件丢失、错放和翻阅不便等问题，极大地提高了工作效率和准确性。

电子文件归档可以有效保护文件的完整性和安全性，防止文件被篡改或丢失，确保文件的可追溯性和可信度。

电子文件归档还可以节约时间和成本，减少了纸张、印刷和文件柜等物资的消耗，降低了人力和空间成本。

电子文件归档不仅是档案管理的需要，更是现代信息化管理的必然选择。

通过科学合理地制定和执行电子文件归档政策，可以帮助组织更好地管理和利用信息资源，提高工作效率和竞争力。

在档案管理中，电子文件归档的重要性不容忽视，需要引起各级组织的高度重视和重要政策支持。

1.2 档案管理中电子文件的特点在档案管理中，电子文件具有许多特点，这些特点对于有效的归档方式至关重要。

电子文件具有易复制和易传输的特点，使得信息可以快速传递和共享，但也增加了信息安全的风险。

电子文件的数量庞大且种类繁多，需要有效的分类与归档才能方便检索和管理。

归档文件目录表单位名称：
注：1.如归档的档案有电子版，请在备注格上写上“有”字。

目录格式说明
目录格式：
编号：(1)X X X X X X J(X)
技术名称：(2)
控制要点：(3)
说明：
(1)此目录参照国民经济行业分类与代码（GB/T4754-2002）
进行编辑和排序。

(2)编号：共7位
年度代码+行业分类代码+技术名称顺序号+拼音代码
2位数字 2位数字 2位数字 1位字母
•年度代码由目录编制年度的后两位数字构成
•行业分类代码(粗体字)和技术名称顺序号与排序索引表中数字相对应
•“J”为禁止出口技术的拼音第一位字母，“X”为限制出口技术的拼音第一位字母。

(3)技术名称：某一类技术的总称。

(4)控制要点：该类技术中需要控制的技术内容、特征及范围。

注：
正文中(圆括号)部分是对前面概念的一般性说明。

归档文件目录（范本）
归档文件目录
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电子文件归档流程4个步骤下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

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1. 文件准备。

文件收集，识别并收集需要归档的所有电子文件。

目录•1、安全保证体系•2、安全措施计划•3、安全教育•4、事故处理•5、环境保护•6、安全检查•7、特殊工种•8、安全月份报表•9、文件的管理•10、安全环保工作体系的认证资料一.安全保证体系1.公司与项目签订的各种安全管理责任书2.项目与分包队伍签订的安全管理责任书3.施工分包队伍与他们的作业人员签订的责任书，要求他们的作业人员每个人签字。

４.项目与职工签订的安全管理责任书５.项目与业主签订的安全管理责任书6.分包队伍与他们的作业人员签订的安全管理责任书项目上墙图表内容要求•1.项目安全组织机构图。

•2.项目安全管理部门的规章制度。

•3.治安、消防措施 •4.安全员的职责 •5.项目各部门的安全职责 •6.项目的安全领导小组项目安全员岗位工作职责•① 贯彻安全保证计划中的各项安全技术措施，参与安全设施、施工用电、施工机械的验收。

•② 监督、检查操作人员的遵章守纪及落实安全技术交底情况，对施工全过程的安全实施控制，并做好记录。

•③ 掌握安全动态，及时发现事故苗子。

•④ 制止违章作业，严格安全纪律，当安全与生产发生冲突时，有权制止冒险作业。

•⑤ 对进入现场使用的各种安全用品及机械设备，配合材料部门进行验收检查工作。

•⑥ 对施工现场的用电设备，按要求验收并进行日常安全用电的管理。

•⑦ 协助上级部门的安全检查，如实汇报工程的安全状况。

•⑧ 负责一般事故的调查、分析，提出处理意见，协助处理重大工伤、机械事故，并参与制定纠正和预防措施，防止事故再次发生。

•⑨ 经常性对职工进行安全教育.安全管理组织机构安全领导小组.安全措施1.项目要有公司的年初制定的安全措施计划.2.项目要根据公司下发的目标措施计划，制定出本项目的安全目标措施计划A.事故负伤频率要低于公司下达的控制指标；B.杜绝死亡、火灾、交通、设备等重大事故；3.项目制定的其它与安全有关的措施，如：各种安全防护措施等.4.施工项目制定的各项应急救援预案5.根据施工所在地气候的特点制定出冬季、雨、雪天保温防冻及夏季防暑降温、防汛、防风沙、防台风等等施工安全措施.。

