公文写作技巧培训教材共60页

公文写作技巧培训
汇报人：可编辑 2023-12-22
contents
目录
• 公文写作概述 • 公文写作的格式 • 公文的语言与表达 • 公文的逻辑与条理 • 公文中的常见错误与纠正方法 • 公文写作的实际应用
01
公文写作概述
公文的定义与特点
定义
公文是公务文书的简称，是机关 、团体、企事业单位在公务活动 中形成和使用的文书材料。
成分残缺
句子缺少必要的成分，如 “会议决定”写成“会议 已经决定”。
常见的错别字与标点错误
错别字
将“已经”写成“以经”，将“建议 ”写成“建义”。
标点错误
逗号、句号、分号等使用不当，如“ 他来了，她来了。”写成“他来了， 她来了。”
纠正错误的方法与技巧
多读多写
检查语法
通过多读公文范文和多写实践，提高语言 运用能力和公文写作水平。
避免歧义
在行文过程中应避免使用可能产生歧 义的措辞和表述方式。
尊重对方
在行文中应尊重对方的地位和身份， 避免使用不礼貌或不适当的措辞。
04
公文的逻辑与条理
公文的逻辑结构
引言
简明扼要地阐述公文的目的和背 景。
正文
按照逻辑顺序，分点详细说明情况 、问题或要求。
结尾
总结观点，提出建议或请求，表达 敬意。
THANK YOU
感谢观看
ห้องสมุดไป่ตู้
控制段落长度
段落不宜过长，应适当分 段，使内容更易于阅读和 理解。
遵循一致的格式
保持公文格式的一致性， 如字体、字号、行距等， 以提高可读性。
05
公文中的常见错误与纠正 方法
常见的语法错误
主谓不一致

《关于请吴总出席公文写作培训班开班典礼的报告》
1、文种的误用
公司公文中常见问题分析
2、公文组成要素不全
①上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。 ②缺附件说明。 ③成文日期不全，如“二OO一一年一月”、“11年1月14 日”等。
公司公文中常见问题分析
3、公文标题病误
① 不伦不类的标题(如请示报告、任免决定的通知等) ② 标题中乱用标点符号（常用的一个标点符号是什么） ③ 在小标题上用标点符号. ④ 顿号和逗号的错用。例：在目前项目多，人员少，工作 重的情况下，公司号召全体员工……
案例：图表的应用和观点总结
案例：图表的应用和观点总结
怎样写公文：
1、公文的形式与要求
2、公文的语言与修辞
公文的形式与要求
导语要提笔入题 正文要主题突出 表述要正确无误
篇章要条理清楚
结尾要当断即断
怎样写公文：导语要提笔入题
根据式
“根据”‘ “遵照” “按照”
目的式
“为” “为了”
公文的格式:
编写发文字号原则： 包括机关代字、年份、序号，年份不能 省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不 加第。
公文的格式:
– 成文日期确定原则：
（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 （2）领导签发的，以签发日期为准。 （3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 （4）法规性文件以文件批准日期为准。 （5）一般信函、电文以实际发出日期为准。
如 ：高素质的生活（朝外） 上述问题，今后准备进一步加强和改进。
（解决和纠正）
公文的三个核心部分
为什么要做：即目的、意义或原因 下行文 怎么做：即方法、措施及注意事项 做成什么样：标准要求及考核奖惩

• 重点突出，点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同 时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材 料，增强说服力。
• 实事求是，如实报告成绩和不足。 • 节俭篇幅。 • 报告中不能写请示事项。
通知的起草
（一）用途 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属
机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周 知或者执行的事项，任免人员。
（三）起草请示的注意事项
1、行文之前要与主管领导充分沟通； 2、请示理由要充分，要求和建议要具体； 3、严格执行一文一事制度； 4、按照隶属关系逐级行文； 5、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关； 6、请示与报告不能混用。
报告的起草
（一）报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机
（三）计划的写作 开头：阐明制定计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总
任务；做好工作的意义） 主体：制定计划的“三要素”。
目标（做什么：具体工作内容） 措施（怎么做：工作方式方法） 步骤（何时做：工作时间安排） 结尾：说明注意事项或检查落实方法。 描绘前景，鼓舞士气。 3、落款：写明制订计划的部门名称或个人姓名，标明成文时间。
• 四、公司常用公文规范要求及写作技巧 （重 点）
请示的起草
（一）请示的分类
1.请求指示： 适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。 解决“我们请求该怎样做”的问题。
2.请求批准： 适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办 理的事项。 解决“请求批准我们这样做”的问题。
3.请求批转： 请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级 批准，还需要上级转发。 解决“我们请求有关部门配合这样做”的问题。
• 要把思想内容表达得简要明白。

