收 发 文 件 签 到 表

乌什县维吾尔医医院一、办公室文件收发阅办制度为了及时、准确收发和规范管理县委、县政府及相关部门下发的各类文件、资料，特制订办公室文件收发阅办制度：1、各类文件、传真件的收发、传阅和批示必须做到及时、准确、完整、规范，严格按要求认真填写《文件签收登记表》。

2、要本着“谁领文件谁负责”的原则，按照文件下发单位的要求及时领取文件，对文件负责到底。

3、文件领回后，要对文件编号、登记，并在第一时间交送党政办主任阅示，并及时上报领导批示。

如遇特殊情况当时未能批示，务必在下班前电话请示。

4、领导批示后，需传阅的文件，必须按时限要求传阅，并及时收回归档，登记在册；需交办的文件，及时呈送当事人办理，并登记文件去向，不得横传、推诿、积压；对一时不能办理的，要根据时限要求督促落实，不得以任何理由延误。

5、各类文件按年度、类别等认真分类归档保存，如需查找和借阅须经党政办同意。

6、对保管期限届满的档案重新逐卷进行鉴定，对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁。

7、经鉴定同意销毁的文件，应在办公室主任和至少一名工作人员的共同监督下销毁。

严禁将文件、资料和内部报刊在未经销毁的情况下当废品出售。

二、文件传阅、管理制度1、办公室负责及时将中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及县直各部门等文件整理分类登记造册，主要领导签批意见送各分管领导传阅。

2、紧急文件及时登记、及时上报主要领导阅示，保证文件的时效性。

绝密、机密、秘密文件按传阅范围登记造册，专卷传阅。

3、文件传阅要履行签字手续，送出文件、退回文件要清点文件数。

领导与领导之间，各科室与部门之间文件不得横传，不得将文件夹内的文件随意抽出、复印或丢失。

各领导将阅后的文件及时交回办公室，自觉遵守保密纪律，严防泄密事件发生。

4、办公室对传阅完毕的文件要及时清点、核对妥善保管。

按照上级要求，做好中央、省文件年终清退工作；做好有查考利用价值文件的平时归卷、保管工作；做好年终文件的销毁工作。

文件接收、批办、传阅制度一、接收文件由文件管理人员(或指定人员)统一签收、拆封并依次编号登记。

二、接收人员要认真清点文件份数～核对收文单位～错发文件要立即追回。

三、文件要按轻重缓急和重要程度～及时送交领导批阅。

四、领导批阅文件～要批示出文件的承办单位或承办人。

五、文件批阅后～要及时送给承办单位或承办人。

六、文件传阅由文件管理人员统一进行～不得个人之间、部门之间横传。

七、传阅的文件不得擅自～扩大阅读范囝～传阅顺序由急用者先阅。

八、文件管理人员要及时催阅～使应阅者都能及时阅到文件。

九、传阅的文件～阅者要签字。

十、文件管理人员要建立传阅记录本～登记阅文领导、部门(单位)、时间和收回时间～及时核对文件传阅的准确性、及时性。

文件催办、发放制度一、对发至承办单位和个人的文件～文件管理人员要进行催办～保证文件及时准确地处理完毕。

二、催办人员要把催办情况按时向领导汇报。

三、办理完毕的文件～承办人员要在文件处理单上注明处理情况。

四、发文稿纸经部门负责人核实～送主管领导签发后～由拟稿负责人打印装订～由机要秘书统一编号、登记、分发。

五、凡以公司名义发出的文件～必须由公司领导审阅签发～以公司机关各部门和分公司级单位名义发出的文件～一般由分公司级单位和部门主要负责人签发～但涉及重要方针政策的～也应送公司领导签发。

六、发出文件～要使用文件拟稿纸～按拟稿纸规定项目填写齐全。

七、涉密文件要指定专人负责办理～控制印刷分数。

八、发放文件要建立发文登记表～记清发放单位、份数～并由领取人签字。

九、秘密文件要专人专递～委托他人捎带的文件要密封～捎件人要可靠。

文件清退、销毁、保管、归档制度一、年末清退的文件～需要销毁的必须进行登记造册。

二、销毁文件要送到上级指定的地点销毁～并由专人监销。

三、严禁将文件向废品收购部门和个人出售。

四、文件保管要有专柜～安全保密措施可靠。

五、文件不得私自带到家庭和公共场所。

六、文件不得放在办公桌及不安全的地方。

V:1.0 管理制度精选整理公文收发及文号编写管理制度2020-4-1榕新盛物业〔2014〕19号公司收发文及公文文号编写管理制度为进一步规范公司文件处理工作，确保文件能够及时发挥承上启下的枢纽作用，提高办公效率与质量，结合公司实际情况，特制订本制度。

