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档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
{档案管理}档案学基础文档讲义档案现象产生于人类社会的早期，有着悠久的历史。
在这漫长的发展演变历史过程中，档案已经成为在社会现实生活中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物，从而构成了我们的研究对象。
一、档案是一种历史现象我们称档案是一种历史现象，是因为档案是人类历史过程中的一个重要内容。
从考古发现的资料来看，档案出现至少有五千年的历史。
在这五千年的历史中，档案与人类社会的发展相伴相随，直到今天，还会伴随我们的将来。
二、档案是一种社会现象从文化学的角度来看，现象可分为自然现象和社会现象。
档案是社会管理的重要工具，应社会生活的需要而产生，同时也受社会生活的影响和制约。
在社会中生活的任何人都无法割断与档案的联系，档案渗透到我们的生活之中，成为社会生活的必备要素。
三、档案是一种文化现象文化现象指人类文化发展过程中呈现出的某种外部状态和联系，具有个别、具体、可直接观察和经验性等特点。
在人类发展史上，档案代表着文化，记录着文化并为文化建设服务，同时也使自身成为社会文化的一个组成部分，成为一种文化现象。
一个国家和民族的档案是其文化发展的基础，不仅承载着其文化，同时也是其文化发展必须凭籍的资源，决定着其文化的特征和灵魂。
第一章档案的起源档案是人类社会发展的产物，是人类有意识、有目的的创造物，主要是社会关系、社会制度的产物，所以，档案是人类社会独有的现象。
档案因何而起源？起源于何时？档案是如何发展演变的？对于人类社会生活产生什么样的影响？则是我们首先要解决的基本问题。
第一节档案起源的社会机理关于档案起源这一命题，在档案学界历来争讼纷纭。
从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。
迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的简册、金文，两河流域的泥版，埃及的纸草等。
一、档案因记忆而起源（一）人类自然记忆的缺陷以大脑为载体的人类的自然记忆存在着诸多缺陷。
档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。
二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。
2.形成的原始性。
原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。
3.形式的多样性。
刀刻、青铜等。
4.生成的条件性。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
具有保存利用价值。
三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。
第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。
第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。
四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。
2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。
3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。
4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。
任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。
具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。
（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。
国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。
2.我国档案管理工作原则。
统一领导，分级管理工作。
维护档案的完整和安全。
便于社会各方面的利用。
二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。
仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。
2.综合型档案工作机构。
统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
档案管理培训讲义一、档案定义：除城建档案馆之外的公司在生产经营活动中直接形成的具有查考价值的党群、行政、人事、审计、会计、土地、设计、项目、销售、纪检、监察等门类的档案。
二、档案作用保护文件的安全性与完整性，是历史凭证。
保守档案机密，便于利用，保管与利用是紧密相连的。
与公文时刻联系，公文承办部门应保证文件的系统性与完整性。
三、房地产公的档案以案卷为单位进行整理（立卷、分类、组合、编目）1、分类：年度——部门（或问题，偏向于问题（多的情况下）来分，一级类目与二级类目展开）——保管期限按其内容所反映的问题再细分开。
2、组卷：（见后）以件为单位进行整理。
（什么叫件）核算部：项目预决算书、各类合同协议、与协作单位的往来函、各类签证过的联系单、各类考察报告、项目的标书、部门工作制度细则流程、各类供应商资料、其他材料、各类经济合同库设计部：各类图纸、技术方案、各类技术报告、招投标合同及招投标书、专业会议纪要、技术交底材料、图审材料、部门工作制度细则流程、各类合同协议、各类建议、各类重要函及联系单、各类技术标准、各类供应商资料、相关法律法规、其他项目技术资料。
前期：各类外送报告请示、上级单位批复、各类证照、各类报批材料、各类合同协议、项目立项文件、房地产行业政策法规信息、审批资料和证件、物业分割测绘工作、竣工后各类职能部门验收资料、土地证和产权证、各类配套合作材料（如电信、广电、自来水、电力、热力、煤气、环保、林水）协议、各类资料、各类制度与流程、各类培训资料、会议资料、各类外来文件工程部：部门工作制度细则流程、各类施工方案、施工组织设计方案、各类合同协议、各类建议、各类重要函及联系单、各类图纸、专业会议纪要、现场施工记录、各类监测报告、其他各类工程资料、相关法律法规、其他重要文件。
财务部：独立归档（各类凭证、报表、协议、核算书、财务规章制度及流程）营销策划部：各类营销策划方案、品牌推广宣传方案、销售管理体系及规章、各类设计调研报告、客户档案、各类合同协议、销售许可证等各类证件、各类销售合同、部门工作制度细则流程。
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案的整理与保管培训讲义一、引言档案是组织和个人活动过程中产生的记录和资料的集合，对于机构和个人来说具有重要的意义。
正确的整理和保管档案可以提高工作效率，保护权益，促进信息的流转和使用。
本讲义旨在介绍档案整理与保管的基本知识和技巧，帮助大家更好地管理和利用档案。
二、档案整理1. 档案整理的目的档案整理是指对档案资料进行分类、鉴定、整理、登记等活动，目的是为了保持档案的完整性和可利用性。
2. 档案整理的原则•分类归档：按照一定的标准和规则对档案资料进行分类，便于查找和利用。
•鉴定保留：对档案进行鉴定，确定哪些是有价值和需要保存的，避免无用档案的堆积。
•整理登记：整理完档案后进行登记，建立档案目录和索引，方便查找和管理。
3. 档案整理的步骤1.收集档案资料2.分类整理3.鉴定价值4.登记备案5.存放保管三、档案保管1. 档案保管的目的档案保管是为了保护档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损坏或泄露。