党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类目名称保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期2 本校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上永久（2）提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期（3）参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。

短期3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4 党委工作计划、报告、（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久或长期5 党委发布的决定、办法、指示、批通报和通知、申请永久或长期6 以党委名义召开的工作会议材料永久或长期7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8 党委负责同志在校内的重要讲稿和参加上级召开会议发言稿永久DQ12 纪检、监察、审计序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级纪委关于纪检工作的文件 长 期 2 纪委工作规章制度长 期 3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久或长期 4纪委会议记录长 期9 党委工作简报 永 久 10 党委大事记永 久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久 12 党群系统重要统计材料永 久 13党委各部、系、各总支报党委的工作计划、总结、报告请示及批复长 期14 党委保密、秘书工作的有关文件 长 期 15 重要的群众来信来访及处理材料长 期 16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长 期 17一、二附院党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长 期18 一、二附院党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 长 期 19 一、二附院党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 长 期 20一、二附院党委、总支、直属支部人员贯彻上级文件精神和计划、总结、政治学习等材料短 期5 党员处分、复查材料、自治区以上的典型材料长期6 群众来信来访及处理意见短期7 学习及临时性的工作安排与总结短期8 廉正建设方面材料短期9 上级有关监察、审计的文件长期10 本校监察、审计工作方面的规章制度长期11 监察、审计工作计划、总结、调查报告长期12 监察、审计工作统计年报及重要报表长期13 财务检查材料短期14 审计结论、决定等长期DQ13 组织序号类目名称保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规永久或长期章制度永久3 本校组织机构设置、人员编制、变动的报告及决定、批复、通知、统计4 落实政策的有关材料长期5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、永久通知、等（包括上级批准的，要附任免呈报表）6 副处级以上干部名册、重要统计报表永久7 党总支、支部改选报告、审批材料长期8 各党总支、支部委员名册长期9 党员名册长期长期10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料11 发展新党员、预备党员转正的名册长期12 干部考核、培训材料、党员评议材料长期13 组织关系介绍信短期14 党员奖惩材料长期15 各级党员生活会情况报告长期DQ14 宣传序号类目名称保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期永久或长期2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、规章制度3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 理论学习的决定、通知、计划、总结长期5 反映本校重大活动的简报、剪报及图表长期6 校党校材料长期7 一般性学习与活动的计划小结、调查、讨论材料等短期DQ15 统战序号类目名称保管期限1 上级关于统战工作的文件长期2 本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久或长期3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久或长期4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5 台、港、澳和侨务工作材料长期6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7 统战工作重要会议记录长期8 统战工作座谈会情况介绍及其他活动材料、短期DQ16 工会序号类目名称保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、长期规章制度、协议长期3 教代会工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）4 表彰工会先进集体、个人的材料、名单长期5 处分会员的有关材料长期6 工会委员会会义记录、纪要短期7 基层工会干部名册长期8 会员名册、登记表长期9 妇女工作材料长期10 家属工作材料长期11 简报短期12 各项活动计划、总结、规程等短期DQ17 团委（学生工作处）序号类目名称保管期限1 上级关于团的工作文件长期永久2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）4 团委学生处工作计划、报告、总结及规章制度、统计表永久或长期5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料、经验介绍长期6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7 处分团员的材料及复查材料长期8 批准入团、离团材料及名单长期9 团干部名单长期10 团员名单长期11 团委学生处会议记录长期12 学生会文件、材料长期13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14 各团总支的有关材料长期15 研究生会的有关材料长期16 团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17 社团活动、社会实践、军训、等活动有关材料长期或短期行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合序号类目名称保管期限1 上级有关高校行政管理的综合文件长期2 全校性的规章制度永久或长期3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4 校长办公会、校长工作会议记录、纪要永久5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6 全校性的工作会议、座谈会文件长期7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8 本校教育事业规划、计划及上级批复永久9 学校评估材料永久10 本校向上级的请示及其批复永久或长期11 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期12 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久或长期13 学年报表及综合统计永久14 启用印章的文件及印模永久15 本校历史沿革、情况介绍、大事记永久16 本校简报、信息、动态等永久或长期17 校史工作材料永久18 校友工作材料长期19 校庆工作材料长期20 群众来信来访文件材料短期21 普法工作材料短期22 上级有关与本校各处级单位的来文长期23 各处级单位会议记录、纪要、简报长期长期24 各处级单位工作计划、总结、报告长期25 各处级单位开展各种学术活动的文件长期26 各处级单位与国内单位协作的材料长期27 各处级单位统计年报及重要材料长期28 科学技术方面的开展协议等长期29 计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期30 计划生育工作计划、总结、规章、制度、办法、统计等长期31 