行政人事部主要职责

GMP文件 文件编码：SMP03018

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题 目： 行政人事部经理岗位职责

制 订 人： 审 核 人： 批 准 人： 颁发部门：行政人事部

制订日期： 审核日期： 批准日期： 生效日期：

分发部门：总经理、行政人事部

文件编写/修订历史：本文件为第一次修订，第二版。

第 1 页 共 2 页 1. 职务名称：行政人事部经理

2. 设置目的

2.1. 规范企业的办公秩序及行政事务管理。

2.2. 为企业及时提供、培训合格的人才，确保实施GMP质量体系的人力资源。

3. 任职资格与经验

3.1. 大专以上学历。

3.2. 具有从事劳动人事及行政管理和人员培训管理的经验。

3.3. 组织分析能力强，反应敏捷。具有良好的沟通能力，能发挥团队合作精神。有强烈的责任感，坚持原则，秉公办事。

4. 报告系统

总经理

5. 领导关系

行政内勤

培训中心主任

6. 职责与权限

6.1. 人事、培训职责

6.1.1. 全面负责制订公司人力资源规划，开发人力资源，同时负责公司员工培训工作。

6.1.2. 负责建立招聘系统，组织完成人员招聘，安排面试、背景调查、考核上岗。

6.1.3. 负责组织对本公司各级员工的培训工作，贯彻科丰公司“好人品、好药品”不断提高员工素质，教育员工树立“质量第一”的思想和“顾客第一”的观念。

6.1.4. 负责制订员工手册。

6.1.5. 全面负责公司劳动纪律管理，以劳动纪律保证工艺纪律的执行，确保产品质量。

6.1.6. 负责建立员工档案、员工培训档案、员工健康档案。

6.1.7. 负责考勤和业绩考核，核准各部门的奖惩，执行奖惩决定。

6.1.8. 负责贯彻执行公司各项质量责任制，有执行质量、安全考核权。

6.1.9. 承担没有提供和培训合格的人才和人力，影响实施生产质量管理体系的责任。

6.2. 行政事务职责：

行政部之部门职责

一、 行政方向：

1、 公司各项规章制度的制定与推行、监督：

1）负责组织、起草、制定、上报审批、完善公司的各项规章制度，并负责监督、检查各部门对公司各项方针、政策、规章制度的贯彻、落实、执行；

2）掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现的问题组织各部门相关负责人进行研究、论证并修改完善；

3）对全体员工进行公司各项制度的宣传、培训及讲解；

2、 文书起草：

1）起草公司各种文件、报告、通知、请示、计划、决定、会议纪要、工作联系函等各种文字材料。

2）汇总各部门的工作计划、总结并对各部门的工作计划、工作报告进行汇编。

3）审核以公司名义签发的各种内部及外部文件。

3、 文件发放：

1）收到各部的各类外部文件、文书资料、工程资料及图纸、与外单位的往来文件、合同后，进行分类存放登记，并对接收交接情况进行详细签字登记。

2）收到内部文件已审批文稿后，根据拟办意见进行文件发放，记录文件发放情况。

4、 档案管理

1）根据《档案法》和公司的实际情况制定相关的档案管理制度。

2）收集公司内部、外部所有要求保存的文件、资料，分类、及时、准确、安全地进行归档，并办理详细的档案移交手续。

3）划分公司档案秘密等级，在档案管理方面严格执行公司保密制度。

4）负责组卷、编目并建立档案总台账。

5）负责借阅档案资料的登记和定期收回工作。

6）对公司各部门相关的档案资料管理人员进行业务指导和工作监督，并协助配合各部门相关人员完成档案信息、资料的交接、协调工作。

5、 印鉴、介绍信管理

1）负责公司印章的管理，履行印章审批登记手续，妥善保管公司公章与合同专用章。 2）使用公司公章与合同专用章时，须在合同文件上加盖骑缝印。

3）保证公章、合同章的使用安全。

4）使用介绍信需履行审批登记手续。

6、 会议管理

1）会议准备工作。负责会议地点的卫生、通风、会议所用设备、资料准备，并通知与会人员会议召开时间与地点。

行政人事部作为公司的一个幕僚部门，她肩负整个公司的管理重任，她不仅为公司正常的运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。她运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程，但是在现实的生活中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是她的工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其他部门主管人员流失量要大得多。那么我就谈一谈行政人事部门的工作及如何才能做好一名行政人事部主管（办公室主任）。

一、首先，我们先谈一下人事行政部门的工作职责：

1、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。

2、人力资源管理与开发

（1）、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。

（2）、招聘使用：

提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退做出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

（3）、工作报酬：

制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

（4）、培训开发：

现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

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行政人事部安全职责

1、协助公司领导贯彻上级有关安全生产指示，及时转发上级和有关部门的安全生产文件，资料，对安全部门的有关材料，及时组织会审，并打印、下发。

2、在企业管理整体规划中，突出“安全第一”的思想，把安全管理纳入经济责任制，在各部考核评比时，同时考核安全。加强“三基”工作，提高企业职工安全素质。

3、负责贯彻执行岗位责任制大检查管理制度。检查以岗位责任制为核心的各项制度执行情况和基层单位达标情况。

4、对新入厂人员（包括实习、代培人员）及时安排安全教育，经考核合格后方可分配岗位，会同安全部门组织对职工的安全技术教育及各种作业人员的培训、考核工作。

5、贯彻劳动纪律管理规定，负责对职工劳动纪律的教育和检查。

6、控制加班、加点，贯彻劳动法。

7、参加重大事故调查，办理事故责任者的惩处手续，参加工伤鉴定工作。

8、把安全工作业绩考核纳入干部晋升、员工晋级和奖励考核的重要内容中。

9、组织做好新工人的体检工作，根据职业禁忌症的要求，做好新老工人工种分配和调整。

10、按国家规定，从质量上和数量上配备好专兼职安全技术第2页 共2页

人员、工业卫生人员和消防人员。

11、在办理临时用工协议书时，应有安全方面的条文，并会同有关部门执行。

12、健全安全保卫制度，认真做好要害部门（如仓库、财务室、门卫等）的安全生产和保卫工作。

13、负责交通事故的调查、处理、统计上报，搞好交通安全管理，参加有关报上级机关事故的调查处理。

14、负责重大事故的现场保卫工作。

15、参加安全检查，组织好主管业务范围内的安全保卫检查工作。

16、负责企业内剧毒物品、易燃物品的管理和审批。

17、负责对临时来厂参观学习、办事人员进行进厂安全注意事项的宣传教育工作。

18、认真执行公司集体宿舍管理的有关制度，负责公司集体宿舍的安全和保卫工作。