高校档案馆舍建设的现状与原则

高校档案馆舍建设的现状与原则办公室韭档囊工作a蛋f_an孳i=I文/陈洪静高校档案馆舍建设的现状与原则近几年,我国的高等教育得到空前的跨越式发展,高校的"升格热…兼并热"此起彼伏,大兴土木,新建(扩建)校舍,增添设备,为争创一流高校,争办一流专业,希望在量上和质上实现重大突破.然而,见证高校发展历程的档案馆建设与办公大楼等项目相比,却显得过于"朴素"甚至"寒酸",与高校的发展极不相称.笔者有幸到国内数所大学的档案馆调研学习,通过这些高校档案馆建筑状况的调研,希望从中得到高校档案馆舍建设的一些启示.一,高校档案馆舍建设的路径选择1.改造旧楼.即不改变楼房的外观和建筑风格,只是做了一些内部改造和外墙的修补.主要有两种状况:一是次新楼改造,大多为上世纪七,八十年代建造的,如四川大学档案馆就是由7O年代建造的原出国培训教学大楼改造而成,建筑面积3000平方米.改造时由于旧楼层荷载不能满足12KN/平方米安装密集架的要求, 仅在一层库房设置1000立方米手动密集架,重点做好防虫去湿工作.其他楼层的库房则采用传统的档案柜. 库房采用日光灯照明,声像档案采用防磁柜,温湿度用柜式空调和除湿机控制.二是老楼改造,由年代稍早甚至是建国前的建筑改造而成.这类建筑古色古香,风格独特,很多具有传统欧式建筑风格,如四川大学的校史馆(建于1937年),苏州大学档案馆,上海交通大学档案馆等均由老建筑改造而成.由于这些房子的年代久远且具有纪念意义,改造时不仅要保留这些老楼原有建筑外貌和风格,又要尽量达到现行建筑的规范要求,因而改造难度较大.档案库房大多只能采用传统档案柜.消防改造时因无法增设消防监控和消防楼梯,所以除增加安装防火烟感监控系统,放置灭火器外,还增加安防监控设施,通过控制人流,加强门卫管理来解决安全问题.2.升级原楼.就是在基本保留原有建筑外观的前提下,对原建筑进行扩(加)建.如复旦大学档案馆为建于1952年的办公用房改扩建而成,该楼扩建前已为档案馆所在地.随着近年来高校迅猛发展和楼体的"岁数" 增长,档案馆库房容积不足,墙体渗水等问题日益突出.因此在2001年, 档案馆筹建资金,对该楼重新装修改造,并在原建筑的后侧进行加建.加建部分的墙体进行加厚处理,外窗采用中空玻璃铝合金窗.库房内采用白炽灯照明,设置有自动火灾监控系统,安防监控系统和温湿度自动控制系统,实现档案库房环境的全自动智能控制.由于老建筑设计荷载不能满足安装密集架库房的荷载要求,密集架库房设在扩建部分及老建筑的一层地面,老建筑的其他部分则设置为档案馆办公室和档案接收整理,业务指导等功能用房以及档案对外利用服务用房.3.兴建新楼.我国高等学校于1999年开始了大规模的扩招,高等教育得到了空前的发展,高等教育由"精英教育"迅速转向为"大众化教育".扩招造成的直接结果就是教学大楼,行政用房,宿舍,食堂等的全面紧张,高校大兴土木建设各类大楼,也掀起新校区和大学城的建设高潮.很多高校的档案馆有幸被纳入建设规划中.在这些新建档案馆中大体有两种情况:一是合作建筑,即大楼建筑设计为多个部门使用,档案馆为其中的一部分,如浙江大学,江南大学,华南师范大学等.以浙江大学为例,档案馆位于在2006年启用的西溪校区艺术楼,该楼建筑总面积为12000平方米,档案馆则设在c座4-8层,建筑面积3300平方米.由于一开始就按档案馆的建设标准,因此库房设计荷载为12KN/平方米,采用多种规格的密集架共880立方米.窗为中空玻璃铝合金窗.设置有防火烟感自动报警系统和防盗自动报警系统,库房用日光灯照明,温湿度控制设备为柜式空调和除湿机.二是单体建筑,即档案馆为单独设计建筑,不与其他建筑物相连,如南京大学,华南农业大学等.这类档案馆由于规划中就按照档案馆的建设标准进行设计和建造,因此,在资金许可的情况下,基本能按照档案的建筑设计规范来进行.档案馆也可以根_据自身情况,对档案建筑功能进行设计,分工,减少在使用过程中的遗憾.目前,我国高校档案馆中,单体新建筑占的比例极小.二,高校档案馆建筑现存主要问题以上列举的几所高校多为"211工程"重点学校,档案馆建设与管理水平在全国高校中位于前列.