客座教授聘书、各种协议、奖惩材料长期32 综合治理、精神文明建设材料长期XZ12 人事序号类目名称保管期限1 上级机关有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度长期3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久或长期4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5 关于校内机构设置、变化的文件材料永久6 人事处权内的干部任免文件及名册永久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料长期9 教职工动态月报长期10 统计报表永久11 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久12 教研室、正副主任及各单位副科长名册长期13 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷、永久或长期要求附审批表）、教师资格认定材料14 教职工工资调整材料、名册长期15 教职工转正定级材料长期16 教职工校内调动材料长期17 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系、长期介绍信、报道证等）长期18 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系、介绍信存根）19 教职工援外和支援边远地区材料短期20 教职工退职、离职和出国的有关材料长期21 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期22 教职工退休后重新工作的材料长期23 教职工福利工作短期24 教职工商调函件长期或短期25 师资培训、管理工作计划、规定、总结永久26 教师进修计划、安排、总结长期27 教师工作量的规定、执行情况长期28 教师业务考核材料长期29 使用临时工有关材料长期或短期30 人民来信来访材料长期或短期XZ14 保卫序号类目名称保管期限1 上级有关公安保卫工作的文件长期2 本校公安保卫工作方面的规章制度长期或短期永久或长期3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表、请示与批复4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上报的批复、长期判决书5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6 要害部门的公安保卫、消防工作长期7 保卫工作简报长期8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9 会议记录长期XZ15 后勤管理序号类目名称保管期限1 上级有关总务工作的文件长期2 本校总务处及各科规章制度长期3 本校总务工作计划、报告、调查材料长期4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期长期6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件7 师生员工健康状况调查材料及系统表永久或长期8 车辆工作的有关材料短期9 伙食工作的有关材料短期10 校园绿化工作的有关材料短期11 其他长期或短期XZ16 档案、图书、文博序号类目名称保管期限1 上级有关图书、情报、博物工作的长期2 档案、图书、文博规章制度长期3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期永久4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6 档案馆指南、全宗介绍永久外事类档案归档范围和保管期限表WS11 综合序号类目名称保管期限1 上级关于外事工作的文件材料长期2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3 外事工作统计报表等永久或长期4 外事工作会议材料长期5 上级对出国（境）人员的有关文件材料长期6 国际学术会议论文长期7 投寄国外的学术论文长期8 出国（境）人员考察、访问等材料长期9 出国（境）讲学、研究人员有关材料长期10 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影永久印件）11 国际比赛、竞赛长期12 往来信函长期或短期13 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期14 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期15 外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料长期16 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期17 国际比赛、竞赛长期18 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久19 本校完成的国际合作项目、成果等材料永久20 事作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期21 授予外籍人员名誉称号的材料永久22 双方互赠的礼品、纪念品长期23 国际会议的有关材料长期WS12 外国留学生工作序号类目名称保管期限1 录取审批材料永久2 学籍登记表、学籍卡片永久3 教学计划、大纲、安排长期4 学习情况、成绩及评语永久5 学位论文及学位证书复印件长期6 学生名册永久7 学生去向及有关材料长期教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综合序号类目名称保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期永久或长期2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久或长期3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5 非学历教育的培训班、进修班材料长期6 统计报表永久7 学生运动会材料长期8 会议记录、纪要长期9 各种教学及管理会议材料长期10 各种通知等短期11 其他有保存价值的材料短期JX12 学科与实验室建设序号类目名称保管期限1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2 学科、专业实验室论证、评估、申报、审批材料永久3 重点学科、专业、实验室建设材料永久4 学科、专业实验室建设计划、简报、总结材料长期5 学科、专业实验室建设统计报表永久JX13 招生序号类目名称保管期限1 上级有关招生工作的文件材料长期或短期2 招生计划、规定、生源计划长期3 新生录取材料及新生名单永久或长期4 委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5 招生宣传招生工作总结短期6 研究生入学试题及指导教师名册长期JX14 学籍管理序号类目名称保管期限1 新生入学登记表永久2 学生学籍卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册永久5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7 学生处分材料（包括会议记录）长期JX15 课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1 各专业教学计划、教学大纲及学校有关文件永久或长期2 课程建设要求及安排、校历课、课表、开课统计表长期3 各学院（系）、科、专业课程试题库长期4 典型教案、重要备课记录长期5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6 社会调查、计划、总结及有关材料短期JX16 学位序号类目名称保管期限1 上级有关学位工作文件材料长期2 本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3 学位委员会会议记录、决定、评估材料长期4 学位委员会授予各层次学位清册、学位授权点审批材料永久5 本科生优秀学士学位论文长期6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17 毕业生序号类目名称保管期限1 上级有关毕业分配的文件材料长期2 毕业生工作计划、简报、总结长期3 毕业生供需统计、计划、合同长期4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5 毕业证、结业证、派遣证存根领取签收册长期6 