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党政机关公文的格式区别及常见错误党政机关公文的格式区别及常见错误一、党政机关公文种类和格式的区别党的机关依照《中国共产党公文处理条例》（以下简称《条例》）和《公文主题词表》，国家行政机关依照《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《国标》）和《国务院公文主题词表》进行公文处理工作（一）文种的区别。
党的机关有14个主要文种，行政机关只有13个文种，其中“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等9个文种相同，党的机关有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个独特文种，行政机关有“命令、公告、通告、议案” 等4个独特文种（注1）。
“意见”和“会议纪要”等文种使用的区别。
一般情况下，行政机关公文独立使用“意见”和“会议纪要”文种，党的机关公文有时独立使用“意见”和“会议纪要”，有时将其文种与“通知”文种合并使用（注2）。
（二）秘密等级标识位置的区别。
《办法》规定：秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，《条例》规定：公文序号顶格标识在版心左上角第1行，公文秘密等级顶格标识在公文序号下方（版心左上角第2行）。
两者所处的位置截然不同。
（注3）。
（三）紧急程度级别的区别。
对紧急公文的标识，《条例》规定应当分别标明“特急”、“加急”，而《办法》规定应当分别标明“特急”、“急件”，略有区别；对紧急电报的标识，《条例》规定应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，而《办法》规定应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的紧急程度无“特提”级别（注4）。
（四）版头和发文机关标识称谓和格式的区别。
公文的红色反线以上部分，党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”。
《条例》规定党的机关及其组成部门的公文版头格式，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的规定与《办法》的规定基本一致；《条例》中规定的《中国共产党x x委员会（x x）》版头格式，用括号内打印文种名称代替“文件”二字，例如“中国共产党河南省委员会文件”、“中国共产党x x厅党组（报告）”，而行政机关的公文无此规定和用法。
公文处理中的常见错误分析及案例解读（授课讲稿）尊敬的领导和同事们:大家好! 我今天的演讲题目是“写一篇公文处理中的常见错误分析及案例解读”。
公文处理是我们工作中经常用到的一项技能。
公文的写作不仅涉及到信息传达的准确性和完整性，还需要保证公文格式的规范性以及用词的得体。
但是，在实际的工作中，我们常常会犯一些公文写作的错误。
这些错误不仅会破坏我们的工作形象，还可能导致工作失误，给我们的工作带来麻烦。
那么，我们来看一些公文处理中常见的错误案例：错误一：格式不规范格式不规范是最常见的问题之一。
在日常工作中有人会滥用样式，使得公文格式不规范，间距过大，字体不一等，这样会影响文件的可阅读性。
案例：某部门提交的报告中，标题字体大小不一，段落中额外插入空格，行距也很松散，导致阅读不便。
解读：遵循标准格式规范，保证公文的整体美观度，以及充分考虑交流对象的观察习惯，物尽其用、说得清楚。
错误二：用词不精准将信息传达给对方是公文的最终目的，但可能会因为疏忽或习惯用词，使公文的意思模糊不清，或者出现错误，导致声誉下降。
案例：一份公告中，某文员写道：“本公司致力于提高技术、环保、员工福利等方面的素质（至少要男比女得一倍以上），”这样的用词不仅令人费解，而且涉及性别歧视，造成了不必要的误解。
解读：使用准确、简练、规范、易懂的语言，以便于理解和传达信息。
错误三：句子错误公文中的语言应简明扼要，但有时候，为了精简句子，我们会忽略语言表达的准确度。
案例：某人组织报名活动时，在确认报名文件中写道，“请在前台领取摸一摸的主办方。
” 这样极易被误解为你在前台领取“摸一摸”运动主办方，让人匪夷所思。
解读：公文语言不仅要简洁明了，更要遵照规范，语法准确避免造成不必要的疑惑和误解，从而达到更好的语言交流效果。
为了提高公文的质量，我们需要时刻警醒自己，避免犯错。
在写作时，建议大家使用样板，避免抄袭，规范使用标点符号等具体措施，有时候甚至要有所冒险尝试新的写作方式。
