学校档案管理办法

中华人民共和国教育部令第27号

《高等学校档案管理办法》

根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。

教育部部长 周 济

国家档案局局长 杨冬权

二○○八年八月二十日

高等学校档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是： (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

(一)建校历史在50年以上；

(二)全日制在校生规模在1万人以上；

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

学校处分档案管理办法

一、背景介绍

学校作为培养未来人才的主要场所，必须建立一套科学、有效的处分档案管理办法。处分档案是记录学生违纪行为和相应处分情况的重要文件，对学校管理和学生培养起到了重要的指导作用。本文将从多个角度探讨学校处分档案的管理办法，旨在提升学校管理水平，保证学生的健康成长。

二、档案的分类和保存

1. 违纪类型分类：将学生违纪行为按严重程度分为轻微违纪、一般违纪和严重违纪三个等级，并在档案中明确标注。

2. 档案的保存期限：根据不同违纪行为的严重程度和影响时间进行分类，设置不同的保存期限。例如，轻微违纪的档案保存期限为一学期，而严重违纪的档案则应保存至学生毕业离校。

三、档案的创建和更新

1. 违纪行为记录：每个学生的违纪行为都应有明确的记录，包括事件经过、证据材料等，确保信息的准确性和完整性。

2. 处分信息更新：对于已有处分的学生，应及时更新档案内容，并将新处分情况及时加入档案中。这有助于形成完整的违纪历史记录。

四、档案的保密和权益保护

1. 保密措施：学校应建立起一套相对独立的处分档案管理制度，确保档案的保密性。只有需要的学校工作人员可以查阅，禁止随意泄露学生的处分信息。

2. 权益保护：学生及其家长有权了解和查询自己的档案内容，如发现错误或有异议，可以提出申诉，并及时更正。 五、处分档案的利用

1. 学生管理参考：处分档案可以为学校的学生管理工作提供有力的参考，有助于制定相应的教育措施和预防措施，对提高学生行为习惯和道德素质起到重要作用。

2. 制定教育政策：通过对处分档案的分析和研究，可以有效指导学校制定相应的教育政策，提高学校管理水平和教育质量。

六、档案管理的技术支持

1. 数据化管理：学校可以借助电子设备和管理软件，将处分档案的管理方式纳入信息化系统，提高管理效率和准确性。

2. 数据分析应用：通过数据分析工具，学校可以更好地利用处分档案数据，深入了解学生违纪行为的规律和趋势，为学生管理和教育改革提供科学依据。

学校档案管理制度

一、立卷归档制度

1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。

2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。

3、归档文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。

二、档案借阅制度

1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。

2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果

3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。

4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。

5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。

6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。

三、档案保密制度

1、严守有关保密守则。 2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。

3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。

4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。

四、档案室管理制度

为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：

1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。

诸城经济开发区诸冯学校

学校档案工作实施办法

第一章 总则

第一条 为了加强学校档案工作的业务建设，不断提高档案工作科学化、规范化、现代化管理水平，更好地为学校教育教学工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市中小学校档案管理暂行办法》的规定，结合本校实际情况，制定本办法。

第二条 档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。

第三条 坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。

第二章 档案工作体制、机构和干部配备

第四条 各科室必须依照档案法律、法规规定参与档案工作、配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。

第五条 校长办公室负责本单位档案室工作。 第六条 各科室的档案工作受校长办公室领导，并有一名组室负责同志分管，与学校档案室建立档案工作网络。

第七条 档案人员要认真学习档案业务和专业知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。

第八条 档案管理人员要相对稳定。档案干部调离前应办理交接手续。

第三章 档案工作的任务

第九条 负责管理学校日常活动中所产生的全部档案，为本单位各项工作服务。并对各处室和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案的完整与准确。

第十条 根据提供利用的实际情况需要，编制各种适用的检索工具，开展档案编研工作，大力开发档案信息资源。

第四章 文件材料的立卷与归档

第十三条 建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由相关科室进行收集、整理并交与档案室立卷归档。

第十四条 档案室对归档的案卷应进行检查、对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。

第十五条 各处室的档案应在规定期限内向档案室移交归档。交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。