毕业生登记表长期7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX18 教材序号类目名称保管期限1 计划内统编、主编、自编教材长期2 各专业使用教材目录长期3 计划内统编、主编、自编教学指导、实习指导长期4 其他有保存价值的自编参考资料短期附录：存校、系教学类档案序号类目名称保管期限1 本科生毕业论文及评审意见长期2 课堂教学材料、课堂进度表短期3 教师任课安排、教案长期4 优秀实习报告短期5 本专业教学检查、调查材料及总结短期6 教师工作量核算、登记材料短期科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11 综合序号类目名称保管期限1 上级与本校科研行政管理文件材料及各种统计报表长期2 科研计划管理文件材料永久3 科研成果管理文件材料长期4 科研经费管理文件材料长期5 申报科学基金及有关批复长期6 学会工作（学术活动）材料短期KY12—1 科研准备阶段序号类目名称保管期限1 开题报告与课题调研论证材料长期2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计长期4 计划执行情况、计划调整或撤消报告短期5 课题投资和预决算材料短期KY12—2 研究实验阶段序号类目名称保管期限永久1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）2 数据处理材料：包括计算机处理材料（如程序设计说明、框永久图、计算结果）永久3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等4 研究工作阶段小结、年度报告长期5 配套的照片、底片、录音带、录象带、幻灯片影片拷贝等、永久6 样品、标本等实物的目录永久KY12—3 总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1 研究报告、研制报告永久2 论文专著永久3 工艺技术报告永久4 技术诀窍报告永久5 专家评审意见永久6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期7 鉴定证书永久8 推广应用意见长期9 课题工作总结长期KY12—4 申报奖励阶段序号类目名称保管期限1 科研成果登记表永久2 科研成果报告表永久3 科研成果奖励申报与审批材料永久4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5 专利申请书或证书原件或影印件永久KY12—5 推广应用阶段序号类目名称保管期限1 转让合同、协议书永久2 生产定型鉴定材料永久3 成果被引用或投产后反馈意见短期4 推广应用方案及实施情况长期5 扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6 成果宣传报道材料短期7 对外学术交流材料长期产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表CP11 综合序号类目名称保管期限1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期长期2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表、责任书等3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期长期4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久或长期6 会议记录、材料长期CP12—1 销售管理序号类目名称保管期限1 产品用户清册长期2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期3 用户反馈的产品技术文件材料长期4 产品说明书、宣传品、广告样张短期CP12—2 产品计划准备阶段材料序号类目名称保管期限长期1 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文CP12—3 产品生产设计（研制）阶段材料序号类目名称保管期限1 总体方案设计材料长期2 全套设计定型图纸长期3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录分析报告长期4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期5 阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复长期6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期CP12—4产品生产试制与鉴定阶段材料序号类目名称保管期限1 实验大纲、实验记录及实验工作总结长期2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期3 实验规程和记录、样机底片、照片等长期4 得奖材料、专利材料长期5 论文专著长期CP12—5 产品生产阶段材料序号类目名称保管期限1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期长期3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料4 材料定额和代用单，工时定额短期5 生产定型报告及批复长期6 重大质量事故分析，重要连席会议纪要长期7 各种更改单及技术通知单长期8 生产工作总结报告、技术工作总结报告长期基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11 综合序号类目名称保管期限1 上级在关于基建工作的文件长期2 基建工作规章制度长期3 基建工作计划、总结、简报长期4 基建工作总体规划永久5 基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6 基建工程财务预、决算长期7 全校性总体规划、设计总平面图永久8 水、电、气管道分布图永久9 地质勘探、地形测量材料永久JJ12—1 可行性研究序号类目名称保管期限1 项目建议书及上级批复永久2 可行性研究报告永久3 项目评估永久4 环境预测、调查报告永久5 设计任务书及计划任务书永久JJ12—2 设计基础序号类目名称保管期限永久1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、永久观测记录3 水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12—3 设计文件序号类目名称保管期限1 初步设计永久2 技术设计永久3 施工图设计短期4 技术秘密材料、专利文件永久5 设计计算书长期6 关键技术实验永久7 总体规划设计永久8 设计评价、鉴定及审批长期JJ12—4 工程管理文件序号类目名称保管期限1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3 施工执照永久4 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、暖供应协议书永久5 产权证书永久JJ12—5 施工序号类目名称保管期限1 土地施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要长期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实施报告长期（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久（6）土建施工定位测量地质勘探永久（7）土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处永久理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期（11）交工验收记录证明长期（12）竣工报告、竣工验收报告永久2 设备及管线安装施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要长期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备测试记录短期（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（8）系统测试、实验记录长期（9）管线清洗、通水、清毒记录短期（10）管线标高位置、坡度测量记录长期（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（12）竣工报告、竣工验收报告长期3 电气、仪表安装施工文件短期（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审。

Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法档案是历史的真实记录，是人类文明进步的阶梯，是党和国家的宝贵财富。

二00四年七月，云南省档案局提出的《关于实施档案工作“八项工程”，加快云南档案事业发展的意见》为进一步推动我省档案事业的发展指明了方向，明确了今后一定时期内档案工作的重点、任务和目标，把档案馆建设成为集“资政决策、信息传播、文化交流、社会教育和服务”等功能为一体的现代化档案馆。

要求各机关单位在向当地档案部门移交档案的同时必须移交所交档案的机读目录。

然而，绝大多数的机关单位由于种种原因，过去一直没有使用综合档案管理软件，但是又花费了较多的人力物力用Word、Exl、WPS等文字处理软件格式录入了大量的档案案卷级和文件级目录，这些目录是不能作为档案管理软件的机读目录数据直接被调用的。

在使用综合档案管理软件后，如果重新进行目录数据的录入，必将造成更大的人力物力资源的浪费，并且从时间上来说也是几乎不允许的，如何将这些目录批量导入档案管理软件，成为机关档案工作者心头的一大困扰。

结合自己档案工作的经验和对档案管理软件的研究，本文将就如何把用Word、Exl、WPS 等文字处理软件格式录入的档案文本目录导入档案管理软件，成为可以用档案管理软件进行检索等操作的机读目录数据进行探讨，以供广大档案工作者探讨。

以用Word文字处理软件格式录入的目录导入世纪科怡档案管理系统软件为例：第一步：打开文本目录文件《2005年纸文件归档文件目录》，删除文件中的标题、空格、表头等相对冗余的部分。