这14种公文格式常出错，你中过招吗？作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。
然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。
看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗?错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。
正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。
错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等;公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。
正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。
错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注;在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。
正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角;如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。
正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成(也可不加“文件”二字)，但发文机关名称后不能加文种。
错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长;年度使用“()”或“[]”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字;上行文的发文字号标注的位置不准确。
正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。
机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别;年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入;发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位(即1不编为01);上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
附件3公文格式常见十大错误和正确处理方法一、随意调整行间距、字间距――行数和字数：一般每面排22行，每行28字，并撑满版心，特定情况下可适当调整。
二、多页公文以单面打印：――印刷要求：双面印刷，页码套正。
三、发文字号年份使用【】、［］等符号扩入――发文字号：用六角括号〔〕扩入。
四、签发人顶右侧编排，签发人及签发人姓名均用仿宋字体――签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，“签发人”三字用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。
五、项目残缺或多余——公文项目：比如说发文机关标志、标题、红色分隔线、版记等等所有公文格式要求的项目，在文件当中不能缺少（特别指出：上行文的标题由发文机关+事由+文种组成，缺一不可）；比如还在使用主题词，上行文抄送同级机关领导或处室，都是多余的。
六、结构层次序数使用错误――结构层次序数：依次用“一、””一）””.”“1）”标注，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。
七、附件说明编排错误，比如使用“附件一，附件二”编排，附件名称后使用份号、逗号等标点符号。
――附件说明：在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1），附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对其。
八、成文日期右顶格，无发文机关署名――发文机关、成文日期：发文机关署名长于成文日期，发文机关署名居右空二字编排。
成文日期以发文机关首字为准右移二字。
九、附注与成文日期距离过大，附注居中编排――附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
