如何进行有效的商业文书沟通 PPT课件

按其信息载体不同，可分为纸张沟通(包括信 件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电 子会议系统沟通四种。
三、有效商务书面沟通的特征
国外的一些专家指出，有效的书面沟通应 具备“ABC”三个特征，即：准确(accurate)、 简洁(brief)、清晰(clear)。还有另一种提法称 为“4C”，即：正确(correct)、清晰(clear)、 完整(complete)、简洁(concise)。本书将有效 书面沟通的特征归纳为以下三点：
第五章
商务书面沟通（商务写作）
学习目标： 有效书面沟通的特征、作用及技巧 商务写作的一般过程及要点 提升商务写作能力的方法 商务信函、商务报告及 其他常见商务文书的书写方法
第一节 商务书面沟通概述
一、商务书面沟通的意义
1．令人头疼的书面沟通问题 (1)秘书或专职写作者会替我写 (2)非写不可时，我可以借助于标准格式文件 (3)我的工作是会计师而不是作家 (4)干脆打电话好了
商务书面沟通培训教材PPT实用课件( 共30页)
二、正式商务报告的书写
• 1．正式商务报告的书写格式 (1)报告前页 (2)报告主页 (3)报告附页
• 2．正式商务报告的修改 (1)总体修改 (2)逻辑修改 (3)细节修改 (4)视觉辅助材料修改
商务书面沟通培训教材PPT实用课件( 共30页)
商务书面沟通培训教材PPT实用课件( 共30页)
商务书面沟通培训教材PPT实用课件( 共30页)
商务书面沟通培训教材PPT实用课件( 共30页)
一、商务报告概述
• 1．商务报告的内涵和分类 • 2.有效商务报告的特征
(1)清晰的结构 (2)易于阅读 (3)良好的视觉提示 (4)良好的写作和编辑 (5)简短的格式

礼貌 Courtesy
7C原则
具体 Concreteness
简洁 Conciseness
清楚 Clearness
商务信函的写作要点
±主题突出，观点明确 ±面向对方，态度诚恳 ±实事求是，谦恭有礼 ±结构严谨、首尾圆合 ±语气平和，用词准确 ±清楚简洁，注意修辞
商务信函的结构
（一）中文商务信函常规结构
（三）混合式 混合式是基于缩行式和齐行式改良而成的，看起来既典雅，用打
字机或电脑处理起来也方便。
技能点三 调查问卷的设计
一、问卷设计概述 二、调查问卷的基本结构 三、问卷设计的步骤 四、问卷设计的要点
问卷设计概述
调查问卷，又称为调查表、访谈表，是一份以问答方 式向被调查者搜集资料和信息，了解被调查者的态度、 意见和反应的调查工具。它是现代社会用于收集资料的 一种最为普遍的工具。
1．标题（事由）
Hale Waihona Puke 2．称谓 3．正文 4．落款 5．附件
（二）英文商务信函常规结构 1．信头 2．日期 3．信内名称和地址 4．称呼 5．正文 6．结尾敬语 7．签名 8．附件
商务信函的格式
（一）缩行式 缩行式商务信函是一种比较传统的信函格式，整封信看起来匀称
美观。
（二）齐行式 齐行式是一种较具现代气息的信函格式，目前被普遍采用。
创建备忘录
备忘录是一种记录以备忘的非正式文件。它主要 用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见 或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。
备忘录的写作要点： 1．主题思想作为备忘录的开始 2．正文中解释清楚 3．备忘录的结尾 4．提高备忘录的可读性
内 容 汇 报 性
商 务 报 告 的 特 点

