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接待手册范本目录第一篇总则第一节定义第二节职责第二篇常规接待工作第一章接待参考标准第一节一级接待第二节二级接待第三节三级接待第二章接待程序第一节来访信息确认第二节领导评估第三节前期策划及准备第四节接待组织实施第五节接待后期工作第三章接待原则及注意事项第一节接待基本原则第二节座次原则第三节接待人员注意事项附录: 接待常用模板模版1：来访预约单模版2：参观场所放行、拍摄申请模板3：铭牌模板4：欢迎牌模报5：接待检查清单模板6：领导版接待安排表模板7：工作人员版接待安排表前言接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。
对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。
本文所述的我司接待工作，主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人来访公司所开展的一系列活动。
主要包括会务、参观、招待等。
但不包括外部合作单位派驻公司跟踪业务、外单位常驻公司人员以及公司内部各单位安排的参观、访问活动等。
随着公司的发展壮大和知名度的提升，外部来访数量越来越多，级别也越来越高，而公司目前接待工作，组织、安排相对而言随意性、变动性很大，无具体可遵循的接待标准，接待信息传递以及具体接待安排效率较低，接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。
为了建立企业接待标准，进一步完善和规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章可依、有度可依，特编写此《接待手册》。
本手册主要内容有：接待流程、接待标准、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。
本手册内容还将不断完善、丰富，后续集团公司所有接待需参照手册中的标准实施。
由于第一次编写和发布，不足之处在所难免，恳请广大领导、同事批评、指正。
第一篇总则第一节定义一、接待主管部门，指负责公司接待体系建设与管理的部门。
二、接待组织部门，指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门。
一、主会场会务责任人职责（辣爸当家）（一）会议前1、打印纸质版会议资料—秘书部统一负责（1）会议资料包含会议通知、会议议程表、请假人员名单、各专题会议发言资料）。
（2）董事长资料用单面打印，其他领导资料一般为双面打印；（3）各专题会议发言资料只为董事长打印。
2、资料拷贝（人员A或B）拷贝会议资料电子版，携带U盘及会议资料、电脑提前30分钟到达会议室。
如为各中心自行拷贝会议资料需提前沟通、催促尽快拷贝到位。
3、会议室现场会务工作（人员A）（1）将会议资料纸质版（会议通知、会议议程表、请假人员名单、各专题会议发言资料）用文件夹封装放置于对应总裁办高管的会议桌上。
（2）将会议资料电子版拷贝到发言席及会议纪要人员的电脑中，并提前试播发言席电脑的PPT内容（尤其注意播放各种文件链接），确保播放正常。
（3）确认主会场设备、其他物料（如投影仪、桌椅、茶水等）准备到位。
（4）控制主会场人员到位情况，并协助引导。
确保参会人员提前10分钟全部到位。
如果有人员未及时到达，及时联系各高管/总部办负责人。
（5）记录下当日主会场人员到场情况，如有临时请假做好记录。
4、各地公司视频上线情况控制（人员B）（1）与信息人员及各地总经办沟通，确保各地提前10分钟视频连接完毕，会前五分钟各地会议室参会人员应在会议室就坐等待会议开始。
（2）配合集团办人员做好各地视频镜头的调整。
如遇到视频镜头不归整、会议没有开灯、话筒未关闭等情况，立即要求集团联系当地做调整。
对于发现各地着装不整齐的情况，联系大区总经办立即调整。
（3）会议开始后，告之信息总部视频在35个大区之间轮巡。
（二）会议中主会场现场（人员A ）1、维持主会场会场纪律，不允许睡觉、玩手机、随意离场等情况出现。
2、现场录音，并在会议结束后将会议现场录音拷贝予会议纪要秘书，拷贝完毕后清空。
3、结合会议状况，现场与会议中心人员调节灯光、空调等设备。
4、关注主会场领导的需求，及时给予帮助。
世界500强前十央企集团公司子公司行政公文处理实施细则世界500强前十央企集团公司子公司行政公文处理实施细则一、引言为了规范世界500强前十央企集团公司子公司的行政公文处理程序，提高行政效率和管理水平，特制定本《世界500强前十央企集团公司子公司行政公文处理实施细则》（以下简称“细则”）。
二、适用范围本细则适用于世界500强前十央企集团公司下属子公司的行政公文处理。
三、行政公文的定义行政公文是指公司内部进行行政管理和沟通所使用的书面文件，包括但不限于通知、备忘录、公告、决议等。
四、行政公文处理流程1. 起草：行政公文的起草由相关部门负责人或指定人员完成，保证行文准确、简明扼要且符合公司的规范要求。
2. 核稿：行政公文在起草完成后，应由相关部门负责人或指定人员进行核稿，确保文字表达准确、逻辑严谨。
3. 审批：行政公文的审批权限由公司制定的权限管理制度规定，根据公文的重要性和紧急程度确定相应的审批级别。
4. 签发：经过审批的行政公文由经办人员负责签发，并加盖公司印章，确保公文的合法性和权威性。
5. 分发：签发后的行政公文由经办人员按照规定的分发名单进行分发，确保相关人员及时收到公文并知悉内容。
6. 执行：收到行政公文的相关人员根据公文内容执行相应的任务或采取相应的措施，并及时报告执行情况。
7. 归档：行政公文的执行情况应及时归档，确保公司行政管理的完整性和可追溯性。
五、行政公文的分类根据用途和内容的不同，行政公文分为以下几类：1. 通知类公文：用于通知员工或部门有关事项，提醒重要事务，并要求相关人员采取相应行动。
2. 备忘录：用于内部沟通和交流，记录重要信息、决策或会议纪要等。
3. 公告：用于发布公司重要决策、通知、政策等，对公司的全体员工或特定群体进行官方宣布。
4. 决议：用于记录公司重大事项的决定和执行方案，为后续工作提供指导。
六、行政公文的格式要求为了保持公文的统一性和规范性，行政公文应符合以下格式要求：1. 标题：准确概括公文内容，字体为加粗，居中排列。
//企业商务招待流程及标准一、目的为建立企业优秀形象，扩大企业对外联系和沟通，本着“热忱礼貌、服务周祥、厉行节俭、对口招待，严格标准，一致管理”的原则，拟订本制度。
二、范围本标准合用于企业各样招待工作和有关部门。
三、权责1、企业综合办公室为企业招待工作的归口管理部门，负责招待工作的组织和管理，制定重要贵宾的招待计划，协调有关部门落实招待任务，供给后勤保障。
大型商务招待活动可由企业领导牵头建立暂时工作组专题负责。
2、企业各部门在接到重要来访预约后，可报办公室，并辅助制定招待计划，需企业领导出头、办公室协调的重要招待，应提早 2 天见告办公室。
3、未经同意，任何部门不得私自安排商务招待活动。
特别状况下，可先行电话报告，经同意后履行，并与 2 今后补齐手续。
四、招待原则1、平等招待、各负其责、相互配合的原则。
招待工作波及面广，一定坚持要点、兼备一般，依据平等招待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，同心合力，共同做好招待工作。
