质量、环境体系程序文件
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**公司质量和环境管理体系文件程序文件汇编(依据GB/T19001-2008及GB/T24001-2004标准编制)核准:审核:编制:受控状态:分发号:2009年03月05日发布2009年03月05日实施**公司发布目录程序文件修改记录确保各部门能够迅速、正确的获得适当且有效质量和环境管理体系文件,避免不适用文件误用。
2.范围:适用于管理手册、程序文件、作业文件和外来文件的批准、分发、实施和更改进行控制。
3.权责:4.1.管理者代表负责安排人员编制管理手册并负责审核,总经理核准;4.2.程序文件由各相应部门主管提供初稿,专人统一负责编制,办公室主管审核,副总经理核准;4.3.作业指导文件由相关专业技术人员编制,该部门的主管审核、核准。
4.4.办公室负责文件和资料的发放、回收、销毁及管理记录。
5.定义:外来文件-外部提供的文件与资料,包括与客户、供方来往函件,相关法律、法规、机器操作指导书以及上级主管部门文件等。
6.工作程序:6.1.编制:6.1.1.各部门负责人依据ISO9001:2008和ISO14001:2004标准,结全公司产品实现过各以及各项管理活动制订相关质量和环境管理体系文件。
6.1.2.编写时应考虑与相关文件的接口处理,避免文件之间发生冲突或相矛盾。
6.2.标识:6.2.1.文件标识内容包括文件名称、文件编号、页码、管制印章、制订日期、实施日期、审批人员、版本等内容。
6.2.2.手册、程序文件文件编号:ST-文件类别-文件流水号,文件类别:管理手册代号“QEM”,程序文件代号“QP”,文件流水号:01-99。
“ST”为公司名称代号。
6.2.3.指导书类文件编号:ST-文件类别-文件流水号,作业文件类别:“QW”,流水号:01-99。
6.2.4.表单编号:源文件编号-顺序号,如第一份程序文件的第二张表单编号为“**-QP-01-2”。
6.2.5.文件的修订状态按版本标识,第一次制订以A/0表示,修改文件内容时,程序文件和指导书、表单按修改页版本递增,管理手册按修改章节版本递增,即A/0→A/1→A/2…→A/9→A/10→C/0→…依次类推,并在文件封面标明各页次或章节版本。
质■/环境/职业健康安全培训控制程序1、目的为公司质量/环境/职业健康安全管理体系(以下简称:管理体系)的有效运行和产品实现的要求,为提高员工职业素质和工作能力,提升企业持续发展竞争力,对员工进行教育培训,为管理体系有效运行配备合格人员。
2、范围本程序适用于公司管理体系有关的所有人员的培训工作。
3、职责3.1公司人力资源部负责培训计划的管理、程序的监督、考核和评估,以及组织新员工培训、管理人员职业素养类培训。
3.2各核算单位(以下简称单位)/公司职能部门负责申报培训需求,制定并组织实施本单位/公司职能部门培训计划。
4、流程4.1培训策划4.1.1培训计划,质量/环境/职业健康安全的培训计划主要根据以下方面来制定:1)国家法律法规的要求;2)公司发展需要的需求;3)员工自我发展的需求;4.12培训内容D新员工的培训内容包括:a.上岗基础教育:包括质量、环境、职业健康安全、6S管理的意识和基础知识,相关法律法规,产品有关知识等培训内容;b、岗前技能培训:包括所在岗位相关作业文件、注意事项、相关设备性能、操作规程、现场实际作业及安全事项及紧急情况的应变措施等内容的培训;2)特殊工种人员培训内容包括:金属焊接(气割)、电工、起重(行车)司机、厂内机动车司机等特殊工种需取得国家授权部门颁发的特殊作业人员操作证,由各单位组织、公司质量部协助组织相关的培训和取证工作;3)公司在岗人员培训内容包括但不限于:a、管理体系的方针、目标、指标及相关作业文件的培训;b、所在岗位在管理体系中的作用和职责;c、所在岗位面临实际的或潜在的重大环境及安全的影响;d、个人工作改进将带来的质量/环境/职业健康安全效益;e、偏离规定程序的潜在后果;f、应急准备与响应要求的培训;g>与体系相关的法律、法规及其他要求的培训;4.1.3培训管理:员工三级安全培训包括:公司(含分公司)培训、车间培训、班组培训I。
4.2培训实施、评价和总结:参照人力资源部《员工培训管理办法》执行。
