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物业管理公司档案管理制度-范本物业管理公司档案管理制度一、总则为规范物业管理公司档案管理工作，提高档案质量和效率，确保资料的完整、准确及安全性，特制定本制度。
二、档案的收集、整理和归档1.档案的收集和整理（1）建立档案收集的责任制，明确各部门档案的分类和负责人。
（2）对于收集归档文书及资料，要按照规定将其标注号、名称、日期等重要信息。
（3）对于已经归档的文书及资料，要定期检查其完整性和可读性，及时归档未归档的资料。
2.档案的归档（1）档案的归档应按照文件的机密性及重要性采取严格的保密措施。
（2）对于各种文件形式的归档，如文件、合同等与常规文书的归档，要分别分类、分别放置、分别编号。
（3）对于各种档案的存档时间，要根据规定进行分类，包括长期档案和短期档案，设定存档期限。
（4）在档案归档的过程中，应注重文档的质量，确保资料的可读性和完整性。
三、档案借阅及使用1.档案借阅的原则（1）依法依规进行借阅，明确借阅对象的身份及档案的内容，规范档案借阅的行为。
（2）档案借阅人员应当是该档案所涉及的事物的工作人员，提出书面申请，并加盖公司印章，经授权之后才能进行借阅。
（3）对于保密性较高的重要的档案要采取保密措施，并事先通知当事人，经过审批方可进行档案的借阅。
2.档案使用（1）在档案使用过程中，必须密切注意档案的安全，如发现档案缺页或出现错误时，必须及时予以补全或纠正。
（2）档案记录的修改应当在经过审批后，才能进行。
（3）对于出现异常记录现象时，应及时花时间进行说明。
四、档案的转移档案的转移，是指管理档案资料的过程中，由于需要更好的管理、保存、借阅，而对档案进行适当的转移，使资料的保存更为安全、使用更为方便。
档案转移的原则：（1）档案的转移必须经过公司领导的批准。
（2）对于要转移的档案资料，必须进行清晰的分析、规划，严格按照计划进行转移工作。
（3）对于重要的档案资料应进行加密，确保档案的保密性。
（4）在转移过程中应有专人跟进档案的运输、归档等工作。
第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业范围内所有物业档案的管理工作。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料齐全、完整，不得遗失、损坏。
2. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止档案资料被盗、丢失、泄密。
3. 真实性原则：确保档案资料真实、准确，不得伪造、篡改。
4. 利用性原则：确保档案资料便于查询、利用，提高档案资料的使用效率。
第二章档案管理范围第四条物业档案管理范围包括：1. 工程档案：包括工程图纸、施工记录、验收报告、设备设施清单等；2. 业主档案：包括业主基本信息、入住登记、物业维修记录、装修申请等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、维修基金使用记录等；4. 文件档案：包括物业管理规章制度、通知、会议纪要、合同等；5. 管理资料：包括绿化管理资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录等。
第三章档案管理制度第五条档案资料的收集与整理：1. 档案资料收集应遵循真实性、完整性原则，确保档案资料齐全、准确；2. 档案资料收集后，应及时整理、分类，编制目录，建立档案档案。
第六条档案资料的保管与维护：1. 档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案室，防止档案资料受潮、霉变、虫蛀；2. 档案资料应定期进行保养、修复，确保档案资料完好；3. 档案资料借阅、复印需经主管领导批准，并办理借阅手续。
第七条档案资料的归档与移交：1. 档案资料应按照档案目录进行归档，确保档案资料有序、完整；2. 档案资料归档后，应及时向主管领导汇报，并办理移交手续。
第八条档案资料的保密与安全：1. 档案资料涉及业主隐私的，应严格保密，未经业主同意不得对外公开；2. 档案资料保管人员应加强安全意识，确保档案资料安全。
第四章档案管理人员职责第九条档案管理人员应具备以下职责：1. 负责档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 严格执行档案管理制度，确保档案资料的安全、完整；3. 定期对档案资料进行清理、检查，发现问题及时上报；4. 配合相关部门开展档案资料的查询、利用工作。
档案管理手册前言档案是历史的真实记录，是企业发展过程的见证。
为确保公司档案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于企业的改革与发展，现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司未来发展，编制了《档案管理手册》（以下简称“《手册》”）。
《手册》由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和“档案管理制度”三部分组成，其中“档案管理制度”包括“文件归档管理制度”、“公司档案日常保管制度”、“会计档案管理制度”、“声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理制度”。
三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等，直接指导公司档案工作的实践。
《手册》中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。
《手册》中所称“所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所《手册》适用于公司总部及各所属单位。
所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。
二〇一二年二月目录第一部分档案机构设置与职责第一章总则第一条公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式，按照“统一领导、分级管理”的原则，积极搭建档案管理体系，形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。
