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项目二-会议服务PPT课件

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会议服务培训PPT课件

会议服务培训PPT课件
时间管理
合理安排会议时间，避免会议时间过长或过短， 确保会议效率。
3
议程设置
设置清晰的议程，让与会者了解会议内容和议题 ，提高会议效果。
引入先进的技术手段
智能设备
利用智能设备进行会议签到、信息发布等操作，提高会议 效率。
视频会议
引入视频会议技术，方便远程参会者参与会议，降低会议 成本。
数据分析
通过数据分析工具对会议数据进行统计和分析，为会议效 果评估提供依据。
备调试、人员协调等。
启示二
会议服务中要注重细节，如提 供优质茶歇、保持场地整洁等 ，以提升参会者体验。
启示三
针对不同类型的会议，需要采 取不同的服务策略，如商务会 议更注重效率，学术会议更注 重氛围等。
启示四
在会议服务中要积极应对突发 状况，如技术故障、人员变动
等，以确保会议顺利进行。
THANKS
音响系统
测试音响系统，确保声音清晰、无杂 音。
接待与签到
接待人员
安排专业、热情的接待人员，为 参会者提供指引和帮助。
签到流程
设计简单、高效的签到流程，确保 参会者快速完成签到。
资料发放
在签到环节发放会议资料，便于参 会者了解会议议程和内容。
资料准备
会议议程
准备详细的会议议程，包括时间安排、主题和发 言人等信息。
后续跟进
落实会议决策
根据会议决策和讨论，跟进并落实相关事项，确保决策得到有效执 行。
持续沟通协调
在会议后持续与相关人员进行沟通协调，解决可能出现的问题和矛 盾。
定期回顾与反馈
定期回顾会议效果，向相关人员提供反馈，以便不断改进和提高会议 质量。
05
提升会议服务质量的方法

会议服务PPT课件

会议服务PPT课件

会议资料包
整理并制作会议资料包，包括会议议 题、演讲稿、PPT等文件。
会议设备租赁与调试
租赁设备清单
根据会议需求租赁必要的设备， 如投影仪、音响、麦克风等。
设备调试
确保设备在会议前正常运行，解决 可能出现的技术问题。
备用设备
为防止设备故障，准备备用设备以 备不时之需。
会议场地布置与装饰
会场布局设计
根据服务内容
可以分为策划执行类、设 备租赁类、场地预定类等 。
根据服务对象
可以分为企业内训类、政 府机构类、行业协会类等 。
根据服务形式
可以分为线上类、线下类 等。
02
会议筹备
确定会议目的和议程
会议目的
明确会议的主题和目标，确保会 议内容与参会者的需求和期望相 符合。
议程安排
根据会议目的制定详细的议程， 包括主题发言、讨论环节、休息 时间和互动环节等。
会议服务的重要性
01
02
03
提高会议效率
通过专业的会议服务，可 以确保会议的顺利进行， 提高会议的效率。
提升参会体验
优质的会议服务能够为参 会人员提供更好的体验， 增强参会人员的满意度和 忠诚度。
促进交流合作
会议服务能够为参会人员 提供一个良好的交流平台 ，促进各方之间的合作和 业务拓展。
会议服务的分类
特殊饮食需求
考虑并满足参会人员的特殊饮食需求，如素食、 过敏等。
04
会议服务流程
接待与签到
接待
迎接参会人员，提供必要的指引和帮 助。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员准 时到场。
现场管理
场地布置
根据会议需求，合理布置场地，确保参会人员舒适就座。