目录第一章前言1.1 封面变更及签核1.2 目录1.3 体系条款(体系条款关链图,如下表)第二章质量/环境/职业健康安全体系概述2.1 公司简介2.2 手册发布令2.3 公司质量/环境/职业健康安全体系公司架构图 2.4 质量/环境/职业健康安全职能分配表2.5 质量/环境/职业健康安全活动有关之权责单位第三章概述3.1 范围3.2 规范性引用文件3.3 术语和定义3.4 管理手册管理办法第四章公司环境与职业健康安全管理体系要求4.1 质量与环境管理体系的理解公司及其环境/职业健康安全管理体系的总要求4.2 理解相关方的需求和期望4.3 确定质量与环境管理体系的范围4.4 质量与环境管理体系及其过程第五章领导作用5.1 领导作用和承诺5.1.1 总则5.1.2 以顾客为关注焦点5.2 质量/环境/职业健康安全方针5.2.1 制定质量/环境/职业健康安全方针5.2.2 沟通质量/环境/职业健康安全方针5.3 公司的岗位、职责和权限第六章策划6.1 应对风险的机遇和措施6.1.1策划质量/环境/职业健康安全管理体系,公司应考虑到4.1所描述的因素和4.2所提及的要求,确定需要就对的风险和机遇;环境管理体系总则;职业健康安全危险源辨识、风险评价和控制措施的确定6.1.2 公司应策划/环境因素/职业健康安全管理体系的法律法规和其他要求6.1.3 环境管理体系合规的义务与职业健康安全管理体系合规性评价6.1.4 策划行动6.2质量/环境/职业健康安全的目标及其实现的策划和方案6.2.1 公司应对质量/环境管理体系所需的相关职能、层次和过程设定质量/环境目标6.2.2 策划如何实现质量/环境目标时,公司应确定6.3变更的策划第七章支持7.1 资源7.1.1 总则7.1.2人员7.1.3基础设施7.1.4过程运行环境7.1.5监视和测量资源7.1.5.1 总则7.1.5.2 测量资源7.1.6公司的知识7.2 能力7.3 意识7.4 沟通/信息交流7.4.1 总则7.4.2 内部资迅交流7.5 形成档的信息7.5.1 总则7.5.2 创新和更新7.5.3形成档的信息的控制7.5.3.1 应控制质量/环境/职业健康安全管理体系和本标准所要求的形成档的信息7.5.3.2 质量/环境/职业健康安全管理体系形成档的信息与管制,适用时,公司应关注相关活动7.5.3.3 记录控制第八章运行8.1运行策划和控制8.1.1 职业健康安全的资源、作用、职责、责任和权限8.1.2 职业健康安全的能力、培训和意识8.2 质量/环境/职业健康安全管理体系的产品和服务的要求与环境管理体系的应急准备和响应8.2.1 质量/环境管理体系的顾客沟通;职业健康安全管理体系的沟通、参与和协商8.2.1.1 职业健康安全管理体系沟通8.2.1.2 职业健康安全管理体系参与和协商8.2.1.3 职业健康安全管理体系运行控制8.2.1.4 职业健康安全管理体系的应急准备和响应8.2.2 与产品和服务有关的要求的确定8.2.3 与产品和服务有关的要求的评审8.2.3.1 公司应确保有勇力满足向顾客提供的产品和服务的要求,在承诺向顾客提供产品和服务之前,公司应对各项要求进行评审8.2.3.2 适用时,公司应保留形成档的信息8.2.4 产品和服务要求的更改8.3 产品和服务的设计和开发8.3.1 总则8.3.2 设计和开发策划8.3.3 设计和开发输入8.3.4 设计和开发控制8.3.5 设计和开发输出8.3.6 设计和开发更改8.4 外部提供过程、产品和服务的控制8.4.1 总则8.4.2 控制类型和程度8.4.3 外部供方的信息8.5 生产和服务提供8.5.1生产和服务提供的控制8.5.2 标识和可追溯性8.5.3 顾客或外部供方的财产8.5.4 防护8.5.5 交付后的活动8.5.6 更改控制8.6 产品和服务的放行8.7 不合格输出的控制8.7.1 公司应确保对不符合要求的输出进行识别和控制,以防止非预期的使用或交付8.7.2 公司应保留相关形成档的信息第九章绩效评价与检查9.1 监视、测量、分析和评价9.1.1 总则9.1.1 质量管理体系的顾客满意/环境管理体系的符合性评估9.1.1 分析与评价9.2 内部审核9.2.1 总则9.2.2 质量管理体系/环境管理体系内部审核方案9.3 管理评审9.3.1 总则9.3.2 管理评审输入9.3.3 管理评审输出第十章持续改进10.1 总则10.2 质量管理体系的不合格/环境管理体系/职业健康安全管理体系的不符合和纠正措施10.2.1 