采购部
管理制度
一、物资采购管理制度
1、物资采购应遵循的原则
（1）物资采购必须认真贯彻计划采购的原则，严禁无审批采购和无计划采购。
（2）物资采购必须符合计划规定的品种、规格、质量和数量要求，按生产进度及时组织进货。
（3）采购的物资质量应符合国家标准，行业标准或双方签定的合同标准。
（4）采购物资的价格应符合货比三家，质优价廉的原则。
（5）采购物资的渠道，应贯彻先近后远，先厂家，后供应商的原则，杜绝假货、劣货的购进。
2、物资采购计划的编制、审批
（1）各车间日常物资需要在每月25号前编制出下月采购计划，经仓库保管签字后报生产部审核。
（2）车间每周五向生产部报下周急需物资计划，周、月计划要填写清楚：规格、型号、数量、需要日期。
（3）由各车间到仓库核对，经仓库保管员签字后，报生产部，由生产部审核后，以物资申请单的形式报主管生产副总经理批准，转采购部（生产总监不在时，于26号报采购部）。
（4）属于办公用品通讯器材，由各部门经理审批后，转采购部。
（5）各部门所需的物品，由各分管主管审批后转采购部。
（6）因无计划而影响生产由计划提报部门负责，有计划而未及时进货的由采购部负责。
（7）属追加计划，使用部门应在使用前3日（省外一周）提报追加计划。（紧急情况方可使用）
3、备品备件及原材料的采购
（1）采购部接到各部门经副总经理签字后的采购单，先分类归总，报仓库一份，再进行报价、比价，按计划的急缓进行采购。
（2）对长期使用的大宗原材料，可适当采用定期招标的办法，通过供应商之间的竞争确定供货商，或者通过供应商档案选前三家报价，进行比价采购，以达
降低采购成本之目的。
4、物资的入库验收及票据管理：
（1）所有物资必须办理入库手续后方可领用，严禁不入库，直接领用，或不入库直接使用。
（2）采购的物品到公司后，由仓库管理员通知计划需用部门负责人和采购员共同验收，检验合格者按手续入库，计划需用部门负责人签字，不合格者由
采购员负责退回原供应商。
（3）建立规范的入库验收单票据，由仓库保管员逐栏填写清楚，品名、规格、型号、数量、进货日期、含税价格、收货人、供货单位一式三份，仓库、供
应商和采购统计各一份。
（4）采购的物品经验收准确无误后方可入库，票实物不复的要进行退货处理。
（5）所有物资的入账发票都附有物资入库验收单。
（6）原材料进厂过磅后，由地磅通知质量部取样化验，并一式四份，报生产使用单位，采购部、生产部、质量部（（自留）各一份。
5、采购物资的合同管理：
（1）公司确定的长期供货商，大宗物资及单项采购5000元以上的物资设备，必须签定正式的购货合同。
（2）合同的内容及格式，必须符合＜＜经济合同法＞＞及公司的有关规定。
签署人具备相应的职责和法律资格，并经副总经理或相关的经理审批后，
方可盖章生效。
（3）正式合同一式四份，双方签字生效后，供、需双方各留一份，档案室、财务各一份存档，所有合同管理部门均应安排专人兼职，搞好合同管理。
（4）按规定应签而未签的合同，给公司造成损失的追欠当事人的责任。
二、采购部罚则
1、接到审批单后，要先急后缓进货，超出规定时间(省内三天，省外一周)
一次扣20元，影响生产一次扣100元。
2、有进货计划出现漏进、忘进审请单的货物，一次扣10元。
3、出现进的货物的规格、型号和申请单不符，一次扣20元，数量不符，一
次扣10元。
4、开车外出购物，完成任务不及时返回，或不请示私自他用，发现一次扣
50元。
5、每月20—25号开税票，领导批准的，300元以下的除外，出现一家未开，
扣10元。
6、进的备品备件价格未经比价就采购，进的价格偏高，又找不出原因所在一
次扣50元。
7、服务车维修费用同等情况下，高出其它维修点一次扣20元。
8、驻港发货，除下雨或货车晚到外，保证车到装货，每月出现一车装不上货
扣20元。
9、每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票，28号前全部交到公司，
生产总监特批的除外，若一处发票未到扣10元。
10、每月30号前未交生产部市场信息调查报告扣20元，信息误差大扣10元，
不详细扣5元。
11、每月进的硫矿不低于4500吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。
12、每月进的硫磺不低于3600－3900吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。
13、对原材料的每批拉到多少吨，什么时候交款，去多少车，今天拉多少，实
来多少，要心中有数，出现一次调度失误扣20元。
