学校档案管理方案

学校档案管理方案

学校档案管理

档案是学校工作和教育教课活动的真切记录和历史反应，学校各部门在教育

教课及其余各项工作中形成的各种档案，应由学校档案室集中一致管理。增强学

校档案的科学管理，逐渐实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。

学校档案室是学校的内设机构，由学校行政校长分管，平时工

作由校长办公室、教务处详细领导。档案室负责一致管理全校的党群类、行政类、

教育教课类、基建类、声象类、设备类、荣誉实物类的所有档案。

一、学校档案室的基本任务

1、联合学校实质，成立健全学校档案管理制度和各种资料实时归档制度。

2、实时采集、整理、保留和统计学校的所有档案，编制检索工具，供给校

内网上查寻，并踊跃供给档案利用，为学校管理和教育教课等各项工作服务。

3、负责对全校各处室的档案采集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、

监察、检查，并归入学校正各处室查核检查的内容。

4、保护档案的完好与安全。

二、档案室立卷归档范围、原则和注意事项

1．所有学校档案一定集中一致管理，保证真切、完好、正确、系统和

安全。学校各处室要踊跃负责本处室档案资料的采集、累积、归类、整理、上交

工作，保证归档文件资料采集完齐整全，并准时移交到学校档案室。任何单位和

个人不得把档案资料据为己有。如一项工作、一次活动由几个处室联合组织的，

波及多个部门的，文件资料由牵头主办的处室负责归档，其余处室辅助供给有关

资料。

2．严格履行文件、资料的形成单位及教科研课题组立卷归档制度，

坚持做到“三归入”、“四同步”：马上立卷归档工作归入学校及各处室、各部

门、课题组的工作计划和规划，归入管理制度，归入有关人员的工作职责范围；

在部署、检查、总结、查核各项工作的同时，部署、检查、总结、查核档案工作。

3．任何单位和个人不得保留已办理完成的文件、资料，不得私自销

毁文件、资料。如确需要销毁的文件、资料要由档案室登记造册，经校长赞同后

专人监销。干部、员工在调换走开原工作岗位时，要完全清理文件、资料，实时

办理文档资料的交接手续。

4 、凡是反应本校重要工作与活动，拥有考察利用价值的文字、声像制品、

图片等资料均属归档范围。凡属归档的各样文字资料，一定要求笔迹、图象清楚、

书写工整，所有会议记录和文字资料均严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。

立卷单位应负责将资料采集齐备，核瞄正确，按文件的自然形成规律，系统整理，

并在封面上填写档案名称，编写卷内目录。依据档案的保留价值和档案保留限期

的规定，正确区分保留限期。凡反应学校重要活动和基本历史相貌，有长久利用

价值的档案，列为永远保留；凡是反应学校一般工作活动，在较长时间内有参照

利用价值的文件，列为长久保留；凡是在短时间内对本校有参照利用价值的，列

为短期保留。

5、文件类的归档资料推行以件为单位归档。校内发文要附文件正

本、稿本、发文单、附件等。稿本及发文单均不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、 学校档案管理方案

