档案管理工作措施

加强文书档案管理工作的措施

摘要 文书档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是衡量单位工作的一个重要标准，其管理水平直接影响档案资料的质量与完整性。要高度重视文书档案管理工作，加强资料的全面收集，立卷进档要规范，加强档案信息化建设，建立和完善管理制度，努力提高管理水平。

关键词 文书档案；管理；措施

文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据[1]。在现代技术迅速发展的今天，文书档案管理逐渐趋于网络化和数字化。加强对文书档案的管理工作，使之规范化、数字化、程序化、网络化发展，是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。笔者从事文书档案管理工作10多年来，在单位领导的关心和档案业务部门的培训下，坚持标准、严格管理、保证质量，按照《档案法》及档案部门的规定进行立卷、归档，文书档案按年度—问题—保管期限进行分类，共整理综合类、人事政工类、业务类等各类档案100余盒。特别是近年来，随着高等职业教育改革的不断深化，学院档案利用工作的内容和范围不断扩大，笔者及时修改和制定了档案管理各项规章制度，加强了基础数据统计管理，大力开展编研等工作，全院的档案资料各类目录都实行了微机打印，并实行微机检索，为学院文书档案的规范化管理做出了积极的贡献。作为文书档案管理工作者，现针对文书档案管理工作提出一些建议。