14、若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时，应及时联系供应商解
决，因通知不及时超出合同时限一次从50元扣起，上不封顶。
15、每一批原材料当天进货前必须通知磅房，否则扣10元。
16、出差制度
1)采购员出差住宿费不能超过50元/天。
2)采购部长出差住宿费不能超过60元/天。
3)出差电话费(出市)每天补助15－20元。
4)出差火食补助费每天25元，以上三条超出者自付。
5)所有住宿费、招待费一律开税票否则不予报销。
6)出差者手机早6：00-晚21：00点必须开通，否则按手机制度处理。
17、建立完善的供应商帐目管理，账目有误一次罚5元。
18、原材料价格调整后，及时通知相关部门，通知不及时一次罚5元。
19、原材料的帐目做到清晰、准确否则一次罚10元。
20、每月20号复印加油明细表，找张总签字送往指定加油站，否则一次罚5
元。
21、月末与供应商对帐，漏对一家一次罚5元，如帐目不符及时查对核实，否
则一次罚10元。
22、对于帐物的记录，做到日事日毕，否则发现一次罚5元。
23、与各部门之间合作做到相互尊重，如发现争吵一次罚10元。
24、承担打字复印工作做热情不拖沓。
25、每月10号前打印供应商余额明细表，报生产总监、采购部长各一份，否
则一次罚10元。
26、建立所有备品备件的价格表，每天将价格填入表内，一次未填罚2元。
27、对所有开来的税票要和入库单详细核对价格，审查出差错一次扣10元。
28、原材料采购员出差时，早点名后提报原材料余额款项及原材料每批的到厂
数量，否则扣10元。
29、学习考试得分在90分以上，每次奖励10元，低于60分每次罚10元。
30、创新每提一条合理化建议被采纳奖10元，每条创新被采纳奖20元，若
每月没有合理化建议，也没有创新罚10元。
31、在工作中对公司做出突出贡献，创造价值的，按价值的5%-10%以予奖励。
32、应参加学习考试者，不经领导批准，不参加考试者每次罚50元。
33、泄露公司机密，在外搞第二产业，损害公司利益，轻则罚款，最低1000
元，上不封顶，重则开除。
34、为个人利益，帮助其它公司挖自己公司墙角，恶意破坏公司形象，做对公
司不利的事，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。
35、供应人员在购买物资时要质优价廉，不吃回扣，若被查出吃回扣，轻则罚
款，最低1000元，上不封顶，重则开除。
36、每天早上点名后到采购部分配工作，否则扣2元/次.
三、采购部及各类人员工作职责
（一）采购部工作职责
1、制定原材料的战略采购计划
（1）每种原材料选择2－3家供应商。
（2）与供应商签订长年协议，不管市场怎样变化，都定期从供应商处购货，让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。
（3）与供应商之间要有信誉度，让其非常希望和我们合作。
（4）在与供应商定价前，充分了解市场，能争则争，但不能太过刻克，要放长线约大鱼，为以后的合作铺路。
（5）在与各供应商合作期间，要抓大放小，互惠互利，合气生财。
2、建立供应商管理机制
（1）对每个供应商所有资料建立详细档案。
（2）通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等方面进行分析，确定与哪个供应合作对我们比较有利，然后评
出最佳合作伙伴。
（3）多与供应商联系或定期与供应商会面，一来多了解信息，二来增加双方友谊。
（4）建立供应商往来明细帐，龙耀与建龙分清记帐，做到帐目准确无误。
3、供应市场制定分析、评估。
（1）随时关注国际与国内相关形式，便于掌握市场动向。
（2）对供应市场每月进行分析，什么时候是供方市场，什么时候是需方市场，应采取什么措施应对。
（3）定期到港口或原料所在地进行考察和调研，掌握第一手资料。
4、实施采购计划
（1）加快采购资金周转率
（2）提高采购成本降低率
（3）提高供货及时性
（4）减小原料供应警戒线与差额比率
（5）降低运输成本
5、制定帐物管理办法
（1）依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法
（2）根据各车间所报计划制定备品备件帐管理办法，满足生产需
6、部门业务合作方法
（1）与储运室的合作方法
A.每一批原材料到厂后，供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。储运
人员输入微机后，由供应统计审核。
