档案管理中保密工作的重要性及措施分析
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档案管理中保密工作的重要性及措施分析
摘要：随着档案信息化建设的推进，能够利用更为现代化的技术手段对信息资源进行收集，并建立相应的数据库，实现档案信息资源的分类存储。档案管理部门的档案管理载体已经从纸质化载体逐渐向电子化载体过渡，对档案管理部门提出了更高的保密要求。档案管理部门要主 动适应时代发展趋势，充分认识档案泄密对档案管理的危害性。
关键词：档案管理；保密工作；安全
前言：
档案是指国家机关、社会团体和个人在政治、经济和文化活动中所产生的各种文字、图像、声像等各种形式的材料。进入新时期以来， 档案保密工作的难度随之加剧，等级划分、工作保密制度的完善都亟须解决。为了更好地开展档案管理部门的保密工作， 切实保障档案信息安全，有必要对新 时代档案保密工作相关问题进行探究。
1、档案管理中保密工作的重要性
档案管理中保密工作的开展，是为了有效防止档案信息泄密以免对国 家安全以及社会和人民利益造成不良后果，通过开展保密工作，不仅有助 于提升档案管理工作效率，也有助于提升档案资源利用效率。档案管理工作是一项 长期系统性工作， 很多档案信息带有一定的密级，一旦这些带有保密性质 的档案信息资源泄密，会严重危害国家和人民的利益， 甚至会对社会产生 不稳定因素。随着网络信息技术的不断发展，大量纸质档案转化成为电子档案，相应的档案管理人员也转变了传统的档案管理思路，将电子档案保密工作作为当前工作的重点。通过现代化的保密手段和 保密技术对档案进行管理，不仅有助于节省成本，还有助于提升档案管理 效率，能够快速对档案信息进行检索和分析。开展保密工作能够及时发现档案管理工作中的风险点，并借 助现代技术手段对其进行弥补，有效地降低信息泄露风险概率。最后， 保密工作的开展有助于提升档案信息资源利用效率。档案工作人员在授 权的情况下，可以对档案数据库信息资源进行利用和共享，既有助于提升 档案安全属性，也能够更好地发挥档案信息资源的价值和作用。
2、档案管理中保密工作的内容
2.1日常档案保密工作
日常档案管理工作涉及很多带有密级的档案，按照国家的相关法律法规制 定严格的库房管理制度和库房管理流程，既要注重库房的安全性，也要注 重库房的保密性， 通过日常档案保密工作的开展，有利于档案信息资源安全。在企业相关档案归类、放置的 过程中，避免和一般档案混淆。档案的适用范围和权限做好分类处理， 档案的级别应有什么加密措施等应该 明确载录，分别进行单盒保存和标记。为了避免调取麻烦和遵守保密机制，
可以制定密级文件目录和相关的涉密文件统计台账，在存放管理中编制地 点索引，以便达到涉密档案的科学管理。在电子档案的保密使用过程中，应该遵循谁使用、谁保管、谁负责， 同时进行监督管理。如果在已有的涉密档案中出现故障和损毁的，应报备 企业，经由保密人员和技术人员进行备份和修复。存储文件的计算机应该 有专业加密软件和硬件进行保护，密码定时更换，在涉密信息调取和使用 过程中，需要对电磁辐射泄密进行防控，不单独使用保密计算机进行联网 和消毒。严格落实电子文本文档的销毁机制，过限制期的档案要及时销毁 并记录。需要向上级部门报备销毁的文件要按规定流程进行。
2.2做好档案保管期限和保密期限安全工作
从档案管理的角度看， 部分档案具有保管期限和保密期限， 有些档案在达到一定期限之后可以公 开，甚至部分档案应该按照档案管理的相关规定进行销毁。档案保管的期限是否为永久和限制期限，需做好分类处理。明确档案 的保存期限应该根据企业的实际需要进行划分，对限期保存的档案按时销毁，永久保存的档案落实好是否涉密及密级。档案管理人员要确保在档案 保存期间第一时间优化调阅，确保对机密档案泄露后产生的后果有应对方 案。从保管期限的 角度看，保管期限既要看到档案内容的现实作用和历史作用，也要根据档 案自身的保存价值作为判断依据，进而明确档案的保管期限。从档案保密 期限的角度看，应根据档案公布是否会对国家和社会利益造成危害作为保 密期限，如果档案公开不会影响国家安全，则应按照档案管理的相关要求 对其进行解密。