一、收文办理程序1、收文及登记：凡是从外部送达本公司的正式红头文件，例如上级来文、转发文，同级单位来文、转发文，其他来文等，一律由综管部负责文件收发人员负责签收，根据文件内容对其进行基本整理与登记（附件一） <2、文件报签：对进行基本整理与登记过的来文进行择选，依据来文内容，将需要执行办理或文书反馈的文件填制阅办单（附件二），报公司领导阅批。

3、文件承办：综管部经办人员按照领导阅批指示，及时将文件进行办理。

如阅批指示为传阅，贝V由综管部经办人员将文件递于每个部门负责人阅签后收回存档；如阅批指示为指定某个部门或某人办理，贝y综管部经办人员将文件移交时，指定部门或指定人需在阅办单上签字确认后自行复印一份副本留底，并按领导阅批指示进行办理，文件正本则由综管部存档。

二、发文办理程序1、拟稿：即草拟文件的初稿，为发文处理的第一道程序。

公司日常、行政事务文由综管部负责拟稿；其他业务性文件由相关部门人员负责拟稿；或由领导指定专人拟稿。

对于针对收文而作反馈的发文，则按照实际领导阅批指示进行拟稿。

2、核稿：对文件草稿进行审核，由拟稿人所在部门负责人在草稿未送领导审批之前，根据文稿内容进行全面的审核。

3、签发：已核稿后的文稿，由拟稿人用本司专用发稿纸填写标题、正文内容、拟稿人、拟稿部门、报送、抄送、份数等详情后（正文内容可用空白A4打印附后）报各部门会签及领导签发。

签发是公司领导对文稿的最后审批，草拟的文件经领导签发后，即成为最后定稿，不可私自随意更改。

4、校对：文稿经签发后由发稿人以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关，在校对完毕后须在定稿上签字确认，如有发现错误订正后统一再报公司领导确认。

收发文管理为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上承下达，发挥承上启下的枢纽工作,提高工作效率,规范收发文工作，就收发文作如下规定。

一、收文处理程序收文处理的程序：收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。

1、收文登记。

凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料)，一律由公司办公室专职承办文员负责签收，根据文件内容对其进行整理登记。

2、文件拟签综合部主任对文件提出处理意见后，填写文件传阅卡，及时交呈阅领导.3、文件阅批来文经综合部主任拟签后，承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，阅批的文件应在2日内签批并退回办公室，紧急文件应于当日批后退回.4、文件承办办公室文员按照领导阅批指示，及时向其他领导或有关部门转交。

文件需转交的部门在办公室“文件传阅卡”上签字后给本部门留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。

承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。

属部门职责范围内的事项由该部门办理.各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。

涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。

需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交办公室送领导签发上报.5、文件归档二、收文、传阅工作要求1、对所有的文件、资料，综合部要责成专人负责登记和保管。

要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。

2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先综合部后主办部门原则.3、对领导批示急办的文件,有关部门要及时办理，并将处理结果呈报有关领导。

