文件管理要点整理

第一章 文件

第一节 文件的概念与属性

一、 文件的概念

（一） 文件的定义:国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录

1. 文件的形成者：国家机构、社会组织（法人及其代表），个人（自然人)

自然人作为法定代表人行使职权时形成的文件，与自然人作为个人行为形成的文件是性质不同的两类文件

2. 文件形成的原因：履行法定职责和处理事务。文件是反映公务活动、个人活动的原始记录.

3. 文件的形态：指信息符号表达方式（文字、图表、图片）和文件的载体（印刷品、照片、录音带、光盘)。文件的形态可以是各种形式的。

4. 文件的性质：根本属性是信息记录。

（二） 公务文件的定义:

1． 公务文件：简称公文，是文件的重要组成部分。（具有法定效力、规范体式）

2． 公文的含义:公文的形成者是国家机构、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表。表现手法以说明为主，兼有叙述和议论.

二、 文件的属性

（一） 文件的特征：文件同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性.

（二） 公文的特征:公文必须履行特定的生效程序,保证了公文内容必须反映与处理公务活动。公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质(由公文的形成者是依法成立的所决定）

三、 文件的功能与效用

（一） 文件的功能及其表现

1. 记载功能:文件有条理的记录与固定了形成者发出的有效信息。文件还能记载事物发生、发展、变化过程。

2. 凭证功能:是发文者表达自己意图的凭证,也是收文者了解与实现对方意图、处理问题的依据。只有具备有效标识的文件才具有凭证功能。文件的内容是凭证功能实质之所在。

3. 传递功能：只有通过传递（重要步骤）使信息为收文者接收，才能发挥效用

4. 存储功能：制作文件物质材料的质量是文件能否发挥储存功能的基本条件，而人们对档案的科学管理与保护则是文件能否发挥存贮功能的根本保证。

（二） 文件的效用

1． 现行效用

2． 历史效用:文件转化为档案后所具有的效用。（1）存史效用（2)查证和参考作用。

第二节 公文的分类与种类

一、 公文的分类

（一） 文件的分类不会影响文件本身的性质和作用

（二） 总体分类

1. 根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，公文可以分为通用文件、专用文件和科技文件

2. 根据信息表达方式(文章、表格、图形、图像、声音）的不同.

3. 根据物质载体的不同，可分为纸质文件，磁介质文件，感光介质文件等。

（三） 通用文件的分类：

1. 根据传递方向:上行文、下行文、平行文

2. 根据内容性质：规范性文件（条例、办法、规定、章程）、领导指示性文件（命令、指示、通报、通知、意见)、公布性公文、陈述呈请性文件（报告、请示、意见)

3. 根据涉及国家秘密的程度:秘密、机密、绝密

4. 根据缓急程度:平件、急件、特急件

5. 根据来源去向：收文、发文

6. 根据制作阶段和效用:(1)文稿可分为草稿和定稿。（定稿的原始性比正本更明显,因而更具有重要的凭证依据价值）（2）文本可分为正本(暂行本、试行本）、修订本、副本、存本、不同文字本（在我国,以汉字和民族自治区用少数民族文字撰制的同一文件相同的文稿,文本在效用上完全等同。在涉外场合，文件中应对用不同文字撰制的文件的稿本是否具有相同效用作出明确规定,必要时应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的解释为准）等. 二、 公文的种类

不同名称的文件体现出发文者的权限及其与收文者直接的行文关系。

（一） 通用公文的规定文种和用法：

1. 命令：行政机关中上级领导机关对下级机关或人员发布的最高规格的领导性、指挥性文件,是强制性、时间性很强的文种。

2. 决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。（不一定非要经会议讨论与表决）

3. 决议：必须通过会议讨论、表决通过的重要决策事项。

4. 议案

5. 指示

6. 意见:上级机关应当对下级机关报送的“意见"做出处理或给予回复。作为下行文，文种对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

7. 通知：（1）批转和转发公文。(转发公文不受机关等级和组织系统的制约，只要是本级机关需要,并符合有关文件复制、印发规定,皆可转发.上级机关对下级报来的文件，既可用“批转”行文，也可用“转发”行文.）（2）发布规章。（3）通知办理与需知一般事项。（4）通知要求下级办理事项或共同执行的规定事项。(5）任免干部和工作人员。

8. 通报：具有明显的宣传、教育、沟通信息的作用

9. 报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复询问

10. 请示：（1)当遇到对法律法规法令和指示中有不明确的问题。（2)工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题.（3）因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的超越了自己职权范围的问题。

11. 批复：表态必须肯定、明确。可用抄送形式送有关机关。

12. 公报：用于公开发布重要决定或者重大事项

13. 公告：宣布重要事项和法定事项.如各级立法机构颁布法律、法规。公告用于宣布重要事项，注重紧急、即时发布消息、内容高度单一、概括)

14. 通告：机关、团体、企事业单位向一定范围内的群众或组织公布须遵守或周知的事项.

15. 条例

16. 规定

17. 函：主要用于平行机关和不相隶属机关之间商洽事宜。凡是向同级或不相隶属的机关请求批准事项,一律用函行文。

18. 会议纪要

（二） 单位常用其他文种

除《条例》与《办法》规定的文种外,党政机关为了处理各种公务的需要，还需经常使用其他非规定文种.