3、档案管理中保密工作实施途径
3.1完善档案管理制度
首先，要结合档案管理实际需要制定更为严格的保密管理制度。首先明确各部门及工作人员在职责范围内能利用的档案范围，要结合保密工作的 实际需要，对档案管理岗位的具体职责进行明确划分， 设置科学合理的档 案使用权限。在适用范围中划分机密等级(因职务级别调取档案的保密级别)，在不同企业或单位使用调取过程中， 规定不同的审批手续和核签方式， 让档案的使用流程有迹可循。这样能在很大程度上确保文件不泄密。其次，档案管理部门要对现有的保密制度进行梳理和分析， 结合档案信息化建设的现实需要，对档案保密制度进行修改和完善。进一步规范档案管理使用方面的制度，尽量做到言简意赅、内容充实、覆盖全面，进而为档案保密工作落实提供更有 针对性的指导，同时也能够提升保密工作的管理效率要求档案管理人员在岗位上要认真负责， 严格遵守保密管理
原则和相关制度机制。一旦发生档案泄密事件，要按照相关制度要求追究 相关人员的法律责任。最后，要积极推进档案保密工作一体化管理，要将加强档案管理一体化建 设作为当前档案管理部门的工作重点，要通过制度对档案保密工作内容进 行划分，加强与其他部门的交流和互动，及时对档案信息资源进行收集和 整理，确保档案信息资源的完整性和系统性。 3.2加强对档案利用的监督
档案管理部门主要领导要给予档案保密工作足够的重视， 要充分认识到档案信息资源只有得到充分利用才能够发挥其特殊的功能和作用，在保密法律宣传和保密制度的实施过程中，加强监督落实。确保调取使用档案的人员，从审批、调取、 使用、归还、保密这一系列流程是可以直接监督的，监督过程中需要注意 使用人员是否更改、销毁、涂损，泄露、外用。同时，合理调配档案管理人员，协同档案管理保密工作的实施，出台切实可行的政策，加大 对档案利用的监督，进一步延展档案保密工作的覆盖范围，通过档案利用
监督确保档案信息资源安全。一方面，要构建更有针对性的档案利用监督 体系，要求档案工作人员在档案资源利用开发过程中严格按照保密工作的相关要求开展工作，并结合工作实际对档案利用中可能存在的风险问题进 行查找，争取将安全风险点消灭在萌芽状态；另一方面，加强对档案管 理人员的教育培训，在良好职业道德的驱使下，档案工作者能够从自身工作实际和需求出发，大力创新探究，不断优化工作方法，对文件整理、案卷装订等具体环节进行优化，促使工作方法和标准更加符合实际工作需求，只有档案管理人员具有较高的保密意识和综合素质，才能够完成好档案信息资源的开发利用和安全保密工作。
3.3完善档案网络信息安全保障
随着网络信息技术的不断发展，档案管理部门更加注重档案信息化建设，相应的档案管理利用了更为多样化 的技术手段。因此，如何保障档案信息安全成为保密工作开展的重点。从 技术层面看，应构建更为完善的防火墙系统，抵御外部的黑客和病毒侵入。 首先，提升既有档案数据安全存储及管理人员的能力，为档案资料储存与 管理工作的人员提供培训(如培训流程图所示)、继续教育等，亦或是通过网路及云端资讯等，鼓励他们积极学习，或通过沟通协调促进工作，增进工作能力。其次，档案管理人员应定期对档案信息管理平台进行病毒查杀，及时扫描计算机 是否存在病毒，切实保障档案信息数据安全。为了有效防止密集档案数据 泄密，除了要严格落实保密制度外，还应对用户设置相应权限，提升密级 档案安全等级， 并定期对用户权限和密码进行更换，以确保档案信息安全。 最后，档案管理人员要充分发挥其大数据的采集、检索、查询、计算、存储和远程传送等功能，提高档案数据与档案管理的匹配程度，促进档案数据的有效开发和利用，不断加强对网络信息管理平台的维护和管理，对于发现的安全隐患要第一时 间处理，为档案保密工作的开展营造良好的外部环境。
4、结语
档案保密工作较为复杂，保密机制和档案保密人员的素质极为重要，保密档案的调取和相关的管理制度要落到实处。要加大监管和 预防风险的能力，在保障档案信息资源安全的基础之上， 结合经济社会发展需要，对档案信息资源进行有效利用。同时，还要对档案管理人员进行系统的教育培训，引导档案管理人员树立正确的保密意识，在档案信息资源开发过程 中要做好自我监督，真正地将保密工作落到实处。
