行政采购管理制度及流程

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行政采购管理制度

目录

一、总则 (2)

二、适用范围 (2)

三、职责 (2)

四、工作程序 (3)

(一)、供方的选择 (3)

(二)、合格供方的控制 (3)

五、采购 (3)

(一)采购物资综述 (3)

(二)采购物资的撤销 (4)

(三)采购事宜处理期限 (4)

(四)询价、比价、议价 (5)

六、到货物资检验结果的处理 (5)

七、领用物资管理办法 (5)

八、整理付款 (6)

九、库房管理制度 (6)

十、物品采购、领用流程图 (7)

一、总则

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,严正采购工作流程,特制定本制度。

行政类采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展采购工作。副总经理对采购人员及库管员进行统一考核和管理。

二、适用范围

本制度适用于武汉中有药业有限公司人事行政部采购及与采购相关的所有事宜。

三、职责

1.人事行政部采购人员负责行政办公用品采购的控制,并组织相关部门对供方进行评

价。

2.其他部门负责提供其部门月度所需办公用品的分类别采购清单,如个别用品有特殊

要求,须在备注里注明。交部门负责人签批的采购清单到人事行政部登记存档,由人行部汇总采购清单进行月度统一采购。

3.总经理及副总经理审核并签批人事行政部汇总的采购清单。

四、工作程序

(一)、供方的选择

供方的选择必须遵循就近、质优、价廉的原则,并满足以下条件:

1)企业必须有法人资格营业执照,具备相应的及时供货能力与合作愿望;

2)具有保证产品质量的管理能力和检测手段,能对其供货产品的质量全权负责;

3)具备所需我司采购物资的经营许可证。

4) 有多年的企业供货经验、质量和信誉程度稳定,有稳固的供货能力。

5) 深入市场,对本地区的市场进行考察,对我司所需物资进行价格摸底,选择最合适的

供货方进行讨论分析。

6) 将分析结果报总经理,讨论选择最优的供货方,签订相关的供货协议。

(二)、合格供方的控制

1) 建立档案:人行部应建立合格供方档案,包括:营业执照、经营许可证,年度进货的

数量和质量记录、质量问题反馈记录等;

2) 及时反馈质量信息:人行部应及时与供方沟通,反馈情况,必要时定期对供方进行质

保能力和供货能力的考察,考察时作好记录,考察后编写出评价报告,并作出评价结论;

3) 供方的变更:当供方的供货质量情况不能满足要求时,职能部门应按上述供方的选择

要求重新评价,评价结论须变更供方的,填写申请变更供货方的报告,经人行部审核,并报总经理、副总经理批准生效。

五、采购

(一)采购物资综述

1.采购档案是清楚说明订购产品的资料,采购档案一般是指采购清单。采购清单上应明

确规定采购物资的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限、采购人及特殊性要求等。

2.当采购清单发生变化时,采购人员应及时与供方协调,明确变更内容。

3.采购产品的验证审核由人行部、财务部共同进行验证。

4.人事行政部负责供方评价和采购控制的有关记录和采购档案的收集、整理、编目、存档。财务部负责采购产品验证的质量记录的收集、整理、编目、存档,人行部协助完成。

5.紧急采购时,由人事行政部在“采购单”“备注栏”注明原因,以急件递送。

6.采购物资不论金额、数量、总额都必须有总经理及副总签批生效,采购人员方可进行采购。

(二)采购物资的撤销

1.采购物资的撤销应由原采购部门通知人事行政部停止采购流程及注明撤销采购的相关

原因。

2.人行部办妥撤销后,依下列规定办理:

3.人行部把原采购单有人行部经理签字撤销后,送回原采购部门。

4.原采购单未能撤销时,采购人员应通知原采购部门。

5.若采购清单已报供货方,应立即告知供货方停止供货,并说明原因,请供货方谅解,

协助采购清单的顺利撤销。

(三)采购事宜处理期限

人事行政部应依采购物资的特性及市场供需,分类制定材料采购事宜处理期限,通知各有关部门以便参考,如有变更时,应立即修正。人事行政部应分询价、订购、交货三个阶段,以控制采购作业进度及节省费用。采购员未能按既定时间完成采购的,应向采购部门说明未能按时采购的原因,并告知其到货时间。

(四)询价、比价、议价

1.采购人员接获采购单汇总后应依采购物资的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或

厂商提供的资料,除经以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。采购人员要严格履行自己的职责,大件采购在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则,询价后报领导核准供应商,不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下,选购低价物资,做到质优价廉。同时要实行

跟踪办事负责到底的责任制,不得无故积压或拖延办理有关采购方面的工作。

2.若供方报审的规格与采购材料规格略有不同或属代用品者,采购人员应在“采购单”

上予以说明,经人行经理核发后,告知使用部门或采购部门签批后方可通知供货方进行供货。

3.对于供货方的报价有疑问时,采购人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。

4.人事行政部接到采购部门以电话联络方式的紧急采购物资,人事行政经理应立即指定

采购人员先行询价、议价,待接到采购部门采购清单后,按一般采购程序优先办理。

六、到货物资检验结果的处理

1.审核合格的物资,审核人员应将物资入库定位。

2.不符合审核标准的物资,审核人员应告知供货方不良原因,经使用部门经理(或使用

人员)核实后,再办理退货,如特殊采购时则应据需要审核入库。

七、领用物资管理办法

1.物资采购入库后,申购部门应填写其全部采购物品领用清单,并由领出人签字,携出

其部门所采购物品。

2.领用工具类材料时,领用人应到仓库办理借用手续。

3.使用部门对于领用的物资,在使用时如遇有物品质量异常,物资变更或用余时,使用

部门应将用余物资缴回人事行政仓库。

4.物品质量异常欲退回时,应先向人事行政部说明质量问题原因,经人事行政部审核后,

确有质量问题的,再将物品缴回人事行政仓库。

5.对于退回的物品,人行仓库人员应检查核实退回原因的具体情况,研判处理对策,如

原因系由于供应商造成,采购员应立即协调供应商处理(换货或退货)。

八、整理付款

1.人事行政部应依据实际请购单及实际到货数量并有供货方提供总的正规发票进行月度

结账付款。

2.不在实际到货范围的物资财务部应依据具体审核到货物资清单付款。

九、库房管理制度

1.库房由专人管理,各种货物登记,做到帐物相符,非库房管理人员不得私自进入库房,拒绝任何人在库房逗留。

2.保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟,杜绝烟火隐患,如有违反罚款100元。

3.所有货物依据实际,合理存放。

4.任何出入库物品都要按规定履行手续,见单发货,领用登记。

5.保证货物完整出库,保证货物和备品的及时、准确出库。

6.库管员每月月底对库房进行盘点。

7.违反上述规章制度,视情节罚款20-200元。

十、物品采购、领用流程图◆物品采购流程:

◆物品领用流程: