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监理企业档案管理制度

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监理企业档案管理制度（内部资料）XXXXX有限公司目录第一章行政管理制度..................... 错误!未定义书签。

第一节公司组织机构系统图............ 错误!未定义书签。

第二节规章........................ 错误!未定义书签。

第三节部门责任制.................... 错误!未定义书签。

第四节岗位责任制.................... 错误!未定义书签。

第二章技术管理制度..................... 错误!未定义书签。

第一节总则.......................... 错误!未定义书签。

第二节开工前期技术准备.............. 错误!未定义书签。

第三节施工阶段技术管理.............. 错误!未定义书签。

第四节工程验收技术管理.............. 错误!未定义书签。

第五节保修及回访制度................ 错误!未定义书签。

第六节监理文件编制要求.............. 错误!未定义书签。

第三章档案管理制度..................... 错误!未定义书签。

第一节监理资料的管理制度............ 错误!未定义书签。

第二节监理文件档案资料收文及登记.... 错误!未定义书签。

第三节监理文件档案资料传阅与登记.... 错误!未定义书签。

第四节监理文件资料发文与登记........ 错误!未定义书签。

第五节记录资料分类存放.............. 错误!未定义书签。

第六节监理文件档案资料归档.......... 错误!未定义书签。

第七节监理文件档案资料借阅、更改与作废错误!未定义书签。

第四章质量管理体系及运行程序........... 错误!未定义书签。

第一节质量方针和质量目标............ 错误!未定义书签。

第二节现场质量监理工作管理制度...... 错误!未定义书签。

第三节监理运行工作制度.............. 错误!未定义书签。

第四节现场安全监理管理制度.......... 错误!未定义书签。

附：监理工作程序......................... 错误!未定义书签。

第一章档案管理制度第一节监理资料的管理制度依据《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）、建设工程监理文件资料管理规程（DB37/T 5009-2014）、山东省地方标准《建筑工程施工技术资料管理规程》（DBJ）、国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）制定公司监理资料管理制度。

总监理工程师为项目监理部资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理；1、监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求；2、监理资料填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔；3、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进度负责收集、整理本专业的监理资料，并于每月编制月报之后次月5日前将资料交于资料管理员存放保管；4、资料管理员应按时验收各专业的监理资料，并按分类、各专业建立案卷盒（袋），按规定编号整理，做到存放有序、整齐；5、对于已归档资料员的监理资料，如果项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用需经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回；6、在工程竣工时，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理、装订，监理资料在移交公司档案资料部门前必须由总监理工程师审核签字；7、监理资料整理合格后，报送公司档案资料部门办理移交、归档手续（包括监理部软盘）；8、公司档案资料部门对各项目部负有指导、检查的责任。

总工程师为公司的监理档案总负责人。

第二节监理文件档案资料收文及登记记录内容：文件名称、文件摘要信息、文件发放单位（部门）、文件编号、收文人员签字。

要求：所有收文应在收文登记表上进行登记；各项内容填写和记录真实完整；用碳素墨水填写。

表-1第三节监理文件档案资料传阅与登记项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否传阅，并在传阅纸上认真填写。

