工程设备采购制度及流程

工程项目材料采购流程和有关规定

为加强工程材料程序化管理，有效的控制资金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各项目材料用款，对外欠款。结合公司实际情况，特制定相关材料采购流程，望各项目部严格按照此制度执行。

一﹑预算部预算，项目部统计，审核采购材料的数量

工程中标后，预算部对本工程所需的各种材料进行预算，为工程的资金投入提供依据( 注：提供详细的材料使用节点计划，此计划作为项目收款计划主要支撑依据)。项目部根据中标书（中标合同清单）和施工图纸认真严格计算本项目的材料需求，填报材料采购总计划表交公司相关领导审批。同时此材料需求总表要一式三份，工程部，采购部，项目部各一份。

二﹑项目部申请材料采购计划

1．在进场前，项目部要提前做出由工程部认可的材料总需求计划，如果部分材料是甲方指定的，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数量，到场时间，联系方式等。有加工图纸的材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期，给采购部合理的采购时间）。

2. 材料采购申请单一一式三份，采购部，项目部，工程部各一份。为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料采购申请表上面必须有材料申请人，项目工程部负责人，项目经理签字，缺一不可（详见样表）。否则公司采购部有权拒绝接收材料采购申请表。公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求，如果有特殊情况，一定要有公司领导批准同意，由公司领导通知公司采购部负责人，公司采购部负责人在接收到公司领导批准同意采购，方可安排公司采购部相关人员进行采购。在公司采购部进行材料采购的同时，项目部相关人员必须及时的补交材料采购申请表，并且按正常的审批程序进行审批，然后将审批通过的材料采购申请表交至公司采购部。

3. 项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。项目部及时将甲方书面通知或签证发公司预算部备案，同时，项目部按材料采购流程申请材料采购。预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司工程部、公司采购部、公司领导审批（特殊情况除外）。

浙江虹达特种橡胶制品有限公司

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- 2 - 总则

第一条 采购部门的划分

1．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。

2．日常办公用品采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。

3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第二条 采购作业方式

一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。

第三条 采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

第四条 询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或

- 3 - 其他联络方式向供应厂商议价。

(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

物资采购支付管理制度

第一章：总则

第二章：物资采购具体内容

第三章：采购业务原则和权限管理

第四章：采购流程

第五章：申请付款基本流程

第六章：预付款及定金管理

第七章：应付帐款管理

第八章：附则

第九章：附件

第一章： 总 则

为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。

第二章： 物资采购具体内容

一、本制度所指采购物料具体指：

1、日常办公用品、耗材：笔、打印纸、笔记本等。

2、办公设备及交通工具：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。

3、生产设备:所有生产用的机器、工治具等。

4、办公家具：桌椅、文件柜、保险柜等。

5、接待用品：水果、烟酒、礼品等。

二、本制度所需招标的支出具体指：

1、大设备支出。

2、工程项目支出。

3、房屋建筑物支出。

第三章：采购业务原则和权限管理

一、采购业务原则

1.公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。

日常办公用品、办公家具、接待用品由人事行政部负责;

生产设备及其他由配件部负责.

2.供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供应商或独家供应商，采购部门必须加以说明或解释；

3.合同管理原则，需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同；

4.为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购；

5.年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批复后，决定是否更换供应商；

文件编号 KR-WI-ETD-00 版本 A/0 页次 1/1 文件名称 设备采购管理制度

制订日期 2014-10-6 制订 马 伟 审批

目的：

为了加强生产设备采购管理工作，确保采购的生产设备达到安全 可靠 经济

合理，满足生产过程能力要求，特制订本制度。

责任：

1. 公司成立生产设备采购小组，采购小组由采购部 技术部 设备部及其他设备使用相关部门成立。

2. 生产设备的采购必须满足生产能力的要求，做到先进 高效 安全 耐用 可靠，综合考虑“质量 价格 交货期 售后服务”四个因数，货比三家，择优采购。

3. 生产设备采购需求的提出：

大宗生产设备的新购由公司高层根据公司生产发展的需求，提出设备更新改造计划，召集相关部门进行技术 经济论证，经总经理批准后，交由设备采购小组按流程购置。

生产设备的部分更新与零星购置，由使用部门根据生产工艺的需求以及设备选型的原则要求，填写《新增设备需求申请单》，由生产总监组织技术部 设备组 生产车间论证通过后，经总经理批准后，交由设备采购小组按流程购置。

4. 设备的选择与评价：

选择设备时，要做好设备的技术经济评价，通过对比，确定最佳方案。

选择设备应遵循技术上先进 经济上合理 生产上适用的原则，综合考虑以下6个因数：设备型号，规格；设备效率；能源消耗情况；设备安全性能；设备环保性能；设备售后维修状况。

5. 生产设备验收：

5.1新设备到货后，采购部会同生产部 设备部共同做好验货工作，按照发货清单做好零部件清点 工具 附件 备品 说明书及其他技术资料是否齐全，有无缺损；

5.2 检查设备有无锈蚀，核对实物是否符合采购合同要求；

5.3 检验合格后采购及时办理入库移交手续，设备的原始资料由档案室负责入档保管；

6.设备的安装与试运行：

6.1设备供应单位负责对设备的安装，由设备部监督，对于在安装和试运行过程中出现的问题要及时纠正 解决；