02 第一部分 秘书与秘书工作
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秘书学与秘书工作
《秘书学与秘书工作》
(一)秘书学概述
秘书学是一门应用性的职业学科,它将理论结合实践,在研究秘书从业者的技能、应用方面做出了深入探讨。
秘书学以促进日益增加的办公管理工作的高效完成为目的,致力于为秘书从业者提供实用的秘书技能,使其可以在办公环境中有效地完成工作任务。
秘书学主要提供了一些秘书知识,由负责管理文件、协调管理资源、安排工作日程安排、控制工作质量,编辑文书、会议等相关秘书知识,使秘书从业者能够在现代办公环境中提高技能水平、根据现代秘书学要求制定有效的工作原则,高效完成办公管理工作。
(二)秘书工作
秘书工作是一种为组织及管理者提供各种服务的专业性工作,它的基本职能是为管理者提供秘书类服务,其具体包括:安排日程;编写文件及信函;收集有关资料;协调管理资源;组织会议及会议资料;负责处理管理者的部门文件;帮助管理者完成工作;协助管理者完成有关事宜;收发邮件;为部门文件作好归档;帮助组织工作会议等等。
秘书工作采用的方法和手段多种多样,三要素:文件管理、邮件管理、会议管理。
它的特点是要求秘书从业者具备较强的文化接受能力和熟练的办公技术,能够有效地运用办公软件,提高工作效率。
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秘书工作案例:秘书与秘书之间秘书工作案例:秘书与秘书之间谢晓萱是一个漂亮聪明的姑娘,今年大学毕业后应聘到一家公司上班,在总经理办公室当秘书。
她同学开玩笑说:哟,小谢当官了,秘书相当于经理啊。
谢晓萱听了心理也美滋滋的。
谢晓萱从上班第一天开始,就感觉很难受。
原来,她们办公室还有一位叫韩静的秘书。
这位韩秘书比她早来两年,自觉资格比她老,对她不苟言笑,经常指使她干这干那,对她做的事情横挑鼻子,竖挑眼,交给她一堆跑腿的活,但是有一个地方不让她去,就是总经理的办公室。
谢晓萱一开始很委屈,很气愤,很想质问她凭什么这样对待她?想跟她大吵一架,辞职而去。
但谢晓萱生来是个要强的人,转念一想,这也许是个挑战,我一定把工作做得更好,让韩秘书也不得不满意。
所以,在以后的工作中,谢晓萱更努力,早来晚走,各项工作也做得有条不紊。
有一次,韩秘书又让她去跑腿,叫她过来递给她一份合同,交代道:这是一份很重要的合同书,你马上按这个地址用特快专递寄走。
谢晓萱不敢怠慢,赶紧打车到邮局。
邮局里人很多,在排队等候的过程中,她不经意地看了一下合同的内容,忽然发现合同内容中货款总额的大小写互相不符合。
货款总额的小写是280000.00元,而货款总额的大写却是贰佰捌拾万元。
谢秘书生怕数错了,仔细地数了好几遍货款小写的那几个0,结果的确比大写少了一个。
谢晓萱心想是韩秘书小写少打了一个0呢?还是大写打错了呢?现在谢晓萱内心很矛盾,把合同书就这么发了吧,合同内容有错误,可能会给公司造成不利影响,韩论文联盟秘书也会因此受到严厉批评。
不发吧,想想韩秘书那可恶的嘴脸,真想就这么发了,让她尝尝挨批评的滋味。
思想斗争了半天,最后,谢秘书还是决定不发了。
她回到公司马上去找韩秘书,韩秘书正在总经理办公室帮总经理整理文件,谢晓萱把她叫出来时她很不耐烦,说:找我什么事?合同书发走了吗?谢晓萱说:没发走,因为合同金额打印有错误。
.,,韩秘书不相信地说:不可能,我不可能打错,准是你看错了。
秘书处工作的性质、作用和注意事项第一部分秘书工作的核心——领导意图一、领导意图的含义指领导者(领导人、领导班子、领导机关)领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。
领导意图是秘书活动的核心1.它是适应管理社会组织的需要,为达到某一目标,完成某一任务,由领导者提出的确定意见,而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法;(是确定的,而非不成熟的)2.是在管理活动中需要实施的工作意见,而不是作参考的备忘录(是需要实施的而非仅作参考的)3.是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心,而不只是具体的、某一部分的要求,或是细枝末节问题的规定。
(是宏观的而非微观的)命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。
其核心是这些做法或要求的出发点,是所要达到的目的,而不是这些公文或意见本身。
二、领导意图的形成(详见教材P18-20)1.领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。
2.领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。
3.领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。
4.领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。
按:此说值得商榷。
这里说的应是“正确的领导意图的形成”。
第二部分秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点一、秘书工作在领导活动中的地位1.从属地位秘书工作从属于领导活动。
没有领导活动也就没有秘书活动。
秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作,如上情下达,下情上报,汇总情况、协助管理事务等;要辅助领导的决策,如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。
秘书必须在领导的授意和指导下开展工作,不能越权或擅自行动。
2.参谋地位秘书要积极主动贯彻领导意图,为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺,当好参谋。
二、秘书工作在领导活动中的作用主要有六方面作用:1.枢纽作用秘书部门处于组织的中心位置,是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。
(详见教材P21)2.助手作用秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面:(1)文书处理——公文制发、文书资料处理。