表-2第四节监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，对盖章工作应进行专项登记。

所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。

发文应留有底稿，资料管理人员应及时将发文原件归相应的资料盒（袋）中，并在目录清单中予以记录。

表-3第五节记录资料分类存放资料管理人员应根据本项目部规模规划各资料盒（袋）内容。

文件档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，文件整洁、不破损。

基本内容及编号（暂定）1、合同文件（A类）（1）委托监理合同（含招投标文件）（2）建设工程施工合同（3）工程分包合同、各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同（4）有关合同变更的协议文件（5）工程暂停及复工文件（6）费用索赔处理的文件（7）工程延期及工程延误处理文件（8）合同争议调解文件（9）违约处理文件2、勘察、设计文件（B类）（1）可行性研究报告（2）设计任务书（3）工程测绘资料、地形图（4）工程地质、水文勘察报告（5）测量基础资料（6）施工图及说明文件（7）图纸会审有关记录（8）设计交底有关记录及会议纪要（9）工程变更文件3、监理工作指导文件（C类）（1）工程项目记录大纲（2）工程项目监理规划（3）监理实施细则（4）监理机构编制的其他文件4、施工工作指导文件（D类）（1）施工组织设计（2）分部施工方案（3）分项施工方案（4）季节性施工方案（冬季、雨季）5、资质资料（E类）（1）总包单位资质资料及人员上岗证（2）分包单位资质资料及人员上岗证（3）材料、构配件、设备供应单位资质资料（4）工程实验室资质资料6、工程进度文件（F类）（1）工程开工报审文件（2）工程进度计划报审文件（3）工程竣工报审文件（4）其他有关工程进度控制的文件7、工程质量文件（G类）（1）建筑材料、构配件、设备报审文件（2）施工测量放线报审文件（3）施工试验报审文件（4）有见证取样送检试验报审文件（5）分项工程质量报审文件（6）分部、单位工程质量报审文件（7）工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（8）其他有关工程质量控制的文件8、工程造价审批文件（H类）（1）工程施工概预算报验资料（2）工程量申报及报批资料（3）工程预付款报批文件（4）工程款报批文件（5）工程变更费用报批文件（6）工程竣工结算报批文件（7）其他有关工程造价控制的资料9、会议纪要（I类）（1）第一次工地会议纪要（2）监理例会会议纪要（3）专题工地会议纪要（4）其他会议纪要文件10、监理报告（J类）（1）监理周报（2）监理月报（3）监理专题报告11、监理工作函件（K类）（1）监理工程师通知单、回复单（2）监理工作联系单12、工程验收文件（L类）（1）工程基础、主体结构等中间验收文件（2）单位工程验收记录（3）工程竣工预验收报验表（4）工程质量评估报告（5）工程竣工验收备案表及竣工移交证书13、监理日记（M类）（1）项目监理日志（2）监理人员监理日记14、监理工作总监（N类）（1）阶段工作小结（2）监理工作总结15、监理工作记录文件（O类）（1）监理巡视记录（2）旁站检查记录（3）监理抽检记录（4）监理测量资料16、工程管理往来函件（P类）建设、设计、施工等单位部门文件17、监理内部文件（Q类）技术性、法规性、管理性文件第六节监理文件档案资料归档一、监理档案的组卷应执行山东省城市建设档案馆的统一规定。

二、监理档案待验收、移交和管理：1、总监理工程师组织监理资料的归档整理工作，负责审核并签字验收；2、工程竣工验收后1月内总监理工程师负责将监理档案送公司总工程师审阅，并于监理单位档案管理人员办理移交手续。

3、存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归档手续。

4、一般工程建设档案保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经公司总经理批准后销毁，但应有记录。

5、临沂市城市建设档案馆有要求时，应按有关规定执行。

三、文件保存1、建设单位保存文件（1）监理规划（2）监理实施细则（3）监理总控制计划文件（4）监理月报中的有关质量问题文件（5）监理会议纪要中的有关质量问题文件（6）工程开工、复工审批表（7）工程开工、复工暂停令（8）不合格项目通知（9）质量事故报告及处理意见（10）工程竣工结算审核意见书（11）有关进度、质量、造价控制的监理通知（12）工程延期报告及审批（13）费用索赔报告及审批（14合同争议、违约报告及处理意见（15）合同变更材料（16）监理专题总结（17）监理月报总结（18）工程竣工总结（19）质量评估报告2、监理单位保存文件（1）短期保存文件监理规划、监理实施细则、监理部总控制规划、监理专题总结、月报总结（2）长期保存文件监理月报中的有关质量问题：工程开工、复工审批表；工程开工、复工暂停令；不合格项目通知；质量事故报告及处理意见；有关进度、质量、投资控制的监理通知；工程延期报告及审批；费用索赔报告及审批；合同争议、违约报告及处理意见；合同变更材料；工程竣工总结；质量评估报告。