十、版记编排在附件之前――附件：应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
领导告诫，公文要避免这8类常见错误有过多年文秘工作经验的人，都知道，要想提高机关公文处理工作水平，需要不断的总结、探索，任何一点随意和主观，都能造成疏忽错漏，有的甚至还会，对单位和个人造成重大损失和影响。
今天，就和大家一起，扒一扒公文处理中，常见的八类错误形式，扫除这些公文中的“钉子户”。
错误一：内容提法不够准确。
主要是有的没有认真与上级文件、领导讲话、形势政策“对表”，表述不够准确规范;有的引用重要文件和领导批示与原文不一致、有出入;一. 有的关注形势不够，想问题、提建议没有站在全局上思考;有的对上级指示精神吃得不透，提出的意见建议不符合领导意图;二. 有的了解掌握情况不够准确全面，与事实不太相符;有的条理不清晰、层次不分明，核心内容没写明白，文字逻辑混乱;有的文字表述不严谨，存在用口头语代替书面语、用方言土话代替标准语言的情况;三. 有的对党、国家和军队方针政策，以及有关规定要求掌握的不准，提出的处理意见不符合政策规定，被领导退回来重新研究，作了很大修改，基本上推倒重来。
错误二：情况研究不够深透一些件之所以质量不高，与工作研究不深不透有很大关系。
比如：①有的筹划工作或起草文电站立点不够高，没有从工作全局出发，考虑业务工作多一些，与上级决策指示对不上路子;②有的关注形势不够，把握工作时机不好，造成呈报事项与当前形势和阶段性工作任务不协调、不吻合;③有的对一些政策性、专业性强的工作没有研究透，处理问题的意见缺乏政策依据，让领导不好定夺;④有的没有认真研究工作中遇到的矛盾问题，提出的解决办法不科学，甚至没有提出本部门的倾向性意见，有一种让领导“看着办”的感觉;有的对实际情况掌握不够准确，若明若暗，对策措施缺乏针对性有效性。
错误三：文种格式不够正确每个文种都有特定的使用范围，每种公文都有固定的体例格式，但在起草和印制时执行不够严格。
比如：①有的对无需请示审批的事项，也使用呈批件;②有的上行文、下行文用的是同一种文头;有的文件该用“批复”的写成“通知”，该用“函”的写成“批复”，该用“请示”的写成“报告”，该用“报告”的写成“请示”;③有的涉密文件不标“密级”和“份号”，④有的虽然标了密级，但标准掌握不准;有的文件缺少无正文说明、印制数量、承办人、联系电话等文尾标注;⑤有的字体、字号、字距、行距没有按规定处理，存在随意性;⑥有的报告参加会议情况，按规定没有请示事项应使用白头件，但是还使用呈批件;⑦有的以部党委名义印发文件，代拟稿使用的却是直属党委红头;⑧有的发文把版记放在附件之前，实际应该放在最后;⑨有的呈送情况报告，里面还带有请示事项。
常见错误及整改要求一、常见文件格式错误及整改要求对照国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）和《国家行政机关公文处理办法》，不难发现，部分行政机关所印发的文件中存在着一些格式错误。
1. 版心设置不标准整改要求：上边距为37mm±1mm，左边距为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
注：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。
2. 发文机关标识所处位置不标准整改要求：下行文——发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为25mm （至上纸边距离则为37±1mm+25mm=62±1mm）。
上行文——发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为80mm（至上纸边距离则为37±1mm+80mm=117±1mm）。
3. 发文字号中年份处所用括号不正确整改要求：用六角括号“〔〕”括入，如：“〔2008〕”。
4. 发文字号所处位置不标准整改要求：发文字号文字上边缘与发文机关标识文字下边缘之间相隔2行（正文行距），发文字号文字下边缘与红色反线（反线长度与版心宽度相等）之间相隔4mm。
5. 公文总标题所处位置不标准整改要求：公文总标题第一行文字上边缘上与红色反线之间相隔2行（正文行距），公文总标题最后一行文字下边缘下与主送单位第一行文字之间相隔1行（正文行距）。
总标题左右居中。
6. 正文中不同层级标题序号及所带标点符号运用不规范整改要求：一级标题用“一、”,二级标题用“(一)”,三级标题用“1. ”,四级标题用“(1)”。
（注：最常见的错误是三级标题用“1、”标序。
）7. 正文中标题末尾加点号（最常见的是加句号或冒号）整改要求：任何标题末尾都不能加点号。