B.原材料供应商开具增值税发票后，供应部审核后到储运室核对入库单。（2）与仓库的合作方法
A. 货物入厂后，采购员与仓库人员会同计划申报部门负责人进行验收合格后，
由仓库人员入库，并给供应部开具入库单。
B. 备品备件开具增值税发票后，先由供应部审核，再到仓库核对入库
（3）与财务室的合作办法：
A. 给原材料供应商的付款和临时购货用现金，由供应部统计员书写借款单后，
由分管财务的副总签字，再到财务室办理。
B. 供应商收款后，开具收款收据。供应部统计员审查无误后交：部门经理→财
务副总→总经理签字后，交到财务。
C. 供应商开具的发票核查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。再交
分管会计，现金帐的发票交出纳员。
D. 给供应商凭发票挂帐的付款。供应商要开具相对应的收款收据。供应部统计
员审查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。以现金付款的到出纳
员处办理，以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理
（4）与生产合作方法：
A. 各车间所需材料及物资，需填写物资购买申请单，由车间领导签字后交
到供应部，在填写申请单时，要把名称、规格、参数、型号、数量，哪
里用，急不急，哪个车间都要清楚。
B.供应部拿到申请单先查看仓库有没有，若没有再购买。
7、制定费用计算办法：
（1）根据目前公司状况购原材料所需货款每月在300万----370万。
（2）购买原材料根据所定合同，提前申报付款额。
（3）对备品备件供应商基本是先用货后付款，付款时间每月15日报计划，20日以前批复，20—30日付款。
（4）购货与付款时，把建龙、龙耀分清，费用分别计算。
8、制定员工绩效管理：
（1）对员工进行定期培训、学习。
（2）按公司与部门制度进行定期对员工进行考核
（3）对公司作出贡献的依据公司规定进行激励。
9、统计、分析
（1）随时对库存进行核查、盘存。
（2）定期对市场进行调研、分析。
（二）采购部长工作职责
1、硫磺、硫矿原材料的日常供应。
（1）.经过优选每种原材料确定2—3家供应商.
（2）.对供应商进行管理，每季度进行评定一次。
（3）.分别制定年度、季度、月度（硫磺4000吨、硫矿5000吨）购货计划。
（4）.根据生产需求，及时满足供货质量。
2、制定备品备件的采购和技术改造设备的采购计划。
（1）.经过优先确定长期供货伙伴。根据情况制定先用货后付款协议。（2）.
制定关于各部门、车间备品备件的购买申请领用管理办法及制定
有序的进货手续。依此制定备品备件采购计划并进行比价采购。
（3）.对大型设备及材料进行市场调研，再进行招标形式定货。
（4）.对所有大宗材料及设备购买时签定正式合同（严格把关合同内容）。
3、实施采购计划。
（1）.加快采购资金周转率（少存、勤购原料、保证硫矿在8000——15000吨、硫磺在1000——1500吨）。
（2）.提高采购成本降低率（尽量确保提货，少开支现金20%以上，年欠款数额达到200万元以上。
（3）.提高供货的及时性。
（4）.降低运输成本。
4、建立供应商管理机制。
（1）.对每个供应商建立详细档案。
（2）.通与供应商合作，定期对其供应货物的交货期限、质量、
价格、服务、信誉等方面进行分析、评定，确定最佳合作伙伴。
（3）.多与供应商联系，或定期会面，了解市场信息、增进友谊。
5、对供应市场制定分析评估。
（1）.随时掌握国内、国际相关形势，便于掌握市场动向。
（2）.对供应市场每月进行分析，什么是供方市场。什么是需方
市场，采取什么措施应对。
（3）.定期到港口或原料所在地进行考察和调研，掌握第一手资料。
6、对公司内所有车辆（包括铲车、挖掘机）的维护和加油管理。
（1）.确定定点加油站，每辆车一个加油本，每月进行统计核算。
（2）.定期进柴油，保证铲车、挖掘机用油。
（3）.确定2——3家维修站，与其签定先修车后付款协议，保证维修质量。
7、对本部门员工进行绩效管理
（1）对员工进行培训、学习
（2）对员工进行绩效考核（以据三工并存）
（3）建立职工档案
（三）备品备件采购员职责
1、一车间、二车间的备品备件的供应，及后勤物资的供应。
2、严把手续关，从供应商处拿货，打收条时一定要一式两份，并且注明建龙、
龙耀、单价、数量、开不开增值税，回公司到仓库、统计员处把手续办完整。
3、不管什么部门，报上东西后，先审核需不需要买，数量合不合理，然后看型
号写没写全，再查看仓库有没有，最后再去买。
