公司文件管理制度范文

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档案管理制度

名称 档案管理制度 编码 yv-rr-dagl 版本 1.0

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第一章总则

第一条公司各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条行政部为文件的编制、发放，档案资料及图书资料的归档督促和日常管理工作的主要负责部门，各部门在工作活动中形成的各种有参考、利用、保存价值的档案资料，都要按照本制度立卷归档。

第三条坚持部门日常收集保管、归档，行政部最终统一归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。《档案保管员名单》报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档要求

第四条各部门做好平时文件档案归档、分类保管工作并于每季度最后一天以前将上季度办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向行政部提交备份。

第五条各部门应及时向行政部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

第六条各部门向行政部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类归整，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待行政部专人签收后各留存一联清单备查。

第七条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后。

1 房地产公司管理制度

编制说明

本制度是公司房地产开发项目施工的基础管理文件，旨在规范项目实施过程中的有关业务活动；在编制、发放、修改与管理的执行过程中如有问题，应及时反馈公司，以便及时补充和修改。

本制度作为公司内部文件，未经许可，不得外传。

一、项目管理管理框图

二、岗位职责

1．总经办

2．总经理助理（策化）

3．总经理助理（工程）

4．总经理助理（行政）

5．总工程师

6．行政办公室

7．办公室主任

8．人事管理

9．文秘管理

10．行政后勤

11．前期部

12．前期部经理

13．项目策化师

14．销售部经理

15．工程部

16．工程部经理

17．土建工程师

18．水暖工程师

19．电气工程师 2 20．技术档案管理员

21．合同预算部

22．合同预算部经理

23．合同管理员岗位职责

24．预算员

三、行政后勤管理制度

1．公文管理细则

2．档案管理办法

3．办公用品及设备管理规定

4．办公区域管理规定

5．考勤管理制度

6．休、请假管理制度

7．离职管理制度

8．保密细则

9．惩戒细则

四、工程建设管理制度

1．现场管理会议制度

2．合同管理制度

3．项目设计管理办法

4．工程监理管理办法

5．工程质量控制管理办法

6．工程进度控制管理办法

7．工程投资控制管理办法

8．工地安全、文明施工管理办法

9．材料、设备供应管理办法

10．工程签证管理办法

11．工程进度付款管理办法

12．工程结算管理办法

13．工程竣工验收及移交管理办法 3 14．建设项目综合验收管理办法

15．工程档案管理办法

项目管理机构框架图图

岗 位 职 责

董事长

副总经理 总工程师

前

期

部

总经理助理

行政办公室

总

工

办

工

程

部

财务总监

财

务

部

副总经理

合

同

1

公司文件管理规定

为加强文件的可操作性，使文件管理工作规范化、制度化，有效的促进工作开展，特制定本规定。

一、办公室是公司文件的归口管理部门。公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的文件管理工作，并对文件的要求事项切实执行。

二、本制度所称的公司文件既包括来自政府部门的行政公文，也包括公司自有文件。

其中来自政府部门行政公文主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、答复、会议纪要等。

公司自有文件主要包括：公司规章制度、公司各种执照、注册资料、认证资料、操作规程、经营管理合同和业务合同、根据上级文件精神制订的公司文件、在公司日常运行和经营过程中发布的通知、通报和决定、计划总结、会议纪要等及其他有关公司事项的文件。

三、公司所运行的文件格式应依照《国家行政机关公文格式》（ GB/T

9704-1999）（见附件一）予以规范。

四、文件办理：

（一）收文办理

收文办理指办公室对收到文件的处理过程，包括签收、登记、审

1、收文人员收到文件后，应当在对方“文件发放登记表”签字

2 （1）、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收，如发现错投应当及时退回，不得转投。

（2）、收到需要保密的文件后，必须在办公室存放并专人保管；

（3）、

2、文件签收无误后，收文人员应当在《来文登记表》（见附件2）上进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、收文日期、来文单位、

3、对各部门自行制定，需要上报公司办理并拟正式运行发生效力的文件，办公室应当对其合法性、规

来文出现以下情况的，办公室应予退回：

（1）、不应当由本部门制定、办理的；

（2）、与有关规章、制度相抵触的；

（3）、文种使用不当，违反行文规则的。

4、公司领导对呈请批示的文件应当作出明确的批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人

一、目的

为规范公司文件命名，提高文件管理效率，确保文件检索、存储和传递的准确性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有文件，包括但不限于合同、报告、计划、通知、会议纪要、技术文档等。

三、文件命名规则

1. 文件命名应遵循简洁、规范、易识别的原则。

2. 文件命名格式：部门简称+年份+序号+文件类型+文件标题。

3. 部门简称：根据公司组织架构，采用简短、易于识别的部门名称，如“财务部”可简称为“财”。

4. 年份：采用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。

5. 序号：采用两位阿拉伯数字表示，按文件生成顺序排列，如“01”、“02”等。

6. 文件类型：根据文件内容，采用以下类型名称：

a. 合同：CT

b. 报告：RPT

c. 计划：PLN

d. 通知：NOT

e. 会议纪要：MIN

f. 技术文档：DOC

7. 文件标题：根据文件内容，采用简洁、明了的标题，不超过30个字。

四、文件命名示例

以下为文件命名示例：

- 财202301CT项目合同 - 财202301RPT年度财务报告

- 财202301PLN部门工作计划

- 财202301NOT部门通知

- 财202301MIN部门会议纪要

- 财202301DOC项目技术文档

五、文件命名变更

1. 文件命名变更需经文件所属部门负责人审批。

2. 文件命名变更后，需在文件首页注明变更原因及变更日期。

六、监督与考核

1. 各部门负责人对本部门文件命名进行监督，确保文件命名符合本制度要求。

2. 公司定期对文件命名情况进行检查，对不符合要求的文件进行整改。

3. 对违反本制度规定，导致文件命名混乱、难以检索等情况，将追究相关部门及人员的责任。

七、附则

1. 本制度由公司行政部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

3. 本制度如需修改，由公司行政部提出修改意见，经公司领导批准后发布实施。