1 高度重视文书档案的管理工作

（1）积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性[2]。

档案管理工作中应　国红心　许奠心　急预案管理的主要措施　

（１．邹城市司法局；２．邹城市档案局）　摘要：本文分析了档案局管理常遇到的各种突发事件的规律，并　针对当前社会自然灾害和社会突发事件的特点，提出了建立档案局　管理应急预防与处理的有效对策和措施，以期为档案局提升面对突　发事件时的档案管理水平和能力。　关键词：突发事件应急机制档案局管理研究　１档案局管理应急机制介绍　通过查阅国内主要期刊数据库发现，国内关于档案局　应急管理方面的研究文献数量相对较少，其中中文文献不　足３０篇，外文文献也不超过２００篇。对这类文献的研究　内容来看，针对应对重大突发事件的档案局管理应急机制　少之又少，且大多学者将注意力放在了突发事件的预测和　演变规律方面，因此档案局应急管理研究理论还存在较大　空白，其理论体系急需补充和发展。经过汇总分析，现有文　献主要特点如下：　１．１现有相关研究文献方向十分狭窄，文献作者多为　档案局或者档案局基层工作人员，其学术水平相对不高，　采用的研究工作和理论基础不足，研究成果缺乏理论指导　性。　１．２大多文献将灾害管理、危机管理、突发事件视为　同一个概念，这也是研究初级阶段经常会遇到的问题，而　事实上灾害只属于突发事件的一部分，危机事件并不一定　就是突发事件，因此，概念混淆容易导致研究方向偏离。　１．３重大突发事件的发生，往往会给档案局造成毁灭　性的损害，也会对档案局内部工作人员和读者造成重大生　命威胁，因此，将自然灾害、社会灾害、地质灾害等基础理　论融入到重大突发事件研究当中具有十分重要的意义。　但是从现有研究文献内容来看，很少有学者关注档案局应　急机制的建立和理论研究，更没有针对如何应对突发事件　进行深入分析，大多研究文献仅仅停留在比较肤浅的层　面。　１．４研究文献主要为理论分析，缺乏实际案例支撑。　这主要与文献作者在实际工作中缺乏应对重大突发事件　能力和经验有关，也是当前国内文献主要研究空白之处。　从今后档案局应急管理发展方向来看，结合多学科知　识和理论来分析突发事件发生规律和趋势，不断提升档案　管理应对突发事件的能力是重点。当前，国内档案局尚没　有针对应对重大突发事件建立一套完善的应急管理机制，　档案管理预防突发事件的能力较弱。大多数档案局工作人　员缺乏应对突发事件的经验能力，安全意识薄弱。在调研　过程中发现，不少档案局工作人员对馆内消防应急知识知　之甚少，连基本的逃生规则和常识都不了解；档案局也没　有针对突发事件建立一套完善的紧急工作组织预案；馆内　没有具备良好的紧急避难设施和条件：平时没有重视应对　突发事件紧急演练工作，没有指定紧急逃生路线和方案　等。现实工作中的空白，也是相关理论研究的主要方向和　思路。因此，针对当前档案局应急管理需要，以管理学、社　会学、行为学和灾害应急理论为分析工具，来建立一套完　（上接第５１页）　业情况、本人国内外活动情况等基本信息。同时需要由建　档对象单位人事部门提供包括建党对象考察情况、考核评　议情况、以及职位聘任情况在内的信息。再经由综合办公　室提供建党对象遵守廉洁自律方面的情况，以及纪检监察　部门所出具的有关建档对象党风责任制考核情况。值得注　意的一点是：在廉政档案信息管理系统对材料进行收集的　过程中，还设置了“待处理”的工作方式，对无法立即归档，　但已收集完成的材料进行集中管理。在后续对廉政档案进　行完善的工作中，可对这部分“待处理”的材料进行归档、　转出、销毁以及长期保存在内的相关处理。同时，在所收集　材料入档后，应当及时对电子档案目录进行调整，可按照　时间或者是主次关系，对目录进行自动排列。与此同时，廉　政档案信息管理系统还支持以扫描、数码设备采集以及外　部电子数据导入在内的多种方式，实现对归档材料的信息　化处理。　３．２廉政档案信息管理系统需要支持对廉政档案的　查阅。首先，查阅人可以通过对组织系统专网的应用，直　接登录廉政档案的查询界面，提交相应的查阅申请。其　次，廉政档案信息管理系统具备提醒申请查阅廉政档案用　户，查看相应的审批消息。在审批合格后，申请人可以依　据管理员所授权的权限，对廉政档案进行及时的查阅。最　后，信息管理系统可以针对不同类型的管理角色，提供针　对性的审批界面以及专门针对领导人员职能设计的审批　工作界面。　４结束语　在本文有关廉政档案收集与建档工作及相关问题的分　析过程当中，首先针对廉政档案基本特点进行了分析，指出　了其在建档单位对象、建档内容等方面的特殊性。进而针对　廉政档案的管理要点，包括对廉政档案收集机制的构建、对　廉政档案归档材料进行整理、对廉政档案进行合理传递以　及对廉政档案信息管理系统应用这四个方面的内容。最后，　就廉政档案信息管理系统的构建及其应用展开了详细研　究。通过对上述问题的分析，指出了廉政档案建设管理工作　的重要意义与价值，望引起各方特别关注与重视。　参考文献：　…高强．谈加强高校干部廉政档案的管理【Ｊ】＿宁波大学学报（教　育科学版），２００５，２７（６）：１４０—１４１．　【２】耿金生．浅谈医院廉政风险防范档案的建立及作用发挥【Ｊ］．城　建档案，２０１２（１　１）：７７—７８．　【３】赵真．擦亮“无形的利箭”——记省纪委、省监察厅的档案工作　【Ｊ】＿浙江档案，２００８（１）：３９—４０．　【４】杨红燕．廉政档案服务和廉政文化建设浅析【Ｊ】．中共郑州市委　党校学报，２０１０（６）：７１—７３．　。　【５１李娟．公职人员廉政档案工作探讨【Ｊ］，湘潭师范学院学报（社　会科学版），２００６，２８（１）：１８３—１８４．　【６】王颖，戴良台，朱方成等．建立健全廉政档案促进领导干部廉　洁从政［Ｊ］．华北煤炭医学院学报，２００６，８（３）：４１７—４１８．　

档案管理工作的规范化措施分析

作者：姚万和

来源：《经营管理者·中旬刊》2017年第10期

摘 要：针对档案管理工作，以以社区服务中心的档案管理工作为例，在简述档案管理定义及内容的基础上，结合现存问题，提出可实现规范化档案管理的有效措施，旨在为社区服务中心档案管理工作优化提供参考。

