公文写作讲稿

- 1 - 公文写作讲义

主讲：杨天虎

教学培训的目的和要求：通过培训学习，使学员掌握公文、文章及应用文基本概念，公文的分类、行文关系，国家行政机关公文的种类、格式，公文写作中常见的问题，几种常用公文的写法，为进一步提高大家的公文的写作水平起个抛砖引玉的作用。

第一讲 应用文概述

一、关于文章

（一）文章及应用文的定义

文章是反映客观事物和作者思想感情的、组成完整篇章结构的书面语言。应用文也叫实用文，是如实反映现实生活，直接为现实生活服务的各类文章的总称。有广义和狭义之分。广义的应用文是指除没有实用价值的文学作品以外的普通文章；狭义的应用文是指在学习、生活、工作中具有实用价值的文章，不包括非实用的议论文、说明文和记叙文。我们通常说的应用文主要是指狭义的应用文，是指在学习、生活、工作中具有使用价值的文章，不包括非实用的应用文、说明文及记叙文(P337)。

（二）文章的分类

可分为文学作品和广义应用文两大类。

二、关于应用文

（一）定义 应用文是单位或个人在处理事务、沟通关系所形成和使用的具有一定格式的文章的总称。 - 2 - （二）分类

１．根据其性质、特点、使用范围、目的、格式的不同，而形成众多的文种，大致可分为三类：日用文类、机关事务文书和公文类

２. 根据制作主体的不同可分为: 私人文书和公务文书。其中公务文书根据使用范围可分为：通用文书和专用文书。

（三）应用文的特点 p338

１.使用的广泛性， ２.内容的具体性 ，３.任务的时限性， ４.语义的确切性，５.实用的目的性，６.写作的程式性。

（四）语体及事务语体的分类

与应用文相对应的事务语体，平实、明确、简要，这是事务语体的共性。事务语体大致可分为两类：一般事务语体和公文事务语体。

公文事务语体具有明确性、简要性和程式性的特征。

１．明确性

（１）用词准确、规范

①所用的词语有明确的单一性，为表意确切，避免歧义。

②一般不用语气词、感叹词、儿化词，不用富于描绘性、形象性的词语。在一些陈述性的应用文中，有时也引用一些描述性的习惯用语。

③排斥口语词语和方言语言。

④不滥用简称、略语。

（２）句式严密

①适当运用长句。

②普遍使用主谓完全句。 - 3 - ③使用插说成分。

（３）语气恰切

①语气的运用要切合文种和受文对象。

②语气的应用要切合题旨。

政令——严肃 贺喜祝捷——热烈 哀悼 ——沉痛 批驳错误——明断 申请——恳切 商洽问题——诚挚

③语气的应用要切合情境

应该考虑的因素有：时间、地点、场合、发问者、受文者，这样才能使发文取得应有的效果。

２．简要性

（1）语言精当

①根据不同需要，采用专业术语。

②适当使用单音节的文言词。例如：兹、悉、妥、拟、洽、系、尚、鉴等。

③经常使用介宾短语，使表述简洁、严密。

表目的、原因的：为、为了、由于等

表对象、范围的：对、对于、将、关于等。

表根据方式的：根据、遵照、通过、在、随着等。

④习惯使用一套常用的事务性词语

开端用语：根据、查、兹、为了、关于、按照等

称谓用语：本

第三人称：该

经办用语：兹经、业经等。 - 4 - 引述用语：悉、前接、近接等。

期请用语：即请查照、希即遵照、希等。

表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可等

征询用语：当否、可否、是否可行等

期复用语：请批示、请复等

结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达等

（３）句式简洁

（４）篇章严谨

①标项撮要，分项叙述。

第一层标识：“一、” 第二层标识：“（一）”

第三层标识：“1.” 第四层标识：“（1）”

②结构简明，眉目清楚。

开头：或直叙其事，或提出行文的依据缘由，或提出要点简明说明目的或结论。

中段：申述事理

结尾：或总结归纳，或提出希望要求。

排斥文艺语体常用的倒叙、补叙、穿插呼应等结构方式。

3、程式性

应用文写作原理

（一）观点——以党和国家方针政策为依据，意图鲜明。

（二）材料——概括性地使用客观、可靠的材料。

（三）文风——朴素、平实。

- 5 - 第二讲 国家行政机关公文写作

一、公文概述

（一）含义 公文即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指按照一定格式处理各种公务的文书，既包括国家行政机关公文等通用文书、具有行业特征的专业文书、还包括人们常用的机关事务文书。通俗的讲，公文就是党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号文件）中规定的十三类十四个文种的国家行政机关公文(P338)。

国家行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具(P341)。其定义可概括为：国家行政机关公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家各项方针政策，实施政府行政管理的重要工具。

（二）特点 1．法定性，2．政治性，3．权威性，4．政策性

5 .有特定的格式。

（三）分类 公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告、意见、会议纪要等。下行文是指上级机关向所属内部机构及下级机关的行文，如决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要等。平行文指平行机关或不相隶属机关之间的行文，如函、意见、周知性的通知等。

公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公 - 6 - 文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种。

公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。

（四）公文的行文关系

遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、逐级行文等。主送与抄送应准确得当，一般应一文一事。

二、国家行政机关公文的种类

2000年8月24日，国务院关发布了《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。在《办法》中规定，国家行政机关的公文共有十三类十四个文种，它们分别是：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。由十八个部分组成。《办法》第十条规定： 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。而党的公文也有十三类十四个文种，一般由十七个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第十条规定：党的机关公文有版头、份号、秘级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、 - 7 - 附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。军队机关公文分为十二种，即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。《中国人民解放军机关公文处理条例》第九条规定：军队机关公文，一般由发文机关标识、密级、份号、发文字号、签发人和已阅人、标题、主送机关、正文和无正文说明、署名、成文日期、印章、发文(传达)说明、主题词、抄送机关、印发(承办)说明和页码等十五个要素组成。下面主要讲一下国家行政机关的公文共有十三类十四个文种。 （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及个人。

（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告是知照性公文。

（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告是告知性公文。

（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案 通报适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案是例行公 - 8 - 文。

（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、国家行政机关公文的格式

公文格式有广义和狭义之分，广义的公文格式，指公文结构和组成公文的各部分文字符号在载体（纸张）上排列的规定。狭义的公文格式，只是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张）上排列的规定。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。

公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm ，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 。标题一般用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，发文字号和签发人一般采用3号仿宋体，一般每面排22行，每行排28个字。未作特殊说明公文中 - 9 - 图文的颜色均为黑色。

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

（一）眉首 臵于公文首页红色反线以上。它包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 。

1．公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2．秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3．紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。