3、送档案馆文件（1）监理规划、监理实施细则（2）监理月报中的有关质量问题文件；监理会议纪要中的有关质量问题文件（3）工程开工、复工审批表；工程开工、复工暂停令（4）不合格项目；质量事故报告及处理意见（5）工程延期报告及审批文件；合同争议、违约报告及处理意见；合同变更材料（6）工程竣工总结；质量评估报告第七节监理文件档案资料借阅、更改与作废项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如有需要，应经过总监理工程师同意，并办理借阅手续。

监理文件的更改，应由原制定部门相应责任人执行；文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。

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监理行业档案管理制度

监理行业档案管理制度

第一章总则第一条为了加强监理行业档案管理，确保监理档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合监理行业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于监理企业、监理项目及监理人员的档案管理。

第三条监理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保监理档案的全面、系统、连续。

2. 准确性原则：保证监理档案内容真实、准确、可靠。

3. 安全性原则：确保监理档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。

4. 规范性原则：按照国家和行业的相关标准进行档案管理。

第二章档案分类与归档第四条监理档案分为以下类别：1. 机关档案：包括监理企业内部文件、会议记录、规章制度等。

2. 项目档案：包括监理项目实施过程中的文件、资料、记录等。

3. 个人档案：包括监理人员的个人简历、培训记录、业绩考核等。

第五条档案归档应按照以下要求进行：1. 按照档案类别分类归档，确保档案的系统性。

2. 按照时间顺序排列，便于查阅。

3. 按照档案的重要性、保密程度等分类存放，确保档案的安全。

4. 档案归档前应进行整理、分类、编号，确保档案的准确性和可追溯性。

第三章档案保管与维护第六条监理档案的保管应遵循以下规定：1. 档案室应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀。

2. 档案柜应定期检查、保养，确保档案柜的完好。

3. 档案应分类存放，标识清晰，便于查找。

4. 严禁在档案室内吸烟、饮食，防止档案污染。

第七条档案维护应做到以下几项：1. 对档案进行定期检查，发现破损、缺失等问题及时修复、补充。

2. 对重要档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。

3. 对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。

4. 对档案进行数字化处理，提高档案的利用效率。

第四章档案利用与保密第八条监理档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应严格按照档案管理权限进行，未经批准不得查阅、复制档案。

2. 查阅档案应填写《档案查阅登记表》，登记查阅人、查阅目的、查阅内容等信息。

监理项目部档案管理制度

监理项目部档案管理制度

第一章总则第一条为加强监理项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高监理项目部工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合监理项目部实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于监理项目部所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。

第三条监理项目部档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分类管理原则；（三）规范管理原则；（四）安全保密原则；（五）高效利用原则。

第二章档案分类与归档第四条监理项目部档案分为以下类别：（一）项目合同档案；（二）项目管理档案；（三）技术文件档案；（四）质量、安全档案；（五）财务管理档案；（六）人力资源档案；（七）其他档案。

第五条档案归档应按照以下程序进行：（一）归档前的整理：对归档材料进行分类、整理、编号，确保材料完整、准确、系统；（二）归档前的审查：对归档材料进行审查，确保材料符合相关法律法规和标准规范；（三）归档：将整理好的材料按照类别和顺序进行归档；（四）归档后的登记：对归档材料进行登记，建立档案目录。

第三章档案保管与维护第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬等条件；（二）档案柜架应保持整齐，摆放有序；（三）档案应定期检查，发现破损、霉变等情况应及时处理；（四）档案查阅应登记备案，确保档案安全。

第七条档案维护应包括以下内容：（一）定期对档案进行消毒、除尘；（二）对破损、霉变的档案进行修复；（三）对电子档案进行备份，确保数据安全；（四）对档案进行数字化处理，提高档案利用效率。

第四章档案利用与保密第八条档案利用应遵循以下原则：（一）合法原则：档案利用应符合法律法规和公司规定；（二）合理原则：档案利用应满足实际工作需要；（三）保密原则：档案利用应确保档案内容的安全。

第九条档案利用程序：（一）查阅申请：查阅者填写查阅申请表，说明查阅目的和理由；（二）审批：档案管理员对查阅申请进行审批；（三）查阅：查阅者按照审批意见查阅档案；（四）归还：查阅完毕后，查阅者应将档案归还原位。