红墨水，发文单上一定在签发栏内由领导署名，正文上的公章应盖在发文单位和

日期处。学校档案管理方案

6、请示类文件要附有关批复资料。上司来文需要办理并上报有关

资料的，要求将上报的有关资料附上。各处室如报表、名册、学生素质报告存根、

图册等已装订并切合装订要求的资料，以册（本）为单位移交档案室。

7、德育、师德教育活动、教课、科研、基建、校内小报、设备、

学校撤并校舍置换、教育现代化查收资料等专题性的归档资料 , 仍以卷为单位进

行整理、立卷，需装订的模卷资料归档部门要装订后方可移交。

8、立卷归档的资料一定是原件，复印件不得归档。凡不切合档案

归档要求的文件资料 , 一定按要求进行整理后方可移交。移交的文件资料要求字 迹清楚、用纸规范（ A4纸）。

9、归档资料一定完好，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检

查，不要缺项、漏项 , 不要把属于一个内容的档案资料人为地切割开或遗漏。

10、移交的归档资料左侧装订处要预留 25mm左右的装订线。

11、移交档案时，交接两方应该面检查，按立卷归档要求进行查收 ,

不切合要求的要退回归档部门返工，直至查收合格后方可办理移交锋续。移交档

案资料时应填写档案移交清单，清单调式二份 , 经交接两方署名后各留一份备查。

12、档案室应牢固安全，安装防盗门窗、窗帘，有条件可装备空调、

电脑。

13、应绘制档案柜模卷寄存表示图。

14、借阅档案，一定填写“借阅档案审批表”，经领导赞同署名后，

方可借阅，借阅人不得私自拆卷抽取、摄影、复制卷内文字资料，借阅人不得泄

密、丢失、涂改、污损，更不得私自转借给别人，违犯规定者，按有关规定予以

严肃办理。

15、按期组织人员对档案保留状况进行全面检查，作好记录，发现

问题实时向分管领导报告。

三、规范分类，实时整理归档建档

所有档案要实时整理，规范分类，登记归档。档案类目和基本范围：

（一）党群类

1、学校党组织的计划、总结、文件、批复等资料；

2、党员大会、支委会、民主生活会会议记录；改选、补充委员报

告、批复；

3、党员名册、年报表、发展党员和转正资料；组织建设、党员教

育、宣传、主题活动、纪检等方面的资料；

4、工会、共青团、少先队、学生会召开代表大会、工作会议、组

织活动的全套文件和资料；各群团组织的计划、总结、经验沟通资料、会议记录；

换届大会资料；改选报告和批复；

5、政治思想教育、精神文明建设资料；

6、展开各项专题活动的资料；

7、列席党代会、人代会、政协会的名单；

8、表彰、处罚资料；

9、综合治理、安全建设文件、资料。

（二）行政类

1 、学校年度、学期工作计划、总结、报表；

2 、行政会议记录、教师会记录、政治学习记录、学校召开的各样工 学校档案管理方案

作会议，专业会议资料；学校档案管理方案

3、学校规章制度、岗位职责、赏罚治法、查核检查资料；

4 、上司机关颁发的文件，上司机关召开的需要贯彻履行的会议主要

会议资料；

5 、学校文件、会议资料；教代会资料；

6 、专题报告；学校重要事项的检查、报告和办理状况的报告；

7 、人民代表、政协委员、上司机关领导视察、检查本校工作时的重

要指示、发言、题辞、照片和有特别保留价值的声像资料；

8 、学校的请示与上司机关的批复文件；各处室的请示与学校的批复

文件；

9 、学校及其各处室在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和

活动过程的资料；

10 、学校检查各处室工作，检查研究形成的重要文件资料；

11 、学校的各样统计报表和统计剖析资料（包含计算机盘片等）；

12 、学校领导人在公事活动中形成的重要信函、电话记录，从外机

关带回的与本校有关的未经文书办理登记的文件资料；

13 、本校的历史沿革、大事记、年鉴、反应本校重要活动事件的剪

报、声像资料、荣誉奖状、奖赏证书、有纪念意义和凭据性的实物以及展览照片

等资料；

14 、干部任免、分配、培训、专业技术职务评定、聘用、教员工花

名册、报表、各种领导小组人员名单以及员工的录取、转正、定级、调资、薪资