三、明信片和答复卡片
• 明信片和答复卡片以其快速、廉价的特 点成为许多商务人士喜爱的沟通工具。
• 明信片和答复卡片一般用于传递简短的 商务信息如致谢、恭贺、寻求对方答复 等。
小案例
明 信 片 范 例
（寄件公司名称及地址） 亲爱的顾客： 感谢您近来的订货，我们公司现正在办理有关事宜。您将在10天内 得到答复。 在这一段时间内如果您对所订购货物有疑问的话，请与我们联系。并 请把印刷在明信片背面左下角的参考号通知我们。以便于我们保证您的货 物不致延期。 电话购物有限公司
• 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通 形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有 其更多的优势。
• • • •
书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。
• 书面材料可以配合口头表达使用。
• 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通 中的摩擦。
第三节 商务写作概述
一、商务写作的一般过程
准备阶段
初稿阶段 修改成稿阶段
二、商务写作的注意要点
• • • • 积极 清晰 简洁 礼貌
三、商务写作的技巧
• 改变写作观念 • 改变自己的行动 • 改变自己的固有观念
第四节 商务信函的写作
• 商务信函在现代商务活动中使用频率高, 效果明显,方便易行。 • 其目的在于传达意见,从事商务交往上的 接洽、安排和发展, 以便求得对方的理 解和合作。 • 一旦发生经济纠纷时,又常常作为书面证 据,具有重要的法律意义。
附页 附录 注释 参考资料
正式报告的三大内容
四、其他几种商务报告的书写
1.临时报告——主要用于通告事件的发生。 书写格式包括： • 主题 • 介绍 • 信息 • 观点 • 结尾

05
商务沟通中的礼仪与文化差异
商务场合中的基本礼仪
准时到达
在商务场合中，准时到达是一 种基本的礼仪，表示对对方的
尊重。
着装得体
根据场合选择合适的着装，展 现专业形象。
握手礼仪
握手时力度适中、眼神交流， 表达友好与尊重。
商务名片
递送名片时需双手递上，并简 要介绍自己。
不同文化背景下的沟通习惯
语言差异
培养文化意识
尊重和包容不同文化背景，增强跨文 化交流的自信。
实践与反馈
多参与跨文化交流活动，并及时总结 和反思经验教训。
06
商务沟通案例分析与实践
成功商务沟通案例分享
案例一
华为与IBM的合作项目
案例二
阿里巴巴与eBay的竞争策略
案例三
苹果公司的产品发布会
案例四
谷歌公司的危机公关
常见商务沟通失误分析
当双方或各方的利益发生 冲突时，需要明确了解各 自的利益诉求，寻找共同 的解决方案。
信息不对称
由于信息掌握程度不同， 可能导致误解和冲突，需 要及时沟通，确保信息准 确传递。
角色和职责不明确
当工作职责和期望不明确 时，容易产生冲突，需要 明确界定角色和职责。
使用建设性的冲突解决技巧
倾听技巧
积极倾听对方的观点和需求，理 解对方的立场，有助于缓解冲突
03
商务沟通中的非语言技巧
肢体语言
肢体语言在商务沟通中起着非常 重要的作用。通过肢体语言，人 们可以传达出许多信息，如自信
、尊重、专业等。
正确的肢体语言可以增强沟通效 果，而错误的肢体语言则可能导
致误解或不满。
在商务沟通中，需要注意的肢体 语言包括姿势、手势、面部表情

商务谈判座次安排——双边谈判
竖桌式
以进门方向为准
客方右侧而坐，主方左侧而坐
商务谈判座次安排——多边谈判 自由式
各方人士在谈判时，自由 就座，无须事先安排座次
商务谈判座次安排--多边谈判
主席式
签字仪式座次安排
以右为上，以左为下
客方右侧而坐，主方左侧而坐
体验活动一
请判断下面商务活 动中，哪一方为主 方，哪一方为客方
对方谈判人员安排：采购部陈经理；财务部 人员李女士；法律顾问张先生。 你方谈判人员安排：1.销售部齐经理；2.财务部人 员王先生；3.法律顾问郝女士。 请按照要求进行恰当的座次安排。
谈 判 桌
会议室门
郝女士 齐经理 王先生
李女士
谈
陈经理
判
桌
张先生
你答对了 吗？
会议室门
谢谢观赏
THANKS
BUSINESS
沟通目标与类型
— 9—
TRANSITION PAGE
有效地进行商务沟通
2
— 10 —
① 未能充分传达自己的信息
2.1
沟通是一个信息交流的过程。如果双方所掌握的信息不足或极不对称，将大大降低沟通效果。
商
一个黑人，在沙漠中走了三天三夜，又渴又饿，突然他发
务
现了一个神灯，他惊讶，好奇地对神灯说：“神灯啊，神灯，你
— 17 —
2.2 有效沟通的手段
4
节省时间
要言简意赅，没有歧义。让对 方弄懂意思，并采取相应的行动。
有效地进行商务沟通
— 17 —
2.2 有效沟通的手段
5
友善传达
轻易地打断对方，没有充分获取 对方的信息，容易造成误判断。同时， 这也非常不礼貌。

