竞争性谈判是《政府采购法》规定的政府采购方式之一，也是政府采购较为常用的采购方式之一。它作为一种独立的采购方式，是除招标方式之外最能体现政府采购竞争性原则、经济效益原则和公平性原则的一种方式，同时也是有关政府采购的国际规则所确认的、各国普遍采用的方式。我国在推行政府采购制度以来，各地在政府采购实践中对运用竞争性谈判方式实施政府采购进行了有益的探索，取得了较为成功的经验。2002年6月29日颁布、2003年1月1日正式实施的《政府采购法》对竞争性谈判作为政府采购方式的适用条件、应遵循的原则和基本程序也作了明确而严格的规定。
国内外采购实践中的广泛应用、国际规则的确认、法律法规的明文规定，不仅为这种方式的运用提供了可以借鉴的经验，也使这种方式的应用和实践有了重要的法律依据。为了使大家能够正确理解《政府采购法》对竞争性谈判方式的具体规定，并在日常工作中能正确运用竞争性谈判方式，依法实施政府采购活动，现根据本人对《政府采购法》的认识，并结合自己在具体工作中的实践经验，对运用竞争性谈判方式实施政府采购的基本做法谈一点体会，以与各地政府采购同仁们探讨。
一、关于政府采购中的竞争性谈判
（一）谈判及政府采购中的谈判。
谈判，是有关方面对有待决定的重大问题进行会谈。而政府采购中的谈判是指采购人或代理机构和供应商就采购的条件达成一项双方都满意的协议的过程。
（二）政府采购中的竞争性谈判。
1、概念
政府采购中的竞争性谈判，是指采购人或代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。
2、含义
从政府采购竞争性谈判的概念中，可以看出，它有几个构成要素：
一是参加谈判的主体必须是在政府采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，即采购人、供应商、采购代理机构（含集中采购机构）。
二是谈判由采购人或采购代理机构组织。
三是谈判必须有供应商参与，且必须是多家供应商参与（通常不少于三家）。
四是实施的过程是必须要通过谈判进行。
五是最终的结果必须要谈判的基础上，从参与谈判的供应商中确定出成交供应商。
3、性质和特点
政府采购竞争性谈判，就是采购人或代理机构通过与多家供应商分别进行多轮讨价还价，就诸如货物制造、技术规格以及供应、运输、安装、调试和售后服务、价格、交易条件、其它相关条款等合同要件达成共识
的艺术。由于谈判中的因素相互关联，谈判艺术要求谈判人要综合运用判断、谋略和相关常识。因此，政府采购中的竞争性谈判要求采购人或采购代理机构和供应商就采购方案的细节进行面对面的商谈，而不仅仅是靠交换采购文件来实现。
与招标采购的对象的特点相比，竞争性谈判采购的对象的特点具有特别的设计者或者特殊的竞争状况。此类采购对象很少能形成竞争的市场，也没有确定的价格。因此在采购人或采购代理机构与供应商对采购对象的制造、供应、服务的成本存在不同的估价时，就不可避免地要采用谈判方法。而在多家供应商参与的情况下，采用竞争的方式，通过多轮谈判报价，对各种采购因素及内容细节在谈判过程中均可以充分分析讨论，使总体方案报价更容易接近适当的价格，并常常能加以调整，以取得价格上的共同利益。
4、竞争性谈判的优缺点
竞争性谈判，是在招标方式难以适用的情况下所采用的一种方式，在特写的条件下，竞争性谈判采购较招标采购更能满足政府采购的目标。但竞争性谈判采购也有自己的优缺点。
优点主要表现在：一是凡特殊规格，经营的厂家不多，有时只有一家或很少的几家，竞争的对象少，采用谈判确定成交，比较合理；二是有利于紧急采购，及时供应某些方面迫切需要的物资和服务；三是能对一切条款内容细节进行详细洽谈，更容易达到适当的价格和一致的协议；四是可选择适当的对象，并兼顾供应商以往的业绩，确保采购安全，防范采购风险；五是有利于政策性目标的实现或互惠条件的运用。
缺点主要表现在：一是无限制的独家谈判，容易造成厂家抬高价格；二是违反自由竞争精神，助长企业托拉斯垄断价格，阻碍工商业的发展；三是秘密谈判，容易给参与者或操作人员造成串通舞弊的机会。
二、竞争性谈判采购的适用条件
《政府采购法》第三十条规定了竞争性谈判采购方式适用的条件，这个适用条件包括了两层含义：
一是适用的范围，即竞争性谈判采购的对象主要是指货物或者服务。
二是适用的情形，即竞争性谈判采购只适用四种情形，当出现这四种情形中的任何一种情形时，法律允许不再使用公开招标采购方式，可以依照本法采用竞争性谈判方式来采购。主要是：
