文书档案管理培训课件精品

件 责任者 文
号
号
文件目录
题名
年度：
日 页 期 承办 备 期 数 限 部门 注
备考表的编制
• 备考表置于盒内文件之后。填写备考表 项目时字迹材料应符合存档要求。
• 备考表项目包括盒内文件情况说明、责 任者和日期，用于填写本盒文件缺损、 修改、补充、移出、销毁等情况。
备考表
盒内文件材料情况说明：
责任人： 填表时间：
1、本部门的职能活动 2、文件办理完毕 3、具有查考利用价值
归档文件的收集（三）
具体收集的范围包括以下几个方面： • 1 本单位年度归档的文件材料。 • 2 本单位历史上应归档而未归档的零散
文件材料。 • 3 本单位直属的撤销单位的全部档案。 • 4 其它有关的应收集的文件材料。
归档文件的收集（四）
归档文件的整理
• 定义
整理：将归档文件以件为单位进行装订、分 类、排列、编目、装盒，使之组成有序体系的 过程。
• 整理原则 • 质量要求 • 整理方法
归档文件质量要求
• 总要求：归档文件应齐全、完整。
1、书写材料：纸质文件字迹材料应符合存档要求；字 迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并归档。 。 2、用纸规格：归档文件用纸尺寸须采用国际标准A4纸 规格，纸张幅面尺寸超过标准A4型的按A4型规格折叠
。对于已破损的应予以修复。对于小于16K的文件如
合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱（注 意：两面均有字的仅贴角）。
归档文件整理方法
装订
分类
排列
编号
装盒
编目
一、装订（一）
1、以件为单位进行装订 件的定义：一份文件为一件。其中：文 件正本与定稿为一件；正件与附件为一 件；原件与复制件为一件；转发文与被 转发文为一件；请示与批复为一件；发 文稿纸及有关领导重要批示或有处理结 果的文件处理单与被处理文件合为一件 ；报表、名册、图册等，一册（本）为 一件；会议纪要或会议记录一年为一件

小刘是经理办公室秘书
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训

案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
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5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
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6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
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THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
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5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
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2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
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归档文件整理的具体步骤和方法
五、归档文件的编号
• 件号的填写：文件编号应该是逐件进行编号 ，并用铅笔将件号填写在文件的左上角（档 案整理规定右上角要用于盖归档章，及填写 相关内容）
归档文件整理的具体步骤和方法
五、归档文件的编号 • 在以往的检查中出现有关编号的问题： • 1.有的部门盒号和件号编号比较混乱。出现 不区分保管期限，不管是永久还是长期，件 号都从1连到尾，盒号也直接从1连到尾；有 的区分了保管期限，但每一盒的件号都从1 号起号，而没有把相同保管期限的件号连续 编号。 • 2.一些部门出现有的文件没有编号的情况， 或编号较乱，有的写错了直接在文件上面用 碳素笔涂改，使件号不清。件号写错后应该 用橡皮擦擦掉重新进行标号。
ห้องสมุดไป่ตู้
归档的时间和手续
• （一）学院党群、行政、教学辅助部门，应 在次年六月底前将上一年度形成的文件材料 归档。各教学系应在当年12月底前将上学年 度形成的文件材料归档。 • （二）各系毕业生成绩总表和毕业照片（分 班级），应在毕业生离校后一个月内归档。 • （三）移交和接收档案必须严格履行手续， 填写移交清册，一式两份，写，卷内文件页 数，盒数，移交时间，交接双方要签名盖章
归档文件整理的具体步骤和方法
• 四、文件的排序 • 件与件之间的排序方法 • 1.以同一“事由”的相关文件排列在一起。 • 2.一般将综合性工作形成的文件材料排在前 面，具体业务工作形成的文件材料排在后面 • 3.会议文件、统计报表等成套性文件材料应 按照重要程度集中排列。
归档文件整理的具体步骤和方法
归档范围
• 人事档案： • 1.学历学位材料 • 2.评审（考试）专业技术职称和聘任 专业技术职务工作中形成的有关材料 • 3.创造发明、科研成果鉴定材料，各 种著作、译著和在重要刊物上发表的 获奖论文或有重大影响的论文等目录 • 4. 党、团组织建设工作中形成的有关 材料、加入民主党派的有关材料 • 5. 表彰奖励活动中形成的有关材料

