5 会展项目成本管理

五、展場活動預算與成本控制管理一、展場活動預算編列原則編列預算八項原則1、考慮運用時間2、專案專款專用方式3、盡量清晰明確4、保留相當彈性與寬鬆度5、保留相關資料以被查證6、了解各種報帳程序與流向7、運用在正確需求上8、考慮回饋計畫二、預算規劃表三、展覽活動預算項目◎收入１、會務費（註冊費）由與會代表繳納。

２、展位租金由參展商繳納。

３、廣告收入由相關刊登廣告的廠商支付，廣告收入可能來自於大會刊物，地方或全國報章雜誌，世界性的專業刊物，國際網路，大會特殊印刷品及現場宣傳看板等。

４、贊助收入對本次會展活動有意願提供支援，並提出金錢、物力、人力等資源作為贊助的政府單位、公司或個人等。

５、雜項收入各項特殊義賣活動、捐贈，特殊專案（大會出版品、住房、餐飲等），主辦單位代製作代處理專案（如特殊接電、接待人員聘用，特別印刷等）及特殊優惠等。

◎支出１、旅行交通費用為支付出席會展活動的重要貴賓、特邀講師、名人嘉賓等的邀請及旅行費用，這包括住宿的車船機票集相關費用。

這筆費用佔全部預算的20%～55%，比重相當大。

２、場地租金費用是任何會展活動都有場地租用的費用支出，這包括場大租金、相關會議室、秘書室、準備室、特殊水電、周邊服務等費用，佔全部預算的10%～25%。

３、餐飲費用支出大會辦理的宴會、午餐、茶歇、各類參食飲料，工作用餐及相關行程提供的餐飲費用都包括在這筆費用中，大約佔全部預算的20%～45%。

４、印刷費用各項大會活動所需要的印刷製品，如旗幟、看板、手冊、論文集、名牌、海報等，都屬於這筆費用，通常包括設計費用及版權取得費用。

５、宣傳費用包含各類宣傳所需的廣告、文字宣傳、網路、新聞發佈活動、寄發宣傳等費用。

６、節目費用是無論在會前、會中及會後所安排的表演節目，還是特殊規劃安排的節目、議程及參觀等登歸納在這專案中。

７、行政事務費用所有相關會展活動的聯繫、翻譯、規劃、專業諮詢、分析及行政安排的費用均可歸納在這專案中。

74中国会展 CHINA CONFERENCE & EXHIBITION会展行业是高端现代服务业，集结了信息流、物流、人流、信息流、资金流等多种资源，有着关联度高、发展潜力大的优势，能够推动国民经济快速增长，国家也提出了众多政策持会展行业的发展。

近些年在政策、市场、产业集群等多种因素的影响下会展行业呈现出多元化的发展态势。

但存在着整体发展速度呈现持续性放缓，会展行业内部出现了供大于求的情况，这加剧了会展企业间的竞争。

为了提高经济收益，实现稳定发展，会展企业必须加强成本控制。

下文将详细分析会展企业成本控制现状以及具体的优化策略。

希望能够优化会展企业的成本结构，提高企业的市场竞争力。

会展企业的成本控制问题与对策● 文：浙江泰富无缝钢管有限公司 沈维彩 ●责任编辑：林曼曼****************Cost control problems and countermeasures of exhibition enterprises会展企业要想发展壮大，获得更多竞争优势，就要有足够的现金流、持续性增高的盈利。

这需要企业在外部扩张的同时关注内部成本控制工作的开展，明确成本控制工作的不足，完善已有的成本控制体系，找到新的成本控制路径。

一、会展企业成本控制概述现代企业在发展的过程中必须要面对成本控制这个管理课题，成本控制包括：成本预测、成本考核、成本决策等多项内容。

成本控制的程序包括事前的预测规划，事中的成本控制计划执行、计划反馈，事后的全面分析核算成本控制方案等。

在进行成本控制时企业必须要遵循以下原则：第一，考虑到核心业务和当前的经营策略，提高成本控制的针对性。

第二，企业需要打造全员参与成本控制的局面。

第三，企业要兼顾成本和效益，制定相应的控制标准。

二、会展企业的成本控制问题（一）成本控制理念落后与其他行业的企业相比会展企业的成本结构固定简单，主要包括：物料运输、会展建设装潢、场地租金、宣传推广等。

第七章会展项目的财务管理第一节会展项目的财务成本一、会展项目成本的类型会展项目成本是指会展项目从立项到举办结束整个过程中所耗费的各种费用的总和，一般分为以下几个部分：1.会展项目的获取成本若某个会展项目不是主办单位和承办单位原创，为了获得举办权，如争取世界博览会得举办权，或者从总承办单位分包部分业务，必须开展的设计、公关、广告、招投标等一系列工作，这些工作所花费用就是某个会展项目的获取成本。