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。
这种情形的基本含义是指：经公开招标或邀请招标后，没有供应商投标，或者有效投标供应商数量未达到法定数量，以及重新招标未能成立的。其中招标
失败有三种情况：一是招标后没有供应商投标；二是招标后有效投标供应商没有达到法定的三家以上，或者是投标供应商达到了三家以上，但其中合格者不足三家的；三是再进行重新招标也不会有结果且重新招标不能成立的。
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。
这种情形的基本含义是指：技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，主要是指由于采购对象的技术含量和特殊性质所决定，采购人不能确定有关货物的详细规格，或者不能确定服务的具体要求的，如电子软件开发与设计。
（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。
这种情形的基本含义是指：由于公开招标采购周期较长，当采购人出现不可预见的因素（正当情况）急需采购时，无法按公开招标方式规定程序得到所需货物和服务的。
（四）不能事先计算出价格总额的。
这种情形的基本含义是指：采购对象独特而又复杂，以前不曾采购过且很少有成本信息，不能事先计算出价格总额的。
三、竞争性谈判采购应遵循的原则
采用竞争性谈判采购方式时，首先应遵循政府采购的一般原则，即公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则，同时，还应着重注意遵循以下原则：
（一）竞争原则。
谈判应保证适当的竞争，采购人或采购代理机构应与多家供应商（其数目不少于三家）进行谈判，以确保有效的竞争。遵循这项原则，还应注意参加谈判的供应商必须是资格有效的供应商（有效主要是指符合采购人提出的货物和服务采购需求，且满足谈判条件的供应商）。
（三）公平原则。
指谈判文件所规定的谈判条件不得有歧视性条款，在谈判过程中，应公平地对待每一位参加谈判的供应商。采购人或采购代理机构不得对任何供应商进行歧视，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商，淘汰供应商应按谈判文件规定的标准进行。
（三）保密原则。
采购人或采购代理机构与某一供应商之间的谈判应当是保密的，谈判的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得向另外的任何人与谈判有关的技术资料、价格和其它信息。
（四）事先公布评审标准和评审程序原则。
指在谈判开始前，必须事先制定出谈判评审标准和评审程序，在对供应商的谈判方案进行评审时，必须按照事先公布的评审标准和评审程序进行，以避免评审过程的主观性。
四、竞争性谈判采购的基本程
序
《政府采购法》第三十八条规定了采用竞争性谈判方式采购的应当遵循的基本程序，主要包括五个步骤：
一是成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
二是制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
三是确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
四是谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
五是确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
通常情况下的竞争性谈判，可以把这五步程序归纳为两个阶段进行，即谈判前的准备阶段和谈判阶段。而对于集中采购机构（政府采购中心）来说，仅仅进行了这两个阶段，还不算完成了采购的全部过程，因为集中采购机构不仅要组织谈判，有时可能要参与到一个项目的全部实施过程，直至整个项目的采购合同履行结束。因此，为了便于理解，也便于操作，现着重就集中采购机构接受采购单位委托对采购项目采用竞争性谈判方式的基本程序作以叙述：
（一）谈判前的准备阶段。
在谈判开始前，一般从以下十个方面，做好准备工作：
