收发文件管理制度

收发文件管理制度收发文件管理制度（精选20篇）在现在的社会生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。

拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编精心整理的收发文件管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

收发文件管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。

其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。

签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

一、总则为加强公司公文文件的管理，确保公文文件的及时、准确、安全传递，提高公文处理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有公文文件的收发、传递、登记、存档等工作。

三、公文分类1. 通用公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。

2. 专用公文：包括合同、协议、招投标文件、工程设计文件等。

四、公文收发流程1. 收文（1）收文人员应按时到指定地点领取公文，并做好领取登记。

（2）收文后，应及时检查公文是否齐全、完整，如有缺页、破损等情况，应及时报告相关部门。

（3）对收到的公文进行分类，分别登记在收文登记簿上。

（4）对紧急公文，应立即呈报领导审批，并按领导批示办理。

2. 发文（1）发文部门应将拟发的公文提交至办公室审核。

（2）办公室对公文进行审核，确保公文格式、内容符合要求。

（3）审核通过的公文，由办公室负责人签发。

（4）签发后的公文，由办公室统一编号、打印、装订。

（5）发送公文时，应注明收件人、发送日期，并做好发送记录。

五、公文登记1. 收文登记：收文人员应详细记录收文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。

2. 发文登记：办公室应详细记录发文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。

六、公文存档1. 收文档案：收文部门应将收到的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。

2. 发文档案：办公室应将发出的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。

七、监督检查1. 办公室负责对公文收发管理工作进行监督检查，确保公文处理工作规范、高效。

2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关责任。

八、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

特此通知。

【公司名称】【发布日期】。

第一章总则第一条为加强单位收发文管理，提高公文处理效率，确保公文质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的公文收发、传递、登记、归档等各个环节。

第三条收发文管理工作应遵循以下原则：（一）依法行政，确保公文内容合法合规；（二）及时准确，提高公文处理效率；（三）保密安全，确保公文信息安全；（四）规范有序，保持公文处理工作的正常秩序。

第二章收发文流程第四条收文流程：1. 收文登记：收到公文后，由收文员进行登记，包括公文编号、文号、标题、发文单位、收文日期等。

2. 文件分类：根据公文内容，将公文分为阅办件、传阅件、阅知件等，并标注办理时限。

3. 分发处理：将公文分发至相关部门或领导，要求在规定时限内办理完毕。

4. 办理反馈：相关部门或领导在规定时限内完成办理，并及时将办理结果反馈至收文员。

5. 归档整理：将办理完毕的公文进行归档整理，确保归档资料完整、准确。

第五条发文流程：1. 文件起草：根据工作需要，由起草人撰写公文，确保公文内容准确、完整。

2. 核稿会签：起草人将公文提交给相关部门或领导进行核稿，并会签意见。

3. 校对排版：对核稿后的公文进行校对，确保格式规范、文字无误。

4. 领导签发：经领导签发后，由办公室负责人审批。

5. 打印分发：将签发的公文打印、盖章，并按照规定分发至相关部门。

第三章保密与安全第六条收发文管理过程中，必须严格执行国家保密法律法规，确保公文信息安全。

第七条收发文人员应严格遵守保密纪律，不得泄露公文内容，不得将公文带出工作场所。

第八条收发文场所应设置必要的安全措施，确保公文安全。

第四章监督与考核第九条对收发文管理工作进行定期检查，确保公文处理工作规范有序。

第十条对收发文人员的工作绩效进行考核，考核内容包括公文处理效率、保密安全、服务质量等。

第五章附则第十一条本制度由办公室负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。

收发文管理制度_收发文管理制度条例收发文管理制度_收发文管理制度条例为加强收发文管理工作，提高收发文工作效率，应制定规范的收发文管理制度。

下面店铺为大家整理了有关收发文管理制度的范文，希望对大家有帮助。

收发文管理制度篇1一、来文处理1.收文：由综合部定期(一般为每周两次)到公文交换站取文，并指定专人负责统一收文，建立签收登记制度，收文范围：凡市委、市政府的来文(含抄件)以及市委各部门、市直各单位主送我公司的来文。

