电子档案管理系统技术方案

电子档案管理系统二○一六年十月第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。

另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。

这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。

档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。

档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。

同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。

信息档案化。

各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。

企业级应用。

在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。

开放性应用。

档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。

它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。

因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。

档案管理工作前移，为现实工作服务。

档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。

这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。

新应用要求和新技术集成。

随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。

这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。

异构数据海量存储。

在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。

因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。

针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对各个行业的行业版。

知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。

档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。

因此，要实现本单位的知识资源管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度以及方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。

电子档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。

第二节目标应用电子档案管理系统平台主要面对各行各业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理应用。

可广泛应用于企业、机关和事业单位。

例如，大型企业集团的统一档案管理，可统一规划和管理总部及其所属二级单位和三级单位的档案，并可实现跨地域的档案管理应用。

其特点是数据集中/相对集中、业务分布式处理、实体属地管理。

同样，可实现具体行业的全行业的统一档案管理，可统一规划和管理全行业各单位的档案，并可实现跨地域的档案管理应用；对具有多全宗档案管理要求的单位或具有复杂的档案种类管理要求的单位等。

第三节主要特点系统是一个平台化的产品，一方面，它可作为开发平台，针对各种复杂的大中型应用项目进行二次开发，以满足特定应用的特定需求；另一方面，对于比较成熟的应用，也可作为产品化系统直接应用。

电子档案管理系统是一个开放性的档案管理平台，它可与各种流行的应用系统环境进行集成，例如，各种流行的数据库、操作系统、服务器设备、存储设备、门户系统、安全系统等；同时，也可以与各种应用系统进行一体化集成，进行数据交换和数据共享，例如，OA、ERP、各种业务管理系统等。

系统是一个适应能力较强的系统，系统提供了强大的、完善的定制工具，可定义各种档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。

通过这些定制工具，可针对用户的特定需求定制出满足用户实际需要的档案管理信息系统；同时，系统采用结构化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，可针对用户的特定需求，组合出用户需要的管理平台。

系统是一个具有较强安全性的档案管理信息平台。

它内置了较强的安全控制体系统，同时也可与各种安全系统集成，确保了用户对安全性的要求。

系统是一个稳定性较强的成熟的档案管理信息系统。

它是基于公司十多年以来的档案研发成果之上开发出的新一代成果，并经过近两年的完善和实际应用考验，稳定而成熟；系统平台具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各种版本，使老用户在升级时，数据得以良好的兼容；另一方面，设置了专用的数据导入工具，可兼容用户的其它系统产生的历史数据；系统集成应用了大量的新技术，系统应用集成了在线OCR技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据交换技术、图形图像处理技术、流文件浏览技术和与OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系统的接口技术；系统支持多种电子文件的浏览和显示，系统提供了200多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档管理和显示功能，为高水平的用户提供了更广泛的应用空间。

系统是一个功能强大的、适应能力较强的档案管理信息平台，可适应各行各业的主流档案管理应用需求。

第二章 体系结构第一节 系统体系结构系统逻辑结构可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、档案利用、系统设置与维护。

其体系结构示意图如下：第二节 储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。

通过这种存储体系结构，不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以灵活的实现分类存储和分布式海量存储。

这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。

第三节技术路线系统采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。

其中系统维护功能、档案管理功能、文件管理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘制作功能等交互性处理要求较强的部分采用C/S方式实现，采用DELPHI语言开发；面向广大档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采用B/S方式实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。

系统以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。

同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案管理平台技术，双层PDF 技术、流媒体技术等。

第三章档案管理系统功能介绍档案管理系统功能模块图如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：1.针对普通用户的部分：针对普通用户的部分主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或PDM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。

为方便用户使用和管理员维护，本部分以B/S的方式实现。

2.针对档案管理员的部分：针对档案管理员的部分主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用四个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。

本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。

3.针对系统维护人员的部分：针对系统维护人员的部分主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。

系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。

本部分只能提供给对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。

本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。

总之，系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。

下面将详细描述电子档案管理系统的各项功能。

3.1、系统维护【系统维护】模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。

当用户开始使用本软件时，首先应进入【系统维护】功能模块，进行档案管理系统的定制，然后才能使用其他功能模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。

用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：数据字典维护报表维护 如上图所示，纵横两个箭头之间的部分，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。

比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。

我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过【参数设置】功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行档案的整理和管理。

为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS 资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。

目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。

根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库→整编库→档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。