1、对采购项目进行综合分析
集中采购机构接到采购单位委托的采购项目后，应根据政府采购计划或采购单位提出的采购需求（或采购方案），从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析，为确定科学的采购清单提供保证。必要时可邀请有关方面的政府采购咨询专家或技术人员参加对采购项目进行论证、分析，同时也可以组织有关人员对采购项目的实施现场进行踏戡，或者对生产、销售市场进行广泛的调查，以提高综合分析的准确性和完整性。
（1）预算分析：主要分析采购项目资金来源及落实情况，如在采购资金中预算内资金、预算外资金、其他资金所占的比例，预算内资金是否有预
算批复文件，预算外及其他资金是否已落实到位等。凡采购资金不落实的一律不予采购。
（2）需求分析：会同有关专家对采购项目的技术要求、供货期等采购要求进行论证、分析，通过分析准确掌握采购单位的采购需求。
（3）生产分析：主要是通过各种渠道调查、掌握所需货物的生产企业情况、工程或提供服务的供应商情况等，如生产企业或供应商的数量、规模、经营、分布情况等。
（4）市场分析：主要是分析所需货物、工程或服务的市场价格、供求关系等，通过分析应明确当前市场是卖方市场还是买方市场，以便为制定相应的谈判策略提供依据。
（5）风险分析：主要是通过对采购项目预算、需求、生产及市场等因素的分析，进一步分析采购风险，为预防风险的发生制定相应的措施。
（6）成本分析：主要是根据采购项目的特点和技术要求，对采购过程的各种因素进行分析，预测采购费用，以便使采购成本得到合理控制。
2、确定采购清单
通过进行项目分析会同采购单位及有关专家确定采购清单及有关技术要求。对有些较大的项目在确定采购清单时有必要对项目进行分包。
对采购项目进行分包时，应注意掌握以下原则：
（1）根据采购对象的品目分包：同一品目归为一包；
（2）根据采购对象的数量分包：同一品目的采购对象，如数量较大，为扩大中标面可划分为若干个包。
（3）根据经销企业分包：只有专门公司才经营的采购对象不要同其他采购对象放在同一个包。
（4）根据企业生产能力分包：同一品目的采购对象采购数量较大的，由于企业的生产能力有限，可以划分为若干个包。
3、编制竞争性谈判采购邀请函
根据项目分析情况和采购项目清单编制竞争性谈判邀请函。竞争性谈判采购邀请函主要是为邀请供应商方便，其格式和内容将构成谈判文件的组成部分。邀请函由正文和附件两部分组成，主要内容应包括：项目简介和采购设备清单及技术要求；对谈判方的资质要求；获取谈判文件和递交报价文件及参加谈判的时间、地点、方式；主要商务条款；确定成交的一般性原则；其他需说明的事项；联系地址、联系方式、联系人等。
4、制作竞争性谈判文件
谈判文件是供谈判方制作报价文件和谈判方案、参加谈判以及谈判小组成员在谈判过程中使用的有关材料。竞争性谈判文件主要包括以下五个部分：
（1）谈判采购邀请函：一般与上面已经制作的用于邀请供应商的邀请函格式相同。
（2）采购项目要求及采购项目清单。
（3）谈判方须知。
（4）商务条款或合同格式。
（5）报价文件及谈判方案制作格式。
5、邀请供应商
供应商受邀请的条件以及邀请的方式应遵循竞争性谈判文件所确定的供应商资格条件和邀请方式及的相关规定。一般有两种方式，即采取公开邀请方式和有限邀请方式。
一是公开邀请方式，是指在政府采购管理机构（财政部或省、市财政部门）指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息，刊登谈判采购邀请函，广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。
二是有限邀请方式，是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其前来谈判的一种方式（邀请过程应自觉接受监督）。
6、进行资格预审
在公开邀请方式下，对感兴趣并有意参加谈判的供应商要会同采购单位进行资格预审，主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查。在资格审查过程中，应做好审查记录，同时，还要尽可能地在有关部门的监督下进行。
资格审查内容应包括两个方面：
一是进行基本资格预审：指供应商的合法地位和信誉，包括是否注册、是否破产、是否存在违法违纪行为、是否被列入了不良名单等；