2.分办：来文应当日登记，当日交综合部经理分办。

下午16时以后登记的来文，次日上午9时以前交综合部经理分办(特急件除外)，综合部经理应根据文件内容按轻重缓急分别作如下处理：(1)特急件取回后应立即分办，然后由综合部公文传递员呈送公司领导阅;(2)一般文件由综合部传递员按内容分送有关领导及部门按顺序阅办。

3.传递：公文传递必须做到及时、准确、安全。

公文传递由综合部专人负责，各部门内勤密切配合，公文传递实行传递签名制度，一般情况下各传阅单位和个人应在收到紧急或重要传递件尽快阅办，一般文件也应在4个小时内阅完，并及时退回综合部公文传递员。

因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。

公文传递时间不得超过5天。

标有密级和涉及公司商业秘密的文件，由综合部经理直接呈送有关的公司领导及部门传阅。

收文单位不得随意借阅、翻印。

阅文者不得随意外传和乱放，逢节假日应将文件交回档案保管员。

4.催办：对领导有批示或交有关部门处理的公文，综合部应定期检查催办，对紧急公文，应及时催办检查，防止漏办或积压延误，并将落实情况及时报告有关领导和部门。

二、发文处理发文程序：部门拟稿→填写发文稿纸→部门负责人签名→综合部经理核稿→公司领导签发→编号→送打字室打印→拟稿人校对→修改后打印→盖章→装订发送→立卷→存档，全过程综合部指定专人负责传送，同时实行签名制，发文原则规定如下：1.发文必须坚持先核稿后签发，凡未经综合部经理核稿，领导原则上不予签发;2.凡是代表公司的对外发文和上报市委、市政府的文件必须由公司主要领导签发，其它文件可由分管领导签发。