第二章档案机构设置及岗位管理职责第二条档案管理机构设置（一）公司总经理是档案管理的最终领导人；公司行政管理部为执行机构，主要负责公司档案的管理，并对所属各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
（二）档案室是集中保管公司档案的馆藏机构，是公司所有档案的最终保管地。
公司总部和所属各单位必须配置档案室，部门配置专用档案柜。
（三）公司配置公司级档案管理员，同时兼任公司总部单位档案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位配置单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。
各部门按需求配备部门级档案管理员，自行保管档案的部门必须配有部门档案员，负责部门档案管理工作。
物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用1、档案资料的收集：（1）设立档案资专柜，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理；（2）资料的收集，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。
信息资料分为外来资料和内部资料：保洁服务管理、人事资料及财务资料等档案资料；（3）人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证件档案；财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账目档案。
（4）资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。
整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源、内容，表现形式的特点，做到条理清晰、分类合理。
二、资料的归档管理1、归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存；根据实际需要资料归档由管理人员保存，如：照片、文件等档案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用；2、档案的借阅和借出都有严格规定，必须具备资格的人员经登记后方可借阅、借出；归还时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任，档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失；3、档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。
三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有资料随时可以查阅调用，便于工作的监察和检查。
四、人员档案合同规定在物业服务期间，人员入职、离职档案要及时、完善、齐全，其中员工档案合同、社保缴费证明等档案，在人员更换时要及时向甲方备案。
五、项目档案管理目录示范文本。
物业档案室管理制度物业档案室管理制度1档案室管理规定一、归档制度1、归档范围公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等料子。
2、归档要求归档文件应原件（特别情况下可用复印件替换）,要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清楚。
3、归档时间:输完毕后,应立刻归档。
4、归档份数:各类文件料子一般归档一式一份。
5、文件料子的归档,必需办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点料子,移交双方签字后,各存一份,以备查考。
二、保管制度1、归档的`文件料子,应保持文件料子之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。
2、存放档案要有专用柜架。
档案上架时,应依照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。
4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14～24摄氏度,相对湿度保持45～60%的规定范围内。
6、档案的移出、外借必需履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。
归还档案应放原处。
7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批判、罚款、直至辞退处理。
三、档案借阅、复印程序提出申请——>有关领导批准——>档案室办理手续——>使用档案——>归还档案室具体要求:1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续；2、要爱惜档案,：不得丢失；3、借阅、复印人不得将档案随便拆散、涂改、抽调、剪裁档案；4、借阅、复印人不得将档案随便传看,携带外出（除工作外）,以防丢失、泄密；5、办理完毕,应立刻归还,如有过错,应追究当事人责任；6、调离本公司的员工,必需将所借档案料子还清后,方可办理调离手续。
物业档案室管理制度2一、总则1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。
物业档案管理手册培训一、背景介绍物业档案管理是管理物业资产、服务的重要手段和基础，是物业公司进行业务运营、管理和监督的基础性工作。
因此，合理规划和管理物业档案，对于物业公司的运营和管理具有非常重要的意义。
本文将介绍物业档案管理的相关知识和技能，以帮助物业公司员工更好地管理物业档案。
二、物业档案管理的定义物业档案管理是指通过规范、系统地策划、建设、维护、利用、审批、储存、借阅、鉴定、处置和保密物业档案的活动，保证物业档案的完整性、真实性、可靠性、持续性和安全性。
三、物业档案管理手册物业档案管理手册是物业公司开展物业档案管理的重要规范性文件和工具。
它可以帮助物业公司制定规范化、标准化的档案管理制度和流程，并指导员工正确、高效地执行和运用管理制度和流程。
因此，制定和使用物业档案管理手册是物业公司进行有效档案管理的重要保证。
1. 物业档案管理手册的制作要点（1）本着“标准化、规范化、实用化”原则，根据实际情况，制定适合本公司的物业档案管理手册。