对于需要承办的急件，文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。

4、文件在转递时要办理交接手续,移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。

5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。

6、所有收文均应在办公室登记编号，个人不得保存文件正本。

文件收发和管理制度第一章总则第一条为了规范文件的收发和管理工作，提高工作效率，保证文件通过网络和实体两种方式传递的准确性和及时性，制订本制度。

第二条本制度适用于全单位所有部门的文件收发和管理工作。

第三条文件是指单位内部或者单位之间传递信息作出决策、制订计划、组织实施、监督检查等工作的载体，部署、监督等活动所必需的书面记录。

第四条文件收发和管理应遵循国家法律法规、政策、工作程序和制度规定，确保文件传达的内容真实准确，文件的传递及时迅速，文件的保存完整有序。

第五条文件收发和管理应贯彻“便民、公开、高效”的原则，确保文件的及时性、有效性和准确性。

第六条文件收发和管理应遵循“立足实际、服务大局、服务群众”的原则，做好文件的及时传达，确保文件的质量和效果。

第七条文件收发和管理应提倡简明扼要，减少文件的繁琐性和重复性，促使文件的准确传达和快速执行。

第八条文件收发和管理应倡导信息化、网络化、数字化的发展趋势，推动文件工作的现代化和智能化。

第二章文件收发的基本规定第九条文件的收发应按照发文、签收、分发、传达、收回、归档等程序进行。

第十条发文是指单位内部或者与外单位之间发出文件，包括文电、函件、通知、通告、公告、指示等。

第十一条发文应当明确文件的主题、用途、内容、对象、时间、地点等，确保文件的准确性、及时性、有效性。

第十二条发文应制定发文计划，确定发文目的和要求，明确发文程序和时限，保证发文的及时传达和有效执行。

第十三条发文应采取书面形式，使用规范的格式和内容，注明发文单位、签发人、日期等核心信息，加盖公章、签字等必要的证明。

第十四条发文应根据不同的紧急程度、优先级别、重要性等标准确定不同的发送方式和渠道，确保文件的及时到达。

第十五条发文应及时核对发送、收到、传达等信息，确保文件的传递流程畅通无阻，减少错误和漏洞。

第十六条发文应及时跟踪回复、执行情况，建立反馈机制和监督制度，促使文件的快速执行和反馈整改。

第十七条发文应及时归档保存，建立档案库，保证文件的完整性和安全性，便于调阅查找和追溯历史。

文件签收制度模板一、目的为了确保公司文件的及时、准确、完整传递，提高文件管理效率，规范文件签收流程，根据我国《档案法》及公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有文件（包括电子文件和纸质文件）的签收管理。

三、职责与权限1. 各部门负责人负责本部门文件的签收工作，确保文件及时、准确、完整地传达给相关人员。

2. 文件签收人员负责对本部门收到的文件进行签收、登记、传递等工作。

3. 保密部门负责对公司涉密文件的签收、登记、传递、保管等工作进行监督和指导。

四、文件签收流程1. 文件发送：文件发送部门将文件发送至接收部门。

2. 文件签收：接收部门签收人员收到文件后，应及时在文件签收表上进行签收，确认文件数量、名称、版本等信息无误。

3. 文件登记：签收人员应在文件登记簿上详细记录文件相关信息，包括文件编号、文件名称、发送部门、接收部门、签收时间等。

4. 文件传递：签收人员应及时将文件传递给相关部门或人员，确保文件能在最短时间内被阅读和处理。

5. 文件保管：各部门应指定专人负责文件的保管工作，确保文件的安全、有序存放。

五、文件签收要求1. 及时签收：收到文件后，应及时在文件签收表上进行签收，不得延误。

2. 准确签收：签收时应仔细核对文件数量、名称、版本等信息，确保无误。

3. 完整签收：确保文件内容完整，不得遗漏。

4. 规范签收：签收时应使用规范的签收表格，字迹清晰，不得涂改。

六、文件签收管理措施1. 定期检查：各部门应定期对文件签收情况进行检查，确保文件签收流程的规范运行。

2. 培训与指导：公司应定期对文件签收人员进行培训，提高其业务水平和责任心。

3. 保密管理：对涉密文件实行特殊管理，确保文件安全。

4. 电子文件管理：对电子文件实行统一管理，确保文件的可追溯性和完整性。

七、违规处理1. 未按规定及时、准确、完整签收文件的，一经发现，将对相关人员进行通报批评，并视情节严重程度给予相应处罚。

2. 故意延误、泄露、损毁文件的，一经发现，将对相关人员进行严肃处理，直至追究刑事责任。

公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办、签收：办公室人员及时领取文件和信件。

各部门收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交分管领导签阅。

、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。

、拟办：办公室机要人员对收到需要办理的公文提出拟办意见办公室主任进行审核。

、批办：公文经主要领导或分管领导批示后，由办公室按批办意见阅知办理。

、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即前面的相关领导或部门看完公文后，要送交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。