会议服务培训PPT课件

会议服务培训PPT课件

06
会议服务培训总结
培训目标回顾
01
02
03
04
提高员工服务意识
通过培训，使员工更加关注客 户需求，提高服务质量和客户
满意度。
规范服务流程
确保员工了解并掌握会议服务 的标准和流程，提高工作效率
。
增强团队协作能力
加强员工之间的沟通与协作， 形成良好的团队氛围。
培养优秀人才
发掘和培养具有潜力的员工， 为公司的长远发展提供人才支
。
在职员工进修
鼓励在职员工参加专业 培训和进修课程，提升
个人能力。
定期考核与评估
对员工的服务质量进行 定期考核与评估，激励
优秀员工。
创新与发展
关注行业发展趋势，不 断更新培训内容，以适 应市场变化和客户需求
。
THANK YOU
反馈与评估
收集反馈
向参会人员收集对会议的意见和建议，以便改进。
评估效果
评估会议的成果和效果，分析存在的问题和不足之处 。
后续跟进和总结
安排后续行动
根据会议内容和报告，安排具体的后续行动计划和责任 人。
总结经验教训
总结本次会议的经验和教训，为今后的会议提供参考和 借鉴。
05
特殊会议服务需求
网络会议服务
会议服务涉及的内容包括会议策划、场地预订、设备租赁、现场管理、人员调配 、物料制作、宣传推广等环节，旨在为会议主办方提供全方位的服务支持，确保 会议的顺利进行。
会议服务的重要性
提高会议效率
增强参会体验
专业的会议服务能够确保会议的各个 环节得到有效的协调和管理，避免出 现混乱和延误，从而提高会议的效率 。
02
策划设计
根据客户需求，制定详细的会议策划 方案，包括场地选择、议程安排、人 员调配、物料制作等环节。

会议服务培训PPT课件

会议服务培训PPT课件

制定详细议程
根据会议主题和目标，制定详细的议程，包括演讲、讨论、 互动环节等。
选定会议场地和设施
选择合适场地
根据会议规模、性质和需求，选择合适的会议场地，如会议室、报告厅等。
配备必要设施
确保会议场地配备必要的设施，如投影仪、音响设备、桌椅等。
邀请与会人员和嘉宾
确定邀请名单
根据会议主题和目标，确定需要邀请 的与会人员和嘉宾名单。
02
严格遵守保密规定，保护客户隐 私和商业机密。
02
会议筹备与策划
确定会议主题和目标
明确会议主题
根据组织者的需求和目标，确定会议 的主题，如年度工作会议、学术交流 会议等。
设定会议目标
制定具体的会议目标，如促进团队合 作、推动项目进展、分享行业知识等 。
制定会议日程和议程
安排会议时间
确定会议的起始时间、结束时间以及中间休息的时间安排。
加强团队协作能力：积极参与团队活 动，提高团队协作能力，与同事更好 地配合完成工作。
长期目标
成为行业专家：通过不断学习和实践 ，积累丰富的经验和知识，成为会议 服务行业的专家。
推动行业发展：积极参与行业交流和 合作，推动会议服务行业的创新和发 展。
感谢您的观看
THANKS
实时统计签到数据，掌握 参会人员情况，为后续工 作提供依据。
场地布置及设备检查
场地布置方案
根据会议主题和需求，设 计合理的场地布置方案， 包括主席台、听众席、背 景板等。
设备检查清单
制定设备检查清单，包括 音响、投影、灯光等设备 ，确保设备正常运行。
布置与检查流程
明确布置和检查流程，提 前安排好所需物品和人员 ，确保场地布置和设备检 查顺利进行。

办公室会务管理ppt课件

办公室会务管理ppt课件
调整会议议程？ 3.向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4.召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间
安排？ 5.有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提
前一天送到。你认为如何？
任务一 会议基本认知
理论导读
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟 通信息、表达意愿的行为过程。
会议审批的原则
1. 精简从严 2. “一支笔”的原则
指导会务工作的原则
1
准备充分
2
组织严密
3
服务周到
4
确保安全
任务二 拟定会议预案
❖ 会务工作主要内容 1．会议预案； 2．会议文件准备； 3．会议通知； 4．会前检查； 5．会间调度； 6．会后整理。
拟定会议预案
1．会名
4．出席 范围
7．会场 布置
10．经 费预算
13．集 体摄影
2．会议时间 5．会议票证 8．主席台
11．选举投 14．特殊活 票组织工作 动的安排
3．会场
6．职责 分工
12．发奖组 9．会议议 织工作 程
任务三 会前组织管理
议题收 集整理
会前检查
会间 调度
文件 管理
文件 准备
项目二 会务组织管理与文字工 作
学习目标
知识目标
4
模块四 办公室会务管理
办公室会务管理
1 项目一 会议的筹备 2 项目二 会务组织管理与文字工作
项目一 会议的筹备
学习目标
知识目标
➢熟悉会议的分类。 ➢了解会议的申报、 审批。 ➢掌握会议预案的基 本要素。 ➢熟悉会议证件及会 议资料的基本制作要 求。
能力目标
➢能够拟订会议的筹备 方案。

