档案工作中保密的重要性

科技信息　基础理论研讨　

浅析高校档案保密工作硇重要牲及措旋　

青海民族大学　马艳春　

［摘要］高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，管理中保密工作至为重要。加强高校档案保密工作不仅具有较强的战略意　

义，而且有利于给人才提供公平竞争的环境，是高校维护档案安全的基本保障。高校档案管理工作需要严格的保密措施，必须要加　

强制度建设、提高档案管理人员的政治和业务素质、完善监督体系、明确监督职责、确立回避制度以及建立健全保密工作责任制。　

［关键词］高校档案管理　保密工作保密措施　

高校档案是衡量个人业绩的重要标志，因此，做好高校档案的保密　工作，是推进高校档案事业持续、健康发展的基本保障，也是促进高校　

教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。做好高校档案的保密　工作，不仅具有较强的战略意义，有利于处理好保密与利用的关系，促　

进人才培养。而且有利于给人才提供公平竞争的环境，是高校维护档案　

安全的基本保障。　

一、高校档案保密工作的重要性　

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直　接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不　

同形式、载体的历史记录。高校档案馆是收集和管理高校教学、科研财　

富，传播档案信息，为教学、科研提供原始凭证，维护历史真实面貌的重　要基地。近年来，作为高校档案部门，尤其是综合性大学的档案馆每年　都收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的科研项目、学术　

论文和上级文件等，其中有不少涉及国家的政治、经济、重点科研项目　

及军事等方面的保密内容。因此，做好高校档案的保密工作至关重要。　第一，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战　略意义。我国《高等学校档案管理办法》第三条规定：“高校档案工作是　

高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发　

展规划。”可见，高校档案管理工作至关重要，高校档案保密工作是高等　学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。加强高校档案保密工　

科技与生活　２０１０年第１　３期　教育科学　ｌ７７　

高校档案管理保密工作的重要性　

苗丽娟　

（大庆职、ｉｋ学院，黑龙江大庆１６３４１　１）　

摘要高校档案是高校在创建发展过程中直接形成的具有保存价值的文件材料。学校档案管理与保密Ｔ作是学校建设的重要组成部分，随　

着现代高等教育的纵深拓展，档案的管理保密１．作对推进高校教育改革，规范办学行为，促进高校现代化建设起着举足轻重的作用。作为　

高职院校党委办公室的岗位文书兼文件ｌ档案管理负责人员，结合自身多年的档案管理实践经验，阐述高校档案管理与保密工作的重要性。　

关键词高校档案；档案管理与保密；学校建设；重要意义；落实措施　

中图分类号Ｇ２５　文献标识码Ａ　文章编号１６７３—９６７１一（２０１０）０７１—０１７７—０１　

Ｏ引言　

高校档案是高校在创建发展过程中，积累彤成的具有纪念意义的文　

件材料，包括文字、罔识、声像等不同载体。它是学校在不同发展时　期，由特定的文书材料转化而成的信息财富。学校档案是学校各种Ｔ作　的原始记录，是呈现学校发展历程的第一手资料。完整的学校档案资料　

在国家精品课程申报、实验教学示范评审以及教学质量评估活动中发挥　着重要职能。随着现代高等教育事业的不断拓展，加强学校档案管理，　

做好学校档案保密Ｔ作，对深化高校教育教学改革，维持教学秩序的安　定，推进高校现代化建设起着奠基作用。本人作为高职院校办公室的文　书和档案管理负责人员，历来蓖视学校档案的管理与保密ｌｒ作。本文结　

合笔者多年的文书上作经验，通过长期的档案管理上作实践与探索，阐　述了高校档案管理保密Ｔ作的重要意义，同时针对当前高校档案管理保　密工作面临的形式，提出了探索性的整改落实措施。　

１高校档案管理与保密工作的特点　

学校档案是学校各类活动的真实记录反映，是学校发展历程的凭证　

和缩影。学校档案的管理与保密１：作，主要负责学校发展的各类资料文　件的采集整理，管理维护和归档保密，是学校建设中不可觑视的基础环　

文献档案

图书情报＼2019年第5期 81 保密管理在档案利用中的重要性探讨

张红梅 云南省医学信息研究所，云南 昆明 650100 摘要：档案在实际工作的进行中具有极其重要的作用，保密管理有助于保护企业隐私、防止其财产损失，只有做好档案的保

