会计电算化操作9.2 任务一 自动转账凭证的设置与生成

自动转账凭证的设置原理与应用技巧[摘要]会计信息化的效率来自于对软件内置专项功能的深入理解与应用,而自动转账技术既具有体现软件基本功能的一般性应用特性,又兼有可据以挖掘深入应用功效的专业化技术特质。

全面理解自动转账的种类、内容与应用规范,将促进会计信息化在立足基本功能应用的基础上,积极地走向深入与成熟,进而从本质上提高会计信息化应用水平。

[关键词]自动转账;设置;原理;技巧自动转账是指会计信息化系统中,通过对记账凭证生成要素的设置,由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能。

为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先予以设定,即建立一项业务的转账模型的过程,称为自动转账凭证的设置(或称为定义)。

依据自动转账凭证模型来生成特定业务的记账凭证的过程称为自动转账。

由自动转账产生的凭证通常称为机制记账凭证,有时简称为机制凭证。

一、自动转账的种类通用财务软件提供两类自动转账功能,第一类是在账务处理模块中,以辅助核算或期末业务处理的形式提供的转账设置与凭证生成功能,由于这种转账一般是在账务系统内进行,有时也被称作内部转账或内部结转。

按照内部转账所适用的业务内容,又可区分为内部专项业务结转和内部通用业务结转两种类型。

第二类是在工资薪酬、固定资产等专项管理模块中提供的费用分摊与结转功能,因为涉及账务系统外的专项核算系统,所以亦称之为外部转账或外部结转。

1.内部专项业务结转种类通用软件的账务系统中,针对确定的转账业务内容所提供的转账功能,一般有以下几项:(1)销售成本结转。

由系统自动完成销售成本计算并生成销售成本结转凭证。

通常,系统支持计划价法(或售价法)、先进先出法、全月加权平均法、移动加权平均法等计价方法来计算销售成本。

(2)制造费用结转。

由系统自动将制造费用余额按设定要求或比例分配至各受益产品,并生成相应的记账凭证。

通用软件一般只能完成单一步骤或单一层次的费用分配任务,对于需要多层次分配制造费用的情况,需要用户按各项费用与分配对象的关系逐一设置并分次运行。

定义好自动转账凭证提高会计电算化处理效率作者：孙艳华来源：《中国管理信息化》2008年第13期[摘要] 财务软件的自动转账功能是会计电算化中一个非常快捷的功能模块,但在实际工作中没有充分发挥其应有的作用,本文主要阐述如何定义和生成自动转账凭证以及在运用自动转账时应注意的几个问题,旨在引导广大用户能够充分利用自动转账功能,提高会计电算化的处理效率｡[关键词] 转账定义;转账生成;转账运用[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2008)13-0017-02在会计业务中存在一类转账业务,它们每月重复或年年重复且有规律地出现｡例如,每月提取折旧费,月末结转制造费用,按月发放工资,计提职工福利费,计提工会经费和职工教育经费,月末结转已销产品成本,月末计提坏账准备,月末各收支类账户结转到“本年利润”账户,计提所得税,年末利润分配,年终结转等｡对这些业务编制凭证时,其摘要､借贷方科目始终不变,金额来源､计算方法也基本不变｡编制此类凭证,每月都将做许多重复工作,而且所取金额必须在相关业务通过计算机记账后才能查阅,记录后才能录入,稍有不慎,就会出现遗漏或输入错误｡因此目前国内市场上销售的财务软件都提供了自动转账功能｡自动转账功能是先定义自动转账凭证,然后在使用时自动生成转账凭证,可以大大提高凭证的录入速度｡自动转账功能包括两大内容,即自动转账凭证定义和自动转账凭证生成｡下面以用友软件为例说明如何定义和生成自动转账凭证｡一､定义自动转账凭证用友软件提供了自定义转账､对应结转､销售成本结转和期间损益结转等自动转账功能｡(一)自定义转账在用友自动转账中,自定义结转最难｡定义自定义转账凭证有3个难点,一是科目,二是“借/贷”符号,三是金额来源公式｡这3个难点解决了,其他问题也就迎刃而解了｡