第三节 文件的格式（文件区别于其他书面材料的一个显著标志）

公文的特殊属性与作用，决定了它必须有规范的格式。

公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适用文件现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。

一、 公文格式标准化的必要性

1. 完成公文使命的需要

2. 满足公文处理的需要

3. 适应现代化管理的需要

二、 公文的各要素：眉首、主体、版记

（一） 眉首：序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注

1. 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件“组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

2. 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成.联合行文时,一般只标注主办机关的发文字号。

3. 签发人：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

4. 文件标题：应标明发文机关、主要内容和文种

5. 主送机关：主送机关过多时，移至版记中的主题词之下、抄送之上 6. 附件：是文件的重要组成部分

7. 成文日期：直接关系到文件的时效。不同情况下生成的文件成文日期的确定不完全相同：单位一般发文,以领导人签发的日期为准；联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准

8. 文件生效标识:联合行文需盖3个以上的公章时,为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(或简称）排在发文时间和正文之间。签署用于以领导人名义发文，因此必须冠以职务身份。

9. 印发机关和时间：以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识

三、 文件的特定格式（信函式、命令、会议纪要）

第二章 文件工作

第一节 文件工作的性质、作用、基本原则与要求

一、 文件工作的性质

（一） 综合性

从内容上看包括了许多性质、内容与做法各不相同的工作。机关文件工作具有更明显的综合性。

文件工作存在于社会各领域与国家管理的各机关、各部门。

文件工作总是与行使职权的业务活动和内部的行政管理活动互相渗透、相融合的，它贯穿于这些活动的全过程.文件工作分布到机关各个部门的活动中,绝大多数的机关工作人员都会不同程度地参与到文件工作中去.

文件工作的综合性要求文件工作必须实行集中统一管理.

（二） 专业性与技术性

文件工作有其特定的工作范围、运动规律、专用术语、处理手段等

（三） 机要性

文件工作的机要性是由文件的属性与效用所决定的.

文件工作的各个环节，每一环节几乎都要涉及机密及要务.

文件工作的机要性要求:有严格的规章制度,以保证任何环节不泄密、失密;要求文件工作人员应具有良好的政治素质及高度认真负责的工作态度

1. 涉及到党和国家以及公众的利益与安全

2. 涉及到单位的经济利益、知识产权

3. 涉及到个人的秘密与隐私

（四） 时效性

这种有效性是有时间限度的,即文件只能在特定的时间范围内具备执行效用。

二、 文件工作的重要作用

（一） 实现机关职能的重要条件

（二） 国家档案事业的重要基础

三、 文件工作的基本原则与要求

目标：公文处理工作的规范化、制度化、科学化。

总的原则:实事求是。

文件工作的基本原则及其要求：

（一） 准确原则及其要求：质量的核心：准确；准确原则应贯穿于文件工作的全过程。

（二） 精简原则及其要求:两方面：精简文件与简化文件处理手续

（三） 高效原则及其要求

（四） 保密性原则及其要求：机要性决定了文件工作必须遵循保密原则。

第二节 文件工作的任务

一、 文件管理工作

（一） 党政机关文件管理的规定内容

1. 单位文件工作的有关制度

① 有关文件工作的组织与职责的制度

② 立卷(整理）与归档制度 ③ 安全与保密制度

2. 单位内部文件

公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。文件的统一管理包括:

① 收发：除文秘部门或专职人员外的其他部门或人员都不可收发文件。

② 审核:包括发文和对下级来文的审核

③ 用印：意义是保证单位印章的安全；维护文件的有效性、合法性与严肃性。印章及供拼装在印版上使用的印模必须保管在文件工作机构专人手冢，使用时须由其监印，用毕迅速退回。

④ 归档：为保证归档文件符合档案的接受范围与质量要求，单位必须实行统一归档。制作和使用统一的卷内文件目录、备考表、卷案目录、卷皮和档案盒等。

⑤ 销毁:为保证单位有查考保存价值的文件的安全，及时排除无查考保存价值文件及信息的干扰,各单位应当统一进行销毁工作：由单位办公室统一组织，由其负责对单位的文件清理、清退和销毁工作;须经单位办公厅（室）负责人批准。

（二） 归档工作

归档前的各项准备工作:

1. 年终清理文件.

2. 安排归档文件整理立卷的人员和时间。

3. 准备归档文件整理立卷的物质材料。

（三） 保密与安全

当国家秘密事项公开后，或因为工作需要，应及时变更密级甚至解密.

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏毁。

二、 文件工作现代化

目标：（1）现代化管理理论与现代化技术在文件工作中的应用。（2）实现文件与档案的一体化管理.（3）支持单位上网工程，实现信息资源共享。

第三节 文件工作的分工、职责与组织形式

一、 文件工作的分工、职责

（一） 单位领导层

（二） 单位综合部门及其负责人

职责体现在：（1）领导与组织.（2）审核文件。（3）签发文件。（4)办文.（5)负责销毁文件。

（三） 业务部门及其负责人

二、 文件工作的组织形式

1. 集中式：除文件的承办外，其他环节都集中由综合部门统一管理。