公文收发管理制度第一章总则第一条为规范和加强公文的收发管理，提高工作效率，便于信息的传递和沟通，特制订本制度。

第二条本制度适用于本单位的所有公文收发工作。

第三条公文收发工作要强调效率、规范、安全、保密和原始性原则。

第四条公文收发工作应严格遵守国家和地方政府有关公文处理的法律法规、规章制度以及财政、保密等方面的规定。

第五条具体公文收发工作由相关部门负责，负责人应保持公文收发工作的良好秩序。

第二章公文收发管理的基本要求第六条公文收发工作要求公文规范化、标准化、电子化和网络化。

第七条公文收发工作要求线上线下相结合，以满足各类公文的不同接收和发送需求。

第八条公文收发工作要求反馈及时，保持公文交流的畅通。

第九条公文收发工作要求安全可靠，严格保护公文的安全性和保密性。

第十条公文收发工作要求原件存档，保留备查。

第三章公文的收发流程第十一条公文的收发流程应包括拟稿、审核、签发、分发、登记、传输、归档等环节。

第十二条拟稿环节要求规范书写格式，明确公文的发文机关、标题、正文、附件等要素。

第十三条审核环节要求严格审查公文的内容和格式，确保公文的准确性和公文格式的规范性。

第十四条签发环节要求公文签发人对公文内容进行认真核对和签署，并确保签发人的合法性和公文的真实性。

第十五条分发环节要求公文分发给相关部门或个人，并确保分发对象的准确性。

第十六条登记环节要求对公文进行登记，记录公文的收发时间和发文机关。

第十七条传输环节要求通过合法、安全的传输方式将公文发送给相应的接收单位。

第十八条归档环节要求将公文存档，并按照规定的保管期限进行分类、整理、存放和保密。

第四章公文的收发形式第十九条公文的收发形式可以是纸质形式，也可以是电子形式。

第二十条纸质公文要求规范装订，按照发文机关、编号等要求进行归类存放。

第二十一条电子公文要求按照国家规定的电子文档格式进行存储和传输，并保证电子公文的真实性、完整性和可读性。

第二十二条电子公文的传输要求采取安全加密措施，确保公文传输过程中的安全和保密。

收发文件管理制度范文收发文件管理制度一、前言收发文件是公文工作的重要环节，有着重要的法律效力和管理意义。

为了规范收发文件的流程，提高工作效率，保证文件安全和准确，特制定本收发文件管理制度。

二、收发文件的定义收发文件是指机关、单位之间以书面形式进行交流、传达信息、批示、决策等事宜的文件。

包括公文、文件、函件、传真、电子邮件等形式。

三、收发文件的收发原则1. 积极主动原则：在收到文件后，及时通过合适的渠道予以收发。

2. 正确准确原则：保证文件收发的准确和正确，防止错漏。

3. 安全保密原则：保护文件的安全和保密，避免泄密。

4. 便捷高效原则：通过合理的组织和管理，提高收发文件的效率。

四、文件的收发程序1. 发文程序：（1）拟制：制定发文计划，明确发文内容和目的，并由相应的部门负责人审核和签署发文稿。

（2）排版：按照规范的格式要求进行文件排版。

（3）复印、装订：将发文原件复印后装订成册。

（4）发放签发：将发文原件和副本按照发文计划发放给相应的收件单位，并由发文单位负责人签署。

（5）登记备案：将发文的主要内容、发文编号等信息登记备案，以备查询和关联使用。

2. 收文程序：（1）登记签收：收到文件后，将文件登记，并由收文单位负责人签收。

（2）分发传阅：根据文件的内容和需要，将文件分发给相应的部门和人员进行传阅。

（3）整理归档：传阅完毕后，将文件进行整理归档，保证易于查阅和保管。

（4）回复批示：根据需要，及时对收到的文件进行回复批示，并将回复结果记录。

五、文件的分类管理1. 发文管理：（1）正式文件：包括决议、通知、公告、公报等具有法律效力的文件。

（2）行政文件：指政府、机关等行政单位发出的文件。

（3）指示文件：指上级对下级发出的具有指示性质的文件。

（4）通知文件：指通知事项的文件。

2. 收文管理：（1）来文文件：指外部单位发来的文件。

（2）内部文件：指本机关内部分发的文件。

（3）传真文件：指通过传真方式收到的文件。

文件收发管理制度一、引言文件收发管理制度是为了规范组织内文件的传递和保存，确保文件的安全和准确性，提高工作效率和信息管理水平而制定的。

二、文件收发管理的基本原则1.准确性：文件必须真实、准确、完整地记录相关信息。

2.时效性：文件应在规定时间内按时收发，确保信息的及时传递。

3.保密性：文件应根据保密级别进行分类，并采取相应的措施确保信息的保密。

4.权限控制：文件的收发应符合相关权限和流程，确保文件流转的合法性和规范性。

5.归档保存：文件应按照规定的时间和方式归档，确保文件的长期保存。

三、文件收发管理的主要流程文件收发管理的主要流程包括文件发起、文件传递、文件查阅和文件归档。

1. 文件发起文件发起是指由文件的发起者提交文件的申请，包括编写文件正文、填写文件属性等。

- 发起者应确保文件的准确性和完整性，避免错误或遗漏。

- 发起者应按照相关权限和流程提交文件的申请，确保文件发起的合法性和规范性。

2. 文件传递文件传递是指文件在组织内的流转过程，包括文件的发送、接收和传递。

- 发送者应根据文件的属性和权限，选择合适的发送方式，确保文件的安全和准确性。

- 接收者应及时接收文件，并进行确认或处理，确保文件的时效性和准确性。

- 文件传递过程中，应严格按照规定的流程和权限进行操作，确保文件流转的合法性和规范性。

3. 文件查阅文件查阅是指对已传递的文件进行查阅、阅读或学习。

- 查阅者应根据需要查询相关文件，并进行阅读或学习。

- 查阅者应将查阅的文件放回原处或按照规定的方式归还，确保文件的完整性和安全性。

4. 文件归档文件归档是指对已处理完毕的文件进行归档保存。

- 文件归档应按照规定的时间和方式进行，确保文件的长期保存和安全性。

- 归档人员应准确记录文件的归档信息，以便随时查阅和管理。

四、文件收发管理的责任和制度1. 文件收发管理的责任•文件发起者负责准确编写文件正文和填写文件属性。

•文件发送者负责选择合适的发送方式和进行文件传递。

公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。

2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。

3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。

4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。