8. 落款处重复署发文机关名称整改要求：落款处只标成文时间（汉字，“零”写为“○”），不署发文机关名称。
9. 落款处成文时间所处位置不标准整改要求：单一机关发文——落款处成文时间最后一字“日”右空4个汉字位置；2个机关联合发文——落款处成文时间居中，并拉开字距，使左右各空7个汉字位置；3个及以上机关联合发文——落款处成文时间最后一字“日”右空2个汉字位置。
机关办事常见的粗疏错漏现象机关办事常见的粗疏错漏现象，谨记别犯！领导机关是党委的办事机关，是各项工作的指挥机关,这一职能要求机关干部要具备严谨细致高效的工作作风。
但与之相反的是，我们在日常办文、办会、办事等方面存在着诸多的“粗疏错漏”现象。
在这里列举一些现象供同志们思考,并引以为戒。
一、因为思想不重视导致的粗疏错漏现象机关工作中大量的“粗疏错漏”现象都源于我们日常工作中思想不重视，对本职工作缺乏责任心，粗心大意。
因为粗心大意所致的“粗疏错漏”现象主要有以下几种。
（一）文件疏漏。
文件疏漏主要有两种情况。
一是格式疏漏。
例如文件内容左右未对齐；文字之间有空格；多余或者缺少标点符号；使用引号、括号、书名号等标点时方向一致；一级标题后有句号；二级标题括号后加逗号、顿号或者黑点；单个或者多个文字与句中其它文字字体不一致，等等。
二是内容疏漏。
例如文章中出现“以下三个原因”，结果表述了四个或者两个原因；校对文件时发现错误，修改后只打印当前页，因为修改后字数增加或者减少，使后面页面的内容向前或者退后，造成文件多、漏字，多词、漏词，多句、漏句；使用拼音输入法造成同音不同字或者使用五笔输入法造成同形不同意，以致文件中出现错字、别字、错1/ 5词、别词甚至是错句；使用模板时,不注意更改文件时间，以至于今年的文件使用去年的时间；制作传真报时，报头内页数和文件总页数不一致，报头发往单位和正文主送单位不一致；还有疏忽大意造成张冠李戴。
（二）标准不一。
文件撰写时标准不统一，主要有以下几种情况。
一是数字使用不统一。
例如描述数量有时使用大写“一、二、三”，有时使用小写“1、2、3”。
二是计量单位不统一。
例如描述参加会议人数时有时使用“多少人”，有时使用“多少名”。
描述数量时，对车辆有时使用“台”，有时使用“辆”。
三是措辞称谓不统一。
例如同一份文件中描述领导职务有时使用全称，有时使用简称。
（三）装订错误。
文件装订错误主要有以下几种情况。
行政机关公文的常见错误（一）文件内容方面存在的问题按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，以下简称《办法》）发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。
但有些文件内容与政策规定不符。
（二)行文关系方面存在的问题1．报送渠道不规范按照《办法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。
如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。
有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。
2. “请示”主送上级机关并领导个人按照《办法》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。
但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。
3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。
但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。
(三)行文规则方面存在的问题1. “报告”在行文规则方面存在的问题按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。
但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。
2. “请示”在行文规则方面存在的问题按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。
机关公文拟制中存在的常见问题（一）公文格式的常见错误。
1．违反行文规则。
一是直接报送领导同志个人。
二是多头报送。
三是越级行文。
四是请示事项一文数事。
五是不经协商或协商不一致行文。
2．生造文种。
例如，《关于××××的情况汇报》、《关于××××的说明》、《关于××××的总结》、《关于××××的公示》等，这里的“汇报”、“说明”、“总结”、“公示”均不应作为文种使用，可以改成《关于××情况的报告》、《××关于印发××说明的通知》。
3．混用文种。
一是“请示”、“批复”、“函”混用。
二是上行文文种使用不当。
下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种，其他文种不能用。
4．把应该作为正文的内容放到附件印发。
如《关于印发×××通知的通知》、《印发关于×××方案的通知》。
5．履行审签手续不全。
不经办公室把关，直接找厅领导审签，出现文件倒流现象。
6．结构上大标题用一、二、三，而子标题没有用（一）、（二）、（三），直接用1、2、3。
（二）公文标题常见的毛病。
1、公文标题要素不全。
例如：《关于××××的通知》、《关于××××的报告》等，缺少了发文机关名称。
2．表述不清楚。
例如：某中心更换设备需要申请经费，标题是“某某中心关于更换某种设备的请示”，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请厅里批复，经厅研究同意某中心的请示，标题用“自治区××厅关于某事（某意见）的批复”，应该是“自治区××厅关于同意某事（某意见）的批复”。
党的机关公文的常见错误(仅供党群系列参考)自2012年1月1日党的机关公文改版工作实施以来，我市各级党的机关积极稳妥地推进，取得较好的成效。
为进一步规范公文处理工作，现将公文处理过程中常见的错误总结如下，希望各单位文电人员高度重视、认真比对，改正错误，树立“精品”意识，坚持高标准严要求高质量地完成公文处理工作。
（一）公文用纸幅面规格方面党的机关公文用纸幅面规格采用国际标准A4型，每页22行，每行26字。
页面设置页边距参数为上3.4cm，下3.3cm，左2.7cm，右2.7cm。
（二）公文代字方面1．将年份外的六角方括号“…‟”误用四角方括号“[ ]”。
2.代字应当使用小二号仿宋体，不能压线，也不能留空过多，体现美观。
（二）签发人方面签发人位置、字体不规范。
上行文必须标注签发人，居右空1字，“签发人”三个字为仿宋小2号字，签发人姓名为楷体小2号字。
市直单位、乡镇（街道）向市委行文，必须标注签发人。
（三）公文标题方面1．标题字体应为方正小标宋二号或宋体二号加黑。
2．标题词语断行。
标题内容过长换行时应确保词意完整。
3．标题排列错误。
标题应当排列为正梯形、倒梯形或菱形，不采用长方形或上下长中间短的沙漏型。
（四）公文层次方面1.同一个公文的层次序号前后使用不一致。
2．公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1. ”、第四层为“（1）”。
3.一级标题用黑体三号字，二级标题用楷体三号字，均不加黑。
（五）引文方面1.引文漏注明文号或代字误用[ ]。
2.引文要素必须完整，如“《中共x x委员会关于加强x x工作的意见》（x委…2012‟10号）”，文件标题、代字文号都必须完整准确。
（六）“附件说明”和“附件”标注方面1. 漏标“附件说明”和“附件”。
2. 有的“附件说明”和“附件”标识名称不一致。
多个附件时，附件的序号和名称前后标识应一致。
3.“附件”的字体误用仿宋体字。
“附件”或“附件x”首行顶格排列，使用黑体三号字。
机关公文处理方面常见的错误标题里用了“错误”这两个字。
其实在这种语言环境里，用“毛病”来取代“错误”，最能恰如其分地表达我要说的意思。
为什么不用呢？因为错误是可以改正的，而毛病是骨子里面的东西，是不可以改正的，是改正不了的。
聪明的人不是不犯错误，而是不重复犯自己过去犯的错误，更聪明的人不仅不重复犯自己过去犯的错误，而且不去犯别人曾经犯过的错误。
下面采用举例说明的方式，具体分析公文处理方面常见的错误。
所举的例子，有亲身经历的，也有道听途说的，有现实生活中发生过的，也有虚构的。
虚构也好，不虚构也罢，目的是从中吸取经验教训，不重复自己犯过的错误，不去犯别人犯过的错误。
一、报告与请示不分报告与请示虽然都是上行文，但它们是两个不同的文种。
报告与请示的区别主要表现在以下四个方面：一是发文的目的不同。
报告的目的是向上级提供情况、建议，供上级决策、审议时参考，报告不得夹带请示事项，而请示则是向上级陈述要求、想法，请上级批准、指示或解决。
再进一步说，报告只是将有关情况说给上级听一听，不需要上级给予批复或答复，而请示则要求上级必须给予批复或答复。
二是写作的时间不同。
报告通常是事后写作，而请示必须是事前行文，不能先斩后奏，不能放“马后炮”。
三是结尾的用词不同。
报告的结尾常用“以上报告请审议”、“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等字样，而请示的结尾往往是“以上请示当否，请批复”、“以上请求可否，请指示”、“以上办法可否，请批示”，等等。