若出现不合格,包括投诉所引起的不合格,公司应进行相关措施 10.2.2 公司应保留形成档的信息,作为事项的证据10.2.3 职业健康安全管理体系事件调查、不符合、纠正措施10.2.3.1 事件调查10.2.3.2 不符合、纠正措施10.3 持续改进第十一章附录附件一公司质量/环境/职业健康安全体系公司机构图附件二体系负责人、员工代表、安全代表任命书内容第二章质量/环境/职业健康安全体系概述2.1 公司简介2.2 颁布令2.3 公司质量/环境/职业健康安全体系公司架构图(附件2)2.4 质量/环境/职业健康安全职能分配表A、ISO9001:2015职能分配表:B、ISO14001:2015职能分配表:C、OHSAS18001:2007职能分配表:负责人D、过程职能分配表:负责人2.5 质量/环境/职业健康安全活动有关之权责单位:2.5.1总经理:1) 认真贯彻国家的法律法规,对公司最终产品质量和服务质量负责;2) 确定公司质量环境安全管理体系组织机构和各部门的职责和权限;3) 负责公司质量环境安全方针、目标的筛选,并以文件形式批准、发布;采取有效措施保证各级人员理解质量环境安全方针和目标,并坚持贯彻执行;4) 任命管理者代表(见附件二),并为其有效开展工作提供必要条件;5) 对质量环境安全管理体系进行策划,以实现质量环境安全目标和保证质量环境安全管理体系的实施、保持并持续改进其有效性;6) 主持管理评审;7) 为质量环境安全管理体系的有效运行提供必要的资源;8) 负责规划公司长期发展方向,公司各项重要营运计划的核定;9) 总管公司一切事务,指挥各部门主管推展公司决策。
QB中国十七冶集团有限公司企业标准QG4 -20GG质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系程序文件版本号:第6版修改状态:第0次修改受控标识:20GG —04 —01 发布20GG —04 —01 实施中国十七冶集团有限公司发布十七冶质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系程序文件目录发布令 ..................................................... 2 .....1、文件控制工作程序QG4.1 —20GG ................................ 3••…2、记录控制工作程序QG4.2 —20GG .................................……3、目标和指标管理工作程序QG4.3 —20GG ............................ 1•…4、环境因素识别和评价工作程序QG4.4 —20GG (17)5、危险源辨识、风险评价和确定控制措施工作程序QG4.5 —20GG6法律法规和其他要求识别评价及合规性评价工作程序QG4.6 - 20GG 287、沟通、协商与交流工作程序QG4.7 —20GG ......................... 33…8、人力资源管理工作程序QG4.8 —20GG ............................. 38…9、基础设施管理工作程序QG4.9 —20GG ............................. 43…10、施工过程管理工作程序QG4.10 —20GG ............................. 47 - •11、环境与职业健康安全运行控制工作程序QG4.11 —20GG 5912、应急准备与响应控制工作程序QG4.12 —20GG (68)13、顾客满意度监视和测量工作程序QG4.13 —20GG (74)14、内部审核工作程序QG4.14 —20GG ............................... 81…15、过程的监视和测量控制工作程序QG4.15 —20GG (85)16、环境与职业健康安全绩效监测评价工作程序QG4.16 —20GG 8917、不合格品控制工作程序QG4.17 —20GG ........................... 95…18、事件调查、不符合的控制工作程序QG4.18 —20GG (99)19、数据分析管理工作程序QG4.19 —20GG (104)20、纠正与预防措施控制工作程序QG4.20 —20GG (108)附录:文件修改记录 ................................... 112…中国十七冶集团有限公司企业标准文件控制工作程序第 6 版第0 次修改QG4.1 —20GG1 总则对集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制,确保各有关场所使用的文件为有效版本。