2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。
招待工作应规范服务，提升做事效率、热忱周祥，视客情适量招待，倡导节俭，反对浪费，着重思路、感情、业务的交流，不推委扯皮，不对付拖沓。
3、一致标准、严格控制原则，依据企业商务招待标准，对各项商务招待花费实行严格控制使用。
商务招待花费原则上不得超出限额。
五、招待标准一级招待标准：政府主要领导、行业主要领导及其余企业特邀嘉宾。
陪伴人员：总经理、副总经理、有关部门负责人，必需时预约董事长陪伴。
1、迎接：总经理、副总经理、招待部门负责人依据状况在机场、高速路口、车站迎接，不需要去的可在企业总部迎接。
在企业总部迎接，要注意掌握迎候时间，提早等待于迎接地址，招待人员介绍介绍主宾时，要注意次序（恪守介绍时的先后序次。
正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，而后再介绍身份较高的一方。
即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍尊长；先介绍个人，后介绍集体。
公司企业商务接待流程手册公司政府商务接待工作流程手册第一章接待工作总则一、目的接待也是生产力。
为梳理公司良好形象，做好政务接待,现规范接待流程。
二、原则统一协调，对口接待，有序安排，信息反馈及时，周到贴心。
三、范围接待事务适用于公司日常工作中为开展各项业务经营及其他活动而发生的接待，如出访、参观交流、商务洽谈等。
四、职责总裁办：为公司接待工作的归口执行部门。
负责信息归口整理，统筹接待及信息协调各部门。
行政部门：为公司接待的副职部门。
负责参观考察路线的踩点及用餐、住宿的预定。
媒体中心:为公司接待的宣传部门。
负责为公司做好媒体宣传，文字报道。
五、类别为了规范接待分类，科技公司接待分类标准为接待的重要性。
贵宾级别：国家、省、市重要领导，或院士、国家级影响力，对公司经营发展有重大推进作用；由总裁办主导，各相关部门协同完成。
嘉宾级别：有一定影响力，主要合作伙伴；总裁办协同资源，由受访人主导完成。
一般级:一般商务参观考察；由受访者主导。
对于一些重要的对外接待，必要时可以请求上级单位或领导支持。
六、接待工作要求：1. 接待流程化所有接待需上报总裁办，由总裁办统一安排资源配置及服务规格。
行政部门中心提供车辆、住宿、用餐的预定保障工作。
市场部门门提供接待所需的材料。
2. 接待工作工作责任制总裁办负责接待中的会场准备、信息收集反馈、人员姓名、职位信息、来访目的、材料准备等前期工作及内部资源协调。
行政部门中心负责接待中可能存在的车辆安排、住宿准备、用餐预定、会场的设备保障等。
媒体中心负责接收摄影、宣传、报道的全过程。
七、接待分类标准化根据来访单位和人员的性质、级别等，接待分为不同的种类。
不同种类提供不同的接待服务。
接待工作按照对象划分，分为内部接待（上级单位、同级单位、下级单位等）、外部接待（政府及监管部门、合作单位、有国家影响力的嘉宾等）接待工作按照内容划分，分为指导检查类、参观交流类、媒体采访类、活动会议类等。
按照应对情况划分，可分为预约接待、突发来访等。
接待流程工作手册目录一、总任务清单二、接待篇（一）工作人员（二）工作内容（三）车辆安排表（四）住宿安排三、餐饮篇（一）工作人员（二）工作内容四、资料篇（一）工作人员（二）工作内容五、参观及会场篇（一）工作人员（二）工作内容六、协调篇（一）工作人员（二）工作内容七、接待工作要求一、总任务清单二、接待篇（三）车辆安排表（待定）（五）接待线路接待参观室休息室三、餐饮篇四、资料篇五、参观及会场篇（一）工作人员（二）工作内容（三）会场效果篇六、协调篇七、接待过程要求1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；2、接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。
4、接待环境标准1)物品摆放整齐，且表面无灰尘‘2)地面干净无赃物，空气流通清新‘3)室温适度，灯光适合；4)备品齐全。
5、公司参观规定1)安排来宾参观公司，须报相关部门批准；2)参观介绍以接待人员为准，接待参观部门配合；3)参观过程中，原则上介绍着在来宾前，接待负责人在来宾后；4)参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。
6、接待礼仪要求1)参与接待人员应着正装，举止礼貌；2)接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；3)接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；4)到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；5)接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续。
接待工作应知应会手册一、办公室礼仪守则第一条职工必须仪表端庄、整洁。
详细规定是： 1.头发：职工头发要常常清洗，保持清洁，男性职工头发不合适太长。
2.指甲：指甲不能太长，应常常注意修剪。
女性职工涂指甲油要尽量用淡色。
3.胡子：胡子不能太长，应常常修剪。
4.口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5.化妆：女性职工化妆应给人清洁健康旳印象，不能浓妆艳抹，不合适用香味浓烈旳香水。
第二条工作场所旳服装应清洁、以便，不追求修饰。
详细规定是： 1.衬衫：无论是什么颜色，衬衫旳领子与袖口不得污秽。
2.领带：外出前或要在众人面前出现时，应配戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。
领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。
3.鞋子：鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子旳鞋。
4.服装：女性职工要保持服装淡雅得体，不得过度华丽。
职工工作时不合适穿大衣或过度雍肿旳服装。
第三条在公众场所职工应保持优雅旳姿势和动作。
详细规定是： 1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你旳面孔。
两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。
会见客人或出席典礼站立场所，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。
要移动椅子旳位置时，应先把椅子放在应放旳地方，然后再坐。
3.礼貌：与同事相遇应点头行礼体现致意。
4.握手：握手时用一般站姿，并目视对方眼睛。
握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。
伸手时同性间应先向地位低或年龄轻旳伸手，异性间应先向男方伸手。
5.出入房间旳礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。