《会议服务培训》PPT课件

《会议服务培训》PPT课件
站姿
1、侧放式：两脚并拢，两膝并严，双手放在腿部两侧，手指稍弯曲，呈半握状。 2、前腹式：两脚分开呈“V字形”，两脚尖距离为一拳，脚跟靠拢， 右手放在左手
上，交叉放在小腹前。 3、丁字式：右脚放在左脚内侧中心线上，两脚尖向外略展开，形成斜写的“丁”
字，右手放在左手上，交叉放在小腹前。
服务礼仪
5/6
《会议服务培训》PPT课件
本课件仅供大家学习学习 学习完毕请自觉删除
谢谢 本课件仅供大家学习学习
学习完毕请自觉删除 谢谢
两会服务员风采
每年两会，来自全国各地，经过严格的筛选，她们成为“两 会服务员”。她们以标准化的动作和灿烂的笑容服务两会，她们 红色的身影也成为摄影记者们镜头下的宠儿。
两会服务员风采
注 意：1、主席台倒水时，要先倒中间职位最高者开始，避免在客人前面倒水。 2、续水时间每15-20分钟续水一次。
目录
服务礼仪——仪容仪表 会前准备——摆台标 准 会中服务——倒茶标 准 会后清理——茶具清洗消毒标准
会后清理
1/2
茶具清理规范
1、清洗杯具需配专用手套，准备百洁布，洗洁精； 2、先去污清洗：将茶叶倒置垃圾桶，把所要清洗的杯具放入清洗池，用洗洁 精清洗杯子后，用流动自来水冲洗干净； 3、按杯具数量配备好消毒液和水的比例； 4、将冲洗过的杯具用消毒水浸泡10-15分钟，放掉消毒水，将杯具转移至清 洗池清洗； 5、把消毒过的杯具倒立在消毒过的毛巾上，沥干水； 6、将杯具放至专用消毒柜进行消毒，按消毒柜性能控制好消毒时间，茶杯消 毒时间不能低于20分钟，小毛巾消毒时间为20分钟。 7、会议用的杯具要求一用一清洗一消毒；
下一次你就是老师！
会前准备
3/4
会议摆台规范
4）热毛巾：毛巾托横放在杯子左侧，便签的正上方。毛巾开口方向朝右， 毛边朝下。 5）高脚杯：杯垫放在茶杯正上方1CM处，高脚水杯扣放在杯垫上。 6）矿泉水：放在高脚水杯左方，毛巾托上方，间距各为1CM。 7）桌签：放在便签中心正上方。所有物品最前方处。 8）果盘：放在便签左边2CM处，离桌边5CM，水果叉放在果盘右1/3处。

会议服务工作流程PPT课件

会议服务工作流程PPT课件
1、客人到达时的工作 ： 1）迎接工作： 2）衣帽服务：
.
9
2、开会过程中保障工作
1）送水服务： 2）续水服务： 3）撤换服务：
.
10
三、会议结束后的工作
1、送客： 2、检查： 3、清理卫生： 4、注意事项：三清三关、 遗留物品处理
.
11
四、会议服务过程中注意事项
1、保密工作 2、密切注意与会人员的需要 3、不断提高自身素质
.
12
本次培训结束，谢谢大家！
2008年6月22日
.
13
谢谢观看！
.
3
会议预定登记表
日期
6月 25日
6月 24日 6月 25日
6月 24日
时间
9：00
13： 30 14： 00 9：00
地点 人数 813 50
主办部 门
区委
619 20 区政府
622 10
杨区长 接待
礼堂 400人 环保局
联系电 话
9920 卢老师
9620 徐老师
9620 李秘书
9268 杨老师
.
4
本周会议安排表
时
间 地点 人数
6 上午 9： 礼堂 400
月
00
24 下午 13： 619 20
日
30
主办部门 联系电话
环保局 9268
9620徐老 师
6 上午 9： 813 50
月
00
25 下午 2： 622 10
日
00
9920卢老 师
9620区长 李秘书
.
5
2、服务中心各部门分工明确
1）物业办公室：
会议服务工作流程
主讲人：