2010-03-29 发布 2010-04-08 实施目录前言 (II)程序文件发布令................................................................................................................ I II1文件管理程序 (1)2记录管理程序 (17)3环境因素识别评价与策划控制程序 (21)4危险源辨识、风险评价和风险控制策划程序 (28)5法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序 (39)6质量目标管理程序 (46)7职业健康安全、环境目标和管理方案程序 (50)8信息沟通与协商程序 (55)9管理评审程序 (58)10人力资源管理程序 (62)11施工设备管理程序 (68)12检验、试验和测量设备管理程序 (75)13办公生活区安全卫生及环境管理程序 (81)14工程要求评审程序 (84)15施工过程质量管理程序 (90)16工程物资、危险化学品及劳动防护用品管理程序 (101)17施工安全管理程序 (118)18职业健康管理程序 (125)19施工生产环境管理程序 (133)20应急准备与响应程序 (143)21工程质量检验程序 (149)22内部审核程序 (154)23不合格品控制程序 (167)24不符合、事故/事件控制程序 (177)25纠正措施和预防措施控制程序 (182)前言本程序文件根据QB/ZTWJ:SC-2008-E[0]《质量、环境和职业健康安全管理手册》修订。
本版程序文件代替QB/ZTWJ:CX1~25-2006-D[0]版《质量、环境和职业健康安全程序文件》。
本程序文件主要根据GB/T19001-2008《质量管理体系要求》的新要求、局本部组织机构和职责的调整情况、推进项目标准化管理的要求进行修订。
通过修订,使规定要求符合GB/T19001-2008《质量管理体系要求》,适应局本部组织机构和职责的调整,增强了与项目标准化管理文件的接口关系。
质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系全套程序文件质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系全套程序文件1 目的为了对与管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本,特制定本程序。
2 范围适用于与管理体系有关的文件控制。
3 术语和定义采用《质量手册》、《环境管理手册》和《职业健康安全管理手册》中规定的术语和定义。
4 职责4.1 集团公司4.1.1 总经理负责手册的审批发布。
4.1.2 管理者代表负责程序文件的审批发布。
4.1.3 综合办公室是文件控制的归口管理部门,负责文件的收发和档案管理工作。
4.1.4 工程技术部结合年度内审,组织对管理体系文件的适宜性、有效性、充分性进行评审;同时负责体系文件的修改、换版等管理工作。
4.1.5 各职能部室负责相关文件的编写、更改和管理,并配合工程技术部作好相关程序的评审和修订工作。
4.2 分公司4.2.1 分公司经理批准分公司文件。
4.2.2 各职能科室负责相关文件的编写、更改和管理。
4.2.3 办公室负责文件的发放和建档管理。
4.3 项目部4.3.1 项目经理批准项目部文件。
4.3.2 资料员负责文件的收发和管理。
5 工作程序5.1 体系文件的分类5.1.1 手册;5.1.2 程序文件;5.1.3 支持性文件;5.1.4 标准、规范、法律、法规等。