注重积极反馈
在给予反馈时，要注重积极反馈，肯定对方的观点和贡献，以提高对方的积极性和参与度 。
建设性反馈
在需要提出改进意见或建议时，要以建设性的方式进行反馈，避免使用过于直接或负面的 语言，以免伤害对方的感情和自尊心。同时，要提出具体的改进方案或建议，以帮助对方 更好地改进和提高。
11
03
商务书面沟通技巧
23
跨文化商务谈判策略制定
了解对方文化背景
在谈判前尽可能了解对方 的文化背景、价值观、习 俗等，以便更好地预测和 应对可能的冲突点。
2024/2/2
制定灵活策略
根据对方文化背景和谈判 风格，制定灵活的谈判策 略，包括让步、交换条件 等。
重视非语言沟通
注意对方的身体语言、面 部表情等非语言信号，以 便更准确地理解对方的意 图和情感。
录沟通内容。
非语言沟通
包括肢体语言、面部表情、语 气语调等，传递着重要的情感
和态度信息。
不同场景下的沟通
如商务谈判、团队协作、客户 服务等，需要运用不同的沟通
技巧和策略。
2024/2/2
6
02
商务沟通技巧基础
2024/2/2
7
倾听技巧
保持专注与耐心
在沟通过程中，要全神贯注地倾 听对方讲话，不打断、不插话， 以充分理解对方的意图和表达的
2024/2/2
22
文化差异对商务沟通影响分析
01
02
03
语言差异
不同国家和地区的语言、 方言、俚语等差异，可能 导致信息传递的误解或障 碍。
2024/2/2
价值观差异
不同文化背景下的价值观 、信仰、习俗等差异，可 能影响商务决策和合作方 式。
思维方式差异

2.研究和收集资料 材料准备主要包括两个方面： 一是要报告，平时注意建立自己的信息库。 二是在开始写报告之处，先听取领导的想法，再针对性地去收集、补充 信息。
3.组织材料 报告大约有信息类报告、可行性类报告、以及论证类报告几种
形式，因为报告的形式不同、组织材料的要求是有区别的。 （1）信息类报告的材料组织 （2）可行性类报告的材料组织 （3）论证类报告的材料组织
2.工作方案
方案由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部 署不足以说明问题，因而，文书内容的构成势必要繁琐一些，一般 有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策、措施、具体 要求等项目。
方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级的要求或涉及 面比较大的工作，一般都用带“文件头”的形式下发，所以不用落 款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。
4.工作安排 工作安排的具体写法：
（1）发文方式。 （2）安排的标题可以是“三要素”写法，也可以是“两要素”写
法（省略主体名称）。 （3）安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组
成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。
5.3.2 报告的写作 所谓报告是一种搜集、研究事实的人与由于某种目的而要求看
报告的人之间的信息或建议的交流形式。 1.调查报告
调查报告是为解决某些问题而调查分析实际情况、研究对策， 然后向有关部门和上级领导所作的报告。
调查报告的正文一般包括四方面内容，即前言、事实、分析、意 见（对策或建议）。 （1）前言 （2）事实 （3）分析 （4）对策和建议
2.工作报告 工作报告，就是将最近发生、发展与变动的各种工作情况写出来反映
4.写作报告初稿 （1）内容简介 （2）报告的正文 （3）写作最后部分 （4）写作摘要