会议服务业务知识PPT课件

会议服务业务知识PPT课件
托盘上； （4）在尽量不打扰客人开会的情况下更换烟缸； （5）注意烟缸每两个座位摆放一个，保持在一条直线上，火柴放在烟缸
右沿上； 5、会议期间的各项卫生保持（包括会场、卫生间、吸烟区、备水区等） 6、送客 （1）会议完毕，侧身站于会议室门口指定处，面带微笑准备送别客人； （2）以15度普通礼鞠躬，以标准手势送别客人，同时对每位客人道别：
教室型布置之二
教室型布置之三
教室型布置之四
U型
很多小型的会议倾向于面对 面的布置和安排，“U”形 是较常见的，即将与会者的 桌子与主席台桌子垂直相连 在两旁。
如果只有外侧安排座位，桌 子的宽度可以窄些；如果两 旁安排座位就应考虑提供更 大的空间来呈放材料。
回字型
条型
用两张长桌并列成长 方形讨论的形式，一 般有方形，圆形和椭 圆形几种，多用于讨 论会等。
教室型布置之一
这种布置与学校教室一样，在 椅子前面有桌子，方便与会者 作记录。桌与桌之间前后距离 要大些，要给与会者留有座位 空间。这种布置也要求中间留 有走道，每一排的长度取决于 会议室的大小及出席会议的人 数。
一般要求每个座位上放有一个 水杯。
与礼堂一样，教室形布局是常 见的布置方案之一。当与会者 在会议上需要看资料和书写时 比较适用。在这种布局中，发 言人可以看到所有的与会者， 但大多数与会者只能看到别人 的后脑，不利于会间交流。
签字厅的布置，要求厅正面挂有屏风式挂画作 为照相背景，在挂画前面，并摆放两张长条桌， 桌面铺深绿色台呢。在签字台后面，摆设两把 高靠背扶手椅，两椅相距1.5米，在椅子背后 1.2米处，根据人数的多少摆上梯式脚架，脚 架两侧陈设常青树，在两个座位前摆好待签字 文本，右上方摆设文具，中间的前方挂有两面 国旗的旗架，签字厅两侧可布置少量的沙发， 供休息用。

会议服务流程培训PPT课件

会议服务流程培训PPT课件
可分为商务会议、学术会议、政府会议等。商务会议以企业 或组织内部的会议为主，学术会议则以学术交流和研讨为主 ，政府会议则以政府机构内部的会议和政策发布为主。
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段

《会议服务与管理》课件

《会议服务与管理》课件

会议风险管理
总结词
预见并应对潜在的风险是确保会议成功的关键。
详细描述
在会议开始前，识别可能出现的风险，如技术故障、人员缺席等。制定应对策略，如备用技术方案、 人员替补等。同时，要密切关注会议进程，如有意外情况，及时调整计划。
05 会议效果评估与总结
会议效果评估方法与标准
评估方法
问卷调查、访谈、观察、数据分 析等。
01
02
03
确定会议主题
根据会议目的和目标，明 确会议主题，确保会议内 容与目标相符合。
设计会议议程
根据会议主题，制定详细 的会议议程，包括时间安 排、议题顺序、发言人等 。
制定会议日程
将会议议程转化为具体的 日程安排，包括时间、地 点、活动等，以便参会人 员了解。
会议地点选择与布置
选择合适的会议地点
在会议现场，合理摆放物资，方便 参会人员取用，同时保持会场整洁 。
03 会议服务内容与标准
会议接待服务
会议接待服务概述
会议接待服务是会议服务与管理 的重要组成部分，主要负责迎接 与会人员，提供必要的协助和安
排。
接待流程
包括机场、火车站接送、酒店入 住、报到注册等环节，确保与会
人员顺利抵达并开始会议。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
详细描述
会议通常是由组织或个人发起，旨在促进交流、讨论和决策，以实现特定的目标 或目的。根据不同的分类标准，如参与人数、会议形式、会议议题等，可以将会 议分为多种类型，如公司年会、产品发布会、学术研讨会等。
会议服务与管理的重要性
总结词
会议服务与管理对于确保会议的顺利进行、提高会议效率和 质量具有重要意义。