2. 档案保管的原则•定期检查：定期检查档案存放情况，及时发现问题并进行处理。
•安全存放：选择适当的存放环境和设备，防止火灾、水灾等危害。
•保密性：对涉密档案进行加密和限制访问。
3. 档案保管的措施1.制定保管规定和标准2.建立档案管理制度3.档案柜的选择和布置4.防火、防水、防盗措施的设施5.涉密档案的处理四、结语档案的整理与保管是一个细致且重要的工作，需要有系统的管理和专业的技能。
通过本讲义的学习，相信大家已经掌握了档案整理与保管的基本知识，希望大家能够在日常工作中做好档案管理工作，提高工作效率，保护档案的安全和完整性。
档案管理基础知识一、档案（一）涵义档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的3、档案的形式是多样的4、档案是原始的历史记录（二）、档案的种类1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后2、按档案的内容、性质分：文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料3、按档案载体形式分：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案4、按档案所用文字分：汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案二、档案工作（一）内容管理档案和档案事业的活动：狭义：管理档案档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研广义：管理档案事业档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。
三、机关档案工作（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。
（二）机构的设置和人员的配备1、机关要设置综合档案室机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。
2、档案人员的配备（三）、机关档案工作各项规章制度的内容1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。
2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理基础知识档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理基础知识一、档案（一）涵义档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的3、档案的形式是多样的4、档案是原始的历史记录（二）、档案的种类1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后2、按档案的内容、性质分：文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料3、按档案载体形式分：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案4、按档案所用文字分：汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案二、档案工作（一）内容管理档案和档案事业的活动：狭义：管理档案档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研广义：管理档案事业档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。
三、机关档案工作（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。
（二）机构的设置和人员的配备1、机关要设置综合档案室机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。
2、档案人员的配备（三）、机关档案工作各项规章制度的内容1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。
2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
19、什么是编目？答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
20、什么是案卷目录？答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
21、什么是全引目录？答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
22、什么是分类目录？答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
23、什么是专题目录？答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。
24、什么是卷内目录？答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
25、什么是电子文件？答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
26、什么是归档电子文件？答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
27、什么是电子文件逻辑归档？答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
28、什么是电子文件物理归档？答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
29、什么是磁性载体文件？答：磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
30、什么是纸质档案数字化？答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。
存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。
31、什么是音像档案？答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
32、什么是照片档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
33、什么是档案编纂?答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
34、什么是档案编研工作？答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。
35、什么是组织沿革？答：系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
36、什么是大事记？答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。
第二节综合档案管理37、档案管理的工作内容是什么？答：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
38、企业档案部门依法应履行哪些职责？答：（1）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（2）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（3）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（4）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
