第一讲 公文写作

第一讲公文写作第一课公文的概念和具体应用1、公文的概念公文是指党政机关、社会团体、民主党派、企业、事业单位在行使其法定的某种社会职能、管理活动或者联系、商洽工作的过程中，根据需要按照规范的程序和规定的程序制作而成的具体法定效力和现行效用的书面文字信息记录。

2、公文的分类（略）按照功能的不同划分法律法规性、行政管理性、日常事务性文件。

按照行文方向的不同划分为三类：上行文、平行文、下行文。

按照保密程度不同划分为五类：绝密、机密、秘密、内部、公开。

按照公文内容划分为：机关通用公文、财经类、法律类、新闻类公文等。

机关通用公文种类的具体应用（详）（1）决定适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（2）决议适用于经过会议讨论通过的重要决策事项，并要求有关单位和个人贯彻执行的一种公文。

决议和决定都是下行文，都要求有关单位贯彻执行，具有法规性和约束力，但也有不同之处。

决议较之决定，在使用范围上要窄一点。

决议必须通过重要会议讨论通过，而决定则可由领导机关直接制发，也可以通过会议方式形成。

（3）通知使用于批转下级机关单位的文件，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的文件，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人员任免、法规发布。

（4）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者交流重要情况。

通知与通报都有知照作用，文中所提出的要求受文单位都要照办。

但也有着明显区别：通知是传达要求、需要周知和执行的事项，通报则是表彰先进、批评错误，传达重要精神；通知的效果对所有受文单位都是相同的，而通报则因受文单位情况而定；通知是使受文单位了解发文单位要求做什么和怎么做从而行动起来，通报则使受文单位了解某一重要情况或典型事件从而受到教育。

以上是四类常用下行文，下面介绍两种常用上行文。

（5）报告适用于向上级机关单位汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关单位的询问。

（6）请示适用于向上级机关单位请求指示、批准的事项。

报告和请示虽然都是下行文，但是报告的目的是向上级机关单位陈述情况、汇报工作，并不要求批示或者批准什么问题。

而“请示”的目的则在于提出某一问题，直接请求上级机关单位指示或批准以便执行。

在实际工作中把应请示的事项写成“报告”，或在报告中夹带请示事项，甚至“请示报告”连用现象都是不规范的做法。

（7）批复是答复性的下行文书，它是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件。

批复必须以下级机关的请示或报告为存在的条件。

请示与批复是正式行政公文中唯一具有相互联系的一对文种。

意见和函的行文方向较为灵活。

（8）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见的行文方向较为灵活，上行、下行皆可。

（9）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，向有关主管部门请求批准或答复审批事项。

这里的“有关主管部门”是指主管某项业务的同级单位或不相隶属单位。

如主管部门是本单位业务的直接主管，应以上级对待，则要用“请示”。

其他几种常用的文种：（10）会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项。

会议纪要印发后可以起到通报会议情况、传达会议精神的作用，便于会后各单位统一贯彻执行，避免分别进行传达贯彻时带来的主观、片面和随意性。

（11）会议记录是在开会过程中由专门记录人员把会议的基本情况和研究讨论的问题如实记录下来的书面材料。

适用于党政机关、企事业单位、群众团体的一切。

一般多用于比较重要的正式会议。

会议纪要与会议记录都与召开某个重要会议有密切关系，都具有很强的纪实性。

会议纪要反映的是会议的基本精神和主要内容，有很强的概括性，会议记录要求将会议进程、会上发言和决定事项等完整地记录下来。

（12）简报是党政机关内部、人民团体和企事业单位之间编发的汇报工作、反映和通报情况、交流经验、指导工作广泛使用的书面载体。

简报作为一个单位的内部刊物，可以用于对上级报告工作和业务情况，便于上级了解下情，指导工作；用于平级和下级之间沟通情况、交流经验，利于开展与推动工作。

（13）总结是单位对过去一段时期内所做的工作进行全面、系统的分析，研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和揭示规律的书面报告材料。

（14）大事记是单位、部门记载日常重要工作或重大公务活动及大事、要事的记事性文体。

大至国家、地区、部门，小至企事业单位，都可以用大事记以时间的先后顺序记载所发生的重大事件或重要的公务活动。

第二课公文格式和制作要求机关单位文件格式的标准化是体现文件水平和质量的一个重要组成部分。

文件标准化不仅仅是一个单纯的技术问题，通过这项工作可以促进日常管理工作的规范化，减少差错和失误，提高机关单位的工作效率和整体管理水平。

1、文件的排版规格（1）字体与排版正文用3号仿宋体字，每页排满22行，每行排满28个字，版心尺寸为156mm×225mm文字自左而右横写横排，双面印刷，字体匀称，版面干净。

（2）装订左侧定位为两钉各距上下边4/1处，平订与文件左边沿距离为3mm-5mm, 不掉页无缺损。

附图一：A4型文件用纸页边及版心尺寸37mm版心尺寸156mm×225mm 28mmA4型文件用纸尺寸210mm×297mm2、文件的格式及要素标识组成文件的要素比较多，但总体上可以分为眉首、主体和版记三大部分。