会议服务流程培训PPT课件

会议服务流程培训PPT课件

整理会议记录和决议
会议记录
详细记录会议中讨论的问题、提出的观点、达成的共识和决策，确保信息的准确性和完 整性。
决议
整理会议中通过的决议，明确各项决议的实施方案、责任人和时间节点，为后续工作提 供明确的指导。
发送感谢信和会议总结
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的 参与和支持的感激之情，同时再次强调 会议的重要成果。
会议服务的重要性
01
02
03
提高会议效率
通过专业的会议服务，确 保会议的各个环节顺利进 行，提高会议的效率。
增强参会体验
优质的会议服务能够为参 会人员提供舒适、便捷的 体验，增强参会人员的满 意度。
促进商务合作
良好的会议服务有助于促 进参会人员之间的交流与 合作，推动商务合作。
会议服务的流程简介
认真倾听参会人员的投诉 和建议，并做好详细记录 。
及时反馈
对于合理的投诉和建议， 应积极采取措施改进，并 及时向投诉者反馈处理结 果。
感谢与鼓励
对于提出的建议，应表示 感谢，鼓励参会人员继续 提出宝贵意见。
处理技术故障和设备问题
技术故障应对
如遇技术故障或设备问题，应迅速查 明原因，采取有效措施修复，确保会 议顺利进行。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员按 时到场并完成签到程序。
安排会议议程
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，确保会议顺利进行。
通知与提醒
及时通知参会人员会议议程变动情况，确保参会人员了解会议进程。
提供会议记录和翻译服务
会议记录
准确记录会议内容，包括发言要点、讨论重点等。
翻译服务
为满足不同参会人员的语言需求，提供专业的翻译服务。

会议服务礼仪ppt课件

会议服务礼仪ppt课件

女员工不能涂有色指甲油、不留长指甲、保持干净、 勤洗手。
着黑色皮鞋或布鞋，表面干净，着肉色连裤袜，不 挂边、不破损、不滑丝。
整理 公共场所需整理仪表时，要到卫生间或工作间等客人看不到的地方，不要当客人的面或在公共场所整理。
• 举止仪态礼仪：
会议服务基本礼仪
一、站立 （基本要求：挺拔）
会场一般用前腹式
休息区服务礼仪
1、休息室按标准上茶程序提供服务。 （茶几较低要单腿弯曲采用蹲式服务） 2、休息区清洁员应暂停工作，适时回避。 3、遇客问候，随时礼让。
会议场所布置
1、剧院式： 新闻发布会、辩论会等 桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排
排座椅，中间留有较宽的过道。 特点：在留有过道的情况下，最大程度地
摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在 有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参 会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记 笔记。
2、课桌式 桌形摆设：会议室内将桌椅按排端正摆
二、坐姿
（姿态要端正） 会议服务基本礼仪
三、走姿
（要求：一平三正）会议服务基本礼仪
四、蹲姿
（基本要求：优雅）会议服务基本礼仪
员工在取低处物品或拾起在地上的东西时，不能撅臀部、弯上身、低垂头，而 应采用适当的蹲姿。
正确的蹲姿：以一膝微屈为支撑点，将身体重心移此，另一腿屈膝，脚稍分开， 站在东西旁边，而不要低头、弯背，将腰慢慢直下拿取物品，由于女员工多穿裙 子，所以两腿要靠紧。
更换烟灰缸
会议期间服务礼仪 1、准备一个托盘和一个干净的烟缸
2、用干净的烟缸盖住需更换的烟缸 3、轻轻的拿回托盘 4、把干净的烟缸放回桌面
茶歇服务
茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高 层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小 型简易茶话会

会议服务礼仪培训内容PPT课件

会议服务礼仪培训内容PPT课件
礼仪是礼节与仪表的有机结合。礼节是指人们在人际交往中能否彬彬有礼地 对待他人。而仪表则是指人们在社交活动重，能否以优雅的仪态表现自我。正确 的礼仪是人类交流感情，建立友谊和开展业务活动的桥梁和纽带。
一个企业的礼仪状况如何，直接折射出这个企业文化的水平和员工的精神面 貌。
一流的企业，一定具有一流的企业形象。调查研究表明：企业形象的上升或 下降，对企业销售额的变化有着重要的影响，客户明显喜欢购买那些公众形象良 好的企业的产品。
会议服务礼仪培训目标： 1、使员工熟练运用现代服务礼仪； 2、举手投足更具魅力，从容应对各种商务场合 3、使员工懂得塑造与个人风格相适的职业形象； 4、使员工提高职业化素养，从而提升企业精神面貌； 5、使员工进一步将企业文化精神理念落实到行为规范中。 会议服务礼仪培训大纲： 第一部分：课程导入 一、为何要学礼仪？ 职业形象传达的信息及作用：个人层面、企业层面 二、如何学礼仪？ 商务礼仪的主要内容、特点、原则 第二部分：有“礼”走遍天下 一、礼仪的历史渊源与基本原理 二、东西方礼仪的差异 三、语言与非语言信息的沟通 四、服务礼仪容易忽视的礼仪细节
可编辑课件
第三部分：职业形象与职业修养 一、职业修养提升 1、职业修养概念 2、职业修养与人格魅力 3、职业修养与工作哲学 二、职业形象塑造 1、商务场合的着装礼仪 1、公务场合的着装礼仪 2、社交场合的着装礼仪 3、休闲场合的着装礼仪 讨论： 符合身份 区分场合 三、国际惯例与遵守成规 1、制服 2、西服 3、裙服 4、国际化的着装 讨论： 亮出你的最佳形象、仪表、仪容、仪态、走姿、坐姿、站姿
并学会对客户性格分析与分类、针对不同性格的顾客采用不同的沟通方法、 掌握面谈的礼仪及电话沟通礼仪。掌握运用商务礼仪开展多方交流与合作，塑 造良好的个人及企业形象。

