下载文档原格式
《归档文件整理规则》实施办法第一条为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的《高等本单位档案管理办法》，结合本单位实际，特制定本《办法》。
第二条本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于本单位各部门形成的所有归档文件材料。
第三条本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条归档程序：按照归档时间要求，各文件处理部门将处理完毕的文件材料，在档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条归档时间：教学类档案须在当年12月以前归档，党群行政等其他各类档案须在次年6月以前归档。
第六条归档文件应以件为单位进行整理。
（一）“件”的确定1.一般以一份文件为一件；2.文件正本与定稿合为一件；3.正文与附件合为一件；4.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件；5.转发文与被转发文合为一件；6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）；7.正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）件内文件排序方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；7.文书处理单置于相关文件正文之后。
（三）件与件之间的排序方法1.一般按照文件事由的重要程度排列。
将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
档案知识题库单项题（ 560题）1、管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年（A）归档。
A、上半年B、下半年C、11月份D、12月份2、编制归档材料案卷目录或移交清单应（B）。
A、一式一份B、一式两份C、一式三份D、一式四份3、归档的文件材料应符合形成过程中的（B），以便长久保存。
A、分类要求B、质量要求C、整理要求D、积累4、归档文件材料必须按照国家有关规定（A）。
A、系统整理B、登记C、记录D、收集5、归档文件材料的载体和字迹应符合（A）。
A、耐久性B、稳定性C、合理性D、服务性6、归档时要编制（A）移交清册，交接方在移交清册上签字。
A、档案B、分类C、编号D、档号7、建立健全文件材料归档制度，能确保档案馆（室）藏档案的（D）。
A、整理B、归档C、收集D、来源8、归档文件数量较少的单位可采用（C）分类法。
A、年度—组织机构—保管期限B、年度—组织机构—保管价值C、年度—保管期限D、年度—组织机构9、归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种（A）。
A、纸质文件材料B、所有材料C、文书、电子材料D、文书、科技、电子和特殊载体材料10、档案实体编号的总称是（ D ）。
A、类目号B、全宗号C、文号D、档号11、页号是用（）在有文字正面的（）、背面的（）标注。
（D）A、希腊数字右下角左下角B、阿拉伯数字左下角右下角C、希腊数字左下角左下角D、阿拉伯数字右下角左下角12、按照《归档文件整理规则》规定，有些文件可以几件作为一件，对此，“件”的日期是以装订时排在前面的日期为准来定其日期。
比如有一份联合文件，正文时间是2015年4月3日，复文时间是2015年12月15日，则其装订时间应该是（A）。
A、2015年12月15日B、2015年12月10日C、2015年4月3日—12月15日D、以上都不对13、归档文件整理是以件为基本单位的，下面对件的表述不准确的是（C）。
A、文件正本与定稿为一件B、转发文与被转发文为一件C、原件与复制件各为一件D、正文与翻译本为一件14、归档文件整理的分类方法中描述不正确的是（D）。
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
《归档文件整理规则》实施细则吴江市《归档文件整理规则》实施细则1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发档案信息资源，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)及江苏省《归档文件整理规则》实施办法，结合我市实际，特制定本实施细则。
本细则所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本细则适用于本市范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件收集应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经市档案局核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)要求。
4 整理方法4.1 件的确定本细则以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;介绍信存根一本为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请求与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
资料归档的实施细则一、背景介绍在现代社会中，各类组织和机构都面临着大量的信息和数据的积累和处理。
为了更好地管理和利用这些信息和数据，资料归档成为一种必要的工作。
本文将详细介绍资料归档的实施细则，以匡助组织和机构更好地进行资料归档工作。
二、资料归档的目的资料归档的目的是为了保护和管理组织或者机构的重要信息和数据，以便于日后的查阅和利用。
通过归档，可以确保信息和数据的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率和决策的准确性。
三、资料归档的原则1. 完整性原则：对于每一份资料，都应确保其完整无缺，包括所有相关文件和附件。
2. 有序性原则：资料应按照一定的分类和排序方式进行归档，便于查找和管理。
3. 安全性原则：对于重要的资料，应采取措施确保其安全性，防止丢失、损坏或者泄露。
4. 保密性原则：对于涉及机密或者敏感信息的资料，应加强保密措施，限制访问权限。
5. 可追溯性原则：对于每一份资料，都应有明确的归档记录，包括归档人员、时间和位置等信息。
四、资料归档的步骤1. 资料整理：首先，对待归档的资料进行整理，包括分类、筛选和清理。
将再也不需要的资料进行销毁或者转移，确保只归档有价值的信息和数据。
2. 归档计划：制定一份详细的归档计划，包括资料的分类和排序方式，以及归档的时间表和责任人等。
确保归档工作有序进行。
3. 归档标识：为每一份归档资料分配一个惟一的标识符，如编号或者条码。
在归档文件上标注清晰的标识，以便于查找和管理。
4. 归档存储：选择合适的存储介质和设备，如文件柜、电子文档管理系统等，将归档资料妥善存放。
对于电子文件，应进行备份和加密，确保数据的安全性。
5. 归档记录：对每一份归档资料进行记录，包括归档时间、归档人员、归档位置等信息。
建立一套完整的归档记录系统，以便于追溯和管理。
6. 归档检索：建立一套高效的归档检索系统，使得用户能够快速找到所需的资料。
可以根据关键词、日期、分类等方式进行检索，提高工作效率。
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
湖南省档案管理条例(2020修正)【发文字号】湖南省第十三届人民代表大会常务委员会公告第56号【发布部门】湖南省人大(含常委会)【公布日期】2020.11.27【实施日期】2020.11.27【时效性】现行有效【效力级别】省级地方性法规湖南省档案管理条例（1998年11月28日湖南省第九届人民代表大会常务委员会第六次会议通过根据2004年7月30日湖南省第十届人民代表大会常务委员会第十次会议《关于修改〈湖南省档案管理条例〉的决定》第一次修正根据2010年7月29日湖南省第十一届人民代表大会常务委员会第十七次会议《关于修改部分地方性法规的决定》第二次修正根据2020年11月27日湖南省第十三届人民代表大会常务委员会第二十一次会议《关于修改〈湖南省实施《中华人民共和国义务教育法》办法〉等八件地方性法规的决定》第三次修正）第一条为了加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本条例。
第二条本条例所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、经济、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案机构，将档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，统筹安排档案事业经费。
第四条县级以上人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对档案事业实行统筹规划，组织协调，并对辖区内的档案工作实行监督和指导。
乡（镇）人民政府和街道办事处应当指定人员负责收集、整理和保管本机关的档案，并对所属单位和村（居）民委员会的档案工作实行监督和指导。
第五条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责收集、整理和保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作进行监督和指导。
