(完整版)公司文件编号规则

公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。

各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。

2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。

2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。

4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。

3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。

2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。

MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。

1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。

《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。

2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。

XXXX公司文件编号制度CY-ZD-BG-2012-0011.目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.2.适用范围：适用于公司内部常用文件及表单记录文件的管理，不包括《员工手册》、《标准操作手册》、及《营运手册》等多方面全面性文字资料。

3.文件编号原则：3.1 文件编号要求：一般文件编号由公司名称CY（用公司拼音最前一个字母大写）、文件类型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/000~999表示）组成.3.2文件编号格式：4.标准文件类型代码及文件用语定义：1、制度——ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。

例如：《服装管理制度》、《吧台管理制度》、《寝室管理制度》2、规定——GD属于短期内适用的以规范标准的文件，适用性比较短，一般不针对公司所有员工，而是针对特定部门、岗位、流程而制定的标准执行文件。

例如：《2011年春节订餐规定》、《惠宾卡发卡规定》、《婚庆公司入场收费标准规定》等3、公文——GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。

例如：《关于XXX 通报》、《关于XXX通知》等。

4、方案——FA进行工作的具体计划或对某一问题制定的规划，有一定的时间限制，可具体是实施细则，一般指活动方案、激励方案等，例如：《开业庆典方案》、《周年庆活动方案》、《2011年管理层激励方案》。

5、标准作业表格——BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格，例如：《入职登记表》《离职登记表》。

6、合同及协议等——HT例如：宴席协议、公司租房合同、担保书7、记录——JL5.部门英文代码如下：B——办公室 Y——营销部 Q——前厅部 C——厨政部办公室(行政中心、人力资源、采购部、后勤、财务中心)前厅部(接待组、服务组、传菜组、保洁组、吧台组)XXXX办公室2012年7月22日。

人力资源文件编号规则*＊＊*＊＊＊**＊＊＊有限公司人力资源文件编号规则一、文件编号规则：编号规则：XX-YY-ZZ-SSS（长度:12位)1。

前两位XX：使用A—Z 的26个大写英文字母;表示文件一级类别（项目）；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：HR表示人力资源文件； ZY表示作业文件等。

2。

从左数第四位、第五位YY:使用A-Z 的26个大写英文字母;表示文件编制或所属一级部门(厂处）例：SJ烧结厂用；LT炼铁厂用;LG炼钢厂用；ZJ质检处用；YL 原料厂用；DL动力厂用；ZY制氧厂用；JA检安公司用；AH安全环保处用；BW保卫处用等。

3. 从左数第七位、第八位ZZ：使用A—Z 的26个大写英文字母；表示文件二级类别；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例:岗位职责用GW；招聘用ZP;培训用PX；绩效考核用KH；薪酬用XC；福利用FL；考勤管理用KQ等。

4. 从左数第十位至第十一位SSS:使用0—9 的10个阿拉伯数字；表示文件序号.例：001表示第一份文件；002表示第二份文件等。

4。

编号中的–起分隔的作用。

综合举例:（一)、文件编号HR-LG-KH-001的编号意义？文件编号HR—LG—KH-001表示该文件是人力资源类文件,所属部门炼钢厂，是人力资源绩效考核方面文件，文件序号001。

二、文件版本号编号规则：编号规则：Ver。

YYYY.X.X（长度:12位）1.前四位Ver.表示版本。

2.从左数第五位至第八位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件编写年份。

例如:2009表示该文件编写于2009年.3.从左数第十位X：使用1-9 的9个阿拉伯数字,表示文件第几次重大修订。

例如：1表示第一次编写；2表示第二次重大修订等.4.从左数第十二位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件错误更改或补充修订。

5.编号中的。

起分隔的作用。

综合举例：一、文件版本号Ver.2009.1.0的意义?文件版本号Ver.2009.1.0表示文件编写于2009年，是第一次编写,未做过重大修订，也未做过错误更改或补充修订。

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。

a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。

b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。

mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。

例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。

3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。

相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。

5.3.1 文件编码原则：
一阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-QEA-Q-01)
二阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-Q(E)P-A-01)
三阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-三位流水码；(例:DB-WI-A-001)
四阶文件：公司代码-所属文件代号-部门代码-三位流水码。

(例:DB-FOR-A-001)
5.3.2文件类别及部门代码：
5.3.2.1公司及部门代码:
DB-公司代号A-工程技术部B-生产部C-市场部D-财务部E-采购部F-综合管理部Q-质量部G-仓库
5.3.2.2文件类别:
QEA-管理手册Q(E)P-质量(环境)程序文件SIP-检验规范SOP-作业指导书WI-程序辅助文件BOM-材料列表WIP-操作规范PAR-配方及料号编号规范FOR-记录CAK-包装规范。

公司文件号编制规定（一）目的为规范公司文件管理，统一文件编制格式，现对公司内部文件作如下规定。

（二）责任部门行政人事部（三）文件编号方法文件编号结构：公司名称代码—部门代码—（部门下设业务模块代码）—数字1、公司代码为三个大写字母，由“ABC”首字母组合而成，代码：ABC2、各部门代码由部门英文首字母（大写）组合而成，如行政人事部：Administration & Personnel Department，代码：A&PD总经办：General Administrative Office，代码：GAO技术部：Technology Department，代码：TD财法部：Finance & Legal Affairs Department ，代码：F&LAD客服部：Customer Service Department，代码：CSD行政人事部：Administration & Personnel Department，代码：A&PD市场部：Marketing Department，代码：MD3、各部门下设业务模块代码由业务模块英文首字母（小写）组合而成，如企划部：planning department，代码：pd招商部：merchant department，代码：md企划部：planning department，代码pd400客服（线上）：400 Customer Service，代码400cs体验中心（线下）：Experiencing Center，代码ec4、文件编号格式中的数字根据部门发文的数量（001开始）依次排序5、示例部门代码部门代码文件号码6、各部门须严格按照本规定进行文件编号的编制，不得私自更改编制格式，如因工作需要，需要进行变更时，须提前告知行政人事部由其进行更改。

注：本规定由行政人事部负责解释。

公司公文编号规则
一、公司红头文件编号规则：
（一）编号格式：
安东×字[××××]第×号
1、“安东×字”中的“×”代表文件主办单位简称；
2、“[××××] ”中的“×”代表发布年度，用四位阿拉伯数字；
3、“第×号”中的“×”代表文件号
（二）公司红头文件发文单位简称见下表：
注：发文单位简称将会根据公司组织结构的调整进行相应的调整。

（三）举例：
如：安东司字[2008]第1号
二、公司便签文件编号规则：
（一）编号格式：
安东[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表通知号
（二）举例：
如：安东[08] 1号
三、会议纪要编号规则：
（一）编号格式：
安东会纪[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表会议纪要号
（二）举例：
如：安东会纪[08] 1号。