公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

、承办：相关领导或有关部门接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。

紧急公文按时限要求办理；一般公文在个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在个工作日内办结。

、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

、处理办毕公文。

公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在机要室外过夜。

并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。

各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

、拟稿：拟稿部门主要负责人是拟稿工作的第一责任人。

草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。

文件收发记录范文日期：2024年11月1日收方单位：XX部门发方单位：XX公司文件编号：2024-1001序号日期文件编号文件名称上级单位签字备注12024-11-12024-1001-01公司经营计划李经理-22024-11-22024-1001-02人事变动通知张总经理-32024-11-52024-1001-03用车申请表王秘书需要复印件42024-11-72024-1001-04会议纪要李经理-52024-11-82024-1001-05借款申请单张财务-日期：2024年11月8日收方单位：XX公司发方单位：XX部门文件编号：2024-1002序号日期文件编号文件名称上级单位签字备注12024-11-82024-1002-01采购合同张总经理-22024-11-92024-1002-02付款通知王财务待确认金额32024-11-102024-1002-03产品质检报告李质量部-日期：2024年11月15日收方单位：XX部门发方单位：XX公司文件编号：2024-1003序号日期文件编号文件名称上级单位签字备注12024-11-152024-1003-01公司年终财务报告王总经理-22024-11-162024-1003-02返修产品申请单张质量部-32024-11-182024-1003-03销售数据统计报告李市场部-42024-11-202024-1003-04仓库调拨申请单张仓库需要验收以上为文件收到方收到发方发送的文件记录，必要时还应记录文件的正本和副本的数量。

在收到文件时，收文单位负责签字确认，并在备注栏填写重要信息，如是否需要复印件、待确认金额等。

发文单位也应在相应的行中填写上级单位签字的人员。

当文件有进一步处理和回复时，也需要在该记录表中增加相应的序号、日期、文件编号、文件名称和上级单位签字的信息为进一步跟踪和记录。

文件收发记录的建立有助于提高单位的运转效率、信息流通和工作协调性。

收文发文档案整理收发文以及档案管理办法一、来文处理1、公司人员收到所有来文、来信、来函等外来文件，除明确注明收信人的外，应及时送办公室拆阅。

2、所有外来文件，办公室和相关部门应做好收文登记，同时填写好来文审签表。

根据文件要求和领导安排，将文件及时送到相关部门进行外理。

经办人按规定期限和具体要求积极承办，办理情况及办理结果及时向领导回复，同时将办理的所有资料分类整理装订好后交办公室存档备查。

3、办公室应根据文件要求和领导安排，对经办人及时进行监督管理。

督促经办人按时，保质保量完成工作。

下发文处理1、下发的所有文件必须由主办部门拟好文稿，准备好相应资料，填写规范的发文审签表，经过核对、校对，相关领导审签确认，请示总经理同意后印发，办公室备案。

2、办公室要对整个发文过程进行监管，对下发文认真审查核对，严把文字校对关和行文格式关，确保发文程序规范，文意简练。

3、办公室要牵头，具体经办单位负责，确保发文及时送到相关部门，收文单位要办理签收手续，下发的文件、资料必须交办公室留底存档。

三、外发文和外报送资料1、外发文和外报送所有资料必须由主办部门拟好文稿，准备好相应资料，填号规范的外发文、外报送资料审签表，经过相关领导核对、校对，严格申查签批确认，请示总经理同意后对外报送。

办公室备案。

2、办公室要对整个外发文和外报送资料进行监管，对外发文和外报送资料认真审查核对，严格把关，确保发文程序规范，文意简练。

3、办公室要牵头，具体经办单位负责，确保发文及时送到相关单位，尽可能要求收文单位办理签收手续。

外发的文件、资料必须交办公室留底存档。

档案资料管理1、各公司、部门办公室来文、自制文等相关资料分类应按保密等级和资粗类别，在年底进行认真整理分类存放，编制目录装订成册，并按照双人双锁原则管理好现有档案资料。

2、需查阅文件、资料，需由领导签字审批同意。

原则上只能在室内查阅，不准带出或外借他人。

未经书面批准不得抄录或复印，未经总经理书面批准不得将任何资料带离办公室。