• 结尾：以上报告如有不妥，请批示。/特此报告。
2021/10/10
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四 写作宝典
✓ 会议纪要
• 会议纪要是传达会 议议定事项和主要 精神，要求与会单 位共同遵守、执行 的文种。
• 主要内容： • 一是写明会议研究和解决的中心议题；召开会
议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关； 会议召开的政治、经济背景；会议的宗旨、目 的。 • 二是写明会议的名称、召开的时间、地点、主 持人、参加人员及所在单位，会议的经过，主 要收获。 • 三是会议研究讨论的问题及决定事项，包括会 议的基本情况，对工作的分析、提出的问题、 决定的事项以及大会提出的要求和希望。
不断提升自我
不断深化学习
2021/10/10
1
如何让妙笔生花？
公司常用公文写作
山外有山
2021/10/10
2
目录
Contents
第一章 公文ABC 第二章 公文格式 第三章 行文Style 第四章 写作宝典 第五章 避开雷区
2021/10/10
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Chapter1 公文ABC
2021/10/10
• 一般只发直属下级。 • 上级机关不可与下属机关联合向基层发
文。
2021/10/10
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三 行文Style
✓ 平行文
• 平行文是平行机关 或不相隶属机关之 间的行文。
• 一般是“函”、“周知性通知”和告知 性的“意见”。
• 写法上要做到态度谦和，多用商量的语 气，不能强加于人，更不能用指示性的 口吻。
• 区别情况，规范行文。在行文时，要用“通知”作“文件头”来加以 颁行。
• 全面具体，用语严谨。内容要合理、切实、全面、具体，要字字清清 楚楚、句句掷地有声。

沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁 纽带。
凭证功能。公文是社会活动的真实记录。

宣教功能。公文是宣传教育干部群众的权威材料。
.人们对它的认识:
“一字入公文，九牛拔不出” “笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔 下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。
公文写作与公文处理的意义
.从办公室的角度看


（三）尾部。包括署名和时间两项内容。如果 标题中已有署名，这里可不再写。
专题报告的结构（1）：
关于XX事故的报告
XXXX： XXXX（事故经过）。 XXXX（事故后采取措施）。 XXXX（调查及事故原因）。 XXXX（经验教训和措施） XXXX（请求处分）
专题报告的结构（2）：
关于报送XX建议的报告
XXXX： XXX（事实）。 XXXXX（建议的依据）。 XXXXX（建议内容及说明）。 现将XX建议报上，请审阅。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ一）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级 机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。 通知属发布、知照文告，针对的对象 有特定范围，一般是限于有关单位有关人员， 所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多 是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开 发表于电台、报刊。
公文分类
按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现 行的公务文书分为两大类： 1．通用文书 （1）法定公文
（2）事务文书
2．专用文书 财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等
公文的特点
鲜明的政策性
法定的权威性
体式的规范性
语言的平实性 特定的时限性
(二）公文的作用（功能）

导语的写作手法
1、简练生动 突出情节：把新闻事件浓缩为一个相对完整的精短小故事写出来做导语。 一个名叫品托的小男孩在委内瑞拉的加拉加斯城公共汽车上打了一个喷嚏，三天之后，坐在他旁边座位上的健壮的 劳动者厄瓜多病倒了——他患的是可怕的曼谷型流行病。 2、提出问题 启发读者——在导语中提出问题，可以对新闻事实起到强调的作用，同时启发读者的思考。 据哈尔滨市石油公司反映：目前全市有私人轻便摩托车5300多辆，而上半年到石油公司来买汽油的还不到70户，那 么，天天在街上跑的5000多辆“轻骑”都烧谁的油呢？ 3、略作描写 生动传神——在不违背简练务实的原则下，略作勾勒，达到生动传神的目的。 新华社西北1974年10月29日电西北联防军司令员贺龙将军20日赐见清涧战斗中放下武器的蒋军76师中将师长廖 昂。会见时，廖垂手鞠躬，局促不安，贺龙将军与之握手。 4、运用对比 突出价值 35岁的回族中医马牧西现在在兰州可算是一个新闻人物。有人说他胆大胡整，给病人所下的药量之大像是治牲口， 可是更多病人又是那么信服他——整日整夜排队挂他的号。 5、巧借典故 引出事实 山西古典蒲剧《蝴蝶杯》中，描写男主角田玉川有传家之宝“蝴蝶杯”，非常神奇，只要斟酒入杯，就有五彩缤纷 的 蝴蝶在杯中翩翩起舞，杯中酒干，蝴蝶也隐去。 6、引用原话事实可信 市委书记******今天在视察**乡**村的时候说：“ 7、略加评议，点示主旨
眉首——公文首页置于红色反线以上的各要素
公文份数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文单位标识
• • • • •
•
•
发文字号
签发人
主体：红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体。
•
• • • • •
公文标题
主送单位 公文正文 附件 成文日期 公文生效标识和附注

