文书档案永久全目录索引

文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。

第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。

第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。

（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。

（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。

（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。

（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。

第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。

第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。

（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。

（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。

（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。

（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。

（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。

（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。

第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。

（二）配备相应的档案管理人员。

（三）配备相应的档案管理设施和设备。

（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。

第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。

第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。

文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。

通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。

主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。

但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。

2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。

3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。

4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。

5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。

6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。

对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。

8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。

9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。

档案名词档案、案卷、文卷、全宗、盒号、卷脊、目录、索引、指南、手册、年鉴、霉菌、害虫、老鼠、蟑螂、书虱、白蚁、防光、防尘、防水、防潮、消防、去污、去酸、消毒、借阅、全宗卷、档案局、档案馆、档案室、档案处、档案库、归档文件、文档单位、专业档案、人事档案、科技档案、会计档案、公共档案、私人档案、文件汇编、案卷题名、文书立卷、卷内文件、归档范围、保管期限、档案工作、建设档案、监理档案、照片档案、档案法、备考表、案卷题名、文件目录、案卷封面、检索语言、检索工具、档案著录、档案标引、分类标引、主题标引、受控标引、档案库房、档案装具、物理归档、公布档案、利用档案、收取费用、寄存档案.开放历史档案、磁性载体档案、数字信息数据、提供社会利用.扫描、目录号、案卷号、归档号、全宗号、档案法、保密法、复制件、缩微品、利用者、案卷题名、请大家例举一些常见的档案管理名词，方便考档案管理学的人记1、文件生命周期：从现行文件到历史档案的的整个转化过程。

（或表述为“文件从形成到消亡或转化为历史档案永久保存的完整过程。

”）它可分为四个阶段，第一阶段的文件的制作形成阶段；第二阶段是文件发挥现行作用的阶段；第三阶段是文件的暂时保存阶段，此时文件的现行性已消失，但其第一价值仍居主导地位并还要继续向下阶段运动而具有过度性、中间性；第四阶段是文件的保存阶段，主要具有历史或科学文化价值，应藏入档案馆保存。

2、归档：是在业经文书处理完毕的文件中，选择尚有保存价值的部分，存入档案室的行为或过程。

其内容为：鉴定文件价值，按价值大小整理立卷和移交档案室收藏三部分。

3、全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料。

由于以全宗为单位组成专门案卷，故程“全宗卷”。

全宗卷是档案管理活动的档案，也程全宗历史演变情况的真实凭证。

4、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。

5、档案证明：是档案部门根据用户的询问和要求，证实某重事实在档案内有无记载如何记载而编写的书面证明材料。

文书立卷操作程序一、什么是文书立卷？它的意义及案卷质量要求。

文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。

其意义在于保护文件平安，为开展档案工作奠定物质根底，为单位、为国家积累档案财富。

案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

二、文件材料的收集１、文件材料从以下八个方面收集〔１〕收集“红头文件〞。

所谓的“红头文件〞是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。

〔２〕收集“白头文件〞。

如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。

〔３〕收集本单位内部使用的文件材料。

如各种会议记录、规章制度、工作方案、总结、名册、统计表、登记表等。

〔４〕收集证明性文件。

如党、团组织关系介绍信及存根。

〔５〕收集契约性文件。

如协议、合同、意向书等。

〔６〕收集报道性文件。

如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。

〔７〕收集记载性文件。

如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。

〔８〕收集公布性文件。

如通告、公告等。

２、文件材料的收集应该注意问题〔1〕要完整、准确地收集文件。

〔2〕收集文件必须“以我为主〞，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。

３、开展文件材料收集的途径、范围〔1〕建立归档制度，定期收集文件材料〔2〕做好平时文件材料收集〔3〕从领导、分管领导、经办人手中收集材料4、区分归档和不归档文件材料(1)了解掌握本单位制定的?文件材料归档和不档归档范围?(2)逐份区分要归档和不要归档的文件材料三、文件材料的分类、组卷１、确定分类方法，制定分类方案〔1〕根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案，?村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表?附后。