进入后，回手关门，不能大力、粗暴。
进入房间后，如对方正在发言，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。
并且要说：“对不起，打断您们旳谈话”。
6.递交物件：递交物件时，如递文献等，要把正面、文字对着对方旳方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方轻易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
集团公司客户接待流程及标准手册文件编号：HSWIADM2018001版次：第2 版密级： 3XXX 集团公司客户接待流程及标准手册拟制：行政后勤管理中心审核：批准：日期：一、目的客户接待工作是公司重要的对外窗口之一。
为规范公司客户接待活动，本着“热情礼貌、服务周到、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，参加接待的工作人员要遵照手册的规定行事，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。
二、范围本手册适用于所有商务接待工作人员和相关部门。
三、接待分类A 级：贵宾接待（重要客户）客户属于公司高层，代表客户对公司进行商务考察进行供应商认证或是整体品质交流B 级：业务接待业务客户接待C 级：普通接待一般来访客户的接待四、职责分工1、行政后勤管理中心：为公司商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的车辆调度、食宿安排、会场布置、欢迎标语、座席牌制作、7S 及卫生稽查、礼品采购、费用报销等后勤保障；（1）行政接待工作人员要求着装统一与规范的言行举止、热情周到地做好接待服务；（2）根据来访客户名单与公司落实指定参会名单提前布置会议室摆放，并检查插座、话筒、网络等相关事项；（欢迎标语、座席牌、茶水、水果）（3）根据来访客户标准提前预订客户的食宿与接送车辆安排并且通知指定陪同人员；（4）负责提前检查公共区域卫生管理，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当；（5）负责订购客户与陪同客户人员的票务安排；2、销售管理中心：为公司商务接待的唯一信息发布部门，销售管理中心负责人或指定业务员收到市场部、各办事处等客户来访信息后，负责确认客户信息，制订接待日程安排。
（1）负责确认客户来访信息（客户背景、来宾名单及职务、来访具体时间、确切人数、来访目的、日程安排、参观线路及食宿要求等）；（2）负责确认到达时间和地点及迎接时的要求；（3）负责确认客户接待规格及级别、公司陪同人员以及相关部门配合方面的要求；（4）负责针对不同性质客户（老客户、新客户、潜在客户、重要客户等）准备相应宣传资料（包括纸质和电子档资料）；5）负责指派业务对口或相关人员同行迎接客户；3、陪同团队：对应不同客户来访不同的性质，指定各相关部门人员组成不同的陪同团队。
世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册会务接待工作手册目录第一章接待工作 (2)一、接待工作基本要素 (2)二、准备 (3)三、交通 (7)四、会谈 (8)五、参观 (9)六、住宿 (10)七、餐饮 (10)第二章会务工作 (14)一、准备 (14)二、材料 (14)三、食宿 (15)四、交通 (15)五、场地 (16)六、其他 (19)七、会务工作中一些注意事项 (20)第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平的要紧工作之一，也是完成各项业务工作的重要构成部分。
接待工作通常都具有较严格的计划性，但有的时候也会有突发与易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。
同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位与公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作要紧应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（如何做）与Where（什么地方）。
1、What（事由）首先应熟悉客人来访的目的。
这是接待工作的基础，由于随后一切工作都务必依此而进行，通常包含下列几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。
2、When（时间）这是指客人来访的日期与时间，包含到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、与有关的车次航班情况等。
3、Who（人员）人员是指来宾的基本构成情况，包含人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，特别应熟悉来访客人中最高领导的情况。
同时，根据来访事由与人员情况，确定我方出面接待人员，通常应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
4、How（方式）方式则是指接待所使用的形式，这要紧由接待的事由来决定。
不一致的事由将决定接待地点的选取与布置。
5、Where（地点）地点要紧指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。
来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的要紧因素。
1.目的为规范集团接待工作，使接待工作流程化、规范化，从而提升集团接待工作档次，维护集团形象，扩大集团资源积累，以适应集团快速发展的需要，为顺利实现集团新的五年规划奠定坚实的基础。
集团接待工作由集团行政部接待模块牵头负责，集团各部门、各产业积极配合，共同完成。
2.接待总流程1、集团管理层获得信息2、集团管理层建议接待规格3、总裁批准予以接待1、集团接待负责人汇总信息2、拟订接待计划，报总裁审批集团接待负责人向各部门及相关人员发出接待通知单各部门及相关人员配合完成接待所有接待资料存档，统一保存3.来宾级别级别条件申请人批准人V1 省级机关领导及其以上级别人员、具有一定影响力的企事业单位、外宾部门、产业负责人总裁V2 市级机关领导、重要合作单位、重大项目谈判方部门、产业负责人总裁V3 区级机关领导、具有一定影响的客人部门、产业负责人总裁、副总裁V4 公司合作单位、协作单位领导集团职级S级以上人员总裁、副总裁、产业负责人4.接待安排次级接待地点接待人媒体备注V1 集团总部，大石湖、五星级(含)以上酒店总裁、副总裁、产业负责人、指定人员省、市级电视台，报刊国家部委级以上领导人可邀请国家级电视台、报刊和各大网络媒体V2集团总部，大石湖、五星级(含)以上酒店总裁、副总裁、产业负责人、指定人员省、市级电视台，报刊V3集团总部，大石湖、贵宾楼等内部酒店总裁（根据需要），副总裁、产业负责人、指定人员根据需要安排V4大石湖以外的其他餐饮、会议场所副总裁（根据需要）、产业负责人、指定人员5.接待规格5.1 通用标准要求5.1.1接送安排5.1.1.1根据需要，配备接待车辆负责迎送来宾，要求车辆整洁、卫生。