综合这几所高校的现状,基本上可以看出我国高校档案馆的大概:档案馆的建筑规模在5000平方米至8000 平方米,均设有校史馆;功能用房主要有办公室,档案业务用房,技术用房,对外服务用房及档案库房.其中档案库房也进行了多种分工,如珍藏档案库房,文书档案库房,实物档案库房,涉密档案库房等等;库房基础设施包括温湿度自动控制系统,消防控制及灭火,安防监控系统等.但是,从这些高校档案馆的建筑现状中,也存在一些值得我们关注的问题.1.馆舍建设难.随着高校迅速发展,档案数量也是大幅增加.很多高校热衷于建设豪华办公大楼,甚至豪华校门,档案馆建设却总是难提上日程.档案馆楼体出现的渗漏,开裂等问题,不是反复修修补补,就是从现在的旧楼搬进另一个旧楼.如某大学档案馆2003年曾针对档案库房不足, 原有档案馆扩展业务工作出现困难的时候,组织专业人员通过调研,按照档案建筑设计规范拟定出建设新档案馆的规划,因造价过高给予否决,最后划给档案馆一座旧办公楼进行改造.改造后虽能暂时缓解窘迫状况,但随着时间的推移,档案库房和办公用房不足的状况依然困扰和限制这些高校档案馆的业务扩展.2.功能用房少.信息革命既为高校档案工作创造了良好的外部环境, 也提出了新的挑战.档案馆的角色不仅仅是档案的保管者,更是档案资源的开发者和传播者.很多高校面对丰富的档案资源,积极开展档案资源的开发和利用工作.但是由于办公场所狭窄或不足,特别是一些有特殊要求的功能用房如信息开发室,数字化处理室,音视频档案编辑室等,致使很多业务工作无法开展.3.空间利用低.由于很多档案馆为旧楼改建项目,原有建筑的地面荷载不符合安装密集架的要求,因此不能使用空间利用率较高的档案密集架,仍然采用传统的档案柜,占用库房空间大,利用率低.对于那些旧楼改造的档案馆来说,库房不足的状况没有得到根本的解决.一些档案馆只能利用一楼有限的空间安装密集架, 既不便于档案馆公开区域和非公开区域的分区管理,防水,防潮,防有害生物的问题也较为突出,尤其是一些南方地区的高校.4.安全问题多.旧楼改造的档案馆中,不仅改造和维修的压力大,消防安防的改造难度也很大,特别是一些使用较多木质材料的老建筑.一些共建项目由于考虑到整体大楼的外观统一,使用落地大开窗,窗洞面积和外墙面积比远远大于1:10的国家档案馆建筑设计规范的要求;空调和通风设备也由于大楼的整体安装运行,无法独立温湿度控制,只能采用外用设备来解决.5.规划设计弱.由于馆舍设计时没有做好充分调研,沟通工作,造成二次甚至多次返工:如没有充分考虑档案管理的特点提前设计好各功能用房及用房特殊要求;密集架库房的轨道安装滞后,在土建工程完成后重凿地面铺设密集架轨道,不仅库房欠美观,而且造成时间和资金的浪费;没有严格按照《档案馆建筑设计规范》, 《档案馆建设标准》进行设计和施工, 如某大学档案馆与其他办公大楼为共建项目,没有考虑档案保管的特殊要求,消防统一安装喷淋系统.虽然大楼通过了消防验收,但是喷淋消防总阀在验收后关闭,形同虚设,只能采取其他措施来解决消防问题.三,高校档案馆舍建设的主要原则与要求高校档案是一所高校发展的历史见证的载体,高校档案管理工作是大学发展和建设中必不可少的基础性工作,是其他任何管理工作都无法替代的.因此,建设一个与大学发展相适应,功能齐全,设施先进的大学档案馆,是当今信息时代的必然趋势.近年来,通过档案人的共同努力,档案管理逐步从学校管理的边缘地带到积极参与学校的中心工作,很多高校对档案管理工作也逐步重视,将档案馆的建设纳入学校整体规划中.如浙江大学十二五规划拟建设50000平方米的包含图书馆,网络中心,档案馆的综合大楼,其中档案馆建筑面积15000平方米(含档案馆,校史馆,博物馆),上海交通大学已将包含档案馆(8000平方米)和校史博物馆(8000平方米)在内的文博馆的建设纳入建设日程.我们在进行档案馆的改造,扩建和重建中,要注重如下几个原则:1.经济性原则.根据学校的实际情况和特点,遵循经济性的原则,客观衡量档案馆是改造,扩建还是重建,对几种方式进行充分的调研和核算.新建的档案馆做到简洁,美观,实用,科学设计档案馆各功能用房,切忌华而不实:如依据办公的人数确定办公区域的大小;依据以往档案查阅的人数设计阅档(下转第45页)LiIceoI,硼力【,/A\室业务?