13、案卷级整理过程中应注意的
案卷厚度一般要求50页，太厚的 订，从案卷题加以区分，如年度会 等。
有金属物的一定要去掉，有些文 式无金属的可不拆，塑料一般无大 装订。但办公用的塑料夹必须剔除
三、归档文件整
将归档文件以件为单位进行装订
编号、编目、装盒，使之有序化的
归档文件是指立档单位在其职能
完毕，应作为文书档案保存的各种
件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的， “〔 〕”号。
全宗号：档案馆给立档单位编制的 年度：文件形成年度，以四位阿拉 年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简 件号：文件的排列顺序号。件号包 件号，分别在归档文件整理和档案移交 件号的编制方法为：在分类方案的最低 件排列顺序从“1”开始标注。馆编件 机构(问题)：作为分类方案类目的
⑤编目：归档文件应依据分类 序编制归档文件目录。 归档文件目录设件号、责任者 期、页数、备注等项目
6、拟写案卷题名
○○×××××××××××× ×××××××××××××× ××
内
责任者（通讯者）+（时间）+问题+文
责任者写全称或规范化简称，忌“本局
时间用阿拉伯数字，忌“99年” 、“
问题应系统归纳或重点列举，忌 “20 “2006年政府文件” 适当借用“关于”等辅助介词
7、填写案卷封面
机
案卷题名
文
8、填写卷内备考表
本
填写本 出、销
9、装订成卷
“三孔一线”
下对齐、右对齐
10、案卷排列与编号
不同的分类方法决定了案卷排 用“保管期限——年度——组织机 方法，案卷排列应在同一保管期限 排列，然后在同一年度内按机构或 管期限内的案卷从“1”开始大流水

2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
保管期限表
规定档案保管期限的文件。 档案局8号令
文书档案的保管期限定为永久、长期和短 期三种。长期（15-50年），短期（1-15 年）。
•
7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 20年9 月上午1 2时19 分20.9.1 200:19 September 12, 2020
•
8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20年9 月12日 星期六1 2时19 分35秒0 0:19:35 12 September 2020
•
9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 12时19 分35秒 上午12 时19分 00:19:3 520.9.1 2
d不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。
其他应注意的问题 大于A4型的报表、图样等文字材料，按
照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠， 尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字 迹之外。
破损文件需要进行修复，太小的文件需 要托裱。
字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制 件附于原件后一并归档
去除原装订文件用的易锈蚀的金属物
2009年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2010年：……
年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…

路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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（四）归档文件整理方法
主要内容 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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1、装订
归档文件应按“件”装订 “件”内排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
2010年：……
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
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保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
b: 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时 间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排 列。
c: 不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间 的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列 。
d: 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件
，应排列在相应类别归档文件的最后，或与
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相关的某件归档文件装订成一件，并在归档
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式
对齐，便于将来翻阅利用。
采用左上角装订的，应将左上侧对齐 。

• 每盒内文件的末端（一盒一张）应放置一张备考表，项目包括： 盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。盒内文件情况说 明填写盒内归档文件需要说明的情况，包括齐全完整程度、盒 内文件修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理 该盒归档文件的人员姓名；检查人填写负责检查验收归档文件 质量的人员姓名，一般由档案人员填写；日期填写整理归档文 件完成的日期。
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组件
• 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即件由哪几 部分构成的，这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何 排序。
• “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文
件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与 复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一 般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
编制备考表
备考表：一般指对盒内文 件的描述说明，尤其是重 要事项，如缺页，遗失文 件等。 最后由整理人签字，“检 查人”类同监交人，签字， 写明当天的日期，放入案 卷内留存。
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第三部分： ◆归档程序
装入档案盒
全宗名称：是机关、 企业、事业单位或人 民公社在工作或生产 活动中形成的全部档 案。
这里是指立档单位的 全称，例如：“中国 **财产保险股份有限 公司**分公司”。
报告、函、批复、批转文件等； 2、“白头文件”，如会议有关的文件材料（包括会议通
知、会议记录、领导讲话等）； 3、公布性文件，如公告、通告、布告等； 4、内部使用文件，如规章制度、计划、总结、登记表、

凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用 价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是 归档的主体。
（2）归档时间：
一般在次年上半年向档案部门移交。 国家档案局《机关档案工作条例》（1983）
（3）归档案卷的质量要求
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间 的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与 附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复 文可为一件。 4、整理方法 装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、 件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒 (四川省档案局关于施行《归档文件整理规则》的几点意见 川档发〔2001〕24号 2001.4.9)
信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的 信息空间和开放的环境。
3、电子文件管理的法规、制度与标准
（1）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准 《档案著录规则》（DA/T18—1999）《档案分类 标引规则》(GB/T15418—94)《归档文件整理 规则》(DA/T22—2000)
（2）电子文件管理特有的标准
3、档案鉴定工作的制度和程序 （1）制度：
制发鉴定档案的标准文件； 档案鉴定工作的组织领导：“三结合” 鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员； 销毁档案的批准和监销制度 （2）鉴定方法：直接鉴定法
（3）销毁清册
五、档案的档案的编研与利用
1、档案的编研 （1）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，
《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894—2002，2002/12/04，2003/05/01) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分： 电子文件归档与档案管理》 （GB/T17678.1—1999） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第二部分： 光盘信息组织结构》 （GB/T17678.2—1999） 《CAD电子文件光盘存储系统一致性测试》 （GB/T17679—1999） 《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1~10—1999） （1999/02/26，1999/10/01）

法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有 关单位及人员。 2、决议:党的机关用于经会议讨论通过的重要决策 事项。 3、决定:党和国家机关用于对重要事项或重大行动 做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤 销下级机关不适当的决定事项。
第二节 公文的种类
4、指示:党的机关用于对下级机关布置工作， 提出开展工作的原则和要求。
称、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。 2、请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每
件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。 3、正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（开
头要交代请示的原由；主体要说明请求事项；结语要另起一 段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”， “以上请示，请予审批”等）；落款包括署名和成文时间两 项内容。
第二节 公文的文种
一、什么是文种（通用公文） 文种是经统一规范，用以表明不同性质、功
能、作者权限、行文关系、目的要求和使用 范围等的公文类别的名称。所以，也称公文 名称或文别。
第二节 公文的种类
二、通用公文的主要文种
<一>党和国家规定的主要文种： 1、命令(令):国家机关用于依照有关法律,公布法律、
字可省去。另外，对上级用“要求”的口吻也不妥当。第二，“解决学生宿舍拥 挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以减少住宿生人数，根据本请示 内容，应该直接写明是“下拨建造学生宿舍楼经费”。第三、“等问题”不符合 请示应当是“一文一事”的要求，应该删去“等”字。 2、在主送机关方面：第一、请示一般只写一个主送机关，根据“谁主管，请示 谁”的原则，应该是“市教育局”，删去“市人民政府”。 3、在请示原由方面：第一、“已有的学生宿舍已无法容纳”表述不够准确，可 改为“造成学生住宿十分困难”。第二、“基本上”不够明确，应写明“有XXX 人是一个床位两个人睡的”。第三、“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明 白楼高和建筑面积是多少。同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”。第 四、应补充说明建造学生宿舍楼的经费情况。 4、在请示事项方面：第一、应明确写明“为此，我们恳请市教育局下拨给我校 建造学生宿舍楼经费XXX万元”。第二、“另外……给予适当支持”应删去。 5、在结束语方面：应改为“特此请示，请批复。”