文件管理程序

文件管理程序规定1. 简介本文件旨在规范文件管理程序，确保文件的安全性和有效性。

以下是文件管理的相关规定。

2. 文件分类为了便于管理和查找，所有文件按照类别进行分类。

以下是常见的文件类别：- 重要文件：包括合同、协议、法律文件等；- 会议文件：包括会议议程、会议纪要等；- 培训文件：包括培训材料、培训手册等；- 公司文件：包括组织架构、规章制度等；- 项目文件：包括项目计划、进展报告等。

3. 文件命名规范为了方便识别和检索文件，所有文件应遵循统一的文件命名规范。

以下是文件命名规范的要点：- 使用清晰的文件名，能够描述文件内容；- 避免使用特殊字符和空格，可以使用下划线或连字符代替；- 文件名应简洁明了，尽量不超过30个字符。

4. 文件存储位置为了确保文件的安全性和可访问性，所有文件应存储在统一的文件存储位置。

以下是文件存储位置的规定：- 创建统一的文件夹结构，按照文件类别和年份进行分类；- 文件夹的命名应简洁明了，能够描述文件内容；- 为每个文件夹设定合适的访问权限，限制文件的访问范围。

5. 文件版本管理为了确保文件的变更可追踪和历史记录的完整性，所有文件的版本应进行管理。

以下是文件版本管理的相关规定：- 每个文件应有唯一的版本号，用于标识文件的不同版本；- 每次对文件进行修改时，应记录修改的日期、修改人和修改内容；- 旧版本的文件应保留一定时间，以备查阅和回溯使用。

6. 文件备份与恢复为了应对意外情况和数据丢失的风险，应定期对文件进行备份。

以下是文件备份与恢复的要求：- 定期将文件备份至稳定可靠的存储设备或云端；- 在备份时应确保文件的完整性和一致性；- 出现文件损坏或丢失时，应及时进行恢复或重新备份。

7. 文件销毁与归档为了遵守相关法律法规和保护信息安全，需要定期对文件进行销毁和归档。

以下是文件销毁与归档的规定：- 对于不再使用的文件，应及时进行销毁，并确保文件内容无法恢复；- 对于需要长期保留的文件，应进行归档，并设定适当的访问权限。

质量程序文件程序名称：文件管理程序版本：2.0程序编号：拟制：审核：批准：会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期品质部人事行政部生产部PMC部SMT部采购部技术部研发部塑胶部商务部体系管理部版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容1.0 文控中心1.1 体系管理部2.01目的为了对与质量体系有关的文件和资料（质量记录除外，质量记录的控制见《质量记录控制程序》）进行控制，确保其正确性、有效性和可追溯性，防止使用失效或作废的文件，特制定本程序文件。

2适用范围本程序适用于xx科技实业（深圳）有限公司和深圳市xx科技有限公司。

3职责3.1体系管理部文控中心：负责公司体系文件的编号、发放、更改控制和管理；负责外来文件的发放、更改控制和管理；3.2文件接收使用部门：负责接收文控中心发至的各类体系文件，并作签收登记，按照要求对各类体系文件进行传阅登记、建立目录检索；3.3各部门相关岗位人员：负责与本部门质量职责相关的各类质量体系文件的编制；4名词解释4.1质量体系文件质量体系文件是指质量体系实施中所涉及和形成的质量文件。

分三个层次：一级质量手册、二级质量程序文件和三级质量文件。

4.2质量手册质量手册是指阐述组织质量方针，并描述其质量体系的文件。

包括质量方针的陈述、引用的程序文件、与质量有关人员的岗位职责、权限，以及对手册的评审、修改和控制的规定等。

4.3质量程序文件是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。

它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件，在结构上包含程序部分、流程图和相关表式。

4.4 三级质量文件详细的作业文件，如：检验规范、设计文件、工艺文件、工作指引、作业指导书、质量记录、测试软件等。

4.5 受控（质量）文件在质量体系中，从制定到作废的整个过程受文件管理控制的文件为受控文件，以“受控文件”章或文件编号作为受控文件的标识（文件正本在文件背面盖“正本文件”章）。