密工作才能更好地利用档案，同时档案使用过程中也要采用科学的方法防止档案泄露。虽然我国档案管理方面已经取得了极

大的进步，但目前处于互联网信息时代下，如何加强保密管理在档案利用中的有效性仍然是个值得思考的问题。

关键词：保密管理；档案利用；重要性探究

中图分类号：G273.5

企业的档案管理中往往有些机密文件需要保密管

理，如专利技术、科研成果等等，不慎泄露会给企业

带来巨大的损失。因此企业需要选取极其负责的档案

管理人员来进行保密管理，但管理人员可能出现对于

档案的过度重视从而忽略了对于档案利用的现象，丧

失了机密档案的价值。由此可见，档案的保密和利用

都十分重要，保密是利用的基础，利用是保密的升华，

只有协调好二者的关系才能真正体现保密管理的价值。

本文则从保密管理在档案利用中的重要性入手，浅析

保密管理存在的意义并提出了自己的一点见解，以期

对未来保密管理在档案利用中能够更好地发挥价值。

1 保密管理在档案利用中的重要性

1.1 保护信息安全性

档案记载了一个企业、部门的完整信息数据，对

于企业在未来一段时间的发展具有重大作用，尤其是

专利技术、科研成果的应用能够直接影响到企业的存

亡问题。在当下互联网信息时代，掌握了信息即掌握

了竞争的关键，档案的保密管理即保护信息的安全，

防止信息的泄露带来巨大损失。

1.2 保障档案利用的及时性、有效性

档案保密工作的开展在信息利用之前保障企业、

部门的合法权益，也是保护企业的发展。重要信息一

旦泄露就让竞争对手把握了先机，丧失了档案利用的

及时性、有效性，可能带来不可估量的重大损失。在

档案利用之前做好档案的保密管理，能够有效保护信

息的实用价值，对于信息的有效利用、及时利用具有

县级人防档案保密工作重要性论文

摘要：人防工程档案管理工作的保密性有着至关重要的作用，特别是其对于人防工程机密的维护作用。那么在未来人防工程管理工作不断扩大的过程中，就应当要持续不断的提升人防工程档案管理保密性，杜绝一切漏洞和隐患因素，为档案工作的可持续发展奠定坚实的基础。

人防工程是我国在考虑危机状况需求后，所建立起的一些公共性安全工程，能够为公众提供庇护，其所涉及到的工程档案也就成为了国防性机密文件，要进行严格的管理、控制，避免被他国获得。随着我国经济的快速发展，各人防重点县的城市建设发展很快，人防工程特别是结合民用建筑建设的防空地下室也日益增多。为适应新的形势，进一步提高城市总体防护能力，在搞好人防工程建设的同时，必须及时掌握准确、高质量的人防工程档案信息资源，建立适应形势发展的县级人防档案管理机制，以此促进县级人防的整体建设。

一、县级人防档案保密工作的重要性

人防档案工作有关国防、军事等多个领域，档案文件涉密较多、层次较高。人防档案的保密工作是人防重要的基础工作之一，在新的形势下，为推进人防现代化建设，做好档案保密工作是一项艰巨又紧迫的任务，倘若在人防档案文件尚未解密之前就泄密出去，将造成很大危害。若因遴选错误而造成人防信息的失密或泄密，会危及社会的稳定，损害国家与公众的利益，所以信息保密与开放利用有很强的政策性，有很强的安全保护的要求。人防档案的价值实际上就是档案的利用价值，这是档案能满足社会需求的具体表现。当档案的信息性或原始记录性能够满足社会某个方面的需求时就发挥人防档案的作用，充分体现出人防档案的自身价值。

二、目前县级人防档案信息管理存在的问题

在当前新的形势下，信息化成为档案管理的主要技术标志。档案管理信息化的目的是让人们更多更便捷地利用档案，创造出更大的经济效益和社会效益。人防档案作为国家档案工作的组成部分也概莫能外。因此，建立人防档案信息管理机制，并充分发挥其作用，已经被广大县级人防工作者所认同。但从目前县级人防档案工作的现状看，尽管取得了一定成绩，但是仍然存在着一定程度的问题。如从事档案信息工作的人员少，各自封闭在部门，相互之间协作不够，力量分散;并且档案信息工作设备不齐全、不配套，分散不联网，有的重复建设，信息存贮和处理都分散在各部门，不便交流，整体效用难发挥;档案信息工作缺乏系统性。有的基层单位尚未建立档案信息系统，因此，从收集、处理、输出到存贮不规范化。各单位的档案信息传送程序较乱，传什么、怎么传、传给谁没有统一规定;人防档案也没有得到综合利用，重保轻用的现象普遍，使得人防工程档案管理的领导人员对档案的情况了解得不够全面，不能将档案充分利用。人防工程档案管理人员的管理价值不能在利用档案的效果中体现。利用人防档案信息的人越多，创造的经济效益和社会效益就越高，利用率越低，人防档案存在的价值也就越低。