同一表格中间的空格和回车符必须删除。

全部选择文件（Ctrl+A），然后点击复制（Ctrl+C）。

第二步：将文件保存为纯文本文件。

方法是依次点击开始〉程序〉附件〉记事本，打开记事本程序，点击编辑〉粘贴（Ctrl+V），然后存盘退出记事本程序。

若在Word文字处理软件中点击另存为，在弹出的对话窗口中将保持类型选择为“纯文本”，保存后退出也可以，但是这样必须对此文本文件进行手动处理，相对的工作量要比前一方法大得多。

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（征求意见稿）第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条企业文件材料归档范围是：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

第四条企业文件材料可不归档范围：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。

第五条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

.机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定（ 2006 年 12 月 18 日档案局令第8 号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民国档案法》、《中华人民国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、记录，机关部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条凡属机关归档围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30 年、 10 年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件是归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。

※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。

※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订 1一起。

二、质量要求1、归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。

三、整理方法1、对归档文件的技术处理。

包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。

（1）拆钉。

文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。

（2）文件修整。

为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。

主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。

使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。

无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。

第二，复制字迹模糊或易退色的文件。

包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。

如何使用Word进行文档的整理和分类在现代社会中，文档管理是我们日常工作中不可或缺的一部分。

随着电子文档的普及和使用，如何高效地整理和分类文档成为了一个重要的技能。

本文将介绍如何使用Word进行文档的整理和分类，并提供一些实用的技巧和建议。

一、建立清晰的文件夹结构在开始整理和分类文档之前，建立一个清晰的文件夹结构是非常重要的。

可以根据不同的项目、主题或者时间进行分类，确保每个文件夹的命名简洁明了。

例如，可以创建一个名为“工作文档”的文件夹，然后在其中创建子文件夹，如“项目A”、“项目B”等。

二、使用Word的标签和标记功能Word提供了丰富的标签和标记功能，可以帮助我们更好地整理和分类文档。

首先，可以使用Word的“标题”功能为文档添加层级结构。

在文档中，选择需要添加标题的文本，然后在“开始”选项卡中选择合适的标题级别。

这样，我们就可以通过查看文档结构来快速定位和分类文档。

另外，Word还提供了“标签”功能，可以为文档添加自定义的标签。

在保存文档时，可以在“文件”选项卡中选择“信息”并添加标签，例如“重要”，“紧急”等。

这样，我们可以通过标签来筛选和分类文档，提高查找和管理效率。

三、利用Word的书签和目录功能在长篇文档中，使用Word的书签和目录功能可以更好地整理和分类内容。

首先，可以使用Word的“书签”功能来标记重要的内容或章节。

在需要标记的位置，选择“插入”选项卡中的“书签”，然后输入一个有意义的名称。

这样，我们可以通过点击书签来快速定位和分类文档的不同部分。

另外，Word还提供了“目录”功能，可以根据标题级别自动生成目录。

在文档的开头或末尾，选择“引用”选项卡中的“目录”，然后选择合适的样式。

这样，我们就可以通过目录来快速查找和分类文档的不同章节或主题。

四、使用Word的批注和修订功能在多人协作或审核文档时，使用Word的批注和修订功能可以更好地整理和分类反馈意见。

在文档中，选择需要添加批注的文本，然后在“审阅”选项卡中选择“新建批注”。

归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。

填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。

为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。

施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。

二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。

分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。

保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。

2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。

3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。

4、装修工程为2年。

5、仪表控制系统1年。

三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。

目录归档文件整理规则 (1)常见问题问答 (6)归档文件整理规则实施方案 (12)归档文件整理规则中华人民共和国标准DA／T22—2000归档文件整理规则The Arrangement Rule d Filing DocumentSl范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2定义本标准采用下列定义。

2．l归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3件归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

来文与复文可为一件。

3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4质量要求4．1归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法5，1装订归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5、2分类归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

5．2．1按年度分类将文件按其形成年度分类。

5．2．2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。

5．2．3按机构（问题）分类将文件按期形成或承办机构（问题）分类。

本项可以视情况予以取舍。

5．3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5．4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图AI。