下面就以自定义结转中“计提工会经费”为例说明如何定义自动转账凭证｡1. 会计科目的输入定义“计提工会经费”的自动转账凭证时,分录应为:借:管理费用——工会经费×××(金额为工资总额的2%)贷:应付职工薪酬——工会经费×××(金额为工资总额的2%)因此输入科目时在第一行输入“660202”,也可以输入助记码,还可以双击科目栏调出一张科目代码和科目名称对照表,选择应选科目;第二行输入“221105”,方法同上｡2. “借/贷”符号的录入自动转账凭证定义的第二个难点就是录入“借/贷”符号｡定义“计提工会经费”的自动转账凭证时,在第一行的“方向”栏双击,选择“借”;在第二行的方向栏双击,选择“贷”,即方向与正常编制凭证的方向相同｡3. 金额来源公式定义金额来源公式定义是难点之中的难点｡它主要指此科目的人民币金额如何取得｡定义“计提工会经费”自动转账凭证第一条分录时,将光标移到“金额公式”栏,双击出现浏览按钮,打开后出现“公式向导”对话框,选择“期末余额”函数,单击“下一步”按钮,在“科目”框中输入“221105”,“方向”选“贷”,然后单击“按默认值取数”和“继续输入公式”选项,选中“*(乘)”选项,单击“下一步”按钮,拖动“公式名称”右侧的滚动条至最下边,选择“常数”选项,再单击“下一步”按钮,在“常数”框中输入“0.02”,然后单击“完成”按钮,即完成第一条分录的定义｡单击“增行”按钮,继续输入第二条分录的“金额公式”,将光标移到“金额公式”栏,双击出现浏览按钮,打开后出现“公式向导”对话框,选择“取对方科目计算结果”函数,单击“下一步”按钮,“科目”框中为空,然后单击“完成”按钮,即完成第二条分录的定义,单击“保存”按钮即可｡依据上述操作,可继续定义其他自动转账凭证｡(二)对应结转对应结转不仅可以进行两个科目一对一的结转,还可以进行科目的一对多结转｡对应结转的科目可以是上级科目,但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目),如果有辅助核算,则两个科目的辅助核算也必须一一对应｡定义对应结转凭证时,只需输入转出科目编码和转入科目编码及其转入比例即可,非常简单｡(三)销售成本结转销售成本结转是将月末商品销售数量乘以库存商品加权平均单价,计算各类商品销售成本并进行结转｡定义销售成本结转凭证时只需输入“库存商品”､“主营业务收入”和“主营业务成本”科目的科目编码即可｡(四)期间损益结转期间损益结转是将每个损益类科目的期末余额转到与其同一行的“本年利润”科目中去｡定义损益结转凭证时只需输入“本年利润”科目编码即可｡二､生成自动转账凭证定义好自动转账凭证后,就可以快速生成自动转账凭证,并自动追加到未记账凭证中去｡具体操作方法是:分别单击“转账生成”中的“自定义转账”､“对应结转”､“销售成本结转”､“期间损益结转”等选项,双击“是否结转”栏,单击“确定”按钮,即生成一张自动转账凭证,输入附件张数和日期,单击“保存”按钮,凭证左上角即盖上“已生成”戳记,表示此张凭证已追加到未记账凭证库中｡以后各期期末都可以照此生成自动转账凭证,可见自动转账是一次定义永久使用,非常方便快捷｡三､运用自动转账应注意的问题(1)自定义转账输入的转账序号,不是凭证号,只是自动转账凭证代号｡(2)对应结转只结转期末余额｡(3)进行销售成本结转时,“库存商品”､“主营业务收入”､“主营业务成本”这3个科目及下级科目的结构必须相同(即所有明细科目都有数量核算,同时都不能有辅助核算)｡(4)期间损益结转时,若损益类科目与本年利润科目都有辅助核算时,辅助账类必须相同;本年利润科目必须为末级科目｡(5)转账生成时,转账月份为当前会计月份｡(6)进行转账生成之前,先将相关经济业务的记账凭证登记入账｡(7)每张转账凭证每月只生成一次｡(8)若使用应收､应付系统,则在总账系统中不能按客户､供应商进行结转｡(9)生成的转账凭证,仍需审核后才能记账｡综上所述,使用自动转账功能非常方便快捷,只要掌握了自动转账凭证定义､生成的方法以及各个注意事项,就能很好地利用自动转账功能,提高会计电算化的处理效率｡。