5.2 编号和标识5.2.1 文件必须按规定进行编号:a 质量手册 Q/TZ Q-A-△b 环境管理手册 Q/TZ E-A-△c 职业健康安全管理手册 Q/TZ O-A-△d 程序:三体系兼容程序 Q/TZ Q.E.O-B□-△安环兼容程序 Q/TZ E.O-B□-△质量程序 Q/TZ Q-B□-△环境程序 Q/TZ E-B□-△职业健康安全程序 Q/TZ O-B□-△e 支持性文件 Q/TZ-C□-△□—顺序号△—年号5.2.2 手册、程序文件采用书面或电子形式,并标注唯一分发号。
5.2.3 失效及作废文件,应注以“作废”标识。
质量及环境体系全套程序文件随着企业发展的需要,建立质量及环境体系已经成为了企业不可或缺的一部分。
质量及环境体系是企业的管理模式,可以帮助企业全面提高产品质量、环境保护水平,提高企业竞争力和信誉度。
通过建立质量及环境体系,企业可以明确企业的质量/环境政策,明确责任界定,实现过程控制和持续改进,从而最终实现质量和环境双赢。
针对这个问题,我将提供全套的质量及环境体系程序文件,这些程序文件将帮助企业建立质量及环境体系,并使企业有效遵循和实施各项质量及环境管理措施。
所有程序文件均为模板文件,您可以针对自己企业的实际情况进行修改和适当调整。
第一部分:质量管理体系程序文件1.质量管理体系实施计划2.质量手册3.控制文件清单4.质量目标计划书5.质量体系维护程序6.内部质量审核程序7.外部质量审核程序8.异常品管理程序9.标准化管理程序第二部分:环境管理体系程序文件1.环境管理体系实施计划2.环境手册3.控制文件清单4.环境目标计划书5.环境卫生管理程序6.环境影响评价程序7.生态保护程序8.污染防治程序9.环保法规管理程序第三部分:整合管理体系程序文件1.整合管理体系实施计划2.整合管理手册3.控制文件清单4.整合管理目标计划书5.内部整合管理程序6.外部整合管理程序以上程序文件均为标准化文件,适用于大部分企业。
企业可以根据自己的实际情况进行适当修改和调整,以满足自身需求,并遵守相关法律法规。
同时,建议企业定期进行内部审核和评估,保持质量及环境体系的有效性和适应性。
建立质量及环境体系是一个不断改进的过程,需要企业高度重视和全员参与。
希望以上程序文件可以帮助到企业,建立完善的质量及环境体系。
国标三体系国标三体系是指中国国家标准化管理委员会制定的三个标准体系,分别是质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系。
这三个体系是企业管理的基础,也是企业提高竞争力的重要手段。
质量管理体系是指企业为了提高产品和服务质量而建立的一套管理体系。
它包括质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、工作指导书、记录表等一系列文件和记录。
质量管理体系的核心是不断改进,通过不断地分析和改进过程,提高产品和服务的质量,满足客户的需求和期望。
质量管理体系的实施可以提高企业的产品质量,降低成本,提高效率,增强企业的竞争力。
环境管理体系是指企业为了保护环境而建立的一套管理体系。
它包括环境方针、环境目标、环境手册、程序文件、工作指导书、记录表等一系列文件和记录。
环境管理体系的核心是环境保护,通过减少污染、节约资源、提高能源效率等措施,保护环境,实现可持续发展。
环境管理体系的实施可以提高企业的环保形象,降低环境风险,提高企业的社会责任感。
职业健康安全管理体系是指企业为了保障员工的健康和安全而建立的一套管理体系。
它包括职业健康安全方针、职业健康安全目标、职业健康安全手册、程序文件、工作指导书、记录表等一系列文件和记录。
职业健康安全管理体系的核心是预防事故和职业病,通过建立安全生产制度、加强职业健康监测、提高员工安全意识等措施,保障员工的健康和安全。
职业健康安全管理体系的实施可以提高企业的员工满意度,降低事故率,提高企业的社会形象。
国标三体系的实施需要企业全面推进,从领导层到基层员工都要参与其中。
企业要根据自身的实际情况,制定适合自己的管理体系,并不断地改进和完善。
同时,企业要加强内部培训,提高员工的意识和能力,确保管理体系的有效实施。
总之,国标三体系是企业管理的基础,是企业提高竞争力的重要手段。
企业要全面推进三体系的实施,不断改进和完善,提高产品和服务质量,保护环境,保障员工的健康和安全,实现可持续发展。
环境体系程序文件一、文件背景随着全球环境保护意识的日益增强,企业开始致力于环境管理体系的建立与实施,以实现环境友好的生产与经营。
为了更好地指导企业开展环境管理体系建设,本文将介绍环境体系程序文件的相关内容。
