物资采购支付管理制度
第一章：总则
第二章：物资采购具体内容
第三章：采购业务原则和权限管理
第四章：采购流程
第五章：申请付款基本流程
第六章：预付款及定金管理
第七章：应付帐款管理
第八章：附则
第九章：附件
第一章：总则
为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。
第二章：物资采购具体内容
一、本制度所指采购物料具体指：
1、日常办公用品、耗材：笔、打印纸、笔记本等。
2、办公设备及交通工具：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。
3、生产设备:所有生产用的机器、工治具等。
4、办公家具：桌椅、文件柜、保险柜等。
5、接待用品：水果、烟酒、礼品等。
二、本制度所需招标的支出具体指：
1、大设备支出。
2、工程项目支出。
3、房屋建筑物支出。
第三章：采购业务原则和权限管理
一、采购业务原则
1.公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。
日常办公用品、办公家具、接待用品由人事行政部负责;
生产设备及其他由配件部负责.
2.供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供应商或独家供应商，采购部门必须加以说明或解释；
3.合同管理原则，需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同；
4.为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购；
5.年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批复后，决定是否更换供应商；
6.采购货款除小额（1000元以下）采购外必须通过银行结算；
7、各类采购严格执行预算审批额度，超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。
二、本公司应按以下采购权限进行采购：
1.公司采购部是负责物品采购的管理部门。
2.在保障服务和节约成本的前提下，价值1百元以下的物品（除定点采购外）经公司使用部门负责人批准后由公司采购员于当地采购。
3.招标项目采购支出，须经公司股东会决议后进行招标，后由采购部执行采购。
4.公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。
第四章：采购流程
一、物资采购流程
100元以上
100元以下
否
是
物资
申请人填写《采购申请单》 部门负责人审批采购申请
预算审核
采购申请 公司负责人审
批采购申请
是否招标
股东会决议 公司采购部进行采购
仓管员/专业部门进行验收
仓管员填写《入
库单》进行入库
公司进行招标，选定供应商
采购员执行申请付款流程
公司采购部进行采购
二、招标流程图
招标小组采购部
潜在单位
投标/中标单位
第三方机构审批
制定招标计划
确定投标方人选确定标底
发布招标公告
邀请潜在单位
汇总登记单位资料，提交确定投标方人选
制作或委托第三方制作招标文件和标底
接受整理投标文
件
向中标单位发中
标通知书
开标
确定中标单位
领取并登记
资格预审文件
领取招标文件
中标签约
制作招标文件、
标底
三、物资采购流程管理
1.采购申请
1.1公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“物品采购申请单”，招标采购项目需提交“招标采购申请”。
1.2使用部门应尽量提前提出采购申请，给与采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务；
1.3预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对，并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程，预算外需提交情况说明。
1.4使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。
2.选择供应商并订购
采购部应对所需物品选择至少三家供应商，对采购物品询价对比，提交总经理审批，确定供应商后签订当年供应合同。
2.1采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，确定采购的品种、规格和数量，遵循定点采购原则，无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购；
2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容；
2.3不能在请购部门约定时间内到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成请购单。
2.4采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。
3.验收
3.1采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对，根据验收结果填写外购入库单，除一份自留以外，其余传递到采购部、财务部，以分别登记相关台帐，在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部，及时补充或更换。
3.2仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。
4.付款
采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。
财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作：
4.1检查所有表单是否填写完整，是否经适当审批；
4.2审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价，有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理；
4.3是否签订并存档采购合同。
4.4若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。
第五章：申请付款基本流程 申请付款基本流程
第六章：附则
一、本制度解释权归公司财务部。
二、本制度经总经理签字后生效,修改亦同。
采购人员填
写《付款申请单》
部门负责人审批
会计审核合同付
款及发票情况 公司负责人审批
财务负责人审核
出纳付款会计入账
附件一：
物品采购申请单
单号使用部门：请购日期：年月日
序号编码名称厂家规格型号
单
位
数量单价总金额需用日期备注
1
2
3
4
5
6
7
公司负责人部门负责人预算负责人经办人一式三联：第一联采购部、第二联申请人、第三联财务部
附件二：
资产采购申请单
请购部门请购日期申请人
设备名称厂家
规格型号价格到货时间
请购理由
成本分析
本年预算总额本月预算额
本年已支出额预算负责人：
部门负责人审核意见：
签字：date：年月日公司负责人批准意见：
签字：date：年月日执行副总裁批准意见：
签字：date：年月日公司董事长批准意见：
签字：date：年月日
附件三：
付款申请单
日期：年月日收款单位：
开户银行银行账号
货币币种付款方式
申请付款金额（大写）：佰拾万仟佰拾元角分（小写）：
付款说明：
合同付款条款及相关发票情况：
会计：
公司负责人部门负责人财务负责人经办人