2.会展项目的创意和决策成本会展项目的创意和决策对会展项目的经济效益、社会效益都有很大的影响，为了对某一会展项目进行科学的创意、定义和决策，在会展项目的策划阶段，必须做好市场调查研究、技术经济分析、社会效益分析、可行性研究等前期工作，这些工作所花的费用就构成了会展项目的创意和决策成本。

3.会展项目的设计成本通过了可行性研究的会展项目，还必须进行项目的进一步设计、策划、计划和活动创意的完善，这些工作所花的费用就构成了会展项目的设计成本。

4.会展项目的实施成本在会展项目的举办或实施过程中，为实现某一会展项目“最终目标”而耗费的各种资源所构成的费用统称会展项目的实施成本。

具体包括：人工成本、材料成本、设施设备成本、其它费用和不可预见费用等。

二、会展项目的成本科目1.工资和福利包括预计在会展活动中工作的各类人员，即职员和志愿者的劳务费、福利和其它开支。

2.场地和设备的折旧费和租金如果是购置的场地和设备要提取折旧费，摊入成本；如果是租赁的场地和设备，所付租金要摊入成本。

场地和设备的租金又多种确认方法，可以按时间给付，也可以按活动次数给付，甚至一次性给付。

3.原材料既包括举办会展时所需的物品，也包括举办会展所需临时的或一次性的建设工程所需的原料的购置费用。

4.分包商、咨询和培训当会展组织者缺少某项专门技术和完成活动的条件时，需要找分包商、咨询和培训机构承担此项工作，如某项设计、指导或业务培训等。

5.广告宣传包括除获取会展承办权时所花费的广告宣传费用以外的所有广告宣传费用。

会展项目财务管理（五）是指遵循客观的经济规律，通过对会展项目资金的筹集、运用、和分配的管理，利用货币价值形势对会展项目的总和状况进行综合性的管理。

筹资管理、营运资金管理、成本费用管理、利润管理。

明确会展项目财务管理的目标是有效组织财务管理工作的前提，同时也是合理评价财务管理工作质量的客观标准，财务管理目标具有可变性，层次性，和多元性的特点。

如世博会这样大型会展项目，其财务管理目标要分为总体目标，分部目标和具体目标三个层次，由于筹备时间长，一般需要3-5年，在此期间存在很多的不确定因素，其财务管理的目标可能发生变化。

如汇率的变动可能会带来预期收益的变化。

会展项目的核心财务管理目标应该是达到利润最大化，并以此来实现各方共同利益。

投资预测，销售收入预测，成本预测，利润预测，筹资预测。

会展项目筹资预测需要考虑的因素：筹资数量、筹资成本、筹资风险、筹资实效。

会展项目利润预测分析：量本利分析预测法目标利润预测法比例测算法会展项目预算工作程序：1.确定财务预算的目标2.资料的收集3.汇总会展项目组织者业务方面的预算4.财务预算的编制收入预算，支出预算，现金预算，资金支出预算。

会展项目资金筹集方式的合理选择：要提高筹资效率，降低筹资风险，会展项目组织者在选择筹资方式时应注意几个方面：1.比较项目筹资成本和项目投资回报2.分析项目筹资风险的大小3.考虑资本市场现状和公司经营现状4.优化筹资结构会展项目组织者在进行筹资决策时，应在控制筹资风险与谋求最大投资收益之间寻求一种平衡，即可以对不同的筹资方式进行组合得出多种筹资方案，对不同的方案分别计算出加权平均资本成本，然后选择加权平均资金成本最低的几种方案，再根据会展企业的财务现状，项目预算以及市场的未来趋势等因素，综合分析，最终选择最合适的方案以构造合理的融资结构。

会展项目筹资方式：1.自有资金筹资现金实物资产2.借入资金筹资短期负债筹资长期负债筹资3.商业赞助4.市场开发赞助程序：1.评估活动方案2.确定赞助商机会3.定义潜在的赞助商4.研究潜在的赞助商公司经营哲学有没赞助经费做预算时间过去赞助活动类型最近相关媒体报道行业发展趋势购买其使用产品和服务的顾客广告的策略该公司在企业形象、宣传推广、顾客关系和经济发展方面的目标。