档案盂作I 意识,应认识到档案更重要的是如何合理的利用,将被动服务改为主动服务,并通过信息化管理提高其利用率,提高管理与服务质量.3.加大培训力度.为提高档案管理人员素质,各单位应加大对档案管理人员的继续教育培训力度.一是有计划,有针对性地通过在职学习,短期培训等方式,鼓励,支持档案管理人员参加技术学习和业务培训;二是档案管理人员要勤奋学习,不断提高自身的业务素质和工作能力,造就一支具有现代化管理水平的专业队伍.健全管理制度,创新管理理念.1.建立相应的管理制度.制度是管理的基础与依据,只有建立了完善的人事档案管理工作制度,才能逐步实现管理的规范化,标准化.因此,各单位要建立相应的档案管理制度,从人事档案资料的收集,鉴别,归档,管理到档案的保管,借阅,利用,都要制定严格的制度.并以制度来维护管理,以管理来保证质量,保证人事档案管理规范有序,有效利用.2.创新管理制度理念.各单位还要根据实际情况,人员流动等新情况,新问题,不断创新管理理念,制定一些新的制度,不断完善人事档案管理规章制度,如建立人事档案计算机辅助管理制度,人事档案管理考核制度等.只有不断创新,不断完善,切切实实做好管理工作,才能引领人事档案工作走上科学化,制度化的轨道.提高管理水平,推进信息化程度.1.建立人事档案管理信息库.随着电子技术的普及应用,为人事档案管理现代化提供了有力的技术支撑, 各单位可以利用电子信息网络,建立人事档案管理信息库.2.实行计算机辅助管理.要提高人事档案管理水平,提高管理时效性,可以对人事档案实行计算机辅助管理.将档案资料整理输入计算机,使文字,图片,声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存的管理模式.3.实行部分信息社会共享.各单位还可以建立人事档案信息查询系统,推行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享.还可以对相关管理部门和个人设置访问权限,在一定范围内实现人事档案信息公开.我们要以辩证的眼光对待人事档案管理中存在的问题,用发展的目光看待前进中的困难,在人事档案管理工作中,增强档案管理意识,提高档案管理人员素质,完善档案管理制度,创新管理理念,加快档案管理工作的信息化进程,积极对人事档案进行开发,挖掘和利用.相信通过人事档案工作者,档案研究人员的共同努力,一定能够开创人事档案工作的新篇章.(作者单位:浙江革命烈士纪念馆) (上接第55页)室的空间;依据工作室的功能确定设置工作室,需要多大的面积.只有考虑充分了,设计合理了,才能将资金用到实处.2.安全性原则.档案安全是档案管理中的重中之重,坚持"以防为主,防治结合"的指导思想,首先从档案馆舍的硬件设计上保障档案实体的安全.严格按照《档案馆建筑设计规范》来设计和施工,特别是承重,安防,消防,恒温恒湿,防磁屏蔽等;充分考虑库房和办公区域的温湿度要求不同,设备使用时间和频率不同,分别设置;库房的设备要适应长期,连续的工作环境;南方地区档案馆的除湿设备要留有余量,以适应高温,潮湿的气候条件,保证恒温恒湿设备的排水顺畅.3.开放性原则.高校档案馆不再是以前的资料保管室,既是高校历史档案的保管者,更是这些档案资源的开发者,为广大师生和社会提供利用者.因此在改建或重建时应适当扩大档案阅览室的建筑面积,增加公共区域的空间,营造良好的档案利用环境.这也是贯彻执行国家档案局提出的建立"两个体系",档案服务民生的工作实践之一.另外,校史馆是向公众展示高校历程,教师风采和校友得意的空间,应纳入档案馆建设的整体规划中.4.前瞻性原则.档案量的增加不是按照年度线性增加,而是逐年增量增加,库存空间要考虑有足够的余量;在规划改建特别是新建档案馆时,要充分考虑档案馆的使用年限确定库房的容量,面积,避免档案馆大楼才启用没几年,又出现库房和办公用房不足的尴尬情况.如果在资金不宽裕的情况下,可分期计划,分批建设,并首先保证库房建设需要.基础设施与馆舍建设同步进行,如档案库房应预埋密集架轨道,提前铺设安防,消防,恒温恒湿设备的相关线路等.(作者单位:深圳大学综合档案空)。