会计电算化软件应用操作步骤一、启动系统治理1.启动：执行“开始”—“程序”—“用友ERP-U8”—“系统服务”—“系统治理”命令，进入“用友 ERP-U8〖系统治理〗”窗口。

2.登录系统治理以系统治理员 Admin 的身分注册系统治理。

执行“系统”—“注册”命令，打开“注册〖系统治理〗”对话框。

3.增加操作员执行“权限”—“用户”命令，进入“用户治理”窗口单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加用户”对话框。

按表中所示资料输入用户。

4.建立账套执行“账套”—“建立”命令，打开“创建账套”对话框。

输入账套信息5.财务分工执行“权限”—“权限”命令，进入“操作员权限”窗口。

二、基础档案设置以主管“李力”的身份注册1.启动企业门户2.进行基础设置；3.设置部门档案；4.设置职员档案；5.设置客户分类；6.设置供应商分类；7.地区分类；8.设置客户档案；9.设置供应商档案；10.设置外币及汇率；11.设置结算方式；12.设置开户银行三、总账系统初始设置的具体应用以主管“李力”的身份（一）启动与注册（进入总账）（二）设置总账操纵参数（三）设置基础数据1.建立会计科目—增加明细会计科目、修改、删除会计科目建立会计科目—指定会计科目（假如不指定，出纳无法签字）2.设置凭证类不3.项目目录设置项目目录—定义项目大类、指定核算科目、项目分类定义、定义项目目录（四）输入期初余额1.输入总账期初余额2.输入辅助账期初余额3.试算平衡（五）数据权限分配四、总账系统日常业务处理以会计“赵军”的身份注册进入总账系统（一）凭证治理1.填制凭证；查询凭证；修改凭证；冲销凭证；删除凭证；作废凭证；整理凭证2.出纳签字(以出纳“王红”的身份重新注册总账系统)3.审核凭证(以主管“李力”的身份重新注册总账系统)4.凭证记账5.取消记账(需要才做：激活“恢复记账前状态”菜单)在总账初始窗口，执行“期末”—“对账”命令，进入“对账”窗口。

开放教育会计学专业（专科）《电算化会计》课程教学设计方案中央电大财经部2003年5月开放教育会计学专业（专科）《电算化会计》课程教学设计方案一、电算化会计课程设计方案的基本依据：课程教学大纲、开放教育的对象和特点、课程性质和特点、学习者的学习需求二、电算化会计课程设计方案的指导思想：1．加强课程教学模式的改革，充分运用现代远程教育技术，发挥多种媒体教学资源的优势，强调各种媒体之间的优化组合。

2．以学生学习为中心，要充分考虑学生应该“学习什么”和“怎么学习”两方面问题。

3．注重电大教师在教学过程中主导作用的发挥。

4．注重构建适合师生、生生之间交互、讨论的教学环境。

5．加强对学生学习方法的指导，培养学生自主学习的能力。

6．进行课程设计，要讲求经济，注重教学效果和效益。

根据这一思想，在设计课程教学资源时，应力求“少而精”，而避免“大而全”。

三、课程性质《电算化会计》是广播电视大学管理学科工商管理类会计学专业的一门专业必修课程。

它是为培养适应企业信息化需要的、符合社会主义市场经济要求、懂得会计信息系统理论与实务的大专实用型人才服务的。

学生必须先完成计算机基本知识和会计学专业相关知识（基础会计、中级财务会计、成本会计等）的学习，才能学好本课程。

同时，通过学习本课程，可以巩固、提高以前所学知识，并促进后续其他课程的学习。

四、课程的基本内容电算化会计课程的基本内容包括：会计信息系统、系统管理、账务处理子系统、报表处理子系统、工资管理子系统、固定资产管理子系统、采购与应付子系统、销售与应收子系统、存货管理子系统、会计信息系统建设与管理、企业管理信息系统的新发展。

五、教学媒体使用和教学过程建议(一)学时和学分1.课内学时：722.学分：4学分(二)教学媒体介绍及使用说明电算化会计课程以指导自学、传授方法、作学生的顾问和向导为前提，引导学生由浅入深、循序渐进、逐步领会和掌握学科内容，使学生的业余自学置于更为主动和完善的教学环境之中，增强学生的自觉性和主动性，调动学生的学习热情。