（2）制定管理手册时，应根据不同的档案种类、性质、用途、流程制定不同的管理规范和流程。
（3）管理手册要突出实用性，应注重运用情景式案例和操作步骤，方便员工学习和掌握。
2. 物业档案管理手册的主要内容（1）档案管理制度：包括档案管理的法律法规、政策要求、制度规范、安全保密规定等。
（2）档案建设规划：包括公司档案建设的目标、任务、计划、资源和技术保障等，以及各阶段建设的具体措施和要求。
（3）档案管理流程：包括档案的登记、收集、归档、储存、检索、传递、处置和销毁等环节的规定和流程。
（4）档案利用和服务：包括档案的阅览、查阅、借阅、复制和交流等服务内容和规定。
（5）档案安全和保密：包括档案安全保护和保密管理的措施、要求和责任等。
四、物业档案管理培训让员工掌握物业档案管理技能，提高其档案管理水平是保证物业档案管理质量的重要保证。
物业档案管理培训应根据员工岗位特点和实际需求，针对性地开展。
物业企业档案管理制度一、制度目的本制度旨在规范物业企业档案的管理工作，确保档案的完整、准确和安全，提升物业企业的管理水平和法律合规性。
二、适用范围本制度适用于物业企业所有部门、员工以及与物业企业合作的外部合作方。
三、管理标准1.档案分类管理1.1 档案应按照文件类型、年代、部门等进行分类，制定档案分类目录，并定期进行更新和完善。
1.2 档案必须按照相关法规和规定的保管期限进行分类管理，及时对已到期的档案进行整理和处理。
1.3 物业企业应建立档案管理人员的责任制，明确责任人对档案进行分类、整理和存储的职责，确保档案的准确性和完整性。
2.档案存储和保管2.1 物业企业应为档案设立专门的存储空间，保证存放档案的安全和整洁。
2.2 档案应采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全性和机密性。
2.3 物业企业应建立档案借阅制度，规定档案的借阅流程和条件，严格控制档案的使用权限，防止非授权人员访问和复制档案。
2.4 物业企业应制定档案迁移和销毁的规定，并遵守相关法规和规定进行操作，确保档案的合规处理。
3.档案整理和归档3.1 档案应按照一定的标准和要求进行整理和归档，确保档案的组织性和易查性。
3.2 档案应编制目录和索引，以便快速查找和检索档案。
3.3 档案应采用统一的编号和命名规则，确保档案的识别和辨识。
4.档案安全和保密4.1 物业企业应建立档案安全管理制度，并对档案管理人员进行相关培训，提高其保密意识。
4.2 档案室应设立访问控制装置，限制非授权人员的进入。
4.3 档案室应定期进行安全检查，确保档案的安全性和机密性。
4.4 物业企业应制定档案的保密标准和措施，严禁擅自复制、外借或泄露档案内容。
四、考核标准1.档案管理制度的执行情况1.1 档案分类管理制度的执行情况。
1.2 档案存储和保管制度的执行情况。
1.3 档案整理和归档制度的执行情况。
1.4 档案安全和保密制度的执行情况。
2.档案管理效率和准确性2.1 档案借阅制度的执行情况和效率。
泛海物业档案管理手册1档案管理手册前言档案是历史的真实记录, 是企业发展过程的见证。
为确保公司档案资源的真实、完整、有效, 使档案资源更好地服务于企业的改革与发展, 现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规和制度, 坚持系统性、实用性、可操作性原则, 针对公司档案工作现状, 着眼于公司未来发展, 编制了《档案管理手册》( 以下简称”《手册》”) 。
《手册》由”机构设置与职责”、”档案分类方案”和”档案管理制度”三部分组成, 其中”档案管理制度”包括”文件归档管理制度”、”公司档案日常保管制度”、”会计档案管理制度”、”声像档案管理制度”、”信用档案管理制度”和”电子档案管理制度”。
三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等, 直接指导公司档案工作的实践。
《手册》中所称”公司”指泛海物业管理有限公司。
《手册》中所称”所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所《手册》适用于公司总部及各所属单位。
所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。
二〇一二年二月目录第一部分档案机构设置与职责............................ 错误!未定义书签。
第二部分档案分类方案 ........................................ 错误!未定义书签。
第三部分档案管理制度 ........................................ 错误!未定义书签。
文件归档管理制度 .............................................. 错误!未定义书签。
公司档案日常保管制度 ...................................... 错误!未定义书签。
会计档案管理制度 (40)声像档案管理制度 (48)信用档案管理制度 (53)电子档案管理制度 (57)第一部分档案机构设置与职责第一章总则第一条公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式, 按照”统一领导、分级管理”的原则, 积极搭建档案管理体系, 形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。
档案管理手册前言档案是历史的真实记录，是企业发展过程的见证。
为确保公司档案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于企业的改革与发展，现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司未来发展，编制了《档案管理手册》（以下简称“《手册》”）。
《手册》由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和“档案管理制度”三部分组成，其中“档案管理制度”包括“文件归档管理制度”、“公司档案日常保管制度”、“会计档案管理制度”、“声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理制度”。
三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等，直接指导公司档案工作的实践。