4、购买时要严把价格关，从供应商处拿的货要随时审核价格。
5、严把质量关，对于稍大点的货物要和供应商定好保修期限。
6、每月20号把所有供应商处的发票开过来，然后和供应商对一次帐。
7、及时按排好车辆及挖掘机、铲车修理，只要有时间一定跟着去修车，安排修
车前，先和行政部对头，然后办好手续后再去修车，否则不能安排去修。
8、每月的25号左右购买下个月的养路费及办理加油手续。
9、不管买的是什么物品，都必须缴仓库办理入库手续，包括外出加工件。
10、建立一个完整所有购买物资的最低价格表，以便于以后进货参照用（必须
建立）。
11、和其它部门配合好，干好其它临时性的工作。
12、服务车的使用、维修及保养
（1）.使用时有行政部统一管理安排
（2）.行驶过程中确保行车安全，杜绝事故，严守交通规则。
（3）.对工作服务周到热情，要达到车未到，心早到。
（4）.对车辆按时保养，优质低耗，效率高。
（5）.车辆维修，早报告审请，根据情况，合理安排。
（6）.保证合作单位以最优惠的价格和最优质的服务为我公司服务。
（四）原材料采购员职责：
1、按计划购进硫磺全年48000吨，每月4000吨
（1）按合同内容的质量指标执行
水份≤2% 灰份≤% 酸度≤%
有机物≤% 含S≥% 损耗率≤%
a)每天港口发多少吨，进厂多少吨，这批货还有多少未运进，几天能运完，
必须心中有数。
2、硫矿购进全年58000吨，每月4800吨
（1）质量：含量≥27% 含水≤21% 损耗率2%
（2）每运多少吨，去多少车，购矿款还有多少，不够及时找部长催要款项。
3、每天8：00首先考虑液硫还有几车，拿多少钱去开票。
4、及时了解硫磺、硫矿的市场情况，和供应商经常交流，多方面、多渠道掌握
市场信息，每月的30号写一个详细的市场信息调查报告，交生产部。
5、每月催要发票，液硫、固硫当月的不能超过月底，硫矿每月的20号开。
6、对所进的液硫、固硫、硫矿每月要有一个准确的进货数量，用帐本记录。
7、与统计员配合好，从财务拿款、付款都要有统计员去财务办理，对付款要有
一个明确的记录。
8、熟悉硫磺、硫矿的基本知识，做到对其质量要了如指掌。
9、圆满完成公司和供应部按排的其它临时性工作。
（五）采购部统计员职责：
1、建立供应商的管理机制
（1）对每个供应商所有资料建档
（2）建立供应商往来明细帐，龙耀与建龙分清记帐，做到帐目准确
2、制定帐物管理办法
（1）原材料的帐物管理办法
a.原材料进厂由储运和供应部人员共同对其验收和管理。
b.仓储人员凭随货单及本厂过磅单登记入帐和微机帐。
c.原材料进厂的随货单及本厂过磅单、入库单交供应统计入帐
e.每月与供货商进行对帐，做到月清月结（10-15号）
（2）备品备件帐物管理办法
a. 备品备件到厂由采购员和仓库保管员验收入库，仓库保管员开具入库单
与随货单和发票一同交供应部统计员。
b.对备品备件供应商开来的发票，要与随货单相对应，是否一式两份，要与
入库单一致，核对无误后，由供应部统计将发票及附件交财务。
c.对本月已开发票，要整理收藏以备查看。
（3）部门业务合作方法
A、与储运室的合作方法
a.新签定的原材料到厂后，供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。
b.原材料供应商开具增值税发票后，供应部在审查无误的基础上再与储运室
工作人员核对入库单。
B、与仓库的合作办法
a.经仓库核对后，开具入库单给供应统计员。
b.备品备件供应商开具增值税发票后，供应部统计员在审查无误的基础上，
再与仓库工作人员核对入库单。
C、与财务室的合作办法：
a.给原材料供应商的付款和临时购货用现金，由供应部统计员书写借款单后，
由分管财务的副总签字，再到财务室办理。现金到出纳员处办理，支票或汇票等到分管会计处办理。
b.供应商取款前，先开具收款收据。供应部统计员审查无误后交：部门经理
→总经理财务部长签字后，以现金付款的到财务室出纳员处抽回借款单；
以支票或汇票等形式付款的到分管会计处抽回借款单。
c.供应商开具的发票核查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。再
交分管会计，现金帐的发票交出纳员。
d.给供应商凭发票挂帐的付款。供应商要开具相对应的收款收据。供应部统
计员审查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。以现金付款的到出
纳员处办理，以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理.