二、环境体系程序文件概述环境体系程序文件是环境管理体系的核心组成部分,它详细规定了企业在环境保护方面的管理、操作和监督流程。
程序文件包括一系列标准的操作流程和规范,以确保企业在日常运营中能够符合环境保护法规要求,同时实现可持续发展。
三、环境体系程序文件的内容1、环境管理组织架构与职责:明确企业各级组织在环境管理方面的职责与权限,确保环境管理体系的有效运转。
2、环境法律法规与标准:阐述企业应遵守的环保法规与标准,以及如何进行合规性评价和监督。
3、环境因素识别与评估:指导企业如何系统地识别和评估自身的环境因素,以及如何确定重要环境因素。
4、环境目标与指标:制定企业的环境目标与指标,明确实现这些目标与指标的具体措施和时间表。
5、环境管理体系文件管理:规定环境管理体系文件的结构、编制、审核、批准、发布和更新等方面的要求。
6、环境培训与意识提升:安排针对不同岗位员工的环保培训,提高员工的环保意识和技能。
7、环境管理体系内部审核:定期进行环境管理体系内部审核,以确保体系的有效性和符合性。
8、环境绩效监测与改进:对环境绩效进行持续监测,发现问题及时采取改进措施,以提高环境管理体系的绩效。
四、编写环境体系程序文件的注意事项1、紧密结合企业实际:在编写程序文件时,应充分考虑企业的生产特点、工艺流程、资源利用等方面,确保文件的针对性和可操作性。
2、语言简明扼要:程序文件的表述应简洁明了,尽量避免使用复杂的术语和冗长的句子,以便员工理解和执行。
3、遵循标准要求:编写程序文件时应遵循国际和国内的环境管理体系标准和指南要求,确保文件的合规性和标准化。
4、注重实用性:程序文件应具有实用性,能够指导企业的环保实践,提高环境管理水平,同时能够满足内外部审核的要求。
依据ISO9001:2015、ISO14001:2015标准编制编制:审核:批准:文件状态:公布日期:2017.03.05 实施日期:2017.03.10程序文件目录1.目的对质量及环境治理体系文件的制订、审批、登记、分发、保管、修改、换版、作废进行操纵,确保使用有效版本的文件。
2.范围适用于本公司质量及环境治理体系文件包括管手册、程序文件及其支持性文件、外来文件的标识、操纵和治理。
3.职责3.1各职能部门负责本部门相应职能范围内的文件和资料的编制、修订、报批。
3.2行政人事部文控负责对批准公布的文件进行统一发放、治理。
4.工作程序4.1分类和编号4.1.1分类文件分成四个层次1)质量环境治理手册(包括质量环境治理方针、质量环境治理目标、指标);2)程序文件;3)作业指导书(工艺规程、检验规范、操作规范、治理制度、适用的外来文件、行业标准及顾客提供的图样等);4)记录(按《记录操纵程序》运行);4.1.2编号4.1.2.1缩写符号HC安徽份有限公司4.1.2.2流水号:用三位阿拉伯数字表示,由01起始;4.1.2.3文件版本采纳A、B、C…的方式;修改次数采纳0、1、2、3…的方式;4.1.2.4编号方法:a)治理手册HC SC 2017 ×/×版本/修订表示年份表示质量环境治理手册表示公司代号b)程序文件HC CX ××××/×版本/修改表示流水号表示程序文件表示公司代号c)三级文件HC WI ××××/×表示版本/修订表示流水号表示作业指导书表示公司代号d)记录JL HC××× ×× 序号表示标准条款号表示公司代号表示记录4.2文件的编制、审核、批准4.3文件的发放4.3.1质量及环境治理体系文件分受控和非受控两种,受控文件应在封面上盖红色“受控文件”印章,受控文件登记于《受控文件清单》中同时注上发放编号。
4.3.2质量及环境治理体系文件的原稿由行政人事部文控保存,现场使用受控的复印件。
4.3.3治理手册、程序文件、作业指导书(工艺规程、检验规范、操作规范、治理制度、适用的外来文件、行业标准及顾客提供的图样等)由编制部门编制《文件修改、作废、发文申请表》,经治理者代表批准后,由行政人事部文控统一登记、发放。
4.3.4公司外的第二方、第三方如需《治理手册》、《程序文件》,由行政人事部文控填写《文件修改、作废、发文申请表》经治理者代表批准后,加盖“非受控文件”章发放。
4.3.5文件在使用过程中破损严峻阻碍使用时,使用人交回破损文件,补发新的文件,新文件的发放编号仍沿用原文件的发放编号。
4.3.6在本公司内不得使用非受控文件,任何人不得对受控文件擅自复印。