目前村级分为：党群工作类农村工作类行政综合类治保民政类(2)将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座２、确定文件材料的保管期限根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。

档案目录采集、全文格式标准（征求意见稿）一、纸质档案（一）文件级目录数据库结构文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。

字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

（二）著录项目细则1、档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、全宗名称全宗构成者全称或通用的简称。

3、全宗号档案馆赋予每个全宗的顺序号4、目录号档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。

5、年度指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”。

同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变。

6、案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号7、盒号按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。

8、卷内顺序号案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号。

9、件号按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。

同一保管期限内文件不得有重号、空号。

10、页（张）号档案在案卷内的起始编号。

案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。

11、页数按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。

12、数据类型档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。

13、缩微号档案缩微制品的编号。

14、电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。

推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。

其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。

各个部分之间用“-”号连接。

示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT15、题名（1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。

永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料(规模大小、规格层次：年度综合性会议的请示、批复、通知、主报告、领导讲话、总结、决定、纪要等，本机关承办的国际性、大型展览会、博览会的文件材料，党组及行政办公会议记录纪要）(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料（反映机关主要职能工作、机关大事记及行政管理工作形成的审批、审查、核准等文件材料）(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等（年度及年度以上的计划、总结、统计材料）(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料（机构设置、撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废，职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休，人事考核、职称评审，职工调动工作的行政、工资、党团关系介绍信，职工名册、党员名册，县级以上奖励，警告以上处分等文件材料）(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料（房产、土地所有权和使用权，重要国有资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料）(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料（涉及主要职能工作、机构设置、有机会去感受一下领导人任免、人员编制等文件材料）(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料(重要业务工作、机构、人事)划分永久时，需要注意以下问题：1.突出本机关自身的文件材料2.突出本机关主要职能的文件材料3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料永久保存的档案主要有：本单位负责草拟的法规、规章和规范性文件材料；长期发展规划；党组、行政办公会议记录、纪要；党员、职工名册；年度综合性会议，年度以上计划、总结、综合性统计材料；获县处级以上先进奖励，受警告以上处分；有领导批示的材料；人事任免、机构设置；大事记、启用印信、年鉴、史志；机关固定资产基本建设、行政、事业单位会计年度决算和工程决算；机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议等。

档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。

纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。

③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。

④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向⽬录表格格式均参照以上。

（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。

表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。

③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。

③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。

（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。

第1篇第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

（二）依法管理原则：档案管理必须依法进行，严格执行国家档案管理的法律法规和标准。

（三）规范管理原则：档案管理应规范化、标准化，确保档案的质量和利用效率。

（四）保密原则：档案管理必须严格遵守国家保密规定，确保档案信息安全。

第四条本单位档案管理部门负责组织实施本规定，并对档案管理进行监督检查。

第二章档案收集与整理第五条档案收集范围：（一）本单位产生的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

（二）上级机关、其他单位发来的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

（三）涉及本单位业务的各类合同、协议、证书、报表、统计数据等。

第六条档案收集要求：（一）档案收集应全面、准确、及时。

（二）档案收集应保持档案的原始性、完整性。

（三）档案收集应确保档案的真实性、可靠性。

第七条档案整理要求：（一）档案整理应遵循档案分类、编目、装订等规范。

（二）档案整理应保持档案的系统性、连续性。

（三）档案整理应便于检索和利用。

第八条档案整理程序：（一）对收集到的档案进行分类、鉴定、整理。

（二）编制档案目录、索引。

（三）对整理好的档案进行编号、装订。

第三章档案保存与保护第九条档案保存期限分为永久、长期、短期三种。

第十条永久保存的档案范围：（一）国家法律法规和政策性文件。

（二）本单位制定的规章制度、发展规划、重要会议纪要等。

（三）本单位涉及国家安全、重大利益、重大决策、重要活动的档案。

（四）本单位重要合同、协议、证书、报表、统计数据等。

第十一条长期保存的档案范围：（一）本单位一般性文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2023文书档案管理制度2023文书档案管理制度1一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的年度工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。