5.1.1.2根据需要，配备接送人员，要求提前到场，着装整齐。
5.1.1.3驾驶人员着标准工作服，标准驾驶礼仪（参见《车辆管理办法》）。
5.1.2礼宾安排5.1.2.1公司主要显示屏致欢迎词。
5.1.2.2根据需要，安排保安礼仪。
广东****有限公司会务接待工作手册目录第一章接待工作 (2)一、接待工作基本要素 (2)二、准备 (3)三、交通 (7)四、会谈 (8)五、参观 (9)六、住宿 (10)七、餐饮 (10)第二章会务工作 (14)一、准备 (14)二、材料 (14)三、食宿 (15)四、交通 (15)五、场地 (16)六、其他 (19)七、会务工作中一些注意事项 (20)第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。
接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。
同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。
1、What（事由）首先应了解客人来访的目的。
这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。
2、When（时间）这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。
3、Who（人员）人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。
同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
4、How（方式）方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。
不同的事由将决定接待地点的选取和布置。
5、Where（地点）地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。
来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。
例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。
所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。
另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。
二、准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。
准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。
（一）确认来访信息来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。
在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。
2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。
此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。
联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。
（二）补充相关信息由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。
因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。
1、来访单位的情况：包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。
这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。
2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。
接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。
这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。
（三）规格定位接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。
在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划。
一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。
1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。
2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。
3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。
在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。
（四）制定计划制定计划是接待工作的重点之一。
尤其是重要来宾来访，应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。
制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细，其中的关键内容包括以下三方面：1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。
2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。
3、资金准备，适量的接待经费是必不可少的。
附：接待事务安排表填表时间：（五）检查准备准备工作完成后，应从头到尾将整个接待计划梳理一遍，查漏补缺。
主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等，确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。
提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆和经费等的准备情况。
三、迎送（一）车辆安排无论是接机接站，还是来宾到达后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分，在进行准备工作时应尽早落实。
所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。
在保证车辆交通安全基础上，兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。
在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车。
工作人员应及早落实车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。