原材料采购员
备品备件采购员
五、2004年采购部工作计划和目标
（一）工作计划
1、原材料计划年度计划
（1）硫磺：46800吨（年）月3900吨（固硫、液硫合计）
A、指标：硫≥ % （优）酸度≥ %（合格）
水份≤2% 折水份按%扣供应商
（若未按%扣供应商，那么就按%扣采购部）
有机物≤ %（优）灰份≤ % （优）
B、资金周转成本控制：每月底控制1000—1500吨
C、损耗：固硫不超% 液硫不超%
（2）硫矿：
A、年进58000吨，月进4800吨
B、指标：水分≤ 21% 硫≥ 27%，特殊情况经生产总监同意除外。
C、硫矿警戒线：最高 15000吨最低 10000吨。9月底达到最高警戒线存：8000
吨干矿。（为冬季用矿打下基础）
D、硫矿损耗率≤ 2% （湿矿）损耗率≤1！（干矿）
（3）每月初到港口供应商处或硫矿所在地实地考察或电话联系，了解信息，掌握实际情况，并增进和供应商的友谊，达到双赢的目的。
（4）加强联系当地或原材料产地的车辆，确保材料的运进。
2、备品备件及大修改造、新上项目的设备，材料购进：
（1）建立备品备件最低价格表，以便比价采购。
（2）购货时，选3—4家信誉好的供货商报价，选同一厂家的产品，经比价后再定货。
（3）建立供货商档案，即地址、品名、电话、经营的商品及商品的厂家，据使用、比价、质量、信誉、供货是否及时，赊欠率排出前四名。
（4）制定备品备件的审报、采购、入库、制度、规范手续，以便于有计划的比价、采购、节省出车次数，不误生产使用。
（5）对于大修或改造，新上项目的大综材料及大型设备，选3—4家进行招标、定货。并请技术专家论证。
3、制定完善采购各岗位的工作内容，规范每一个岗位的工作程序（元月初）。
4、制定完善各岗位约束机制和激励机制即岗位责任制和三工并存考核细则，并
将部门考核的内容和岗位奖金直接挂钩（元月份）。
5、建立原材料各供应商档案的统计，每月底和供应商对帐一次。
6、建立各类车辆的维修点和加油站，每月到各站点对帐并对服务、维修质
量的好坏、价格是否适中进行评价。
7、始终加强与公司各部门的配合，沟通，提高工作效率。
8、每月15号报备品备件付款计划表，待领导审核签字后20号－30号付款给供
应商。
9、总赊欠数额：200万/月
10、组织采购人员认真学习合同法、规范合同的签定。（2月底）
（二）工作目标
1、保证硫矿、硫磺的供应
硫矿：60000吨/年硫磺：48000吨/年。
2、在保证质量的前提下以最优惠的价格，从而确保公司对备品备件的需求，生产满
意率%。
3、保证生产大修或改造所需的设备和原材料的供应
购货及时率≥% 质量合格率%。
4、加强对车辆加油和维修的管理
维修合格率为100%。
5、提高采购成本降低率，每月欠款率≥200万元。
6、建立全体并完善部门各岗位的工作程序、岗位职责及部门制度。