第六条县级以上人民政府档案行政管理部门应当加强档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员的素质。
公文写作与处理-公文的整理(立卷)与归档(一)(总分100, 做题时间90分钟)一、单项选择题1.对办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料组合成案卷称为______ • A.案卷整理• B.案卷组合• C.平时归卷• D.公文立卷SSS_SIMPLE_SINA B C D分值: 2答案:D[解析] 从二十世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。
它是指将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
答案为D。
2.《归档文件整理规则》提出的整理方法适用于______• A.各种纸质文件材料• B.各种纸质及声像材料• C.各种照片及声像材料• D.各种纸质及电子文件SSS_SIMPLE_SINA B C D分值: 2答案:A[解析] 《归档文件整理规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革。
各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理(立卷)和归档。
由此可知，《归档文件整理规则》提出的整理方法适用于机关、团体和其他社会组织的各种纸质文件材料。
答案为A。
3.《办法》将立卷二字加上括号，意味着______• A.重视• B.改革• C.注释• D.继承SSS_SIMPLE_SINA B C D分值: 2答案:B[解析] 《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。
”这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。
答案为B。
4.《归档文件整理规则》的适用范围是______• A.国家机关和企业• B.大、中型国企及地方机关• C.社会组织• D.各级机关、团体和其他社会组织SSS_SIMPLE_SINA B C D分值: 2答案:D[解析] 《归档文件整理规则》是由国家档案局于2000年12月6日颁布的。
湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发市的中华人民共和国行业标推《归档文件整理规则》DA/T22－2000）（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件是指立档肩查脸在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书挡案保存的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之问的有机联系，区分不同价值，硬于保管和利用。
第四条根据《规则》规定，从2001年I月I日起立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷，级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。
第七条科技、会训等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。
第三章文件归档整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000723号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等土作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
第九条整理环节一般应与立档单位文书处理工作的组织形式相适应。
可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。
第＋条立档单位必须制定《文书材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表）、《不归档文件管理处置力祛》，将其纳人有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十一条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文｝的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第＋二条档案人员应探人实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发市的中华人民共和国行业标推《归档文件整理规则》DA/T22－2000）（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件是指立档肩查脸在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书挡案保存的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之问的有机联系，区分不同价值，硬于保管和利用。
第四条根据《规则》规定，从2001年I月I日起立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷，级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。
第七条科技、会训等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。
第三章文件归档整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000723号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等土作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
第九条整理环节一般应与立档单位文书处理工作的组织形式相适应。
可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。
第＋条立档单位必须制定《文书材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表）、《不归档文件管理处置力祛》，将其纳人有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十一条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文｝的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第＋二条档案人员应探人实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
第四章归档文件的整理单位与装订第十三条归档文件以“件”为单位进行整理。
一般以每份文件为一件。
下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：（一）正本与定稿作为一件；（二）法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；＿（三）正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件。
附件页数多，也可各为一件；（四）具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；（五）原件与复印件或手抄件，应作为‘件；（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；（七）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（八）请示与批复才及告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为、件。
如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件，也可各为一件，并在归档文件目录”的备注栏中加以说明。
第十四条归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。
其主要工作内容包括对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。
第＋五条对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼折痕处应尽量位于字迹之外。
－第十六条以“件”作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：正本在前，定稿拦〔后；正文在前附件在后；原件在前，复制件在亏；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在合：结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字本在后：不同文字的文本．无待殊规定的，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件前面。
