公司接待参观流程

1 前 言

[适用范围]：公司各部门

[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。

xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)

1、接待来访前期确认工作

1.1、来访时间及宾客信息确认

1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。

1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。

1.1.3需要确认接待的地点。

1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）

1.1.5需要了解客户公司经营性质。

1.2、接待活动主题以及来访情况确认

1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。

1.2.2客户预期谈判的内容。

1.2.3明确此次来访带来的深远影响。

1.2.4根据上述确认此行活动的主题。

1.3、来访安排

1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。

1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。

1.3.3会议安排

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。

1.4、资料稿件准备确认

1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。

1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。

1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。

1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。

1.5、成立接待小组（详情参见附件二）

根据每次接待情况的不同，组建接待小组。

1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。

1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。

1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。 2 1.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）

2、接待来访前期准备工作

2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）

根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。

2.2、制定参观路线

2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。

2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。

2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。

2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。

2.3、公司整体布置（详情参见附表二）

2.3.1外部：

①欢迎横幅

②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）

③花篮/植物绿化

④KT版签名墙

⑤红地毯

（以上信息可以根据每次具体来访而定）

2.3.2内部：

①红地毯（按照参观区域布置红毯）

②植物/花盆装饰

③果盘/茶水/咖啡

2.3.3特殊：

①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。

②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。

③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。

（以上信息可以根据每次具体情况而定）

2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）

根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：

①接待小组提出一定诉求；

②行政部门制作预算报价呈批；

③行政部获批后进行采购；

④根据要求进行布置/装饰。

*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）

*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）

*特殊用品（机器设备等）

2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）

统一要求全体员工职业装接待。

2.6、人员安排（详情参见附表二）

2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）

2.6.2各环节负责人

2.6.3礼仪人员 3 2.6.4其他人员

3、接待来访当日具体工作

3.1、车辆待命

根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。

3.1.1车辆等级：

①一级——高级接待

*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。

*高级轿车（奔驰、宝马等）。

②二级——中级接待

*中级商务车（别克商务、日产商务等）。

*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。

③三级——普通接待

*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。

*普通轿车/打车。

3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。

3.2、设备调试

产品设备调试：

①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。

②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。

③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。

3.3、工作人员到位

①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。

②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。

③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。

3.4、领导会晤

①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。

②会晤期间，所有接待人员待命。

3.5、结束送行

①根据身份确定规格而定。

（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）

②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。

4、接待来访后期总结工作

4.1、电话回访、后期跟进

接待小组/具体项目组执行：

4.1.1接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。

4.1.2对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。

4.2、总结会议

4.2.1接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。

4.2.2总结并记录此次接待活动的利弊。

4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。 4 4.3、总结整理资料留档

4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。

4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。

5、特别注意事项（详情参见附件三）

6、保密原则特别申明

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

【结束语】

兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。

5 附件一 xxx客户来访接待流程图

注：1、 为接待部门执行， 为接待小组执行。

2、 为需要才执行的流程， 为必须执行的流程 了解来访单位、领队、人数、目的、时间 接收来宾信息

成立接待小组 实施接待前的准备

送客人返程 酒店住宿 就餐 参观工厂 办公楼门前迎宾

会议中接待服务 接待前会议准备 了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等

安排会议室 申请部门填写新客户来访接待通知单

会议室整理 欢迎横幅

参加人员通知

打开空调或灯投影仪调试

茶水等准备

斟茶倒水服务

会议结束收拾

交接预订票务 接待部门领取参观牌 接待部门或有关领导

接待部门和有关领导陪同

送往酒店协助办理登记 驾驶员准时接送

送客人到机场车宾客接送

会谈结束送宾客 预订酒店

预定返程票

按领导安排订餐 6 附件二

xxx客户来访接待人员职责说明

一、接待接口人

1、处理接待信息

一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。

2、确定接待负责人

根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。

3、归档保存接待记录

接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。

每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。

4、资料维护

负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。

二、接待助理人

1、进行接待安排

①制定详细接待计划。

②确定来访的议题及来访时间、地点。

③明确双方与会人数、人员姓名、职位。

④作好接待日程安排及议程安排。

⑤与接待负责人确认此接待计划。

⑥礼品资料准备。

⑦会议准备。

⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。

2、接待工作记录/意见反馈

①填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。

②接待后组织会议，收集意见。

三、接待负责人

实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。