公司档案管理的措施

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档案信息管理的措施

作者：边晓红

来源：《中国管理信息化》2017年第19期

[摘 要] 在网络时代，随着信息技术逐渐普及，档案信息管理也朝着这个方向逐渐转变。在企业管理工作中，档案信息管理占据着极其重要的位置，在日渐激烈市场竞争下，它的存在将直接左右企业的主动权。因此加强档案信息管理措施尤为重要。文章主要以基础设施建设、档案管理应用系统及其管理机制、信息管理人才的培养三方面进行了论述。

[关键词] 网络；信息；档案管理；基础设施；管理系统；管理机制；人才培养

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 070

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）19- 0166- 02

0 引 言

在信息化普及的时代，我国档案信息管理及工作重心发生了较大的变化，传统的纸质档案管理转向数字化管理，使得档案信息具有组织形式、信息流通网络化以及信息检索自动化等多种特点。加强档案信息管理，对促进档案管理工作的科学化和制度化有着重要意义。

1 加强基础设施建设

档案信息管理核心便是拥有过硬的技术支持，所以加强信息管理工作一定要注重信息技术的完善。计算机、服务器、扫描仪、数码摄录机、复印机及打印机作为信息处理设备的一些主要配置，这些基础设施的加强应该受到政府及档案相关管理部门重视，并努力给档案管理人员配置优质和优良性能的档案信息管理硬件设备，还应加入对应的防电磁干扰设施，从根本降低档案管理工作中造成的损坏情况，使得电子信息档案管理更加广泛，文件管理得到超前控制，且每个系统的数据接口能够实现紧密衔接，提高档案管理工作的效率。建设且完善档案网络，将局域网、政务网及互联网实行物理隔离，形成相对独立的网络体系。档案部门可以试图在网页上设立一个可以实现自动上传电子文件的工作窗口，能够满足工作人员足不出户，就可以通过使用自己单位中的局域网络将整篇电子文件自动传输到档案服务器上归档，这样不仅大大节省了工作时间，还极大的提高了工作效率以及管理水平。

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档 案 管 理 办 法

第一条 为加强公司档案工作，促进档案工作为公司生产、经营、管理及发展服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的公司档案，是全公司在生产经营、科技管理、企业文化等活动中直接形成的，对国家、社会和企业发展具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。

第三条 公司档案工作,依法接受地方档案管理部门的监督和指导，按照国家有关档案工作的法律、法规和规范标准，建立健全档案工作，组织档案业务工作的培训与交流，开展档案咨询服务，实现档案管理工作规范化和制度化。

第四条 公司档案属于公司所有，公司依法享有保护本企业档案的义务。凡是公司各项工作中形成的文件、材料，均属归档范围，任何个人无权私自保管，应纳入档案管理，工作变更时必须移交。

第五条 公司依法设置文书档案、技术档案、财务档案和人事档案等4类专门档案，分别由公司办公室、技术部、 2 财务部和人力资源部明确专人负责管理。公司文件、材料归档范围如下：

文书档案

1、党群工作：党务、工、青、妇、协会等方面工作的文件、材料。

2、行政管理工作：企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，公司机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等方面工作的文件、材料。

3、经营管理工作：企业改革、经营战略决策、计划与统计工作、资产管理、知识产权和商业秘密、企业信用管理、形象宣传、合同管理、财务管理、物资管理、营销管理、境外经营管理、招投标项目管理等方面工作的文件、材料。

4、生产技术管理工作：生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，交通管理，环境保护、检测与控制等方面工作的文件、材料。

档案管理存在的问题及整改措施

大家好！今天咱们聊聊档案管理这个话题。听到档案管理，可能很多人会觉得这事儿像是一块儿沉重的大石头，难免有些乏味。但要是你知道了它的重要性，那可就不一样了。毕竟，档案管理就像是公司的“历史博物馆”，它记录着每一段珍贵的经历，可得好好管理。好啦，废话少说，我们一起来看看档案管理存在的问题，以及如何把这些问题一一解决吧！

1. 档案管理存在的问题

1.1 档案散乱无序

首先，最让人头疼的问题就是档案散乱无序。你知道，有时候档案像是被风吹得满地都是，找起来简直是大海捞针。有的档案放在办公室的抽屉里，有的却在仓库的角落里，找档案就像是参加了一场“寻宝大赛”。这不仅浪费时间，还容易让重要信息丢失。如果说管理档案是打一场战斗，那现在的情况就是兵荒马乱，指挥官都不知道在哪里了。

1.2 档案分类不清晰

再来，就是分类问题。你能想象一下一个大箱子里全是五花八门的文件吗？那种感觉就像是杂货铺，啥都有，但你要找个特定的东西，简直比登天还难。分类不清晰不仅让查找变得困难，也增加了出错的概率。就像找针一样，得用放大镜，慢慢找。更糟糕的是，这种情况还可能导致信息传递的错误，那可是大事儿啊！

1.3 档案管理人员缺乏培训

说到档案管理，咱们不得不提到一群重要的角色——档案管理人员。如果这些人员缺乏必要的培训，那管理起来就像是手足无措的“新手”，做事情总是磕磕绊绊的。虽然

他们很努力，但没有专业知识和技能，就像是想当厨师却连切菜都不熟练，这样的管理肯定会出问题。

2. 整改措施

2.1 建立规范的档案管理制度

首先，咱们得建立一个规范的档案管理制度。这就像是给档案管理找一条明确的路标，让大家知道怎么走，怎么做。比如说，可以设立统一的档案分类标准，明确每种档案的存放位置。制定详细的管理流程，让每一个环节都有章可循。这样一来，档案就不容易乱了，大家也能迅速找到需要的信息，效率自然就提升了。

2.2 使用现代化的档案管理系统

第1页共10页 公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职第2页共10页 员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。