外贸英语函电书信格式PPT讲稿

The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language.
Ⅰ. Form and Structure of Business Letter (商 业信件的格式与结构)
2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。 如：
P. O. Box No.1079
London, England
（二）编号和日期
1、编号 （Reference No.) 一般当一个公司向另一个公司发函时，双 方都会给信函编号，作用是能使复信与先前 发出的信函联系起来。编号又分贵方编号 （Your Reference No.)、我方编号（Our Reference No.), 例如：
5）日期可用基数词，也可用序数词。 一般用基数词，较少使用序数词 基数：3 November, 2000
（3 Nov.,2000） November 3,2000 (Nov.3,2000) 序数：3rd November, 2000
November 3rd, 2000
Βιβλιοθήκη Baidu
6）月份和日期之间不要用标点点开，年份之 前，必须用逗号点开. 例如，Oct.1,2000 (或October 1,2000)
（一）信头（Letter Head) :
信头一般都是事先就印好的，它表示 发信人公司行号名称及地址，使收信人一 看就知道发自何方、何处、核实，也便于 复信时参考。包括发信人的姓名、地址、 网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。 有的信头还包含公司负责人的姓名和职务 职称。(见书8)
一般商号的信笺都印有信头，如果没有， 也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右 上方，如：
8.签名 Signature
9.附件 Enclosure 10.抄送 Carbon notation 11.附言 Postscript
（一）信头 （二）编号和日期 （三）封内地址 （四）称呼 （五）事由 （六）信的正文 （七）结尾语 （八）结尾礼词 （九）签名 （十）附件 (十一）其他(辨认代 号、副本抄送、附启）
Biddle, Sawyer & Co., Ltd,
Fitzroy Street,
London, Sw825DY, England.
Attention(:) Mr. H. A. Donnan, Export Manager
二、商业信件的结构
1.信头 Heading 编号 Ref. No. 日期 Date
2.封内地址 Inside Address 3.称 呼 Salutation 4.事 由 Subject line 5.信 文 Body of the letter 6.结尾语 Closing Sentence
7.结尾敬语 Complimentary close
一、信函格式 1.齐头式
每行都从左边边线开始。便于打印，但布局不美观 2.混合式
寄信人的地址在信纸的中上部位，而收信人的地址是从 左边边线开始打印，结尾敬语连同签署是从中间稍偏右处。 3.改良式
除了日期、结尾敬语和签署的排列与混合式相同外，其 余部分是从左边边线开始 4.简化式
类似齐头式，省略了称呼语和结尾敬语。突出主题。
(三）封内地址和行名（Inside Name and Address): 这是指收信人的行号和地址。距日期两行， 打在左边。
1.写上封内地址的益处： 1)发信时可与信封上地址相互对照，以免发 信时发生错误
2)收信人读信时可以相互对照 3)便于查阅
2.如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅 速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下 面或右边加Attention或Attention of 等字样。
English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course.
外贸英语函电书信格式课件
Unit 1 Introduction to Business Letter
The business letter is the principal means used by a business firm to keep in touch with its customers.
Your Ref : B-1549 Your Ref : JBD/WM
Our Ref: A-3450 Our Ref: WDW/LP
2.日期（Date): 应据信头右下角三至六行处。
注意：
1）日期可按“日、月、年”的次序排（英 国），如15 Jan., 1999（国际通用）
也可按“月、日、年”的次序排（美国）
30 Nov.,2000(或30 Novermber,2000) 日期的几种常见写法：
June 5,2000 (5th June,2000) 1st October,2000 (1st Oct.,2000或
October 1,2000)
30 Nov.,2000 ( 30 November,2000)
Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, England Tel:63216260 Fax:63302700
注意：
1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点 开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。 城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区 号。注明邮区便于邮局分信。
如，Jan. 15, 1999 2）年份应完全写出，不能用（00）来代表 （2000）
3）月份要写英文名称，不能用数字 代替，例如，3/9/99不能用在正 式的信函中。
4）月份名称可用缩写，如Aug.代替 August; Oct. 代 替 October ， 但
May，June ，July本身很短，不 再减缩。