（二）由“发文机关 +文种”组成，如《中华人民共和国国务院令》，多为发布令所使用。
（三）由“事由 +文种”组成，如《中国人民解放军驻澳门特别行政区的命令》。
二、发文字号或令号
行政令、奖惩令一般列发文字号。发布令只列令号。
三、正文
命令 (令)的正文一般由行令缘由、命令事项、执行要求三部分组成。
四、落款
落款包括发文机关和发文时间。
第四章 命令（令）
奖惩令 任免令 任免令是行政机关或领导人对下级人员任命或免职使用的一种公文。
表达须准确
篇幅宜精短
适用要规范
密令要保密
结构要完整 第四节 命令（令）写作的基本要求
第四章 命令（令）
第五章 决定
第一节 决定概述
公告事项要准确具体
公告使用要规范 第四节 公告写作的基本要求
第六章 公告
第七章 通告
第一节 通告概述
一、通告的含义
通告是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时使用的规范性公文。它有较强的专业性，多在特定范围内使用。
二、通告的特点
（二）文件的标题揭示了公文主题的一部分内容
（三）文件的标题仅提出了主题所要回答的问题
（四）文件的标题不涉及文件的主题
公文主题在形式上有时用一个主旨句把一份公文的主题准确地概括出来。主旨句的表现方法，大体说来有以下几种：一是题目明旨。二是开宗明旨。三是片言居要。四是一线贯穿。
第三章 公文要素
第七章 通告
第四节 通告写作的基本要求
一、熟悉有关政策法规
二、语言要简明准确
三、内容要通俗易懂
四、注意与公告的区别

公文写作中容易出现的问题
嫌疑人应为熟悉当 地环境的本地青年所为
1
管理出现漏洞
为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类 4
情况的发生
写作 问题
借阅须知
2 履行对应的是义务、职责、承诺等，
否则词不达意
3
为杜绝管理漏洞
杜绝对应的是动词，而不是名词， 管理漏洞属名词
规范
简洁
流畅
感谢大家观看
讲师：XXX
日期：2023.01.10
通知的分类
• 安全保密原则，确保公文使用和传递安全，公文保管安全，公文销毁安全。 • 准确规范原则，要确保公文的质量关，确保表述准确无误，数据真实有效，内容客观科学； • 确保公文按照规范程序处理； • 确保公文收发规范。
主要特点
• 标题：事由＋文种 • 主送部门 • 正文：开头＋主体＋结尾
通报的写法
• 确保公文按照规范程序处理； • 确保公文收发规范。
公文的重要性
公文是企业实现 管理职能的重要途径
公文是员工履行岗位 职责的重要工具
公文的 重要性
公文是企业实现 管理职能的重要途径
公文是衡量员工综合 素质的重要标尺
公文的种类及行文规则
决议
公告
命令
批复
公文种类很多，常 见的有15个文种
通告
公报
决定
送往政府部门的请 示要注明联系人和 05
联系电话
一事一请示、不越 级、不多头请示、 04
请批对应
请示 应注意的
事项
02
主要内容在正文中 表述
03
要有倾向性意见，且 具可操作性
通知的写法
通知
• 适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文； • 传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。

制定正确的 行动目标
制定正确的行动目标
我希望对方读完 这封文件后 做些什么？
案例分析：
请分析你的行动目标。
总经理让你组织全公司的秘书开会， 你确定了时间和地点后发一个邮件 给所有秘书。
制定正确的行动目标
行动目标－－别人的行动
“我要在会议前一个星期让每个秘书 确认能否参加。”
被动目标－－你的意愿
题号 SGZ
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1 D√ C
A
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B
2A
D √B
C
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3 E√A
C
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B
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B
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C
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5Bቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
D √E
A
C
6C
D √E
B
A
7D
A
C√ B
E
总计
2
3
1
0
1
五型性格解析
耐心型 考拉
支配型 老虎
表达型 孔雀
精确型 猫头鹰
整合型 变色龙
以下词语能对各种性格特征的人分别起到激励作用
考拉型
老虎型
搭建思路 （三）
决定文章的 正式程度
正式指数
1、你本人很了解对方吗？
2、目标读者地位比你低吗？ 3、是好消息吗？
不…… 一分
十分 是……
正式指数： 分数越低越正式！
▪ 形式 ▪ 称谓 ▪ 语气
指出下面哪些媒介是正式媒介：
▪宣传册 ▪电子邮件 ▪政府公文 ▪行文正式的电子邮件附件 ▪可粘贴便条 ▪手写便笺 ▪带抬头信纸 ▪广告传单
场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会， 不再开新年晚会。费用也在预算之内。