拼写错误可能会导致读者对您 的专业性产生怀疑，要格外注 意。
臃肿冗长
文书格式应简洁明了，涵盖要 点，且绝不应过于冗长，浪费 读者的宝贵时间。
逻辑混乱
一个让人难以理解的文书，最 有可能是逻辑混乱导致的。在 写作过程中，要严格按照逻辑 关系组织结构。
优秀文书案例分享
报告范文
这份报告展现了一种干练的、清晰的写作风格，能够简洁地表达必要的关键信息。
写作步骤和技巧
1
明确文书类型
根据不同的文书类型，掌握不同的写作技巧和规范。
2
列出大纲
列出大纲，帮助您整理思路、梳理结构，写作过程更加轻松愉快。
3
展开写作
按照大纲，逐一填写内容，尽可能详细地阐述观点。
4
仔细调整
仔细检查文书语法、用词等要素，并做好排版工作，让文书更加亮眼。
文书沟通中的常见错误
拼写错误
《文书沟通》PPT课件
本课件将针对文书沟通这一议题，为各位带来深入浅出、生动形象的介绍和 讲解。无论您是职场新人，还是老手，此课件都将对您的职业生涯带来极大 的帮助。
为什么要学习文书沟通
1 精准表达
文书沟通是一种精确表达信息的方式，通过学习，可以更好地将想法呈现给他人。
2 职业竞争力
在职场上，文书沟通能力已经成为提高职业竞争力的重要因素。
3 提升学术素养
学习文书沟通，可以提升学术素养，为成功完成论文、学术论文等提供帮助。
文书沟通的基本要素
语言规范
语言应该规范准确，减少含 糊不清的表达，避免生僻字 和简写符号。
结构严谨
文书应该按照逻辑顺序呈现 信息，结构严谨。
注重细节
在文书沟通中，细节是非常 重要的。需要仔细检查拼写、 语法和标点符号等基本要素。

非语言交流的定义与重要性
定义
非语言交流是指通过肢体动作、 面部表情、声音语调等方式传达 信息的方式，与语言文字交流相 对。
重要性
非语言交流在商务沟通中占据重 要地位，能够补充和强化语言文 字信息的含义，同时也能在某些 情况下替代语言文字交流。
非语言交流的常见形式
肢体动作
如手势、身体姿势、头 部动作等。
通过特定的肢体动作和面部表 情来传递信息，例如点头表示
同意，摇头表示否定。
调节气氛
通过调整自己的声音语调和身 体姿势来调节商务沟通的气氛 ，使谈判或会议更加顺利。
商务沟通中的书面交流
03
商务信函的写作技巧
01
商务信函的语言和语气
使用正式、专业的语言，保持礼貌、尊重的语气，避免 使用过于随意的表达。
商务沟通培训课件
汇报人：可编辑 2023-12-25
目录
• 商务沟通基础 • 商务沟通中的非语言交流 • 商务沟通中的书面交流 • 商务沟通中的口头交流 • 跨文化商务沟通 • 商务沟通中的礼仪与形象塑造
01 商务沟通基础
商务沟通的定义与重要性
商务沟通的定义
商务沟通是指在商业环境中，为了达成商业目标或解决商业问题，进行的书面 或口头交流和信息传递。
面部表情
如微笑、皱眉、眼神等 。
声音语调
如音量、语速、音调等 。
空间距离
如与对方的距离、座位 方向等。
非语言交流在商务沟通中的应用
01
02
03
04
建立信任
通过真诚的微笑、适当的眼神 接触和友好的肢体动作来建立
信任关系。
表达情绪
通过面部表情和声音语调来表 达情绪，使对方更好地理解自