关键词：档案管理工作 规范化档案管理 措施

档案管理是指管理主体对档案实体与信息实施综合管理并提供借阅、使用服务的工作，作为单纯的管理性工作，加之枯燥、繁琐、劳动强度大等特征，使得很多企业、单位的档案管理都存在一些问题，而良好的档案管理对促进企业、单位发展有重要作用。因此，有必要结合自身实际情况，采取有效措施，尽快使档案管理实现规范化目标，从而为企业经营与发展作出应有贡献。

一、档案管理工作定义与内容——以社区服务中心的档案管理工作为例

在社区服务中心，档案是指围绕所有类型的服务活动而形成的具有一定保存和利用价值的以各种形式及不同载体存储的历史记录，包含文书、科技、财务和设备等方面，这些档案除了能对机构发展历史进行如实体现，还囊括了机构在各个领域取得的主要成就。

以往的档案管理，通常是在某个活动结束以后，对本次活动涉及到的所有记录进行收集与整理，是最普通的事后管理。而随着社区服务中心所开展的活动日益向多元化方向的发展，对档案管理提出了严格的要求，仍采用事后管理模式显然无法满足现实需求，因此档案管理必须做到超前性和规范化。

二、档案管理现存问题

由于受到人的思想意识、体制、基础条件等因素的影响，现阶段社区服务中心的档案管理主要存在以下实际问题，限制了档案管理向规范化目标的发展。

1.人员意识淡薄。从档案管理的现状来看，无论是领导还是基层工作人员，都普遍缺乏对档案管理工作的重视。基层工作人员认为档案管理无非就是简单、机械式的登记、整理，比如在卫生服务中心，仅要求医生具备上岗资格，不关心档案书写的规范性，导致记录不全、数据出错等问题时常发生，严重影响服务质量。 2.制度与体系不健全。因档案管理制度始终没有得到及时更新和完善，很多具有较高价值的档案未被人员引起足够重视，并且相关部门没有安排专人负责统一收集，致使其收集效率较低，和信息管理出现严重脱节，即档案管理无法适应信息管理需要，并对档案真实性及完整性造成不同程度的损害。例如，目前有很大一部分卫生服务中心所执行的档案管理仍单纯的将病历档案作为核心，忽视了其它档案的收集、整理和保存，使工作人员根本不能认识到档案作为一种关乎机构未来发展的重要资源，无论其类型和数量，均需得到有效管理的要求，最终导致大量档案资料丢失，严重影响机构的运作与发展。

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水利档案管理工作及改进措施

作者：唐灵辉

来源：《卷宗》2018年第21期

摘 要：水利档案管理工作为水利单位管理工作的一部分，是提高水利工作质量和工作效率的必要条件，是维护水利事业发展历史真实面貌的一项重要工作。但在水利基层单位档案管理工作中存在些问题，为进一步提高基层单位档案管理工作水平，必须加强组织领导，提高思想认识。加强资金投入，配齐设备设施，设立专职人员，提高综合素质，开发档案资源，扩大利用效率。本文将结合飞来峡水利工程管理办法来提出档案管理工作的改进措施

关键词：水利档案；现代化管理；改进措施

水利档案主要就是指水利工程在进行建设的过正中，所涉及到的活动，其主要包括了水利工程前的设计阶段，施工阶段以及竣工验收等诸多内容，水利档案本身具有诸多特点，比如原始性、真实性以及可靠性。

1 水利档案工作的重要性

档案室指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，具有原始记录性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性等特点。“兰台”一词一般用来泛指档案保管机构和档案工作，有时候也做档案的代名词，而档案工作者常常被称为“兰台人”。

水利档案的作用是凭证和参考，表现为：机关工作的考查凭据，生产建设的参考依据，科学研究的可靠资料，宣传教育、文化建设的生动素材，维护合法权益的法律证据。胡锦涛总书记对档案工作给予了充分肯定，明确提出“档案事业适当和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。水利档案管理工作已经成为水利单位管理工作的一部分，是提高水利工作质量和工作效率的必要条件，是维护水利事业发展历史真实面貌的意向重要工作。科学规范的管理水利档案，已成为衡量一个水利单位管理水平的重要尺度。

2 我国水利档案管理现状及存在的问题