文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。

该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。

2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。

3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。

如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。

如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。

如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。

如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。

如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。

C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。

如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。

如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。

文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。

三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。

2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。

3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。

4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。

5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。

四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。

（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。

2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。

（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。

五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。

2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。

（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。

（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。

六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。

2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。

（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。

（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。

内部文件管理程序（一）引言概述：内部文件管理程序是一种用于组织、存储和管理组织内部文件的软件工具。

通过该程序，用户可以方便地查找、共享和更新文件，提高工作效率和协作性。

本文将详细介绍内部文件管理程序的五个主要方面。

正文：一、文件分类和组织1. 创建文件分类体系，根据业务需求和文件属性划分不同的类别，如销售、财务、人力资源等。

2. 确定每个分类下的文件存储结构，建立有效的文件夹和子文件夹，使文件组织结构清晰可见。

3. 设定文件命名规则，以便用户能够快速定位和识别文件。

二、权限管理和文件访问1. 分配不同用户或用户组的访问权限，确保只有授权用户可以查看、编辑或删除文件。

2. 支持细粒度权限控制，允许在文件夹、文件和功能级别上设置权限，以满足不同角色和职责的用户需求。

3. 提供版本控制功能，记录文件的修改历史，并可回滚到之前的版本，保证数据完整性和可追溯性。

三、文件搜索和检索1. 提供全文搜索功能，使用户能够通过关键词快速定位文件和相关信息。

2. 支持高级搜索选项，如按文件类型、日期、作者等进行过滤和排序，提供更精确的搜索结果。

3. 开放API接口，与其他工具或系统集成，实现跨平台文件搜索和检索。

四、文件共享和协作1. 允许用户在内部共享文件夹或项目组中分享文件，提高协作效率和信息共享。

2. 支持版本同步和冲突解决，确保团队成员可以同时访问和编辑文件，避免数据丢失或冲突。

3. 提供评论和讨论功能，在文件中留言、建议、讨论信息，方便团队内部交流和反馈。

五、安全和备份1. 设定文件管理程序的系统级安全策略，包括用户身份验证、访问日志记录、加密传输等，保证文件的安全性。

2. 定期进行备份，避免数据丢失和灾难恢复困难。

3. 提供灾难恢复功能，使用户能够在系统崩溃或故障后快速恢复文件，保护组织数据的可用性。

总结：内部文件管理程序在组织内部文件的分类和组织、权限管理和访问、文件搜索和检索、文件共享和协作、安全和备份等方面发挥重要作用。

文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。

第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。

第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。

第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。

第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。

第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。

第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。

第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。

第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。

第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。

第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。

第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。

第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。

第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。

第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。

第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。

第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。

第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。

第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。

第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。

第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。

第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。

第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。

第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。

东莞市某某有限公司 文件管理程序文件编号： GS-QP-01 文件版本： B1 页次/总页数： 1/5文件管理程序1.0 目的 使管理体系所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。

确保其有严格的分类编号、编写、审核、批准、发放管理以及有效控制、保管、更改、作废工作，确保公司的文件和资料的管理有据可依。

2.0 范围 适合公司所有质量管理体系包含的相关文件和资料的管理及其它与体系有关的外来文件的控制。

3.0 职责 3.1 品质部文控员3.1.1 负责体系文件的收集、分类、整理、存档保管、作废等有关工作； 3.1.2 负责公司体系文件发放和控制等有关工作。

3.2 各部门应按本程序文件管理本部门的文件和资料。

4.0 定义：文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检查标准、及外来的需要受控的资料。

记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录管理程序》进行控制。

受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

受控文件未经文件管理部门批准不得复制， 受 控文件封面要加盖受控章进行识别。

外来文件：指来自公司外部的与本公司管理体系有关的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被公司用来做 为管理体系中引用的标准，尤其是与产品或环境有关的法律法规、行业规范、国际标准、客户标准文件。

4.1 乌龟图和流程图内部网络、计算机、复印机、资料柜、受控章、作废章用何资源谁来做品质部、生技部 及各相关部门技术文件、质量手册、程序文件、 好管事理标准、质量记录、外来文输件入 输入及其他需控制的管理文件文件管理过程 输出 输出管理文件的编制、审核、批准、 发布、标识、贮存、发放、使用、 修改、回收处置得到有效的控制现技在术文件一周内评审，所有部门 于使用的管理文件和资料均为有效版本、所有文件均有现行状态标 识所有文件均有现行状态标识用何指标衡量所有部门使用的管理文 件和资料均为有效版本所有文件均有现行状态 标识所有部门使用的管理文 件和资料均为有效版本所有文件均有现行状态 标识用何程序方法文件管理程序 记录管理程序 文件编号的规定东莞市某某有限公司 文件管理程序文件编号： GS-QP-01 文件版本： B1 页次/总页数： 2/5各部门文件编制/修 订及标识各部门部长管理部文控中心部长级以上参考文件/记录/重点批注 《质量手册》 《文件管理程序》文件评审OKNG文件批准 NG《文件管理程序》受控文件的 接收OK 文件受控分 发旧文件回收《文件分发部门清单》 《文件发放回收记录表》 《文件新增/变更申请单》 《外来文件清单》 《文件补发申请单》旧原件保留 回收件销毁《作废文件清单》5.0 程序内容 5.1 文件的审批 5.1.1 文件发放前应交授权人审批其适用性； 5.1.2 各文件的审批权限序号文件类别1质量手册2程序文件类(二级文件)3作业指导书（三级文件）4规定/规范类（三级文件）制定人或部门 管理部 权责部门 权责部门 权责部门审核人或部门 管理者代表部门部长 部门部长 部门部长批准人或部门 总经理 总经理 总经理 总经理东莞市某某有限公司 文件管理程序文件编号： GS-QP-01 文件版本： B1 页次/总页数： 3/55表格（四级文件）权责部门部门部长总经理以上 1——3 三类文件的批准均需有亲笔签字。

1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。

2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。

4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。

4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。

4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。

4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。

4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。

4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。

4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。

4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。

4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。

4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。

4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。

4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。

5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。

5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。