二是进行专业资格预审：指供应商的经验和以往承担类似合同的业绩和信誉；为履行合同所配备的人员情况；为履行合同而配备的机械、设备情况；财务情况；售后服务的网点分布、人员数量结构等；
在有限邀请方式，因受到邀请的供应商在其注册登记时已经进行了资格审查和认定，且只有具备了谈判文件规格的资格条件的供应商才会受到邀请，所以对这些供应商可以不进行资格预审。
7、确定参加谈判的供应商名单、发售竞争性谈判文件
根据资格审查情况，对具备了项目要求的资格和相应资质及相关能力供应商，可以判定其资格有效。资格审查结束后，应确定有资格参加谈判的供应商名单。对无资格参加谈判的供应商要说明资格无效的原因，并要进行耐心解释，还要形成书面的资格无效说明。
参加谈判的供应商名单确定后，应向有资格参加谈判的供应商发出竞争性谈判文件。发售时应做好记录，但还要相对保密。
8、成立谈判小组
对于谈判小组的组成，《政府采购法》第三十八条有明文规定。在实际操作中，一般可由有关专家、集中采购机构代表、采购单位代表三方面人员组成，人数为3人以上的单数，其中专家人数
应占三分之二以上。其中专家名单通过随机抽取方式确定，在谈判开始前，谈判小组名单应严格保密。
9、确定工作人员
为了保证谈判工作顺利进行，集中采购机构还应按需要确定一定数目的工作人员，以协助谈判小组组织谈判。工作人员主要职责是负责接收供应商递交的报价文件，组织公开报价仪式，负责谈判过程中记录、谈判结果汇总和有关资料的打印、收集、整理，办理集中采购机构和谈判小组交办的其它事务等。
10、邀请监督机关实施监督
为了确保谈判的公开、公平、公正，集中采购机构应邀请公证机关、行政监察机关和政府采购管理机构派员，对整个谈判过程进行全程监督。
（二）谈判阶段。
在正式谈判阶段，一般按以下程序进行：
1、举行公开报价仪式
公开报价仪式一般由集中采购机构（谈判组织方）作为谈判的组织方主持进行，各参加谈判的供应商须在规定的时间内，向谈判组织方正式递交报价文件，超过规定时间未递交的将被取消其谈判资格。
谈判组织方在规定的递交时间截止后，要举行公开报价仪式，对各供应商提交的报价文件中的报价表进行公开报价。有关方面的领导和来宾、采购单位代表、供应商代表和监督机关代表、谈判小组全体成员应参加公开报价仪式，有必要时，可由公证机关进行公证。
在公开报价仪式上，工作人员还应公开宣读了竞争性谈判工作纪律、谈判人注意事项、谈判小组成员注意事项、谈判的具体安排、有关评审标准和评审程序以及正式谈判的时间、地点等，并要求参加谈判的供应商留下最便捷的联系方式，随时准备参加谈判。
2、谈判小组召开全体成员会议
公开报价仪式结束后，谈判小组组长要召集谈判小组全体成员会议（在报价仪式开始前，谈判组织方应召集谈判小组预备会议，推荐产生谈判小组组长）。在谈判小组全体成员会议上，宣布谈判小组成员注意事项，介绍谈判工作程序，学习并熟悉谈判文件和项目的基本情况及技术要求，谈判小组成员还就谈判事项进行了简单分工，并要就谈判过程中的有关事宜达成一致。
3、谈判小组审阅报价文件
正式谈判开始前，谈判小组全体成员应对各供应商的报价文件进行集体审阅。在审阅过程中，谈判小组应对各报价文件中的有关问题予以记载。报价文件的审阅应严格依照谈判文件对报价文件格式等相关要求进行，并确保公平地对待每一位谈判方。谈判小组成员应认真审阅每一份报价文件，不得漏审，更不能以任何理由拒审。
4、
确定进入技术谈判的供应商名单
报价文件审阅结束后，谈判小组成员应集体研究，决定进入第一阶段谈判的供应商名单，并以抽签方式决定谈判单位次序。谈判小组应出具报价文件评审结论，对报价文件无效、无资格进入下一阶段谈判的供应商，以书面形式说明资格无效的原因。
5、进行技术谈判
谈判小组就有关技术问题与每个供应商分别进行谈判，在谈判中可以对谈判文件中采购方案的有关技术要求进行调整，并告知每个企业。供应商也可以就谈判文件中采购方案的有关内容向谈判小组进行询问，谈判小组应在不违反有关谈判原则的情况下尽量给予解答。
在技术谈判结束后，谈判小组要对采购方案中具有共性的有关技术要求进行调整，对采购方案的技术部分要进行变更。变更的部分要在下一轮谈判前及最终承诺报价时以书面方式告知每个参加谈判的供应商。
6、确定进入商务谈判的供应商名单