年报、离职、复职、退休、评残、抚恤、死亡及赏罚等文件资料；

15、本校财富、物质、档案等交接凭据、清单；

16 、本校编印的状况反应、简报、校报及有关刊物的定稿和印本；

编写第一版物的定稿、样本；

17 、学校与有关单位及个人签署的各样合同，协议书等文件资料；

18 、各样普查工作中形成的文字资料；

19 、教师、员工、职员、退休人员名册、劳模、优异教师、先进

班主任、特级教师、学科带头人、骨干教师名册和档案；教员工受表彰登记表；

受处罚人员的检查、状况检查、处罚决定或文件；

19 、死亡人员名册和档案；

21 、会计凭据、会算帐簿和会计报表等会计核算专业资料（详细内

容按会计档案规定）；

22 、特困学生“两免一补”登记表、“助学育苗”工程登记表、学

生助学金发放登记表；

23 、对行政经费民主审察的记录资料；

24 、学校绿化、食堂管理、校产管理的有关资料；

25 、校办厂资料。

（三）教育教课类

1 、学校拟订的各样教课制度、方法、规章、条例；有关教课工作的

各种会议文件、纪要、安排、总结；

2 、学籍管理资料（学籍卡、重生登记表、成绩册）；学籍更改资料

（升级、留级、休学、复学和休学、转学资料）；学生赏罚资料、招生、分派工

作资料（招生计划、招生工作总结、重生名册、毕业生判定、登记表、毕业生总 学校档案管理方案

结资料、毕业班合影照、毕业证书存根）；学生素质报告单存根；学校档案管理方案

3、总课程表和学校教课工作计划、总结；

4 、各教研组计划、总结；教科研计划、总结、活动记录；个人教课

计划、备课、听课、政治业务学习笔录、校本培训记录，教课纲领、各课程学期

讲课计划，教师任课、任职安排；各课程考试题、成绩单，成绩统计表及试卷分

析，教课质量检查资料；教课实习计划、总结；班主任名单；各种比赛成绩和名

次；

5 、本校编制的电化教课录音、录像带等；

6 、有关教课经验的总结，教课方法的研究，教课手段的改良，教课

成效的反应，教课改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料；公然课教

案、评课资料、教课基本功比赛资料、名次；有价值的课程建设的全套资料（教

学计划、教课纲领、教课设计、题库、试卷、习题集、自编讲义、主编、参编、主审、

参审教材、实习计划、实习讲义、实习指导书、教课总结）；

7 、教员工在各样报刊杂志上发布的文章、在各样学术会议上沟通的

文章以及各样研究成就的奖赏文件；各级教育科研课题的成就、结题报告及其审

查判定文件；教员工编译正式第一版的各样学校专著、教材、教课参照资料等；兄

弟学校有参照价值的教课资料；教师发布、获奖的论文和证书；

8 、师资培训计划、查核、总结、教师业务档案等有关资料；

9 、教师学历深造、一般话、现代技术、查核资料；学科带头人、教

学好手、骨干教师、青名师工程培训的资料；

10 、德育工作计划、总结；各样活动的资料、检查评选的资料、先

进班级、三勤学生、优异学生干部登记表、学生赏罚的资料；

11 、本校学生军训、入学教育、国旗下发言、开学典礼、学期结束

会、校会、重要集合等重要资料；

12 、师生参加本校体育、文艺活动和比赛的资料；

13 、本校组队参加各种比赛的运动员名单、成绩；本校最高记录；

14 、体育锻炼标准达标成绩统计表；学生体质、保健、近视统计表。

（四）基本建设类

1、有关本校地区变化、布局调整、解决地界、征用土地等文件材

料或会议纪要、各样文件和证书、图纸（含平面图、红线图、赞同书、契约、合

同、房产证、土地证、事业单位代码证等）；

2 、本校的土木建筑（含教课用房、生活用房、库房等）及抗震加固

工程形成的技术文件资料；

3 、校舍平面图和有关文件；

4 、基建项目报批资料、审批文件、施工图纸、工程估算、决算、审

计、完工查收资料；

5 、消防、卫生、水电设备的图纸、判定、检查的资料。

（五）声象类

录音带、录象带、照片、计算机磁盘等。

（六）设备类

1 、各样大、中型物件、用具、设备、动力机械、电子仪表、仪器、

微机、语音设备、各样车辆、文印设备等；各种图纸、照片、计算书、说明书、