《手册》中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。
《手册》中所称“所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所《手册》适用于公司总部及各所属单位。
所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。
二〇一二年二月目录第一部分档案机构设置与职责 (1)第二部分档案分类方案 (4)第三部分档案管理制度 (23)文件归档管理制度 (23)公司档案日常保管制度 (35)会计档案管理制度 (40)声像档案管理制度 (48)信用档案管理制度 (53)电子档案管理制度 (57)第一部分档案机构设置与职责第一章总则第一条公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式，按照“统一领导、分级管理”的原则，积极搭建档案管理体系，形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。
第二章档案机构设置及岗位管理职责第二条档案管理机构设置（一）公司总经理是档案管理的最终领导人；公司行政管理部为执行机构，主要负责公司档案的管理，并对所属各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
（二）档案室是集中保管公司档案的馆藏机构，是公司所有档案的最终保管地。
公司总部和所属各单位必须配置档案室，部门配置专用档案柜。
（三）公司配置公司级档案管理员，同时兼任公司总部单位档案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位配置单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。
各部门按需求配备部门级档案管理员，自行保管档案的部门必须配有部门档案员，负责部门档案管理工作。
（三）所属各单位档案的管理分为三个阶段。
第一阶段：由部门档案员保管，在项目发生、档案产生时，第一时间交部门档案员保管，将档案进行初步整理，确保第一时间产生的档案不流失。
第二阶段：由公司档案员在本单位保管，各部门、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交档案室。
第三阶段：定期向公司行政管理部移交（具体条款见《公司档案日常保管制度》第五章《档案的移交》）。
第三条公司及所属各单位档案员职责（一）认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。
制定档案的工作计划，进行工作总结，并对总部各部门、所属各单位档案管理工作进行指导、监督、检查。
（二）负责对所在单位各部门各类档案的接收、分类、编制检索工具，进行科学的系统管理，有权拒绝接受不符合归档要求的档案，有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。
（三）对档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。
所属各单位档案员每月对单位档案进行自查，将具体情况以文字形式上报公司行政管理部；公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检，对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。
（四）对重要档案进行整理立卷。
（五）按照集团要求，建立统一格式的公司档案台帐，规范全公司档案台账系统，所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公司行政管理部备案。
（六）公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管理工作，做好整体档案的衔接。
（七）提供档案利用服务，并对档案室资源进行开发利用，编写大事记与专题，更好的发挥档案价值，体现公司历程与风采。
（八）对档案室馆藏进行补充和完善，如设置分类表、增加新项目、修订目录等。
（九）积极开展档案知识宣传工作，增强全体人员的档案意识。
对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。
（十）组织部门档案员进行业务学习和业务培训。
（十一）树立和加强保密观念，做好文件、资料，档案的保密、保管工作。
第四条公司各部门、所属各单位部门档案员职责（一）部门档案员负责本部门的档案工作，承担本部门文件、资料、图纸和实物档案的形成、积累、保管、整理、立卷归档工作，工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员移交，保证归档文件材料完整、准确、系统。
（二）根据部门不同各类文件形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。
（三）主动接受单位档案员的业务指导和监督检查，并按规定时间向公司档案员移交。
归档案卷要做到：组卷合理，编码页号准确，目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
（四）财务部门、人力部门的档案员负责该专项档案的管理工作。
（五）人事部门档案员负责人事档案的收转，及时将收集的人事档案材料转递至员工档案存放地。
（六）积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》，注意文件材料的安全和保密工作。
第二部分档案分类方案第一章档案分类原则第一条档案分类原则是以公司全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既能满足档案分类管理的需求，又可适应今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。
第二条为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。
二级及以下类目可根据实际自行调整。
第二章类目的设置及标识符号第三条根据管理职能及公司档案的实际情况，本公司档案分类设置六个一级类目。
即：党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类、物业管理类、会计档案类。