会计电算化实验答案十实验体会一：（一）填空：1、( 系统管理员)有权在系统中建立企业账套。

2、( 账套号)可以作为区分不同账套数据的唯一标识。

3、用友软件最多可建立（999 ）套账。

4、对所管辖的账套来说，（账套主管）是级别最高的，拥有所有模块的操作权限。

5、操作员一旦被引用，将不能（被修改和删除）。

（二）判断：1、企业一套完整的账簿体系在计算机系统中称为一个账套。

( √)2、账套主管自动拥有所管辖账套所有模块的操作权限。

( √)3、账套路径一般由系统默认，用户不能修改。

（×）4、建立账套时，如果选择“是否按行业预置科目”，则系统会自动建立企业所需的所有会计科目。

（×）5．一个账套可以设定多个账套主管。

（√）（三）思考：1、注册进入系统管理的身份有哪几个？区别是什么？答：注册进入系统管理的身份可以是系统管理员和账套主管。

系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护，管理系统中所有账套，可进行账套的建立、引入和输出，可设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

账套主管负责所选账套的维护工作，包括对所选账套参数修改，对年度账的管理（创建、清空、引入、输出等），该账套操作员权限的设置。

2、建立账套时忘记了启用“总账模块”，以后应如何启用呢？请写出简要步骤。

答：建立账套时没有启用总账，如果是在用友通软件中，则以账套主管的身份进入系统管理，在“账套”菜单下单击“启用”命令，则进入系统启用窗口，单击“总账”前的复选框，选择启用日期即可。

但在用友ERPU850软件中，则需要以账套主管的身份进入到企业门户中，在“基础信息”中选择“基本信息”，然后选择“系统启用”，进入系统启用窗口，单击“总账”前的复选框，选择启用日期即可。

3、账套恢复（引入）功能通常在什么情况下使用？账套备份功能的意义是什么？删除账套应如何进行？答：恢复或引入账套主要是将系统外某账套数据引入到本系统中去，一般情况下，主要是在原有的账套数据遭到破坏无法使用的情况下或者是母公司定期将子公司的账套数据引入系统进行分析或合并工作时作用。

会计电算化的具体操作步骤会计电算化的具体操作步骤会计电算化是会计发展的需要，使用会计电算化的过程中，应该怎么操作？下面是店铺为你整理的会计电算化的操作步骤，希望对你有帮助。

会计电算化的操作步骤1. 新建账套必需新建账套，系统自带[999]演示账套不能用于考试。

启动“系统管理”，打开:“系统管理”窗口，“系统—注册”，以系统管理员admin注册，密码为空—确认。

(注：启动“系统管理”可以利用桌面上的快捷方式启动，也可以从考试软件环境中启动)(1) 增加操作员“权限—操作员”，增加两个操作员.(两个操作员的编号和姓名不能重复)(2) 建立账套“账套—建立”，出现“创建账套”窗口。

A、账套信息：只输账套名称(账套号、账套路径、启用会计期，系统默认)B、单位信息：单位名称 (其他项不输入)C、核算类型:本币代码：RMB 默认本币名称：人民币默认企业类型：工业 (默认项若不是“工业”，则需要自己选择。

)行业性质：新会计制度科目 (默认项若不是“新会计制度科目”，则需要自己选择。

)账套主管：选择其中一个操作员为账套主管。

按行业性质预置科目：默认是选中的，不要修改D、基础信息：可不填E、分类编码方案：科目编码4-2-2-2-2，其余默认F、数据精度定义：默认G、启用账套系统启用时可只启用总账，日期默认。

(3)赋予操作员权限“权限—权限”，把另一个操作员也设置为账套主管。

(注：既把两个操作员都设置为账套主管)2.设置凭证类别、增加会计科目、录入期初余额并试算平衡启动“用友通”用户名：输入操作员编号 (自己建立的两个操作员之一)密码：输入完操作员编号按回车键，在“账套”后将显示该操作员能使用的账套，即自己建立的账套选择自己建立的账套和会计年度、操作日期(默认的即可)(1)设置凭证类别“基础设置—财务—凭证类别”，选默认的“记账凭证”(2)增加会计科目“基础设置—财务—会计科目”特别说明：①目前考试实务题目说明中给出的会计科目及编码仍是新会计制度科目而不是2007新准则会计科目(2008版会计基础教材中的科目表是2007新准则会计科目);②“新会计制度科目”一级科目编码是4位的，如：1001现金，如果你在会计科目设置窗口看到的一级科目编码是3位的，则说明上面“C、核算类型:企业类型：工业，行业性质：新会计制度科目”步骤选择错误，退出用友通，重新建立账套。