第十七条装订前应将“件’’内的各页按一定方式对齐。
采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
第十八条装订用品必须符合档案保护要求。
装订材料全省不作统一要求．为了降低成本，简便装订方式．全省推荐使用猜制塑料螺钉装订。
红色装订永久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。
第五章归档文件的分类第十九条归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。
包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
第二十条根据（规则》规定，年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。
年度、保管期限为必选项目卜机构（问题）为选择项目。
推荐架用“年度—机构（向题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）”分类方法，立档单位也可选择其他复式分类法。
同一全宗应保持分类方案的往定性，同一层次上的分类应有逻辑性。
不能采用文号、级别等其他分类方法。
第二十一条年度分类法，是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准据以判定文件所属年度。
计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。
第二十二条跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时归人办结年度。
几份文件作为一件，时．判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。
没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期据以按年度合理归类。
对在有专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度分类。
临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少．形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
第二十三条机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。
原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。
各类的次序可按照立档单位机构序列表约规定或习惯上的顺序来排列。
采用机构分类法不能同时采用问舀分类法。
第二十四条采用机构分类法，原则上以发文机构的名称归气该机构的类中。
下列情况的处置方法是：（一）由业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职资或业务范围，则应归人负责起草文件的机构类中．否则归人负费发文的综合机构；〔二）由几个机构共同承办处理的文件一般归人主办机构；（三）立档单位内设置的临时机构应和其他机构一样设类．形戎的归档文件归人该类保存。
临时机构与该立档单位某一常设性为部机构合署办公，形成的文件应归人该内部机构类中；临时机构溃及两个以上内部机构，则应报据其主要职能以及形成的文件内容、数最多少等，由这些机构协商后确定分类方法；（四）立档单位职能机构下设机构的，一般按上一级职能机构遥行分类；业务独立性强、职能皿要的，也可选择职能机构下设机向进行分类．类目名称为0xx}c}}xx}t0e 第二十五条同鸽分类法是按照大件内容所说明的问题对9档文件分类。
要求各类特点明确．不能互相包含。
只有在不适合按机构分类时，才采用问题分类法。
采用问题分类法时不能同时采用机构分类法。
第二十六条问娜勺类别与类名．原则上应根据内部机构的职能性质来设置。
不允许技文种设类，也不设“材料类，、“文件类”、“电报类，等。
文件材料、电报都应按问题合并归档。
第二十七条按保管期限分类，是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
技照国家档案局关于文书档案保廿期限的规定执行。
第二十八条各单位文件的归档范围及保管期限．按国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》和《文书档案保管期限表》执行。
第六章归档文件的排列第二十九条归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内．按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。
上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。
第三十条同一事由的归档文件排列．可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的皿要程度排列。
第三十一条不同事山的归档文件排列．可按不同李由形成时间的先后顺序排列，也可按事山的皿要程度舫么还可按事户具有的共同属性分别集中排列。
第三＋二条对具有保存价值．但未及时归档的琴肚文件，应排列在相应类别归挡文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。
第七尽归档文件的编号第三十三条归档文件编号．是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号．并以归档章的形式在归档文件上注明。
其内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。
第三＋四条件号为文件的排列顺序号。
件号又分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是归档文件分类、排列后在其分类方案中最低一级类目内的排列顺序号。
按文件排列顺序从.1“开始标注。
如采用～年度—机构－保管期限一进行分类的．室编件号应在同一年度、同一机构的一个保管期限内从“广开始逐件流水编号。
馆编件号是该归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。
第三十五条归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项；机构（同题）为选择项。
全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。
年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年，4n-zool",保廿期限：是该归档文件保管期限标注。
直接标明“永久”、一长期．、．短期，，可用拼音字母．r、．c^、“D，标注。
也可用简称标为“永，、白长，、“短飞件号：见第三十四条。
机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。
第三十六条归档章的项目设皿与编号项目相同。
归档章的格式见《规则》图A1。
填写归档草项目应使用碳素吕水等符合档案保护要求的字迹材料．禁止使用圆珠笔、纯兰甩水等不耐久的书写材料进行坟写。
归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置。
归档章不应压益文件字迹．不应与批示文字或收文章等。
第八章归档文件的编目第三十七条编目．是指编制归档文件目录。
包括件号、贵任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。
目录各项目的具体填写要求如下：｝件号：初指室编件号。
档案移交时，变动较大．则应另外编III件号，此为馆编件号。
变动不大，也可沿用室编件号。
｛责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署旧者。
贵任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用·本部”、“本局”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文有曰个以下责任者的，一般应同时标出，贵任者过多时可适当省略，一但不能省“我”。
对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责汪者可填写领导人姓名，未署责任者的文件．编目时应考证清楚一并填写。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
文号一般由机关代字、年度飞顺序号三部分组成，填写文号要照实沙录，不能省略。
客号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。
题名：即文件标题，填写目录中的题名应将贵任者、问题、文种三个部分照实抄录。
正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录；并列题名在需要时与正题名一并抄录；文件没有题名或题名含义不清．不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“【〕”号，重要的会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容；重要的附件题名也应抄录．外加．（），，以防漏检。