会展项目管理制度第一章总则第一条为加强会展项目的管理，提高项目运行效率，确保项目顺利进行，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有会展项目的管理工作。

第三条会展项目管理应遵循科学、规范、高效、透明的原则，确保会展项目能够达到预期的目标。

第四条会展项目应注重协同作战，多部门之间要密切配合，充分发挥各部门的作用，共同为会展项目的成功做出贡献。

第五条管理者应加强对会展项目人员的培训，提高员工的综合素质和专业技能，以更好的完成会展项目的任务。

第六条会展项目管理应注重风险预判和风险防范，保障项目的安全和顺利进行。

第七条会展项目管理应注重成本管理，合理控制成本，提高经济效益。

第二章会展项目管理的组织结构第八条公司设立会展项目管理部门，负责制定和完善会展项目管理制度，并对会展项目进行统筹管理和监督。

第九条会展项目管理部门由部门负责人、项目经理、运营专员、设计师、市场专员、财务人员等组成。

第十条项目经理负责具体的会展项目管理工作，统筹安排项目的各项工作。

第十一条运营专员负责会展项目的后勤保障和组织协调工作。

第十二条设计师负责会展项目的设计工作，确保设计风格与项目需求相符合。

第十三条市场专员负责会展项目的市场推广工作，提升项目知名度和影响力。

第十四条财务人员负责会展项目的成本控制和财务管理工作。

第三章会展项目管理的流程第十五条会展项目管理的流程包括项目立项、策划执行、成果评估等环节。

一、会展项目的立项第十六条会展项目的立项要求由项目发起人提出项目构想，并提交项目申请书，说明项目的目的、意义、目标等。

第十七条会展项目管理部门对项目申请书进行评审，符合要求的项目进行立项审批。

第十八条立项后，项目经理要组织专业人员进行前期调研和论证，为项目的策划和执行提供依据。

二、会展项目的策划执行第十九条会展项目的策划执行阶段，项目经理要组织专业团队进行详细的项目计划编制，包括项目时间节点、人员分工、预算计划、风险控制等。

第二十条项目策划要符合项目实际情况，确保项目可行性，提出合理的实施方案。

会展活动成本预算方案1. 引言本文档旨在为公司会展活动的成本预算提供指导和方案。

会展活动是企业宣传和推广的重要手段，但也需要考虑成本的控制和预算的合理安排。

通过详细的分析和预算方案，可帮助企业在会展活动中实现预期的宣传效果，同时降低不必要的开支。

2. 成本预算的重要性会展活动的成本预算对企业非常关键。

通过合理的预算，企业可以控制活动的总体开支，根据预算制定协调的决策，并提前做好资金准备。

此外，成本预算还可以帮助企业了解和分析各项费用的主要构成，并及时进行调整，以便使活动更加高效、节省成本。

3. 成本预算方案的制定步骤3.1 确定目标和宣传策略在制定成本预算方案之前，企业需要明确会展活动的目标和宣传策略。

只有明确了活动的宣传目标和策略，才能制定出合理的成本预算。

3.2 分析活动的各项费用了解活动的各项费用是制定成本预算方案的基础。

这些费用包括但不限于展位租赁费、搭建费、物料费、人力费用、传媒费用等。

企业需对这些费用进行详细的调研和估算，并根据实际情况制定预算。

3.3 制定预算时间范围根据活动的时间安排和所需费用的安排，确定预算的时间范围。

预算时间范围一般与活动的时间保持一致，以确保活动中所需的资金得到有效的安排和控制。

3.4 编制预算表根据分析活动各项费用的结果和所需资金的预算时间范围，编制成本预算表。

预算表应包括各项费用的详细内容和预算金额，同时要提前考虑潜在的风险和调整。

4. 成本预算方案的实施与控制4.1 实施预算方案一旦成本预算方案制定完成，企业需要开始实施该方案。

在实施过程中，需确保各项费用的支出符合预算的要求，并确保开支的合理和审慎。

4.2 监控成本开支企业应对成本开支进行实时监控和管理。

通过与预算表的比对，及时调整预算，制定控制措施，避免出现超支情况。

4.3 风险评估与调整在实施成本预算方案过程中，可能会出现一些未曾预料到的紧急情况或风险。

企业需要对这些风险进行评估，并及时调整成本计划和预算方案，以避免因此导致的损失或预算的不合理。