下情
建立關(係xiàqíng)
上達
透過關系 明(暗)說 達成目標
第十二页，共30页。
溝通的三種方式(fāngshì)
❖ 面對面 ❖ 書面 ❖ 電話
缺點
當面說不出口(chū kǒu) 寫一大堆他看都不看 看不見他可有在聽
•沒有更好的方法,只有盡量求其有效. • 存心站在不好的立場來把事情做的更好,任何 (rènhé )方式都可能有效.
第二十三页，共30页。
二.平行(píngxíng)溝通技巧
• 彼此尊重(zūnzhò ng),從自己先做起. • 知己知彼,創造良好形象. • 易地而處,站在彼的立場. • 平等互惠,不讓對方吃虧. • 了解情況,選用合適方式. • 依據情報,把握適當時機. • 如有誤會,誠心化解障礙.
第二十四页，共30页。
第二十二页，共30页。
一.下對上溝通技巧(jìqiǎo)
• 除非上司(shànɡ sī)想聽,否則不要講. • 若是意見相同,要熱烈反應. • 持有相反意見,勿當場頂撞. • 意見略有差異,要先表贊同. • 想要有些補充,要用引伸式. • 如有他人在場,宜仔細顧慮. • 心中存有上司(shànɡ sī),比較好溝通.
(2)如何(rú hé)使對方情緒 放鬆
(3)哪部分比較容易接受
第二十一页，共30页。
溝通的方向 (fāngxiàng)
上向下 傳達政策,目標,計劃,業務指導,激勵誘導.務求
上情下達. 平行 交流經驗,看法,意見,誤會,務求互相了解,彼此
共進. 下向上(xiàngshàng) 陳述意見,抱怨,批評,有關問題務求下情上達.
有效(yǒuxiào)的沟通
第一页，共30页。
溝通的意義
▪ 溝通就是將一個人的意思和觀念,傳 達給別人的行動.

沟通的定义 2、沟通过程的原理模型
传递者
接收者
01
02
思 考
忙碌的一天的人们以各自的方式奔向 那个让 人休憩 被人们 赋予了 太多温 情的地 方—— 家。而 我却朝 着与家 相反的 方向， 也因此 看到了 在两点 一线的 惯常中 不一样 的'画面 ，至今 不肯忘 怀。
编 码
03
04
传 忙碌的一天的人们以各自的方式奔向 那个让 人休憩 被人们 赋予了 太多温 情的地 方—— 家。而 我却朝 着与家 相反的 方向， 也因此 看到了 在两点 一线的 惯常中 不一样 的'画面 ，至今 不肯忘 怀。 递
高效的语言沟通
忙碌的一天的人们以各自的方式奔向 那个让 人休憩 被人们 赋予了 太多温 情的地 方—— 家。而 我却朝 着与家 相反的 方向， 也因此 看到了 在两点 一线的 惯常中 不一样 的'画面 ，至今 不肯忘 怀。
沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或 其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。
容易被忽视 ——原因
忙碌的一天的人们以各自的方式奔向 那个让 人休憩 被人们 赋予了 太多温 情的地 方—— 家。而 我却朝 着与家 相反的 方向， 也因此 看到了 在两点 一线的 惯常中 不一样 的'画面 ，至今 不肯忘 怀。
忙碌的一天的人们以各自的方式奔向 那个让 人休憩 被人们 赋予了 太多温 情的地 方—— 家。而 我却朝 着与家 相反的 方向， 也因此 看到了 在两点 一线的 惯常中 不一样 的'画面 ，至今 不肯忘 怀。
激情
忙碌的一天的人们以各自的方式奔向 那个让 人休憩 被人们 赋予了 太多温 情的地 方—— 家。而 我却朝 着与家 相反的 方向， 也因此 看到了 在两点 一线的 惯常中 不一样 的'画面 ，至今 不肯忘 怀。

1.2.1 进行有效时间管理 列出所要完成任务的清单 ① 任务的简要描述 ② 任务下达方 ③ 任务完成的日期 ④ 任务的完成的方式 ⑤ 与任务有关的其他人员 ⑥ 各任务之间是否相互依赖 ⑦ 预期完成各任务所需要的时间
PPT课件
26
1.2.2.高度重要性的事情的特点：
① 没有按期完成任务可能带来严重后果 ② 其他重要任务取决于该任务的完成 ③ 其他人的活动受到该任务的影响
• “太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早……”
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
• 出现有限顺序分类错误 • 受到别人的干扰 • 未能节省时间 • 未能制定一个可行计划 • 未能遵循计划
PPT课件
32
1.5.4.如何创造时间
• 避免犯错误 • 明确你在做什么 • 文件信息的条理化 • 尽量将任务授权 • 确保你只做自己份内的事情 • 分批执行任务以减少任务转换的时间
PPT课件
第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
PPT课件
12
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、