会议服务流程培训PPT课件

会议服务流程培训PPT课件

纪要内容程、讨论内容、重要决定和任务分配 等信息，以便与会者查阅和参考。
评估会议效果
要点一
效果评估
在会议结束后，应对会议的效果进行评估，包括会议的组 织、议程安排、讨论质量、达成效果等方面。
要点二
评估方法
可以采用问卷调查、面对面访谈或小组讨论等方式进行评 估，收集参会者的意见和建议，以便改进和提高会议质量 。
02
会议筹备阶段
确定会议目的
明确会议主题和目标
确保会议目的清晰明确，有助于后续议程和内容的制定。
确定会议的预期成果
让参会者了解会议期望达成的结果，有助于提高会议效率。
确定会议议程
制定详细的议程安排
根据会议目的，合理安排议程内容和 时间，确保会议顺利进行。
预留足够的时间
为每个议程项目预留足够的时间，避 免议程过于紧凑。
安排议程
根据会议主题和目的，制定会议议程，明确会议时间和议程顺序。
时间管理
确保每个议程按时进行，合理安排发言时间和讨论时间，避免会议时间过长或议程时间不够。
提供会议资料
准备资料
根据会议主题和目的，准备相关会议资 料，包括会议背景资料、议题材料等。
VS
分发资料
在会议开始前，将会议资料分发给参会人 员，确保参会人员能够了解会议内容和要 求。
提供会议设施
设施准备
根据会议需要，准备相关设施，如投影仪、音响设备、桌椅等。
设施管理
确保设施正常运行，及时处理设施故障问题，保证会议顺利进行。
记录会议内容
记录要点
记录会议主要内容和讨论要点，包括发言内容、讨论问题和决策结果等。
整理报告
根据记录内容，整理会议报告，将会议结果和决策反馈给相关人员。
  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