技术谈判结束后，谈判小组应根据技术谈判情况集体决定所供货物(工程或服务)技术标准符合项目要求的供应商进入商务谈判（谈判顺序由谈判小组抽签决定）。对技术条件与谈判文件和采购方案技术要求有重大差异、无资格进入下一阶段谈判的供应商，要以书面形式说明资格无效的原因。
进入商务谈判的供应商应根据技术谈判情况向谈判小组提供第二次报价及相关说明。
6、进行商务谈判
谈判小组根据进入商务谈判的供应商提供的第二次报价及相关说明，分别与其就价格、交货期、付款方式、售后服务等商务条款进行谈判。
商务谈判结束后，谈判小组应根据商务谈判情况，修改采购方案中具有共性的部分商务条款，修改或补充部分应在下一轮谈判中前及最终承诺报价时以书面方式告知每个参加谈判的供应商。
7、确定进入最终承诺报价的供应商名单
谈判小组应集体研究决定进入最终承诺报价的供应商名单。对商务条件与谈判文件和采购方案的商务要求有重大差异、无资格进入最后承诺报价的供应商应以书面形式说明无效的原因。
8、组织最终承诺报价
最终承诺报价由谈判小组负责组织，一般程序为：
（1）向进入最终承诺报价的供应商发出采购方案变更书面补充说明、最终承诺报价须知和最终承诺报价文件格式。
（2）参与商务谈判的各供应商应在规定的时间一起向谈判小组密封报出各自的最终承诺报价，最终承诺报价要以书面形式报出，可以不加盖公章，但必须由法定代表人或授权委托人亲笔签署。
（3）最
终承诺报价结束后，谈判小组应公开报出每个供应商的最终承诺报价（是否举行公开仪式，由谈判小组根据谈判文件规定并结合谈判情况决定）。宣读最终承诺报价时，谈判组织方、谈判小组成员、供应商代表、监督方代表、工作人员应在场。
（4）谈判小组应做好最终承诺报价记录。
9、对最终承诺报价进行综合评审
最终承诺报价结束后，谈判小组应根据谈判文件规定的评审办法、评审标准、评审程序对所有的最终承诺报价进行综合评审，具体办法是：
（1）谈判小组应集体审阅各个供应商的最终承诺报价文件，在审阅过程中，对最终报价文件中的有关问题应予以记载。
（2）谈判小组应集体研究并确定有效的最终承诺报价。
（3）谈判小组应对的每份有效的最终承诺报价进行综合评价，一般采取综合评分法，也可以采取方案比较法（依据谈判文件的规定）。
10、审核汇总最终承诺报价综合评审结果
（1）谈判小组成员在综合评分表或方案比较表上签字后交审核小组审核。审核小组由监督方代表、谈判组织方代表、有关方面代表（技术专家）组成，组长为谈判组织方负责人（其成员总数为3人以上单数）。
（2）审核小组根据谈判文件规定的评审办法对每一位谈判小组成员的综合评分表或方案比较表进行审核，经审核有与谈判文件规定有差异的，应要求谈判小组成员予以更正。审核结束后，审核小组全体成员签字后将综合评分表或比较表交工作人员汇总。
（3）工作人员对谈判小组成员的综合评分表或方案比较表进行汇总、排序，编制汇总表，经汇总人和审核小组签字后再送谈判小组。
11、谈判小组出具最终谈判结果
（1）谈判小组每位成员都应根据谈判情况和综合评审情况出具谈判意见表，以表明自己对各谈判方和推荐预成交供应商的意见。
（2）谈判小组根据其成员的意见确定最终谈判结果，推荐预成交单位。预成交单位按综合评审得分或方案优劣依次排序。
（3）谈判小组出具竞争性谈判结果报告。
（4）公证机关、监督机关报告公证及监督情况。
12、确定成交单位
成交单位的确定，按采购单位的委托权限办理。采购单位自行确定成交单位的，由采购单位依据竞争性谈判结果报告直接确定，确定结果应以书面形式通知集中采购机构；由集中采购机构确定的，一般应按以下程序进行：
（1）集中采购机构在规定时间内，召开确定成交的会议。确定成交的会议由集中采购机构负责人主持，应由下列人员
参加：项目执行部门负责人或谈判方组织者，采购单位负责人或授权委托人，公证机关及监督方代表，谈判小组成员代表（组长），有关方面技术专家。
（2）确定成交会议应首先听取项目执行部门负责人或谈判方组织者对项目实施准备情况的汇报，以及谈判小组成员代表（组长）对谈判情况的汇报和确定成交单位的建议，公证机关和监督机关的公证、监督意见，并查阅项目准备情况资料和谈判过程的有关资料以及各供应商提交的报价文件、最终承诺报价文件，审查谈判小组提交的竞争性谈判结果报告。
（3）参加会议的每位成员都应发表自己的意见，最后经集体表决确定成交单位。
13、签发成交结果通知书
采购单位自行确定成交结果的，由采购单位签发成交通知书；集中采购机构签发的，按以下程序进行：
