样式在Word长文档编辑中的应用
- 格式：doc
- 大小：25.00 KB
- 文档页数：6
样式在Word长文档编辑中的应用【摘要】长文档是指篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档，利用样式可以快速改变长文档的外观，使长文档格式一直保持一致，这样就能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。
【关键词】长文档样式目录分节符
一、什么是长文档？
长文档通常是指1篇页数在10页以上的文档，当然这个“长”也没有准确的定义。
也有人把长文档称为“大文档”，意思是一样的。
如果严格区分的话，以“长文档”来表示则相对比较准确（因为“长”表示内容多、篇幅长，如50页的文档；而“大”表示文件大小，如50m的文档，可能只有两三页，只不过有几个超大的图而已）。
因此，长文档通常是指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。
例如一本科技图书，一篇正规的商业报告，一份软件使用说明书、一份教案等等都是典型的长文档。
通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的（至少要有目录与正文）。
如果要撰写一本书，则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。
下面以一篇包括封面、目录、正文的长文档为例说明（word 2003软件编辑）。
二、如何编辑长文档？
当编辑长文档时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工
作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很浪费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。
利用样式可以快速改变文本的外观。
1．什么是样式？
样式是某种“特定身份文字”的呈现风格。
样式中包括了字符使用的字体、字号、边框、底纹、下划线等字符格式和段落使用的行距、边框和底纹等段落格式内容。
当我们将样式使用于某一段落时，word会自动将这些样式应用于这些文字和段落上面，只需执行一步操作就可应用一系列的格式，这样就能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。
2．样式类型
word 2003本身自带了许多样式，这些样式成为内置样式。
但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时用户可以创建新的样式，这些由用户新创建的样式称为自定义样式。
内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。
通过单击“样式”列表框的下拉箭头可以发现，在新建的word 文档中一般有下面几种段落样式：标题1、标题2、标题3、正文。
除此之外，还有一个“默认段落字体”样式。
其实，在word中还有很多其他的内置样式，可以按住shift键，单击“样式”列表框的下拉箭头，将会显示这些隐藏的内置样式。
3．新建样式
（1）新建多级标题样式。
假如现在要设置一个有三级标题的长
文档，操作步骤如下：①“格式”→“样式和格式”（打开“样式和格式”任务窗格）。
②单击“新样式…”（打开“新建样式”窗口）。
③在“名称”框中输入“一级标题”；样式类型选择“段落”；样式基于选择“正文”；后续段落样式选择“一级标题”；选中“添加到模板”。
④设置字符、段落格式为：三号、加粗、行距1.5倍、段前、段后各0.5行。
重复①②③操作，新建“二级标题”样式，设置字符、段落格式改为：四号、加粗、行距1.5倍、段前、段后各0.5行。
重复①②③操作，新建“三级标题”样式，设置字符、段落格式改为：小四号、加粗、行距1.5倍、段前、段后各0.5行(如图1、2、3）。
（2）一般正文样式。
重复①②③操作，新建名称为“一般正文样式”的样式，设置字符、段落格式改为：宋体、五号，首行缩进2字符、单倍行距。
（3）表格样式。
重复①②③操作，新建名称为“表格样式”的样式，设置字符、段落格式改为：宋体、五号、单倍行距。
4．应用样式。
设置好以上样式后，“样式和格式”窗格如右图所示。
将文本录入到文档中后，只需选中要应用样式的段落，然后单击“样式和格式”中相应的样式即可。
也可以设置快捷键，默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样式名：按ctrl+alt+1键，应用标题1；按
ctrl+alt+2键，应用标题2；按ctrl+alt+3键，应用标题3；按ctrl+alt+n键，应用正文。
5．修改样式。
单击样式和格式窗格中需要修改的样式，比如“二级标题”，点开右侧下箭头，选择“修改”命令，进入“修改样式”窗口，修改其中的字符、段落格式并“确定”。
6．自动生成目录
长文档采用自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也很方便，只是按住ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，更重要的是便于今后修改，因为写完的文章难免多次修改，增加或删减内容。
倘若用手工给目录标页，中间内容一改，所有页码都要修改，这是一件很让人头痛的事情。
通过自动生成目录，你可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。
（1）把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）；（2）执行菜单命令“插入→引用→索引和目录”打开“索引和目录”对话框；（3）在对话框中单击“目录”选项卡，进行相关设置后，单击“确定”按钮，文章的目录自动生成完成。
默认情况下，系统将“标题1、标题2、标题3”作为自动生成目录的“1、2、3”目录级别，在本文中就必须将目录选项修改为“一级标题、二级标题、三级标题”，如上下图所示，否则计算机会因为找不到目录项出错而不能自动生成目录(如图4、5、6、7、8、9）。
7．设置不同的目录页码与正文页码
为了使目录页码与正文页码不同，需要插入分节符。
节是文档的一部分，除非插入了分节符，否则word会将整篇文档当作一节处理。
分节符控制其前面文字的节格式。
可为节设置的格式类型有：边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。
把光标定位在目录页末，执行“插入/分隔符/下一页/确定”操作，在目录与正文之间插入分节符；执行“视图/页眉和页脚”命令，把光标定位到正文首页的页脚处（为正文设置页码，目录页没有页码），单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮（打断正文页脚与目录页脚的链接）；执行“插入/页码”命令，在“格式”中选择页码格式、选中“起始页码”为“1”，单击“确定。
至此完成正文的页码插入。
目录如果是多页，插入页码时可以选择与正文页码不同的页码格式。
当然，如果目录只有一页，没有必要插入页码。
通过新建样式、应用样式、自动生成目录、设置正文与目录不同的页码，几步操作就能快速完成一个长文档的编辑操作，实现高效编辑的目的。
参考文献
[1] 易桂生．《计算机文字排版技术》.
[2] 蒋宗礼．《计算机应用基础实训（职业模块）（windows xp +
office 2003）》.
[3] 侯捷．《word排版艺术》.。