眉首部分位于文件首页红线以上，由七种要素组成（1）份数序号：在顶格左上角第一行，一般保密文件所采用。

（2）秘密等级和保密期限：顶格标识在版心右上角第一行，用3号黑体字，两字之间空一字，保密期限标在等级之后，用★隔开。

（3）紧急程度：有“特急”和“急件”两个层次，用3号黑体字顶格标识在右上角第一行，该处已有其它要素，则标识在右上角第二行。

（4）发文机关标识（版头）：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，字体用红色小标宋体，字号以醒目美观为原则。

（5）发文字号：在红线之上用3号仿宋字体居中排布。

年度、序号用阿拉伯数字标识。

年度要写全，序号不编虚位（如1不编001）。

（6）签发人：上行文应标明签发人，平行排列于发文字号右侧。

（7）红线：在发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

主体部分置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体。

（1）文件标题：在红色反线下空2行，用2号小标宋体字居中排列，由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

（2）主送机关：在标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识。

（3）正文：在主送机关名称下一行，左空2字回行顶格用3号仿宋。

（4）附件：在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋字体标识。

（5）成文时间：用汉字将年月日标写齐全，零写成“O”，成文日期以签发人签发日期为准。

（6）印章：一个机关单位在落款处不署发文机关名称，右空四字标成文时间，印章端正居中下压成文时间。

当文件排版后所剩空间容不下印章时，应调整行距、字距使印章与正文同处一页，而不能采取“（此页无正文）”的方法处理。

（7）附注：如有附注用3号仿宋体字，居左空2字加（）标识在成文日期下一行。

附注一般是对公文的发送范围、使用时需注意的事项加以说明。

版记部分主题词及以下各要素统称“版记”，置于文件最后一页下端，其中最后一个要素置于最后一行。

主要包括（1）主题词：居左顶格用3号黑体字后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，但不加标点。

（2）抄送机关：指主送机关以外的需知道公文内容上级、平级或其他不相隶属机关。

左右各空一字，用3号仿宋字体标识。

（3）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下，占一行位置，用3号仿宋字体排印。

（4）版记中的反线：版记各要素之间均加一条宽度同版心的反线。

页码式样为“–1–”，正面居右空一字，背面居左空一字，空页不标页码。

附表文件最后一页附有表格时，须加空白封面用以保护表格。

第三课公文写作常用语及常见问题1、公文写作的常用语（1）开头用语。

“为了维护交通安全，特..........”“为了严厉打击犯罪活动，特........”“根据《国家行政机关公文处理办法》的规定........”“奉《XXX关于清理整顿基建项目的指示》........”“遵照《XXXX 关于调整高等专业教育机构的通知》中的基本精神”“你局X发[2000]013号《关于........的请示》收悉.......”（2）过渡用语。

“为了........特发布如下.........”“..........其理由如次.......”“由于.......,取得了很大成绩，主要有：.........”“总而言之，该单位目前工作环境的特点是.......”“综上所述，可知........”。

（3）结尾用语。

“当否，请示”“以上意见，如无不当，请批转各区县局认真执行”“各区县人民政府，在接到本指示后，应立即研究部署结合本地区实际情况，制定具体实施办法”“函复为盼”“特此批复”“以上指示，望切实遵照执行”。

2、公文写作的常见问题（1）篇幅冗长。

主要表现在报告长篇大论，言之无物；公文语言繁琐，拖泥带水；画蛇添足，浪费笔墨等情况。

（2）内容粗糙。

主要表现为内容重复，观点模糊，层次不清，逻辑混乱，文字粗糙，引文不规范，数字不准确。

（3）文种不分。

主要表现在请示和报告不分。

第一种情况是把纯属请求批准的公文当作报告；第二是一份公文既请示工作又报告情况；第三，把请求上级转批的改进工作的意见和办法当作了报告。

另外还有工作情况报告和调查报告不分，会议情况报告和会议纪要不分等情况。

（4）行文口气不当。

主要表现在用语不妥当，尤其在一些请示性公文中比较突出。

比如请求上级解决困难，答复问题时用“请尽快解决”、“请尽快予以答复”，表现出一种催促的口气。

例如某省XX厅给省政府的一份关于成立XX省XX局的请示文件，[例1]“省XX局是省人民政府直属机构”[例2]“省XX局必须配备强有力的领导班子”[例3]“省XX局为副厅级建制”[例4]“各级人民政府和XX部门要加强领导”既然是请示成立XX局，说明还未成立。

那么“是”“必须”“为”“要”等词语就显得口气过硬。

若将例1的“要”改成“应为”；例2的“必须”改成“应该”；例3的“为”改成“拟按”；例4的“各级”前面加上“建议”二字。

这样，行文的用语就比较准确，口气也显得适度了。

3、公文写作的注意事项（1）提法要准确（2）专用名词要用的恰当（3）时间表达要科学（4）公文条款段落要规范（5）草拟文稿的要求。