（1）在有关媒体发布成交公告（公开邀请方式邀请供应商的，在原公告媒体上发布，有限邀请方式邀请供应商的，在当地指定媒体发布）。
（2）在规定时间内，未接到质疑和投诉的，即向被确定为成交单位的供应商签发成交结果通知书（签发前一般须经采购单位同意），并将成交结果以书面方式告知给所有参与谈判的供应商。
（3）成交结果通知书应同时抄送政府采购管理机构和采购单位以及各参与单位。
14、签订采购合同
采购合同的签订，严格遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规之规定。成交结果通知书、竞争性谈判文件及其附件、成交单位的报价文件和最终承诺报价及其附件都是协商、洽谈、签订合同的重要依据。
签订采购合同也要按照采购单位的委托权限进行。采购单位如委托集中采购机构签订合同的，由集中采购机构直接与成交单位协商、洽谈、签订合同。如采购单位不委托集中采购机构签订合同，则集中采购机构就有义务组织采购单位和成交供应商协商、洽谈、签订合同，并对双方签订的合同进行确认。集中采购机构在组织供需双方洽谈、签订合同时，应邀请有关方面技术人员和监督方代表参与。
无论是哪一种形式，在合同洽谈过程中，所有各方均应遵循公开、公平、公正和诚实、信用的原则，严格依照成交结果，并要遵守国家的有关法律、法规和政府采购制度的相关规定。只有在对合同的技术部分和商务部分进行充分协商、双方达成一致后，才可以签订正式签订，否则，勉强签订的合同必然后给合同的顺利履行留下隐患。
合同一般要经过公证机关的公证。但是否要公证，合同双方可采取自愿。合同还应送管理
机构备案。
（三）项目实施阶段即合同履行阶段。
项目实施阶段，即合同履行阶段。在这个阶段，供方（成交供应商）、需方（采购单位）按照已生效的采购合同，在集中采购机构的监督下，履行各自的责任和义务；合同履行过程中，一般不得变更，如需变更，供需双方应按合同有关条款协商解决，并按合同签订程序报经集中采购机构审核确认；对涉及重大变更事项的协商，由供需双方提出申请，集中采购机构组织进行；经协商一致的变更事项，应签定书面补充协议。集中采购机构作为需方直接签订的合同，应在有关部门的监督下履行。
（四）项目验收阶段。
全部项目完工后，为了检验采购成果和供应商履约情况，应组织对项目完成情况进行总体验收。验收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准（验收依据和标准应事先在合同中规定）。
完工验收一般应由采购单位负责组织；对较大的或比较复杂的一些项目，应由集中采购机构组成项目验收小组，由验收小组进行验收；对于一些特殊的项目，应申请具有检验资格的省及省级以上有关质检部门组织验收。
集中采购机构验收的程序应为：供方先向需方提交验收申请报告，供方对需方提交的验收申请报告进行经审核，并对完工项目进行初检，确认合格时，应在验收申请报告上签字盖章，再送集中采购机构审查；集中采购机构审查后，认为已具备验收条件时，应组成验收小组组织验收，验收小组一般由供需双方代表、集中采购机构代表、相关质检机构、有关方面的技术专家组成（其中专家人数不少于总人数的三分之二）。
项目经验收合格的，采购单位或验收小组应出具项目完工验收报告，验收报告上应有验收小组成员的共同签字，并加盖供需双方、集中采购机构、相关质检机构公章。验收报告一经形成，即产生效力，对供需双方均有共同约束力；经验收不合格的，应由供方限期改正，经改正合格且具备验收条件后再由验收小组组织验收。
（五）采购结算和采购文件整理阶段。
1、采购结算
项目验收结束后，由集中采购机构依据验收报告，按照采购合同规定的付款条件及付款方式，办理合同款项支付手续；政府采购资金管理部门根据集中采购机构的款项支付手续，向供应商支付采购资金，并进行政府采购资金结算账务处理（采购单位自行结算的情形除外）。
2、采购文件的整理
集中采购机构按照《政府采购法》对采购文件管理的有关规定，整理整个采购过程的文件、资料，归集采购档案；
定期汇总、上报政府采购信息。
（六）售后服务阶段。
本阶段是采购活动的最后一个阶段，在这一阶段，供需双方应继续按照合同规定，履行各自责任和义务；集中采购机构应按照政府采购制度规定和合同条款，及时协调解决合同履行过程中双方的争议和纠纷，对双方履行合同的情况特别是供方的售后服务情况进行监督检查，直至合同有效期满。对有些争议和纠纷协商不能解决的，应建议其申请有关部门裁决或按司法程序进行诉讼。