有些档案难以归入以下大类的，可根据实际需要增设一级类目。
第四条类号：类号是指类目的标识符号。
用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
类目的级位表示上下位的隶属关系。
党群工作类 --------------------A行政人事管理类 ----------------B4经营管理类 --------------------C品质管理类 --------------------D物业管理类---------------------E会计档案类---------------------F第五条分类二级及二级以下类目采用阿拉伯数字数字标识，并采用八分法编号，即从1.2...8，八位数字表示前八个类目，第九类目则在9的后面扩展，第九类目用91，第十类目用92…依此类推，直至第十六类目用98结束。
第三章档案的分类方法及编号排列第六条编号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，档号不得重复。
档案的编号一般编写在案卷封面和脊背上，在编号时，英文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。
阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“．”隔离开，分类号与时间、案卷号中间用间隔号“-”隔离开。
第七条党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类分别按“专题—年度”进行分类，一个年度一个案卷流水号。
第八条为了保持项目的完整性，根据物业管理的特点，特规定将基础管理类、房屋管理及维修养护类、共用设施设备管理类、保安、消防车辆管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、精神文明建设类、管理效益类作为物业管理类的二级类目。
物业管理类的三级类目按物5业管理项目设置。
第九条会计档案类的二级类目按文件形式（名称）设置。
按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度/月份顺序排列。
第十条声像档案、信用档案及电子档案等其他非纸质形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征在区分载体形式的前提下，同纸质档案对应分类编号，按类别顺序排架。
考虑其载体形式和保管要求不同，应分柜保管。
声像档案、信用档案、电子档案采用按类别区分代号的大流水编号，按类别分别排架的方法，声像档案的代号为“S”，信用档案的代号为“X”，电子档案的代号为“D”。
第十一条档号示意：一、公司总部档号示意：例： F01-2011.01-04第四卷2011年1月一级类目（会计档案）二级类目(会计凭证)6二、分公司档号示意：例：民生金融中心行政部2011年1月第四卷档号如下MS-B01.02-2011.01-04第四卷2011年1月一级类目（行政类）二级（公司来文）单位代码第十二条案卷排架（一）党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类，分别按大类、年度、专题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排。
（二）物业管理类按大类、年度、项目（一个项目、一个年度、一个专题）排架。
对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位的方式保持项目档案的完整、系统。
（三）会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其他分别进行排架。
第四章档案分类、归档范围与保管期限表78第三部分档案管理制度文件归档管理制度第一章总则第一条为做好文件资料的立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，根据《中华人民共和国档案法》，结合我公司的实际情况，特制定本制度。
第二条归档的文书档案按年度和组织机构分类，并整理立卷；各部门或所属公司在各项工作、活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件资料立卷归档要求分别立卷归档。
第三条单位档案员负责归档文件整理工作的指导、检查；各部门负责归档文件的整理和归档。
第四条各所属单位要建立健全归卷制度。
对处理完毕或者领导批存的文件材料，由本部门、所属单位档案员及时收集、归档。
第二章归档范围及保管期限第五条文件材料的归档范围及保管期限按照《档案分类、归档范围与保管期限表》执行。
第六条文件材料的保管期限分为永久、长期(16－50年左右)和短期(3-5年)三种。
（一）凡是记述和反映各单位主要职能活动和基本历史面貌的，对各单位工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。
（二）凡是反映各单位一般活动的，在相当长时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
（三）凡是在较短时期内各单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
第七条文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属年度，物业管理类材料应从归档以后(如一个项目分批归档，则从最后一批档后)的下一年一月一日算起。
第三章归档立卷第八条归档文件立卷即将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。
第九条归档文件中以下文件不应当列入公司归档范围：（一）本单位产生的不归档文件材料1、任免、奖惩非本公司人员的文件；2、普发供参阅，不办的文件材料；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性、临时性文件；5、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿(公司总经理及以上级别领导的亲笔修改稿和最后定稿除外)；6、各单位内各部门相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；7、各部门收集供参考的文件材料。