除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题。
（二）机场接待若对方要求我方接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。
接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。
接到来宾后，应热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。
待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领来宾返回。
如重要贵宾，接待人员可以提前联系机场，申请贵宾通道并提前到达贵宾厅，交费办理接机手续等。
接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车。
（三）火车站接待接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方的随行联系人，确认火车是否正点运行，告知对方自己将在何处等候。
若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续，到站台迎接。
接到来宾后，接待人员要热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。
接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场，返回。
（四）来宾自驾车来宾自行驾车来到公司。
接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。
当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。
如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。
（五）送行应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客人送行。
四、会谈（一）会谈的前期准备工作首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容，并请相关人员出席；根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。
随后，接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。
重要会谈，还应准备多媒体设备，制作领导名牌，注意领导排位。
若有需要，还要联系相关新闻媒体进行报道，请专人负责会议记录。
（二）会谈当天的准备工作当天，接待人员应提前检查会场的布置情况。
保证会场整齐干净，有足够的座椅，有工作人员倒茶。
如有需要，还要调试多媒体设备，摆放领导姓名座位牌和鲜花。
如有媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。
（三）会谈接待人员将来宾引领至会谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。
按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。
会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。
接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。
（四）会谈结束会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；与相关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。
如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。
五、参观根据来宾的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动。
根据来访者的不同要求来选择。
如果对方想了解广州的历史文化，一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点；若对方希望参观广州市区、购买广州特产，则可以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。
来宾要求进行校外参观时，接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同。
如果需要陪同，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。
同时还要安排车辆，预留经费，在车上准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。
如果来宾自行参观游览，接待人员也应该向来宾提供充足的信息，包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情况等。
六、住宿来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。
视来宾情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介。
接待人员将来宾送至宾馆后，应清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点。
如有需要，接待人员可要求宾馆提供“早上叫醒”服务，以免延误时间。
如果来宾迟到，接待人员应拨打房间电话，向来宾询问情况。
切忌直接到对方房间外敲门。
七、餐饮餐饮宴请是接待工作中很常见的环节。
接待餐饮的主要原则为：节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费。
（一）确定宴请规格和形式宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。
宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。
（二）确定宴请地点确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。
接待人员应准备好经费和车辆。
接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。
提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。
若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。
（三）现场布置若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。
其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；席位的分配和摆放；领导桌座位排位。