2020/11/22
18
• （二）会议附设展览的可能性
1. 会议所涉及学科的产业化程度 2. 会议组织者与企业的联系较密切 3. 会议的权威性较高、影响力较大
• （三）会议附设展览会与商业性展览会的不同
1. 观众面不同 2. 组织观众所花功夫不同 3. 展览主办者收入来源不同
• （四）会议附设展览会注意事项
设展览会服务等；会议结束后的迎送、票务服务
和会议信息通报等内容，涵盖知识面比较广，内
容丰富，其主要目的是让大家对会议从筹备到结
束到后续服务的服务与管理有一个系统的认识，
从而能够更好地为我国乃至全球日益兴起的会议
服务和会奖旅游服务。
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复习思考题
• 1. 如何理解会议主题的概念和会议主题目标？ • 2. 请简述会议礼品的准备与发放的注意事项。 • 3. 会议接待期间接待人员应具备的基本素质有哪些？ • 4. 会议接待期间接待人员应具备哪些礼仪规范？ • 5. 会议附设展览会与商业性展览会有何不同？ • 6. 会议信息通报的概念和通报方式有哪些？
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（二）餐饮服务
1. 欢迎宴会的安排 2. 欢送宴会的安排
3. “茶歇”的安排
4. 会议午餐的安排 5. 会议晚餐安排
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任务三 会议其他服务
一、文娱活动中的服务
（一）文娱活动的时间安排 （二）文娱活动的形式 （三）文娱活动的注意事项
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（二）选择礼品的禁忌 （三）注重包装 （四）礼品的发放
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任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（一）注册台的搭建 （二）注册材料的准备 （三）注册时间安排 （四）注册人员安排 （五）注册服务的主要内容
二、对会议嘉宾和特约报告人的服务
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任务四 会议结束后的服务
一、会议迎送与票务服务 （一）会议迎送
1. 官方迎送 2. 特邀嘉宾迎送 3. 一般与会者迎送
（二）票务服务
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二、会议信息通报
（一）会议信息通报的概念 （二）会议信息通报的意义 （三）会议信息通报的方式
1. 会议工作人员 2. 会议简报 3. 新闻发布会 4. 宣传印刷品 5. 网站 6. 论文集
三、会议接待礼仪
（一）会议接待人员应具备的基本素质 1. 热忱的服务态度 2. 要具备良好的服务能力 3. 要有敬业精神 4. 具有正确使用自己服务权力的能力 （二）会议接待礼仪的基本规范 （三）做好会议服务的细节
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四、会议现场服务
（一）会议桌的种类 1. 圆桌式 2. 口字形 3. 教室形 4. 马蹄形或“U”形 5. I字形与V字形
大会主席
学术委员会
组织委员会
秘书长/司库
秘书处/PCO
学会公接财筹附交旅安 术务宣待务资展通游保 组组组组组组组组组组
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（二）组织机构内部的业务分工
• 1.组织委员会：会议申办活动中的最高组织形式，是会议 最重要的领导机构。
• 2.学术委员会:又称程序委员会，主要由该领域内专家、学 者等知名人士组成，主要负责与会议有关的一切专业活动 ，具体任务是拟定会议的专业主题、主要专业交流内容和 编制会议专业日程等。
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三、致谢、宣传
（一）致谢 1. 致谢对象 2. 致谢方式 3. 邮寄资料
（二）宣传
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项目小结
本项目向大家介绍了会议筹备期间服务的主
要内容，包括会议主题的确定、会议筹备机构的
组织形式、会议礼品的准备与发放等；会议接待
服务；会议其他服务中的文娱活动服务、会议附
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二、参观、考察活动服务
（一）参观考察策划
1. 要与会议主题相适应 2. 要满足会议代表的兴趣与爱好 3. 要突出地方特色
（二）参观考察的注意事项
1. 参观考察，安全第一 2. 要做到内外有别
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三、会伴或辅助人员的服务
四、会议附设展览会服务
（一）会议附设展览会的作用 1. 对会议主办者的好处 2. 对与会者的好处 3. 对参展商的好处
项目二 会议服务与管理
一、学习目标
• 理解会议的基本概念和会议主题的特征 • 掌握会议筹备期间服务的主要内容 • 掌握会议接待人员应具备的基本素质和礼仪规范 • 理解会议附设展览会与商业性展览会的不同 • 掌握会议信息通报的概念和通报方式
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二、学习重点
• 会议筹备期间服务的主要内容 • 会议接待期间接待人员应具备的基本素质和
礼仪规范
三、学习难点
• 会议筹备机构的组织架构
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任务一 会议筹备期间的服务
一、会议主 题的确定
1.会议的基本概念 2.确定会议主题的重要意义 3.会议主题的特征 4.如何确定会议的主题 5.会议主题的目标
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二、会议筹备机构的组织形式
（一）会议筹备机构的组织架构
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（二）参加者的位置 （三）会议现场布置
1. 会场整体布置 2. 主席台的布置 3. 宾客姓名标签的摆放 4. 投影、扩音设备的安装与调试 5. 会场花饰的布置
（四）会议现场引导咨询服务 （五）会议现场秩序维持服务
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五、会议食宿服务
（一）住宿安排
1. 会议代表的住宿安排 2. VIP客户的住宿安排 3. 特殊人士的住宿安排 4. 要求与会者预付押金 5. 与会者住房表的制作
• 3.秘书处:会议筹备的常设机构，它在组织委员会的领导下 开展各项工作，秘书长负责管理秘书处的日常工作。 ……
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三、会议筹备期间服务的主要内容 （一）会议策划阶段
1.成立策划工作小组 2.策划会议工作方案
（二）会前准备阶段
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Байду номын сангаас
四、会议礼品的准备与发放
（一）礼品的选择 1.高档型 2.特产型 3.实用型
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