文件使用人将文件丢失时,使用人应到文管处办理补发手续,填写《文件修改、作废、发文申请表》并作出丢失文件的讲明,由原发放范围批准人批准。
文管在补发文件时应给予新的补发标识,必要时将丢失文件的情况通知各部门声明作废,防止误用。
4.5文件的更改4.5.1当有部门或人员认为需对体系文件进行更改时,应填写《文件修改、作废、发文申请表》讲明更改缘故,按原审批程序更改。
如原审批人不在职或审批部门撤并或职能调整时,需指定他人或部门审批时,该审批人或部门应获得审批所需的有关背景资料。
4.5.2文件更改得到批准后应及时发放,确保使用场所的文件的有效性。
4.5.3更改后的文件按4.3发放的同时应将作废文件按《文件发放回收记录》收回后,由文管统一销毁。
作废文件的原件在加盖“作废保留”章后由文管保存(质量及环境治理方针、质量及环境治理目标、治理手册、程序文件作废保留3年,第三层次文件作废保留3年)。
超过保存期限的作废文件,销毁前应填写《文件修改、作废、发文申请表》,经总经理批准后统一销毁。
4.6文件的换版和作废当文件通过多次更改(修订号到9时)或文件需要进行大幅度修改应进行换版。
4.7外来文件的治理关于策划和运作质量及环境治理体系所必须的外来文件(包括法律法规、客户提供技术图纸、标准规范、国家行业标准及与外界签订之各种协议等)由治理者代表组织评审其适用性,评审符合后由行政人事部文控登记于《外来文件清单》内,并编写《文件修改、作废、发文申请表》,经治理者代表批准后,盖上蓝色“外来文件”章后发放,编号及版本为外来文件本身的编号和版本。
4.8本程序所产生的记录按《记录操纵程序》执行。
5.相关文件:5.1《记录操纵程序》6.相关记录6.1《文件修改、作废、发文申请表》6.2《文件发放回收记录》6.3《外来文件清单》6.4《受控文件清单》1.目的对记录进行操纵和治理,为保证产品质量及环境符合规定要求、体系有效运行、产品相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。
2.适用范围适用于治理体系运行记录及治理活动记录的操纵和治理。
3.职责3.1行政人事部负责编写《记录清单》,备案各类记录样本并对记录操纵和治理;3.2 各部门负责对本部门的记录进行整理、归档。
4.工作程序4.1记录的范围包括质量及环境治理活动有关的记录,详见《记录清单》。
4.2 记录的形式及要求4.2.1记录的形式能够是卡片、表格、图表、报告;也能够是拷贝、磁带、软盘或胶片。
4.2.2 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。
4.2.3 填写要求:填写及时,内容正确完整,字迹应清晰,能准确识不,签全名;不得随意更改、涂抹,如发觉数据填写错误,要用划线的方式进行更正并签名、注上日期。
4.3 记录的收集、标识和归档。
4.3.1各部门应及时收集、汇总各类记录,保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。
4.3.2 关于体系文件规定的记录,其归档方式应便于存取检索,一般以活页夹来保存。
4.3.3 如部门有多种记录,要对存放记录的活页夹进行编号,每一活页夹内附有所存放记录的清单,一般情况下各部门对记录每月整理一次,装订成集,在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称及月份;每年进行一次总的归档,在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称及年份。
4.4 记录的保存和销毁4.4.1行政人事部编写《记录清单》,填写记录名称、编码(包括版本)、保存期、等内容并汇合备案记录的样本。
4.4.2各部门按照《记录清单》的期限要求保存记录,关于保存期超过一年的记录经行政人事部同意后可集中保存于行政人事部的档案柜内,但需标识清晰所属的部门,记录的名称和年份。
4.4.3记录应保存在安全、干燥的地点,便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作;关于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等并及时备份,防止贮存的内容丢失。
