会议是管理的一种手段
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会议是管理的一种手段，如果会议过多或会议效率不高，就会占去管理者大量的时间。
因此，要提高管理效率，就必须提高会议的效率。
做好准备开会之前要做好充分的准备，如会议的预案、相关文件，主要与会者的思想、意见以及后勤保障等；会前应将讨论稿或提纲发给相关的单位或人员，使与会者能预先进行研究。
如果在会议上要决定某件事情，事先要同与会者打招呼。
会议目的要明确开会的目的一定要明确。
一般来说，开会的目的有三个：一是为了研究和做出某项决策；二是为了布置、协调、宣布某项任务；三是为了澄清某项观念，统一认识。
开会目的必有其一。
召集者在确定开会之前，应当反复地推敲会议的目的，弄清开会要解决什么样的问题，然后围绕着会议目的认真准备。
会议要议大事，要有实效。
选择适当的会议地点为了方便与会者，应精心选择会议地点。
会场的设备要齐全，交通要便利，场地大小要合适，总之，会议地点要有利于达成会议目标。
如议程特别长的会议，最好选在办公地点以外的地方进行，以避免受干扰。
精心选择与会者什么样的会，要什么样的人参加，一定要认真斟酌。
该来的一个不能少，无关的一个不能要。
对所有参加会议的人都要有一定的了解。
会议的规模越小越好，切忌追求会议的表面形式，并非无论什么会议都需邀请上级领导出席。
会议的规模往往与会议的效果成反比，过多的与会人员有时会把简单的问题搞成复杂的问题。
控制好会议的进程要认识到会议有四个不同的阶段：第一阶段：与会者审视不同的阵营，决定自己的态度和立场；第一阶段：大家各抒己见；第三阶段：大家达成共识；第四阶段：着手解决问题。
所以，要针对四个不同的阶段，做好时间划分，把主要时间放在第二阶段，因为时沦需要时间。
议程要紧凑时间要控制对开会的时间要明确控制，要开短会，讲短话。
会议的题目要集中，议程要一环扣一环，使与会者集中精力讨沦问题。
每个议题用多少时间，要计划好，不能让会议长短变得漫无边际。
对发言者的时间要作出限制。
少开会，开短会，议大事，是提高会议效率的重要保证。
效率低下的会议不仅浪费了自己的时间，而日也浪费了别人的时间，会严重影响企业的经济效益。
讲话的开始很重要，经理人讲话时应设法从一开始就使自己被听众认同，吸引听众，使他们接受您。
良好的讲话开头有以下几种方式。
从讲故事开始在讲话的开头可以讲一个与所讲内容有密切联系的故事，从而引出讲话的主题。
感人的故事，往往能够一下子抓住听众的心，即使前面发言者已经使听众思绪分散，也仍然能起到把握全局情绪的作用，引起听众的兴趣，使自己很快被听众接受。
所以，如果经理人自己不是第一个发言，而且听众感到不耐烦时，此方法比较适用。
以幽默的语言开头当要阐述一个道理，启发大家进行思考时，可以用幽默、诙谐的语言及事例作开场白。
这样开场可以使听众在讲话者的幽默启发下，迅速激发兴奋点，集中精力进入角色。
从展示一个实物开始在发言前，如果经理人手里有关于发言主题的任何实物性材料，这时，发言不妨从展示实物开始。
一张图纸或一张照片，因其能直观地反映一定的主题，常常能够很快将听众吸引过来。
而且，您还可以将自己的话题抽象成一幅画——根本不必去追求它的艺术性，或者随便写几个有趣的大字。
别出心裁的字迹也能集中听众的注意力，只要物品有助于讲话者借题发挥就行。
开门见山，直入主题有时，您的发言时间非常短，此时，发言就需要简明扼要，开门见山。
从一开始就用高度凝炼的语言把讲话的基本目的和主题告诉听众，激起他们想听下文的欲望，接着在主体部分加以详细的说明或阐述。
从提问题开始向现场的听众提出一个问题，无论听众的回答正确与否，讲话者都可以从这个地方入手。
这种情况适用于发言的主题与听众的利益息息相关，而且听众对问题的理解不一致。
提出的问题应当接近听众的生活，问题不要过于简单，要能发人深省，耐人寻味，或能给听众以启发教诲。
提出严峻的事实，引出悬念主题如果某一问题非常紧急，需要引起大家的高度重视，您从一开始就可以提出严峻的事实，因为听众非常关心，这样一下子就在听众的心里造成一种悬念，抓住他们的注意力。
采用此种讲话开头时，可能需要补充一些内幕消息。
用涉及听众切身利益的话题开始如果经理人觉得自己的发言与听众的利益无关，可以寻
找一个切入点，将自己的讲话与听众的切身利益联系起来，即使牵强一些，但为了开始时能够吸引听众，有时不得不有策略地绕个弯子，待听众的兴趣起来，尔后转入正题。
从阐明讲话原因和背景开始当发言对于听众来说比较突然，或事先没有打招呼临时需要发言时，可以先把讲话的原因或背景交代给听众，让听者一下子就明白您为什么要讲话，讲话的理由是什么；或者说明讲话的背景以及在这种背景下讲话的初衷。
用赞扬的话开始当下属做出了成绩，需要您做总结性的发言时，可以用赞扬的话开头。