39、违反《档案法》的行为有哪些？答：（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（3）涂改、伪造档案的；（4）擅自出卖或者转让档案的；（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（8）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。
上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分。
40、档案工作人员应具备哪些基本素质？答：企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
41、完成档案工作任务的条件是什么？答：（1）行之有效的管理体制；（2）设置相适应的档案机构；（3）具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案干部队伍；（4）制定一系列规章制度、标准、规范；（5）配备较完善的库房、设备、提供充足的经费。
42、完成档案工作任务的手段是什么？答：（1）行政手段：通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规范、标准；（2）法律手段：依法治档，维护档案工作的正常秩序；（3）经济手段：奖励机制推动档案各项工作；（4）宣传教育手段：提高档案意识；（5）指导咨询手段：通报有关法规、标准、政策，答疑解惑、交流、具体指导。
43、档案的主要属性有哪几方面？答：档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点，它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。
（1）原始记录性是档案的基本属性档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的，是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性。
历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记载。
（2）档案的信息属性第一，档案信息是用文字、图表、声象的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再现，为人们提供依据性、凭证性的信息。
第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。
档案作为信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存贮、积累信息；另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不断输出传递信息，处于中介状态。
第三，档案信息面广量大，内容丰富。
它与人们的社会实践活动同步产生，随着社会的发展与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。
（3）档案的知识属性知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中积累起来的经验。
档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。
44、档案工作的“三纳入”制度的具体内容有哪些？答：（1）纳入企业各项工作计划；（2）纳入企业领导工作议程；（3）纳入有关人员岗位责任制。
45、档案工作的“四参加”制度的具体内容有哪些？答：（1）档案部门或人员参加产品鉴定会；（2）参加科研课题审定会；（3）参加基建项目验收会；（4）参加设备开箱验收。
46、档案工作的“四同步”制度的具体内容有哪些？答：（1）下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；（2）检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；（3）验收与鉴定项目文件材料同步；（4）上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。
47、归档制度由哪几部分内容构成？答：由三部分构成，即归档时间、归档范围、归档案卷质量要求。
48、档案工作一般应制定哪些规章制度？答：一般应建立如下档案工作制度：（1）档案管理规定；（2）文件材料形成、积累、归档制度；（3）文件材料归档范围及保管期限表；（4）档案工作岗位责任制；（5）档案工作考核办法；（6）档案借阅利用制度；（7）档案分类编号方案；（8）档案库房管理制度；（9）档案鉴定销毁制度；（10）档案保密制度；（11）档案统计制度；（12）科技图样修改补充制度；（13）特殊载体档案管理制度等。
49、什么是文件资料的归档？答：归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
已完成承办过程既文件资料内容所反映的事项等经研究讨论，已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。
档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。
按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。
50、文件材料转换成档案需具备哪些条件？答：（1）文件材料运转、承办完毕的；（2）对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的；（3）经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。
51、归档文件的整理原则是什么？答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
52、归档文件的质量要求是什么？答：（1）归档文件：应为原件，文件材料归档后不得更改；（2）永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档；（3）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；（4）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；（5）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；（6）录音、录像文件应保证载体的有效性；（7）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
53、各类文件材料应何时归档？答：各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分为阶段、分单位项目归档；外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时交有关人员归档；会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三年，向档案部门移交；实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；下列文件材料应随时归档：（1）没有及时归档的零散文件材料；（2）变更、修改、补充的文件材料；（3）设备仪器的维修文件材料；（4）产品、设备更换的新零部件文件材料；（5）机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（6）应归档的非纸质载体材料；（7）其他临时活动中形成的文件材料。