另外，请示还应该在附注处注明联系人的姓名和电话号码。
四是文件的容量不同。
报告的内容可以面面俱到，也可以是专项内容，而请示必须是“一文一事”，另外还不能多头主送、越级主送和下发。
我们在报告与请示这两个文种的使用上经常出现错误。
比如，违背“一文一事”的行文规矩，在一个请示件中写有好几件事情，让上级很难办，没法批复。
比如，报告中夹带请示事项，既令人百思不得其解，也没法处理。
比如，请示不用陈述的语气和请求的语气去写，用的是质问的口吻，甚至连续使用若干个问号。
比如，经常将请示与报告混为一体，写的是关于什么事项的请示报告。
请示就是请示，别带个累赘，加上“报告”两个字。
这些问题都有悖于公文处理的相关规定，是不允许出现的。
二、“请示”、“批复”、“函”混用具体表现在：一是把向省政府和有关业务主管部门请求审批事项的“函”写成“请示”；二是批复下级机关的请示事项的批文写成“函”。
请示、批复、函是三个不同的文种，不能混用。
请示只能用于本单位的上级机关（领导）。
函适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。
批复一般是对下级机关的请示事项的批文。
三、平行机关之间行文错用请示“函”是党政机关公文中唯一的一个平行文，用于平行机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准某个具体问题。
我们经常发现不相隶属的平行机关之间行文用的不是“函”，而是“请示”。
比如，某部门向财政部门申请经费，不写关于申请什么经费的函，写的却是关于申请什么经费的请示。
把“函”写成“请示”，要么就是为了达到自己的目的，故意作出一种毫无道理的谦虚姿态，要么就是不懂得“请示”与“函”的不同用处，不知道什么时候该用“请示”，什么时候该用“函”。
四、该签署意见时不签署领导签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅则视为同意。
审批收到的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
我们有些同志执行这方面的规定不够认真。
比如，不论发文还是收文，也不论文件中有无具体的请示事项，一律签个名或者画个圈就完事。
有的时候只写个姓，让人弄不准此人到底是谁，只好根据笔迹去猜测，这也不符合公文归档的要求。
签个名，画个圈，写个姓，让文秘人员难以判断领导的真实意图。
如果是发文，可以算作同意发文；如果是收文，那就表示已经看过；如果收到的文件里面有具体的请示事项，就实在把握不准领导是看明白了故意不表态呢？还是没看见文件里面有具体的请示事项呢？在签不签署意见这个问题上，我们应该自觉遵守有关规定。
审批本机关制发的文件，如果同意发文，就明确写上“同意”两个字，然后写上姓名和审批日期。
看完阅知性文件，就写上“已阅”两个字，再把姓名和阅文日期也写上。
见到有具体请示事项的文件或需要办理的文件，就把如何答复或办理的具体意见写清楚，再写上姓名和批示日期。
意见写得具体，便于操作，便于执行，便于落实；意见写得笼统，不好操作，不好执行，不好落实；领导不写意见，只签个名、写个姓或画个圈，下属不知所云，就无法操作，无法执行，无法落实。
五、以传阅代替承办传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件，是机关公文处理工作中经常采用的一种公文处理方式。
它既可以有效地解决文件少与阅文人数多的矛盾，也有利于领导之间、部门之间互通信息，了解掌握其他领导、其他部门对如何处理某一文件的看法。
通常情况下，上级机关的重要会议文件，需要几位领导共同批办的文件，主要领导在文件上批示让其他领导和相关部门阅知、阅办的文件，都应该采用传阅的方式。
但是，传阅绝不是只阅不办，绝不能以传阅代替承办。
所谓以传阅代替承办的问题，与上面讲的该签署意见时不签署的问题既相同又不尽相同。
相同之处是，都没有提出办理意见。
不同之处是，该签署意见时不签署的问题纯属领导的责任，以传阅代替承办的问题既有领导的责任，又有相关部门的责任。
做公文处理具体工作的同志经常遇到的问题是，收到一份里面含有具体工作要求、需要具体办理的文件，送给主要领导、主管领导、相关部门负责人和具体工作人员传阅了一圈儿，谁也没提出办理意见，都无动于衷，最后原封不动，回到文书那里立卷归档了。
当上级机关过问办理结果时，又往往互相推卸责任。
这都属于不该发生的故事。
不论主要领导、主管领导、相关部门负责人还是具体工作人员，见到上级文件就要立即作出反应，办不办理都要有所反映。
如果领导没有反映，相关部门要有所反映，积极主动地向领导提出办理意见和建议。