4.4.4 记录不得随意销毁,过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置。
4.5 记录的查阅、借阅4.5.1 经记录保存部门负责人同意,相关部门可在记录保存处查阅所需记录,如需借阅,需经双方负责人同意,进行登记,限期归还。
4.5.2 如合同中有要求,经保存部门负责人核实后,记录可提供给顾客或其代表查阅。
4.6 记录样式的批准、更改及发放4.6.1 记录样式及其《文件修改、作废、发文申请表》由与该记录相关的文件批准人批准,记录样式的批准采取签名的方式;改版后的记录样式因附有经批准的《文件修改、作废、发文申请表》,背面可不再签名。
4.6.2 各部门将更改后的记录样式及批准后的《文件修改、作废、发文申请表》交至行政人事部,由行政人事部对《记录清单》进行相应的修改及时发放最新的汇总表。
4.7 外来记录的操纵外来的记录(如供应商提供的产品检验报告、材质证明、环境安全监测报告等)由使用部门保存,假如没有特不规定保存期为3年。
5相关记录5.1《记录清单》5.2《文件修改、作废、发文申请表》1.目的为了及时、准确地收集,传递及反馈有关信息,做好信息的治理,特制定本程序。
2.适用范围适用于公司内部信息的传递和处理以及与外部相关方的信息交流。
3.职责3.1 行政人事部、生产部、市场营销部、财务财务供应部等负责对相关方信息的收集;3.2 各部门负责工作范围内信息的传递和交流;3.3 行政人事部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理;建立《信息告知登记表》、《相关方告知书》,保存和治理相关的信息。
3.4 行政人事部负责紧急(环境)信息的处理。
4工作程序4.1信息的分类4.1.1外部信息a)地点监测站、环保局、安监局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息;b)政策法规标准类信息如环境安全法律法规、条例、产品标准等;c)相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、技术合同方、供应商、废物收购方、运输公司等;d)其他外部信息,如各部门直接从外部猎取的有关环境、安全、质量技术、环境治理等方面的信息。
4.1.2 内部信息a)正常信息,如质量环境健康安全方针、目标指标,检验监测记录,内部审核与治理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等;b)(潜在)不符合信息,如体系内部审核的不合格报告,纠正和预防措施处理单等;c)紧急信息,如出现火灾,洪涝灾难等情况下的环境信息与记录;d)其他内部信息(如职员的建议等)4.2 信息的收集与处理信息可采纳书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1外部信息的收集与处理4.2.1.1 行政人事部负责地点监测机构、环保局、安检局、质量技术监督局、认证机构等监测,检查结果及反馈信息的收集由行政人事部传递到公司相关部门,当监测检查结果出现不符合情况时,按照《改进操纵程序》的要求进行处理。
4.2.1.2 政策法规、标准类的资料信息由行政人事部、品保部等各相关部门负责收集、更新、整理交行政人事部保存,详见《合规性义务操纵程序》。
4.2.1.3生产部、行政人事部、财务供应部分不负责与技术合同方、物料供应商(包括外协方)、废物收购方、运输公司等进行信息沟通,对其环境施加阻碍,详见《对相关方环境施加阻碍治理程序》;对来自上述相关方投诉的处理详见《改进操纵程序》,当对方有要求时,应给予一周内解决或答复;上述相关方反馈的其他信息,可由行政人事部以《信息联络处理单》的形式传递给相关部门及时组织处理。
4.2.1.4 各部门直接从外部猎取的其他类信息,如质量环境健康安全技术,质量环境健康安全治理信息等在一周内以《信息联络处理单》反馈到行政人事部,由其负责分类、整理、依照需要传递到相关部门。
4.2.2 内部信息的收集与处理4.2.2.1正常信息的处理;各部门依据相关文件的规定直接收集传递日常正常信息;行政人事部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、治理方案、内部审核结果、更新法律法规等信息。