二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。

2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。

3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。

4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。

三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。

2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。

3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。

4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。

四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。

2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。

3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。

4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。

五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。

2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。

3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。

六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。

2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。

3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。

文件收发处理管理制度第一章总则为规范文件的收发处理工作，提高文件的传递效率和管理水平，保证文件的安全性和完整性，特制定本管理制度。

第二章文件的种类和等级1. 文件的种类包括公文、会议文件、函电、报表等。

2. 文件的等级分为一般文件和重要文件。

第三章文件的收发管理流程1. 文件的收发登记1.1 收文登记1.1.1 收到文件后，应当及时进行登记，并按照文件的正本、副本、通知等分类保存。

1.1.2 登记内容包括收文日期、发文单位、文件标题、文件号等。

1.2 发文登记1.2.1 发出文件前，应当在登记簿中记录发文的相关信息。

1.2.2 发文登记内容包括发文日期、收文单位、文件标题、文件号等。

2. 文件的分发2.1 收到文件后，应根据文件的性质和重要程度进行分类处理，并及时转交相关部门或单位。

2.2 发出文件时，应当明确收文单位并在发文登记簿上记录。

3. 文件的交接3.1 文件的接收人应及时签收，确认文件的安全送达。

3.2 文件的移交时，应当明确移交人和接收人，并在移交单上签字确认。

4. 文件的保存管理4.1 文件应按照规定的期限和要求进行保存，并建立档案管理制度。

4.2 文件应分类存放，建立文件目录，方便查阅和管理。

第四章文件的保密管理1. 对于涉密文件，应当按照相关规定进行管理，并设立保密级别。

2. 受限制的文件应当在收发过程中进行保密处理，并确保相关人员知悉保密要求。

3. 对于重要文件的处理，应当加强保密措施，确保文件的安全性和完整性。

第五章文件的流转控制1. 文件的流转必须有正式的文号，并在文件上标明流转的路径和时间。

2. 对于重要文件的流转，应当经过相关领导审批，并在文件上加盖公章或签字确认。

第六章文件的处理方式1. 对于涉及高度机密的文件，应当采取线下传递方式，并设立密码保护。

2. 对于一般文件的处理，可以采用电子邮件或传真等方式进行传递，但要确保文件的安全性。

第七章文件的处理纪律1. 所有工作人员在处理文件时必须妥善保管，不得私自泄露或篡改文件内容。

文件收发管理规定范文一、文件收发的基本原则1. 凡属机关、事业单位、企事业单位之间的文件收发，均应遵循以下基本原则：（1）准时：严守收发截止时间，确保文件在规定时间内到达收文单位。

（2）准确：确保文件内容准确无误，不产生歧义和误解。

（3）保密：根据相关文件保密规定，对涉密文件严格保密，防止泄露。

（4）规范：严格按照文件格式要求办理，确保文件的规范性和统一性。

二、文件收发流程1. 收文流程：（1）收文登记：收文单位接收到文件后，应立即进行登记，并按照登记号码进行归档。

（2）分发传阅：收文单位根据文件内容和涉及部门，按照相关流转程序，将文件分发给相关责任部门，并督促落实。

（3）办理汇报：相关部门在办理文件过程中，应按时满足文件要求，并在规定时间内将办理情况汇报给收文单位。

（4）审定核稿：对于需要审定核稿的文件，收文单位应指定专人进行审定，确保文件准确无误。

（5）归档保存：办理完毕的文件，收文单位应及时进行归档，并建立相应的档案管理系统。

2. 发文流程：（1）填写拟稿：拟稿单位根据具体事务需要，按照所制定的文件格式填写拟稿。

（2）审定核稿：拟稿单位应找相关部门进行审定核稿，确保文件内容准确合规。

（3）印发签发：审定核稿通过后，拟稿单位应提交至主管领导审批，并进行印发签发，确保文件的合法性和权威性。

（4）传递送达：拟稿单位应按照相关要求，将文件传递给相应的收文单位，并及时通知收文单位。

（5）督办落实：拟稿单位对于重要文件，应进行督办，确保文件的及时办理和落实。

三、文件收发管理要求1. 文件格式要求：（1）发文格式：发文应按照单位内部的格式要求进行填写，并严格遵循相关规定。

（2）收文格式：收文单位应将收文材料归类整理，建立详细的收文档案，并按照收文格式进行归档保存。

2. 文件保密要求：（1）涉密文件存放：- 对于涉密文件，应设立专门的保密柜，并进行分类存放，以确保文件的安全性。

- 只有经过授权和审批的人员，才能接触和处理涉密文件，并需签订保密承诺书。