比如，见到上级机关制发的政策法规性文件，我们就得转发执行，必要时还应该加个转发按语，结合自己的实际再提几条具体要求，与上级文件一并贯彻执行。
这是必须要做的，不能视而不见，无动于衷。
对上级机关制发的所有文件，我们难以做到事无巨细逐一落实，应当区分轻重缓急，妥善地去处置，该认真的时候一定认真，该落实的事项一定落实，该用十分力气的就用十分力气，该用一分力气的也别拿出两分力气。
这需要智慧，这也是一种领导艺术。
六、签署意见时用词不当此问题不太具有普遍性，但也不是绝无仅有。
比如，处理某个文件时，主要领导想让某某副职提出处理意见，就应该写“请某某同志提出意见”，可是没这样去写，写的却是“请某某同志阅示”。
这就让人分不清谁是谁的领导，谁领导谁了。
“阅示”这个词儿不是随便用的，只能用于下对上，绝对不可以用于上对下。
副职请主要领导签署意见，部门请分管领导签署意见，都可以用“阅示”两个字，而且也必须用“阅示”两个字。
不这样用，就是不懂规矩，不尊重领导。
换个说法，“阅示”就是上级领导的专利，不能随意把它转让给下级去使用。
上级请下级“阅示”，其初衷可能是出于礼貌，出于尊敬，出于谦虚，也可能是出于别的什么考虑，但实在没有这个必要。
七、领导干了不该干的活收到上级机关制发的公文，应该先由办公部门主任提出拟办意见，再呈送领导批示，领导批示后再转送相关部门去具体办理。
此做法好处多多：其一，符合党和国家的有关规定，有据可查，有章可循；其二，能把领导从繁杂的事务性工作中解放出来，便于领导想大事、议大事、抓大事、成大事；其三，发挥办公部门主任的“外脑”作用，“外脑”辅佐“内脑”工作，能有效地避免或减少失误；其四，一旦出现失误，可以怪罪办公部门的主任，批评他瞎参谋、馊主意、乱弹琴等等。
有些单位收到上级机关制发的公文，不是先由办公部门主任提出拟办意见，再呈送领导批示，而是省略了“拟办”这道程序，直接呈送领导批示，让领导干了不该他干的活。
此做法的好处是可以提高工作效率，但弊端太多：其一，不符合党和国家的有关规定，无据可查，无章可循；其二，忙了领导，闲了主任，这不对劲儿；其三，领导被事务性工作缠住，无暇顾及大事，有可能误了大事，坏了大事；其四，领导也是人，人都有失误的时候，何况领导那么忙，哪有时间看那么细，难免失误；其五，一旦出现失误，没人可以怪罪，没人可以批评。
权衡利弊，还是应该按照党和国家的有关规定，增加办公部门主任“拟办”这道程序为好。
八、越权签发公文公文须经本机关领导人审批签发，重要公文应当由机关主要领导人签发。
以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
有时候我们没有完全按照上述规定去做。
比如，上行文本来应该由正职签发，个别的也有副职代签的。
出现这方面问题，不可能是故意的，可能是对有关规定不了解。
对党和国家的有关规定，可以这样理解和执行：其一，凡以本机关名义制发的公文，正职都可以签发；其二，上行文必须由正职签发，如果没有正职，可以由主持工作的副职签发；其三，副职可以签发下行文或平行文，但必须是属于自己分管工作范围内的才能签发；其四，副职的分工是正职给分的，副职签发分管工作范围内的下行文或平行文，可视为正职已经授权；其五，重要公文由正职签发，而如何认定下行文或平行文当中的重要公文，目前却没有明确的说法，只能靠副职自行理解和把握，一般情况下副职觉得自己能够负起责任的就签发，如果觉得事情重大、自己承担不了责任的就转呈正职签发。
九、公文格式使用中的常见问题有：（一）发文标识不规范具体表现在：一是由我局主办与其他部门的联合发文，未将我局标识放在前面；二是标注密级时未注明保密期限，或标注的保密期限过长、密级过高，绝密或机密级公文未注明份数序号。
（二）正文与附件不分具体表现在：一是印发或转发讲话、规章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件；二是印发布置工作的通知时,却将须用附件说明的问题写入正文；三是有附件的公文，未在正文后标注附件顺序及名称。
根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，已在文件标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文；而文件标题未明确印发内容，且需对正文作补充说明的其他材料，应作为附件。
如：《关于印发省煤田地质局公文处理办法的通知》，所印发的公文处理办法应为正文。
公文如有附件，应在正文的后面注明附件顺序和名称。
（三）在公文标题中随意加标点符号根据规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，其它不使用标点符号。
（四）公文主送单位称谓不规范根据规定，公文的主送机关应当使用全称或者规范化的简称、统称。