监理公司的档案管理制度

监理公司的档案管理制度

第一章总则第一条为加强监理公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于监理公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条监理公司档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容应真实反映监理公司的各项活动；（二）完整性：档案应全面、系统、连续地反映监理公司的各项活动；（三）准确性：档案内容应准确无误；（四）安全性：确保档案实体和信息安全；（五）有效性：提高档案利用效率，服务于监理公司各项工作。

第二章档案管理范围第四条监理公司档案管理范围包括：（一）财务档案：包括财务报表、财务报告、财务收支情况、发票、财务凭证等；（二）人事档案：包括员工档案、劳动合同、工资单、考勤记录、职称证书、培训记录等；（三）技术档案：包括设计文件、技术报告、施工记录、质量检测报告等；（四）合同档案：包括合同、招投标文件、投诉处理文件等；（五）其他档案：包括公司内部管理制度、会议记录、重要文件等。

第三章档案管理程序第五条档案收集（一）各部门应按照档案管理范围，及时收集各类档案资料；（二）档案收集应确保档案的完整性、真实性和准确性。

第六条档案整理（一）档案整理应按照档案类别、时间顺序等进行分类、编号、装订；（二）档案整理应确保档案的整洁、美观、便于查阅。

第七条档案保管（一）档案应存放在安全、干燥、通风、温度适宜的地方；（二）档案保管应做好防虫、防潮、防火、防盗等安全措施；（三）档案保管应定期检查、清理，确保档案的完整性和安全性。

第八条档案利用（一）档案利用应遵循“谁需要、谁申请、谁审批”的原则；（二）档案利用应做好登记、签字手续，确保档案的利用安全。

第九条档案销毁（一）档案销毁应严格按照国家有关法律法规和公司规定执行；（二）档案销毁前，应经档案管理部门审批，并做好销毁记录。

第四章责任分工第十条监理公司档案管理实行归口管理，由综合管理部门负责档案管理工作。

第十一条档案管理人员应具备以下职责：（一）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（二）负责档案管理制度的宣传、执行和监督检查；（三）负责档案的保密工作，确保档案信息安全。

监理部文件及档案管理制度

监理部文件及档案管理制度

一、编制目的为规范监理部文件及档案管理工作，确保文件及档案的真实性、完整性和准确性，保证文件及档案的安全、有效保管，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于监理部所有文件及档案的管理工作。

三、档案管理范围1. 财务档案：包括财务报表、财务报告、财务收支情况、发票、财务凭证等。

2. 人事档案：包括员工档案、劳动合同、工资单、考勤记录、职称证书、培训记录等。

3. 技术档案：包括设计文件、技术报告、施工记录、质量检测报告等。

4. 合同档案：包括监理合同、分包合同、采购合同等。

5. 其他档案：包括招投标文件、投诉处理文件、会议纪要、往来函件等。

四、档案管理程序1. 文件归档：按照文件类别、编号、时间等进行分类整理，编写档案目录，方便查找。

2. 文件保存：将文件存放在安全、干燥、通风、温度适宜的地方，做好防虫、防潮、防火等防护措施。

3. 文件使用：文件的使用仅限于授权人员，使用时需签字确认，并做好使用记录。

4. 文件销毁：文件到期后，按照规定的时间进行销毁，并做好销毁记录。

五、责任分工1. 监理部负责人负责制定文件及档案管理制度，定期检查文件及档案管理工作，负责文件及档案的保存、使用和销毁工作。

2. 文件档案管理员负责文件及档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅等工作。

3. 各部门负责人负责本部门文件及档案的收集、整理、立卷、归档工作。

六、档案管理要求1. 文件及档案的收集、整理、立卷、归档工作要符合国家及行业相关标准。

2. 文件及档案的保管要确保安全、完整、准确，防止丢失、损坏。

3. 文件及档案的查阅要遵循保密原则，未经授权不得随意查阅。

4. 文件及档案的销毁要严格按照规定程序进行，确保信息安全。

七、奖惩措施1. 对认真履行职责，确保文件及档案管理工作质量的人员给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成文件及档案丢失、损坏、泄露等后果的人员，给予相应的处罚。

八、附则本制度由监理部负责解释和修订，自发布之日起实施。