自动转账凭证的设置原理与应用技巧作者：张有峰来源：《中国管理信息化》2010年第11期[摘要]会计信息化的效率来自于对软件内置专项功能的深入理解与应用,而自动转账技术既具有体现软件基本功能的一般性应用特性,又兼有可据以挖掘深入应用功效的专业化技术特质。

全面理解自动转账的种类、内容与应用规范,将促进会计信息化在立足基本功能应用的基础上,积极地走向深入与成熟,进而从本质上提高会计信息化应用水平。

[关键词]自动转账;设置;原理;技巧自动转账是指会计信息化系统中,通过对记账凭证生成要素的设置,由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能。

为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先予以设定,即建立一项业务的转账模型的过程,称为自动转账凭证的设置(或称为定义)。

依据自动转账凭证模型来生成特定业务的记账凭证的过程称为自动转账。

由自动转账产生的凭证通常称为机制记账凭证,有时简称为机制凭证。

一、自动转账的种类通用财务软件提供两类自动转账功能,第一类是在账务处理模块中,以辅助核算或期末业务处理的形式提供的转账设置与凭证生成功能,由于这种转账一般是在账务系统内进行,有时也被称作内部转账或内部结转。

按照内部转账所适用的业务内容,又可区分为内部专项业务结转和内部通用业务结转两种类型。

第二类是在工资薪酬、固定资产等专项管理模块中提供的费用分摊与结转功能,因为涉及账务系统外的专项核算系统,所以亦称之为外部转账或外部结转。

1.内部专项业务结转种类通用软件的账务系统中,针对确定的转账业务内容所提供的转账功能,一般有以下几项:(1)销售成本结转。

由系统自动完成销售成本计算并生成销售成本结转凭证。

通常,系统支持计划价法(或售价法)、先进先出法、全月加权平均法、移动加权平均法等计价方法来计算销售成本。

(2)制造费用结转。

由系统自动将制造费用余额按设定要求或比例分配至各受益产品,并生成相应的记账凭证。

项目九 期末自动转账与结账企业期末账务处理的很多业务，都是重复性的、程序化的，如各 种费用的计提、制造费用的结转、期末调汇、期末损益结转等。

因此， 为了提高工作效率，简化操作，对于这些重复性的、程序化的的期末 业务，我们可以利用系统提供的自动转账功能，事先一次性的定义好 凭证框架及转账公式，以后每月末，只需调用先前定义好的自动转账 凭证，则系统自动生成对应凭证。

当然，对于企业期末账务处理的这些业务，如果不想利用系统提 供的自动转账功能生成凭证，也可在账务处理系统手工填制生成凭 证。

、“结“期末调汇”在金蝶 KIS 专业版中，可以利用“自动转账”、转损益”功能，自动生成对应的记账凭证。

在利用这些功能自动生成 记账凭证之前，建议先对先前所有的记账凭证进行审核、记账操作， 以避免自动生成的凭证可能出现的数据错误。

在各个系统的期末业务处理完毕后，可以进行期末结账，以便准 备处理下一会计期间的会计业务。

本项目主要讲述期末自动转账凭证的设置与生成、以及结账操 作，具体由二项任务构成，即任务一（自动转账凭证的设置与生成）； 任务二（月末结账）。

每一项任务，又包括若干子任务。

（1）掌握自动转账凭证的设通过二项任务的练习，我们要达到：置与生成操作，包括自动转账、期末调汇、结转损益三个方面的功能 操作；（2）掌握出纳管理系统、账务处理系统月末结账操作。

本项目的内容可通过表格表述如下：项目九 期末自动转账与结账任务名称 子任务任务一 自动转账凭证的设置 与生成 1、自动转账凭证的设置与生成2、期末调汇的设置与生成3、期末损益结转的设置与生成任务二 月末结账 1、出纳管理系统月末结账、反结账2、账务处理系统月末结账、反结账。